为了使采购实体能满足其采购需求，采购机构拥有修改招标文件的权利是必要的。对招标文件的澄清可以应某一投标商的请求进行；对大型项目尤其是大型土木建设工程，招标机构可以举行标前会议，统一澄清投标人提出的各种问题；采购机构也可以适当安排投标商参观项目现场，，采购机构可以对招标文件进行澄清和修改，但应保证在这一过程中不对其他投标商造成歧视，并应满足以下要求：
(1)应向所有投标商提供对招标文件澄清和修改的额外信息，并应保证不对其他投标商造成歧视。
(2)修改必须在投标截止日期前作出，并在此日期前通知所有的投标人，如有必要的话，应延长投标截止日期。
（五）发布招标采购公告
公开招标采购项目均须发布招标采购公告。当采购机构确定了采购需求和决定采用招标程序进行采购之后，必须发布招标公告。发布招标公告意味着招标程序的正式开始。
由于公开采购是邀请所有的供应商进行广泛的竞争，因此，为了保证公开招标的公开和公正性，采购机关在正式招标之前，应在政府采购管理机关指定的媒体上刊登招标公告。让所有的潜在投标人知悉招标信息。公开招标采购是高度公开的采购方式，所有符合规定的供应商都可以成为投标人，且公开招标必须有至少三家符合投标资格的投标人参加投标才能生效；如果是国际性招标采购，还应在国际性的刊物上刊登招标公告。从发布公告到参加投标要留有充足的时间，让供应商有足够的时间准备投标文件。
1．发布招标采购公告的目的
发布招标采购公告的目的：一是将采购信息通知可能参加投标的人，使尽可能多的潜在投标人通过招标采购公告了解采购项目的概况，并对是否参加该项目投标进行考虑并进行相关准备；二是向所有具备资格且合格的潜在供应商提供平等的机会，一视同仁。
从刊登公告到参加投标要留有充足的时间，让投标供应商有足够的时间准备投标文件。如世界银行规定，国际性招标公告从刊登广告到投标截止之间的时间不得少于45天，工程项目一般为60 - 90天，大型工程项目或复杂设备为90天，特殊情况可延长为180天。当然，投标准备期可根据具体的采购方式、采购内容及时间要求区别、合理对待，既不能过短，也不能太长。我国目前规定，自招标文件发出之日至投标人提交投标文件截止之日，不得少于20日。
2．招标公告的内容
公告的内容包括：
(1)采购实体的名称和地址；
(2)资金来源；
(3)采购内容简介，包括采购货物的名称、数量及交货地点，需进行的工程的性质和地点，或所需采购的服务的性质和提供地点等；
(4)希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表；
(5)获取招标文件的日期、办法和地点；
(6)采购实体对招标文件收取的费用及支付方式；
(7)提交投标书的地点和截止日期；
(8)投标保证金的金额要求和支付方式；
(9)开标日期、时间和地点。
如有资格预审程序，且没有采用另行在有关媒体上刊登资格预审通告时，在招标通告中还应写明将要进行的投标资格预审，并通告领取或购买投标资格预审文件的地点和时间等内容。
（六）发售招标公告
招标文件准备好后，就应该向潜在的投标人发售。招标文件的发售，可采取邮寄的方式，也可以让投标人按照招标公告上说明的方式向招标人索取招标文件，招标人适当向索取招标文件的投标人收取一定的费用，收费标准根据文件编制和出版的实际成本而定。招标文件发出后，招标人可以在投标截止日前以书面形式修改、补充或者更正招标文件，但应当通知已索取招标文件的潜在投标人，并酌情延长投标截止时问。如果投标人对招标文件存有疑义，可以在投标截止日前三天要求招标人对招标文件进行解释，招标人应以书面形式给予答复，并将书面答复告知其他已索取招标文件的投标人。如果招标人认为必要，可以召开招标会议，邀请所有索取招标文件的投标人参加，就招标文件进行解释和答疑。解释和答疑应当如实记录，并作为招标文件的补充。招标人在编制招标文件的同时，应当编制标底，并密封保存，在开标前不得向任何人泄露。
如果经过资格预审程序，招标文件可以直接发售给通过资格预审的供应商；如果没有资格预审程序，招标文件可以发售给任何对招标公告作出反应的供应商。招标文件的发售，可以采取邮寄的方式，也可以让供应商或其代理前来购买。如果采用邮寄方式，要求供应商在收到招标文件后要告知招标机构。
招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间15日前，以书面形式通知所有招标文件收受人，该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。
（第三节 政府采购投标
招标阶段的工作完成以后，采购进入到投标阶段。投标和招标实质是一个过程的两个方面，它们的具体程序和步骤通常是互相衔接和对应的。投标一般包括如下主要阶段：申请投标资格，投标前的准备，定价，编制和准备投标文件，投标书的递交，竞标。采购机构应保证供应商和承包商有充足的时间来编写他们的投标书，这是促进投标商参与和竞争的一个重要因素。
投标文件应在规定的截止日期前密封送达投标地点。招标人或者招标、投标中介机构对在提交投标文件截止日期后收到的投标文件应不予开启并退还。招标人或者招标、投标中介机构应当对收到的投标文件签收备案，投标人有权要求招标人或者招标、投标中介机构提供签收证明。
投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文件，但是应当在提交投标文件截止日之前，书面通知招标人或者招标、投标中介机构。
一、投标资格申请与审查
投标人可以直接响应招标邀请书，购买招标文件并做好投标准备。但是如果招标机构要求进行资格预审，投标人应及时向招标机构购买资格预审文件，在了解资格预审文件之后，着手填写并提交资格预审申请书。资格预审申请书的格式一般由招标机构拟定，并作为资格预审文件的组成部分提供给投标申请人。
招标人通常将对投标申请从技术、财务、人事等方面进行资格预审，合格的申请人将被准许投标。之后，投标人便可购买招标文件，按照招标文件的要求，准备投标书。
二、投标前的准备
供应商在参加投标前，必须做充分的准备工作。供应商要详细阅读和研究招标公告的全部内容和条件，根据自己的生产能力、经营状况、交货条件等分析自己是否符合投标资格，是否对投标感兴趣。如果有兴趣投标，就要向招标人申请资格审查。此时，供应商需要提供真实的资料，包括工商营业执照、税务登记证、银行保单、财务报表、信誉等级以及过去履行类似合同的情况等。资格预审通过后，供应商就可向招标人购买招标文件，逐项分析招标文件内容，充分了解招标的要求、条件，在此基础上仔细订出自己争取中标的各项条件，如价格、交货期限、品质规格、各种技术指标等，做到量力而行。如果是工程招标，投标人还应该到现场进行实地勘察，准备工程概算，编制施工计划，寻找合作伙伴和分包单位等。在准备工作中，投标人的询价是投标活动的重要程序，也是了解招标人的基本要求。一般来说，招标人必须编制标底，并且密封保存，在开标前不得泄露。因此，投标人询价不能直接向招标人询问，而应该通过其他方式去间接了解。标书发售后至投标前，还要根据实际情况合理确定投标准备时间。投标准备时间确定得是否合理，会直接影响招标的结果，尤其是土建工程投标涉及的问题很多，投标商要准备工程概算，编制施工计划，考察项目现场，寻找合作伙伴和分包单位。如果投标准备时间太短，投标商就无法完成或不能很好地完成各项准备工作，投标文件的质量就不会十分理想，会直接影响到后面的评标工作。
三、定价
定价是投标过程中最关键的环节，无论是价格作为单一评标标准的招标，还是要考虑综合因素的招标，投标价格都具有举足轻重的地位，它是决标最重要的因素。招标与投标是一种严格按照招标人规定的条件进行的交易，没有反复磋商、讨价还价的余地。同时，招标项目是多家投标人竞争的目标，投标人之间的竞争十分激烈，要想在激烈的竞争中取胜中标，投标人就需要在定价上下工夫，以科学认真的态度，制定出一个合理的并能争取中标的投标价格，既不能过高，也不能过低。报价过高，往往会丧失竞争能力而不能中标；报价太低，会使自己收益减少，也可能会使招标人认为不够合理而使投标者失去中标机会。因此，定价要从招标自身的特点出发，根据实际能力考虑定价。根据招标文件的要求，投标人定价应考虑的主要因素有：生产经营能力、生产经营成本、利润水平、运输水平、库存情况、财务状况等。投标人在定价后，就可以开始制作投标文件了。
四、编制投标书
（一）编制投标书的原则
一份好的投标书至少要做到“四性”，即投标书的响应性、报价的合理性、资质证明文件的完整与真实性、投标书编制的规范性。
1．投标书的响应性
投标书的响应性，是指投标人编制的投标书对招标书所提出的各项要求作出实质性响应的程度。一般来说，招标书对投标人所提出的要求包括两个方面：商务上的要求和技术上的要求。
商务上的要求主要包含在“投标人须知”和“合同条款”中。投标人在编写投标书之前，首先应仔细阅读上述内容，对于缺乏投标经验的投标人尤为重要。投标人如未能满足招标书的有关要求，将会导致其投标书被废标。在评标中，经常发现一些投标书因投标保证金短少或投标保证金有效期短于规定的时间而被废标。
技术要求主要包含在招标书的“技术规格”中。一般地，招标书的商务部分对投标人的要求是相对稳定的，不同的项目大同小异。差别主要表现在投标有效期、投标保证金的有效期、付款条件等方面。这种稳定性有利于投标人熟悉政府采购的程序，提高投标技巧。技术要求则不一样，不同类型项目之间的要求完全不同，即便是经常参加投标的供应商也必须认真阅读。投标人如未能满足有关技术要求，特别是未对一些重要要求作出实质性响应，即使在其他方面做得很出色，其投标书也将被废标。
2．报价的合理性
报价的合理性，是指投标人在对招标书作出实质性响应的前提下，科学地判断竞争对手的实力，提出最有可能中标的报价。投标人能否中标，不仅取决于其投标书是否对招标书作出实质性的响应，也取决于投标人的报价。在投标人均对招标书作出实质性响应的情况下，投标人能否中标往往就取决于其报价。
一般地，投标人确定其报价有两种方式：成本加成法和市场定价法。成本加成法就是投标人在自己的出厂价或进货成本上加若干个百分点的利润作为报价，这种报价带有很大的盲目性，只有在投标人的成本大大低于所有的竞争对手的情况下才有可能中标。市场定价法是指投标人在对市场进行充分调查摸底的情况下，预测其竞争对手最有可能报出的价格，而后报出自己低于竞争对手的价格。这种报价有较强的针对性和竞争性，比较有可能中标，但投标人若想在此价格条件下获利，就必须加强成本的管理，努力把其成本费用控制在投标价以下。不过此时投标人应注意的一个问题就是，不得违反国家反不正当竞争法的有关规定。
3．资质证明文件的完整与真实性
资质证明文件的完整与真实性，是指投标人必须提供能证明其是合格投标人和货物合法来源的完整资质证明文件，并保证这些证明文件是真实的、可靠的。
政府采购的每一项项目招标都会吸引众多的供应商参加投标，招标机构不可能对所有参加投标的供应商都熟悉，对评委来说就更是如此。评委对投标人的了解，只能通过投标人提供的有关资质证明文件。因此，投标人必须在其投标书中附有完整的、真实的资质证明文件。如果投标人提供的资质证明文件不完整，评委就不可能对投标人有全面的了解，有时甚至会使投标人丧失中标的机会。如果投标人提供了虚假的资质证明文件，该投标书在初审时就有可能被淘汰；如果投标人通过提供虚假的资质证明文件骗取了合同，招标机构将追究其经济和法律责任。
4．投标书编制的规范性
投标书编制的规范性，是指投标人编制的投标书应按招标书的要求编排有序，装订整齐。主要要求包括：投标书应列有目录，清楚地标明每一主要内容在投标书中所处的页码，以便于评委在标书评审时阅读和查找。在投标书的封面应清楚地标明所投项目的名称、具体的包（组）号、是正本还是副本、投标人的名称等内容。投标书不能有缺页，如果有缺页会造成评委判断上的错误；如果正本缺页，会导致其废标。
投标书应正确署名。招标书要求署名的地方，投标人必须正确署名，尤其是法定代表人授权书和制造厂商授权书如未正确署名，将会被废标；投标人不得擅自修改投标书的格式。投标书中包含的内容有不少是招标机构规定的格式，如投标函格式、投标保证金格式、规格响应表格式等。投标人若擅自修改这些格式，将有可能被废标。
（二）投标书的构成
投标人在购买招标文件后，就要按照招标文件的要求编制标书。按照世界银行招标文件范本的规定，投标书的构成包括以下内容：
(l)投标人按照招标文件填写投标函格式和投标报价表。投标函实际上就是投标人的正式报价信，它们说明投标人所提供的货物、货物简介、来源、数量及价格。投标人应在适当的投标报价表上注明该合同拟提供货物的单价和总价。
(2)证明投标人合格且有能力履行合同的资格证明文件。投标人提交的中标后有能力履行合同的资格证明文件应使买方满意，包括：如果投标人按照合同所提供的货物不是投标人自己制造的，投标人应得到货物制造厂家同意其在买方本国提供该货物的正式授权，为此，投标人需提供制造厂授权书；投标人已具有履行合同所需的财务、技术和生产能力。