采取第一种方式的公司职员实在是失职啊。我确实是听到了，但大家却不能对此擅自加以判断，在组织中是不能凭借猜测行动的。我比较认同第三种方式，首先报告结论，如有必要，再补充经过就可以了。第二种方式是会令人感到着急的，尤其在繁忙时。
话题2优先报告的应是消极的信息
大家知道在工作汇报中最应优先报告的是什么信息吗?(问一问大家)虽有各种各样的意见，但最应优先报告的当然是紧急事件了，这是很自然的事情。同样报告得越早越好的是有关事故或失误的信息。谁都会遇到工作上的事故或失误，但如果处理方法不当的话，有可能发展成为震撼全公司的大事故。
在出现小的事故时，很多人都想隐藏不报，自己解决。但若大胆地向上司报告，上司也许会提出出乎我们意料的简单对策。与其想“我造成了这样的失误，还是自己应对吧”，不如及时向上司报告，让自己看起来像一个对工作充满热情的部下。只是，报告时切忌辩解，要如实报告工作中的失败或事故等事实，要是能讲出经过和自己的对策就更好了。
记录方法
越是能干的公司职员，越擅长做记录。为了使任何人在繁忙中都能看明白，就指导一下如何做好记录吧。
话题1掌握记录的基本方法
在工作记录中，有自己为考虑企划等做的记录、备忘录等，也有为了让工作顺利进行而做给别人看的记录。做一份简明易懂的记录是十分重要的。我整理了一下，归纳出以下几个记录要领。
首先是重视5W2H原则，我想谁都在这样做。其次是记录一件事时，要在一页纸上按条目正确地写上数字或资料等。如有不准确的数字，就添上“?”或其他标记，或是写上“要确认”的字样，以便过后再查验。工作记录最根本的就是记录事实。对于自己的意见或推测，要明确区分，让人可以看明白。
另外，请注意如果是交给别人的记录，有格式就用格式，没有格式的就按照5W2H的原则工整地书写。
话题2记录要点，把名片当做数据库
某公司的专务董事习惯把便条放入钱包，一有什么需要注意的事情就记录下来。为什么是钱包呢?因为便条的大小正好和一千日元纸币的大小相同，没有人会忘记携带钱包，所以把便条放在里边很合适。这真是一个好主意啊。那位专务董事以这些便条为基础，写了好几册随笔。
如果我们能有效利用便条，一定会对工作有帮助。首先，我建议对名片有效加以利用。交换名片后，把对方的印象深深印入脑海；走出对方的公司或下班后，记录对对方的印象。为了以后可以回忆起当时的场面，还应记录见面日期、目的、当天发生的小插曲、对方的特征与兴趣等。这样的话，即使一年后，只要看到名片也可以清晰地回忆起当时的情景来的。
正确撰写报告
对公司职员来说，写报告是免不了的事情。这里就传授一下让上司赏心悦目、与众不同的报告的写作窍门吧。
话题1营业日记的关键是实事求是
我要求大家每天都写“营业日记”。营业日记也可以归入简报或报告一类。让我们以营业日记为模型，思考一下报告的书写方法吧。大家做完销售工作回来后，就要把“到哪里去了”“结果怎么样”“注意到哪些有关客户的事情”等内容写出来。写时要注意什么呢?
对啊，就像大家所说，无论如何都要实事求是。如果不能摒除主观因素，记录的内容不符合事实，那么它作为数据也没有什么作用。特别是数字，要求务必百分之百的准确。另外，对数据等内容应尽量注明其出处。
除了要客观地书写，还需要掌握办公文件的基本要求，这些要求包括“语言简洁”、“结论明确”、“书写认真”。不能因为是每天都要做的事，就不重视，一定要认认真真地书写。
话题2撰写理想的报告
今天，请大家思考一下工作报告的正确撰写方法。报告的撰写方法为什么重要呢?
因为写报告有一定的用意，所以重要的就是要把这个用意清楚地写出来，关键是加入对重要的意向、决定有影响的信息。众所周知，经营资源就是“人、财、物”。其中，“物”与商品有关，“财”与经费、销售有关，“人”其实就是人的好主意。报告不能仅做事实的罗列，要加入与“人、财、物”相关的信息。
另外，报告的结构不是“起、承、转、合”，而是“提出问题”、“展开”、“结论”、“补充或今后的预测”。因为重视的不是量，而是简洁，所以把必要的数据或资料附在卷末就可以了。还有，报告书是以让多位上司阅读为前提的，所以请大家无论如何都要注意准确性和易懂性。
参加会议
会而不议、议而不决、决而不行的所谓“三不”是没有意义的。让我们就如何开一个有成效的会议进行讨论吧。
话题1事先准备能使会议顺利进行
在公司里，经常召开会议或讨论。对此已经习惯的员工中，有人想着“只要出席就可以了”，便不做准备就去出席。但既然是大家抽出宝贵的时间聚在一起，就必须有成效才行。
首先要遵守的规则就是严守开会时间，不要因为迟到而浪费别人的宝贵时间。第二个注意事项是了解会议的目的，事先做充分的准备。对于那些事先不做任何准备，会上不发表一句意见的员工，我真不明白他们为什么去出席会议。如果有会议资料，那么事先浏览一遍是最基本的常识。如有必要，自己也要准备会议资料，因为有价值的不是凭借模糊记忆的发言，而是确有根据的发言。当然，仔细倾听、了解其他出席者的意见也是很重要的。
话题2出席会议并不是只要说话就可以
在会议上，应该表现出积极参与的态度。虽然有“沉默是金”的谚语，但如果在需要集体讨论的会议上却不发一言，作为公司职员是很糟糕的。大家既然出席会议，就要做充分的准备，这样会议开得才会有意义。
沉默固然不可取，但反过来，说话过多也绝不能说是好事。积极的态度虽然不错，但我认为那种夺取别人发言机会而发言的人也不怎么样。因为如果没有有成效的讨论，就不成其为会议，特别是意见对立时，具备倾听对方意见的度量是很有必要的。
英国诗人蒲伯(AlexanderPope)说过：“顽固的人并不是固执己见，而是意见抓住他不放。”有的人因为太想坚持己见而迷失了自我，真不明白这样的人出席会议到底是为了什么。
商务书信的写作
如果掌握了书信的写作方法，那么就设法将其作为商业武器来使用。本篇是在掌握基本写作方法基础上的应用篇。
话题1写好应用文的三个要点
应用文的写作是有窍门的。整理一下大概可以举出三点。
首先是准确。在商务书信使用暧昧的数字没有任何意义，必须写明以什么为基准，怎样导出结论。其次是浅显、简洁的表现方式。如果别人阅读后还不知道结论是什么的话，那它作为商务书信是无法成立的。最后是大家经常使用的窍门是从结论开始写作。就是说，商务书信通常采用先结论、再说明、最后阐述原因的倒金字塔样式。可以说这个样式才是商务书信的基本构成样式。
应用文始终是交流的手段。高效率的写作是很重要的，请大家用心学习。
话题2不要轻率地写介绍信
介绍信或推荐信也属于商务书信。为了让不相识的人们互相认识，就需要借助某些方式来起到桥梁作用，其中之一就是介绍信。事实上，写介绍信是很麻烦的事情。例如，抱着像“既然是老客户的托付……”这样的乐观想法介绍连自己都不太信任的人，有时会发展成很大的纠纷。
既然自己写了介绍信，那么就要有对产生的后果负责任的精神准备。就是说，只能向他人介绍自己熟识并值得介绍的人。而且，接受介绍的一方也同样必须是熟人。
若是商务介绍信，那么可以说只有在对双方都有利的情况下才较为妥当。因此，要询问对方想让你介绍的目的，然后将其简明扼要地写在介绍信里。
内部文书写作
公司内部的联络经常需要有效地使用公司内部文书。熟练掌握公司内部文书的基本写作方法也是很重要的。
话题公司内部文书的写作目的
大家在请假时都要提交请假条吧?为什么要这样做呢?对啊，因为需要与其他员工协调请假日期或是应付客户等。除了请假条，公司内部文书还有很多种类。今天就说一说它们的注意事项吧。
例如，以指示、命令等为目的的文件有通知、通告等，人事任免通知也属于这一类。大家写的文书有出差报告、调查报告、销售简报、规划报告、请示报告等。有迟到或早退单、请假或缺勤单、住所变更通知等。另外，还有联络书、通知书、协定书、会议记录等。
公司内部文书容易因工作繁忙而延缓办理，其实，这并不会花费那么长的时间，请大家还是尽早提交吧。
因公外出基本常识
因公外出时，由于处于公司管理之外，很容易松懈。身为公司的代表，请注意不要做使这个职位蒙羞的事情。
话题1要让别人知道自己的去向
前些天，客户打电话来紧急联络小A。接到电话的小B告诉对方会立即让小A给他回电话。但是，小A在哪里却没有人知道，与猜想到的几家公司联络也找不到他。幸好小A及时回到公司，这件事总算是平安解决了，但却不知让周围的人担了多少心。
这种事并不少见。本来规定外出时要在黑板上写明去向和预计返回时间，但似乎总有人写得不明确或是根本就不写。像刚才的例子那样，如果小A没有及时赶回来，那么就会让人感到很为难，甚至有可能使公司蒙受很大的损失。所以，外出时就不用说了，即使是离开座位一会儿，也要向其他人说明自己的去向，以便有什么事情时可以马上联系。
话题2访问时要选择相应的交通工具以保证准时
《醒睡抄》里记载着这样一首短歌：“矢桥湾畔船虽快，事急还需绕唐桥。”从革津的矢仓去大津有两条路线，一是从矢桥湾乘船，二是从濑田的唐桥徒步而行。就所需时间来说，乘船要快得多，但是航船事故很多，而且有时也有不开船的情况。因此，如果有急事，还是从唐桥步行比较可靠。
今天，有时坐电车不如坐计程车快。但如果交通情况不佳，坐计程车就不能保证准时。当与对方约定了时间时，还是使用电车等可靠的交通工具比较好。当然，并不是禁止使用计程车，有必要时，乘坐一下也无妨。但是，在竞争激烈的今天，你不认为多使用安全可靠的交通工具才是更合理的吗?
出差的注意事项
一提到出差，有的人就喜不自禁。但是出差也是为了工作，需帮助员工端正出差态度，做好出差准备。
话题1愉快地达成出差目标
这段时期，从地方反馈上来的问题有所增加，大家到地方出差的机会也多了起来。出差确实很辛苦，但同时也可以享受变换环境的愉悦感。大家是代表公司出差的，所以在享受这种愉悦感的同时负起责任完成工作才是最重要的。
出差是有目的的。能否达到目标，工作能否顺利进行都是由出差人的行动决定的，这就意味着出差背负着沉重的责任。而且，很多时候出差的只有一个人，没有人会帮助他。我认为压力越大消遣就越重要，工作结束后，品尝一下当地的佳肴与美酒也是一大快事。
只是，既然是作为公司的代表出差，就不要认为只做规定的工作就可以了，我希望大家在出差时能以超出平时的责任感努力工作。
话题2事先准备会使出差变得从容不迫
我想请即将出差的小A认识到这一点：出差能否取得成果在于事先准备。第一个准备就是了解出差的目的。小A这一次出差的目的是什么?请回答一下。对啊，请大家深入思考一下这对公司有什么意义，可以带来什么利益。总之，希望大家事先做准备。要尽量收集有关那项工作所需的资料，到了出差地才发现资料不足那就麻烦了。就像前辈小B做的那样，可以向以前到那个公司出过差的人询问一下该公司的情况、负责人的人品等。另外，要查询旅馆和交通情况，制作出行动日程表，以便高效率地工作。如果把这些准备做得足够充分，就能够从容不迫地行动了，因此也就可以安心地出差了。
交流培养
社会是由年龄、经历各异的人组成的集团。正因为如此，对交流能力才会有很高的要求。
话题1创造对彼此都有益的人际关系
大家知道心理学领域里的“交流分析”吗?那是分析如何建立良好人际关系的条件的。据分析，一对一的关系有四种模式，即“对我来说不好，对你来说好”；“对我来说不好，对你来说也不好”；“对我来说好，对你来说不好”；“对我来说好，对你来说也好”。其中哪种关系是最好的呢?首先，谁都知道对双方来说都不好的模式是最糟糕的一种。其次，单方面好的模式也不是最佳的。“对我来说好，对你来说也好”自然是最理想的模式。
在交涉中，对双方都有利的所谓“双赢交涉”是最理想的。无论是在同事之间还是与顾客打交道，为了保持良好的关系，找出“互利”的方法很重要。
话题2“亲密”与“亲昵”完全不同
在商业社会，需要与不同年龄、不同经历、不同想法的人打交道，有时甚至要与不同国家的人进行交流。因此，现在就思考一下交流时的注意事项吧。
首先，在协调人际关系方面，说话措辞是最基本的。要正确地使用尊敬语、谦让语、礼貌语。另外，在本公司，一般不按照官衔称呼别人。科长也好部长也好总经理也好，习惯加上“先生”或“女士”来称呼。虽说如此，因为是工作上的交往，即使上司或先辈们亲切地对待我们，也请注意不要过分亲昵，要保持一定的分寸。反过来，对待后辈虽说可以亲密地接触，但请不要发表有损于对方人格的言论。有时也许需要与合不来的人一起工作，不妨将之当作是自己成长的机会。
节约教育
公司的公款是全体员工的劳动所得，绝不能等闲视之。应该加强对公款的认识。
话题1“反正是公司的钱”的观点是错误的
大家购买必要的办公用品、各种资料等使用的都是公款，大家有没有意识到这一点?是不是经常随随便便地开报销单呢?今天，想和大家一起思考一下公款的意义。大家想过公款的意义吗?
公司的公款无非是大家努力工作的结果。这些公款应该用在工资等经费支出以及今后生产所需的设备投资等方面。从这个意义上来说，即使是购买一本笔记本，如果它对今后的生产没有任何作用的话，那也是浪费。有人会说“因为是公司的钱……”但是公司的钱并不是取之不尽，用之不竭的。正因为是大家共同努力工作才获得的金钱，才更有必要节约。而且，要及时结算经费支出，因为随着时间的推移，这种计算会变得不准确。
话题2挪用交通费也是一种违规行为
这是我年轻时候的事了。有一次因公出差，我使用了减价车票，用剩下的钱给出差地的分公司买了礼物。当时的想法是“又不是花在自己身上，应该没关系吧”，大家对此怎么看呢?也许持“睁一只眼闭一只眼”态度的人很多吧，实际上这是绝对不允许的行为。如果使用减价车票节省了经费，也必须如实报账。