为什么员工工作达不到目标的情况会经常出现？通过调查发现，员工们对管理者的目的或者说期望是不清楚的，这无论是由于管理者的表达有问题，还是由于员工倾听领会的能力不行，归根结底都是沟通不畅造成的。
有一间办公室起火了，主管对刚走到门口的员工说：“快拿桶水来!”员工边走边想：水龙头在哪？水桶在哪？他终于想起不远处的食堂有水桶，他盘算着：先拿桶然后到最近的水龙头打水，这样最省力。但当他回头一看，不得了!主管的办公室起火了。
原来，当主管发现火情，见到员工来便马上要他去拿水。主管脑子里想的事，员工是不知道的。员工直埋怨：“早知道是救火，附近就有灭火器，何必要跑到远处去拿水呢？”如果主管对员工说：“有火情，你赶紧给我拿水来救火!”这位员工脑袋里就会想：要救火，赶紧!但是救火不一定非得用水呀!附近不是有灭火器吗？几分钟内火警就会解除。这是典型的沟通障碍的例子。不能有效沟通，就无法明白和领会对方的意思，就难以把事情做得顺利圆满。
诺基亚公司董事长兼首席执行官奥里拉在自己的管理日记中这样写道：“我觉得有两个技能很重要：一是沟通的能力，第二就是人才管理的能力。但没有好的沟通能力，一切都无从谈起。”显然，无效的沟通是阻碍工作顺利进行的一大因素，只有充分有效的沟通才能真正提高员工的工作效率。那么如何做到有效沟通？有效沟通有哪些方法呢？归纳起来，主要有以下几种：
1．正式沟通与非正式沟通
这是按沟通的性质进行的分类。正式沟通是按照正式的系统与层次来进行的沟通。这类沟通代表企业，应比较慎重。非正式沟通是以私人的接触来进行的沟通。这类沟通代表个人，因此比较灵活。这两者的界限不是绝对的，有时很难区分。例如两个人商量工作，既可以理解为正式沟通，也可以理解为非正式沟通。
2．下、上行沟通及平行沟通
这是依据沟通的流动方向进行的分类。下行沟通是自上而下的沟通，即上级将政策、目标、制度、方法等告诉下级。上行沟通是自下而上的沟通，即下级向上级反映情况、问题、要求和建议，请求支持等。平行沟通也称横向沟通，是指同一层级相互之间的沟通。
3．口头沟通与书面沟通
按沟通的表达方式可以分为口头沟通和书面沟通两种。口头沟通是借助于口头语言进行的沟通，例如谈话、报告、讨论、讲课、电话。特点是亲切、反馈快、弹性大、双向、效果好，缺点是事后难以准确查证。书面沟通即利用文字进行的沟通，其特点是正式、权威和持久，有利于准确地理解，而且在一定程度上排除了传递过程中信息遗失或信息被曲解的可能性，例如合同、协议、规定、通知、布告等。
4．单向沟通和双向沟通
按沟通是否具有可逆性，可以分为单向沟通和双向沟通。单向沟通是朝着一个方向的沟通。特点是速度快、秩序好，但是无反馈、无逆向，接受者容易产生挫折、埋怨和抗拒。 双向沟通是指来回反馈式的沟通，如一个人把一个信息告诉另一个人，另一个人经过思考又把自己的感觉告诉对方，如此往复，这就是双向沟通。双向沟通的特点是速度慢、气氛活跃、有反馈，接受者能表达意见，人际关系较好，但是传达者有心理压力。
5．讨论式沟通和汇总式沟通
这是按沟通的组织形式进行的分类，可分为讨论式沟通和汇总式沟通。讨论式沟通，即沟通人员之间无阻碍地进行讨论，最后在商讨的基础上得出一致意见。这种沟通一般在组织对某一问题进行决议时使用较多，体现出一定的民主性，效果相对较理想。汇总式沟通，即沟通按照一定的顺序进行思想传递，其中可以穿插一些讨论式沟通，但最后做出总结性意见的是某一具有决定权力的沟通者。
以上几种沟通形式是管理者经常使用的。了解沟通的不同种类、形式和特点，可使管理者在沟通时根据不同情况采取不同的形式，从而使沟通更加有效。就沟通的效果而言，特定情况下不同的沟通形式差异悬殊。为了取得良好的沟通效果，最大限度地发挥沟通的作用，以保证工作的顺利开展，管理者必须了解沟通的形式并正确地加以选择。
沟通的原则
管理者在与员工进行沟通时，一定要慎重、合理地运用语言，才能真正达到解决问题的目的。管理者与员工进行沟通时，应做到：
1．采取什么形式表示友善
友善能在心理上缩短员工和管理者的距离，表示适当的友善，有时会起到奇妙的效果。比如，在批评沟通中，员工有一种防御心理。如果管理者在适当时候能给他倒杯水，或采取别的什么形式表示友善，就容易消除他的抵触感，从而使沟通能正常进行，达到预期目的。当然，并不是越友善越好，过分的友善连基本原则也不讲，就会妨碍沟通的目的。因此，面对不同性格的人，友善程度是不一样的。事先确定好你的原则，在沟通的过程中就容易把握好分寸。
意大利著名的作曲家罗西尼是采取这样态度对待别人的。一天，一个作曲家带着一份七拼八凑的乐曲手稿来请教他，演奏过程中，罗西尼不停地脱帽。那位作曲家问他：“屋里太热了？”罗西尼回答说：“不，我有见到熟人脱帽的习惯，在阁下的曲子里，我碰到那么多熟人，不得不连连脱帽。”
罗西尼通过曲折隐晦的语言形式，把自己的思想、意见暗示给对方知道。他巧妙地用“那么多熟人”来暗示曲子缺乏新意，抄袭太多，既含蓄又明确地向对方表明了自己的看法和意见，既不伤情面，又达到了阐明己意的目的。这种语言表达方式既可达到批评的目的，又可避免难堪的场面，所以常被用来作为说服的有效手段。
2．发问的艺术
发问对于沟通相当重要。
一个善于沟通的管理者在交谈过程中应该如何发问，才能有助于达到最佳的交际效果呢？一般的方法有以下几个：当对方在同你谈某事，因担心你可能对此不感兴趣而显露出犹豫、为难的神情时，你可以伺机说一两句安慰的话：“你能谈谈那件事吗？我十分想了解。”此时你说的话是为了表明一个意思：我很愿意听你的叙说，不论你说得怎样，说的是什么，以消除对方的犹豫，坚定他倾诉的信心。
当对方由于心烦、愤怒等原因，在叙述中不能控制自己的感情时，你可用一两句话来疏导：“你心里很难受吗？”说这些话后，对方可能会发泄一番，或哭或骂都不足为奇。因为，这些话的目的就是把对方心中郁结的一股异常情感“诱导”出来，当对方发泄一番后，会感到轻松、解脱，从而能够从容地完成对问题的叙述。值得注意的是，说这些话时不要陷入盲目安慰者的误区。你不应对他人的话作出判断、评价，说一些诸如“你是对的”、“他不应该这样”之类的话。你的责任不过是顺应对方的情绪，为他架设一条“输导管”，而不应该“火上浇油”，强化他的愤怒情绪。
问题的措辞及发问方式会广泛地影响管理者所要获得的信息程度，怎样有效地发问呢？第一，问句应当清楚简短，让对方一听就明白在问什么。第二，不要对问句做过多的解释，否则对方会认为你在低估他的智能。第三，措辞应当配合发问方式，直接性发问应使用明确的措辞，试探性发问则宜使用婉转的措辞。第四，发问的内容与谈话的目的有关，否则容易使谈话主题失控。第五，避免暗示对方作不诚实的回答。第六，一个问句不要包含几个问题，否则被问者不知选择哪个先答，且容易使回答含糊不清。
3．引导沟通
沟通是一个双方交流的过程，因此，要注意引导员工谈话。
战国时期，公输般为楚国造云梯，准备用它来进攻宋国。墨子听到这个消息，就由齐国动身，走了十天十夜，到楚国的郢都见公输般，劝说他不要为楚国造云梯攻打宋国。见面后，公输般问：“先生有何指教？”墨子故意说：“现在北方有人想侮辱我，我想借你的力量杀了他。事成之后，我送您一千两黄金。”公输般很不高兴，断然拒绝道：“我是讲仁义的，不能随便杀人。”
墨子见公输般口称“仁义”，正中下怀，他立即借题发挥，慷慨激昂地说：“请允许我向您进言。我在北方听说您造了云梯，要去攻打宋国，但是宋国有什么罪呢？楚国本来就是地广人稀，却拼命在战争中葬送自己本来就不足的人民，去争夺自己已经很多的土地，不能算是聪明；宋国没有罪而您却要去攻打它，不能算仁爱；懂得这个道理，却不身体力行，以理抗争，不能算是忠臣；抗争不达到目的，不能算坚强；杀一个人认为不义，却去杀很多人，不能算会类推事理。”公输般被墨子说得无言以对，只好承认自己为楚国造云梯去攻打宋国是错误的。
在这里，墨子先借由请求公输般助杀他人的一番话来“声东”，诱使公输般亮出“我是仁义的，不能随便杀人”的观点，给墨子的“击西”提供了最需要的大前提，墨子立即抓住契机，雄辩分析，向公输般连发责难，使公输般欲辩无词，除了认错，别无他路。
千万不要只顾夸夸其谈、口若悬河，只图自己一时痛快，最后达不到谈话的目的。
4．委婉暗示出奇效
暗示，是人与人之间相互影响的一种特殊方式，暗示者出于自己的目的，采取隐晦、含蓄的语言，巧妙地向对方发出某种信息，并以此来影响对方的心理，使其不自觉地接受一定的意见、信息或改变自己的行为。
在美国大萧条时期，有位小女孩很幸运地在一家高级珠宝店找到了一份售货员的工作。这天，店里来了一位青年人，衣衫褴褛，满脸悲愁，双眼紧盯着那些宝石首饰。这时，电话铃声响了，女孩去接电话，一不小心，碰翻了一个碟子，有六枚宝石戒指落到地上。她慌忙拾起其中五枚，但第六枚怎么也找不着。此时，她看到那个衣衫褴褛的青年正慌张地朝门口走去。顿时，她意识到那第六枚戒指在哪儿。当那青年走到门口时，她叫住他，说：“对不起，先生！”那青年转过身来，问：“什么事？”女孩看着他抽搐的脸，没作声。那青年又补了一句：“什么事？”女孩这才神色黯然地说：“先生，这是我的第一份工作，现在找工作很难，是不是？”那青年紧张地看了女孩一眼，抽搐的脸这才浮出一丝笑容，回答说：“是的，的确如此。”女孩说：“如果把我换成你，你在这里会干得很不错！”终于，那青年退了回来，把手伸给她，说：“我可以祝福你吗？”女孩也立即伸出手来，两只手紧握在一起。女孩仍以十分柔和的声音说：“也祝你好运！”那青年转身走了。女孩走向柜台，把手中握着的第六枚戒指放回原处。
这本是一起盗窃案，人们一般的处理方法不外乎大喊大叫，设法抓住偷窃者。而这位女孩却用一席彬彬有礼的暗示，达到了使小偷归还偷窃物的目的，那小偷也没有当众出丑，非常体面地改正了自己的错误。试想一下，如果女孩大喊大叫，能有这样的结局吗？不可能，说不定她还会因此受到伤害。
沟通的策略
管理者没有沟通，就无法开展工作。别以为布置完工作，发布完命令就可以等着出成绩了。要不断地与员工进行沟通，时刻了解情况，适当地做出调整，才能取得真正的成功。
微软公司原中国区总裁唐骏先生讲过这样一件事：
在美国工作的时候，他的高级别上司找他谈话，他惴惴不安，但他真正和那个人聊起来以后，他发现，原来交流是那么好的一件事情。而且，事情过去很久后，那个人再见到他还能叫出他的名字。
没有交流，管理者是不能真正认识每一位员工的。微软很强调主管领导和员工正式交流的作用，公司从每人每周一小时的面对面正式交流中得到了很多信息，同时也使得员工对公司有了很好的满意度。每年在员工满意度调查中，是否主管领导和你进行了交流是很重要的一项调查内容，因为公司认为，交流绝不是日常聊天可以替代的，只有沟通才最有效。
管理者最重要的能力是沟通，但不能把沟通仅仅理解为讲话。耐心听别人说话、对别人所讲做出快速反应、找到解决方案、发电子邮件等都是沟通。微软的一个普通员工，通过七个级别的层层传递，就可以将信息传达到比尔·盖茨那里，公司的沟通渠道非常畅通。唐骏先生说，因为他尝到过被上级领导喊出名字的喜悦，因此，当他当了总裁后，便努力记住每一位员工的名字。在电梯或其他场所，他若遇见某位员工，便主动喊出这位员工的名字。
要真正实现有效的沟通，管理者必须在以下方面引起注意：
（1）忌“领导式”的谈话。管理者应放下领导的架子，从心理上尽量地减弱由于上下级关系给员工带来的压抑感。交谈要在一种平等、平和的气氛中进行，千万别像下指示一样，给人一种发布命令的感觉。
（2）忌注意力不集中。管理者一定要充分认识到沟通是其工作中相当重要的一项工作，应该予以足够的重视。因此，在与员工的交谈中一定要全身心地投入其中，别一边做事情一边心不在焉地与之谈话，这样会使沟通变得没有意义。
（3）忌自言自语。可能你没有发觉这样一个事实：你自己说个不停，结果员工却变成倾听你的演讲了，让整个沟通变成你一个人自言自语。切记：沟通中应以员工为主，多让他说，你只要多听就可以了。
（4）忌表情僵硬，气氛紧张。管理者在沟通时一定要营造一种热情、宽松的气氛，这样才有利于展开坦诚、有效的交流，切勿板着脸、面无表情地与员工谈话，这样会造成对方莫名的紧张，不利于展开交流。
（5）忌开大会。要做到沟通有效，切勿把沟通搞成像开会一样，那样达不到一个好的效果。沟通的人数要尽量少，这样你才能了解到更多有价值的想法。
沟通是一件再平常不过的事情，你没有必要规定一个具体的时间、地点，更没有必要预先通知，应该很自然地、随时随地地与员工进行沟通。
与员工进行沟通时，语言表达的成功与否直接影响沟通的效果。成功的语言表达是沟通能够有效、顺利进行的首要条件。要想通过沟通更好地加强与员工之间的情感联系，管理者必须在语言的选择与运用上具有一定的策略和艺术。然而，在利用语言进行沟通的过程中经常出现的难题是，由于人们总是尽可能地想把某些事情解释得易于理解，所使用的往往是最便于他们自己理解的语言，也没有意识到还存在着语言选择的问题。每个人都从自己的语言习惯出发，而不接受别人所使用的语言。所以，即使是使用了非常普通的语言，也会存在着理解上的难题。可见，管理者都必须保证自己所使用的语言是能够被他人理解的语言。
因此，沟通时要尽量保持双方语言及对其理解的一致性。为避免信息接收者的错误理解，管理者还应当注意语言存在模棱两可的可能性。这并不是一件可以忽略的事，在一些比较重要的事情上，模棱两可的用语很可能导致灾难性的后果。请看下面这个例子：