书城政治政务工作全书(下)
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第37章 政务礼仪(1)

(第一章 办公礼仪

(第一节 仪表礼仪

公务员在日常工作中应时刻注意自己的仪表,着装应规范。不穿不符合本人身份的服装或奇装异服,要整洁、大方,精神抖擞,充满生气。仪表应清洁干净、简单,女性以淡妆为宜,切忌浓妆艳抹,过分修饰;男性切忌留长发、剃光头,影响公务员整体形象。

(第二节 男士服饰礼仪

一、西装的色彩

与面料西装套装要求上下装面料、色彩一致,最好选择品质笔挺、不起皱的毛料,色调应比较深,最常见职场上的西装为藏蓝色、黑色及深灰色系列,尽量不要穿颜色醒目、花纹繁复的西装。

二、西装的扣子

如果着双排扣西装,应将纽扣都扣上。若是单排扣西装,有两粒纽扣则扣上面的一粒;有三粒纽扣则扣中间的一粒。在正式场合切忌不扣扣子敞胸露怀。但就座后,西装上衣扣要解开以防止其走样。

三、西装的商标

着西装时应拆除袖口的商标。一些人认为穿西装保留袖口的商标会提高档次,但是真正的高档西装从来不在袖口处订商标。

四、西装的衣袋

西装的衣袋和裤袋原则上不应放置任何东西,以防止西装走样,钢笔、钱包、名片夹等必要物品可放在西装左右内侧口袋里,左侧外胸袋可以插入装饰用的真丝手帕,其他物品不应放入。切忌将外衣袋、裤袋塞得鼓鼓囊囊,影响美观。

五、西装与衬衫西装内应配长袖衬衫,冬季可在衬衫内加保暖内衣或在外罩V领单色套头羊毛衫。衬衫袖应比西服袖长出l厘米左右,衬衫下摆应扎进裤内,不带领带时领口应敞开;衬衫颜色要与西装相配,海蓝色、白色衬衫是正式场合之首选。切忌不扣衬衫袖子的扣,以及穿高领内衣而使内衣外露。

六、西装与领带

领带颜色应与西装色彩相配,以单色、深色为主,切忌一套装束多于三种颜色。领带外形要平整、美观,无线头、无脱丝,面料最好是真丝或纯毛,有下垂感。长度以领带尖端能盖住皮带扣为宜,领带夹应夹在衬衫向下数第三到第五粒纽扣间。

七、西装与鞋袜

穿西装应配深色皮鞋,鞋面与鞋底都要保持洁净无尘。袜子的颜色比西装颜色更深些。切忌黑皮鞋配白袜子,或西装配运动鞋。

(第三节 女士服饰礼仪

一、着装的色彩与面料

女士套装颜色应以冷色调为主,一套服装的颜色不能超过两种。应选用质地上乘、手感好、有垂感的面料。

二、套装穿着要领

套装要合体。袖长及腕,裙长过膝,将所有衣扣扣住。上衣内着浅色有领衬衫,尺寸以领处与脖颈有1.5厘米间距为宜。衬衫下摆要扎入裙腰内。着裤子时,裤长应至脚面。切忌内衣外露或内衣清晰显现。也不能穿过于暴露性感的衣服,以免有失礼仪。

三、鞋袜穿着要领

与套装配套的鞋子应为皮鞋,颜色以黑色、棕色为宜,高度适中,走起路来不能摇摇晃晃。切忌当众脱鞋,鞋带松了应走到无人处整理。穿裙子时,内穿肉色连裤长筒袜,切忌袜子抽丝、漏洞,或露出袜边。也不可穿健美裤来代替袜子。

四、化妆与饰品

职业女性应化淡妆,切忌在同事面前公开化妆,以避不庄重之嫌。化妆、补妆应在家里或洗手间内完成。女性的饰品不能过多,样式要内敛,不可过分张扬个性。

(第四节 工作礼仪

一、工作时间

公务员应认真遵守国家行政机关的作息时间,每天按时上、下班。杜绝上班迟到、下班早退的自由散漫的现象,切实保证8小时的有效工作时间。

二、工作态度

公务员应积极主动、尽职尽责地做好本职工作。工作时要精力充沛、全神贯注。切忌在工作中磨磨蹭蹭,丢三落四,得过且过。在工作时间聊天、打扑克、办理私事,玩忽职守,消极怠工等为纪律所不允。

(第五节 交往礼仪

一、与领导交往

(1)与领导交往的基本礼仪

公务员应尊敬自己的领导,服从领导指挥,认真完成领导交给自己的工作,维护领导的威信,主动、积极地支持和配合领导的工作。不要不把领导放在眼里,或背地里议论和批评领导,甚至与领导作对,处处为难领导。

(2)与上司接触的礼仪

遇到上司时应修整衣帽,主动与上司打招呼,如距离较远,点头示意即可。自己要离开而上司在场时,要与上司打招呼后再走,迟到、早退、请假要亲自向上司表明理由,不可由他人代为转达。平时不谈论上司的隐私与家事。

(3)在上司办公室谈话时的礼仪

进入上司的办公室要先敲门并报上姓名,经允许后方可进入。进入后,上司表示后再坐下;与上司谈话过程中,如果有重要客人来访,则应离开,并向来客点头致意表示尊重;如果是普通客人,上司示意不必离开则不要离开。

(4)接受上司指令时的礼仪

当上司发出命令委派任务时,要认真倾听,注意细节部分,回答上司询问时要马上回应,表达清晰有力。如果与上司意见不一致,要委婉表达自己的意见,切忌直接反驳;如果上司不采纳,则按上司原来的意思办,切不可死缠不放。

(5)当受到上司批评时的礼仪

受到上司批评时要虚心、恭敬、耐心服从,表示感激,并努力改正;如果被误解,也不能急于争辩,要控制情绪,避免争吵,以此来维护上司的权威,以后选择在合适的场合向其作解释。

二、与下属交往

(1)与下属交往礼仪作为领导在与下属的交往过程中应平易近人,尊重和体谅下属。既要讲究原则,又不要独断专行,拒人于千里之外。平时,应主动了解下属的工作和生活情况,关心和帮助下属解决工作和生活中的困难,做到上下一条心,共同努力工作。

(2)知人善用,宽严有度

上级一定要多多关心下属,了解下属,做到心中有数。对优秀的下属要大力提拔,多加表彰,用人不疑;对工作中有失误的下属,要表示体谅并给予鼓励,切忌过于严厉斥责,或将自己的失职推诿给下属。

(3)当下属提出意见时的礼仪

当下属提出意见时,上级应虚心听取,对合理的意见应多加采纳;对待下属应以平等的态度,切不可因记恨下属提意见,而对其进行打击报复,给下属“穿小鞋”。

三、与同事交往

(1)与同事交往的礼仪

同事之间应相互尊重,和平共处。工作上彼此帮助、支持,同舟共济,不应为私利明争暗斗,互相刁难,在工作中难以配合。生活中应互相关心,对同事以诚相待,同事有困难及时提供帮助,不应态度漠然,甚至幸灾乐祸。异性同事之间应保持一定的距离,彼此愉快、和谐地工作。

(2)尊重同事

要尊重同事的生活习惯、个人嗜好及隐私权,这样做的同时也会得到别人的尊重。同事有困难时应给予热情帮助;当同事向自己借东西时应不吝惜;与同事间有摩擦时,是自己的错要主动道歉说明,若是同事的错误,找你道歉时要表示谅解。

(3)公平竞争,团结协作

同事间由于升迁、加薪等难免有竞争,但竞争一定要遵循公平原则,通过自身努力与表现夺得优势,切忌用不光彩的手段贬低别人抬高自己而取得私利。在工作中要与同事团结协作,尊敬长者,虚心请教;关心晚辈,多多提携,创造良好的工作氛围。

(4)妙用赞美

同事之间共同相处时,千万不要吝惜对同事的赞美之词。有时一句赞美之词,不仅使听者心情愉快,也会使你在同事中留下诚恳热情的好印象。

四、与客人交往

公务员应热情接待每一位来访的客人,无论身份、职位高低都应一视同仁,积极、主动地进行帮助。客人进门后要热情招待,倒水让座;客人走时应起身送别,不要置之不理,甚至将来办事的人推来推去,缺乏责任感。

五、称呼礼仪

A.下级对上级可称呼职务,前面可加上姓氏,如“×经理”“×局长”“×教授”等。或在请示工作或寒暄时,用称呼“您”来代替职务,也比较妥当。

B.上级对下级时,可以根据年龄在姓氏前加“小”“老”“大”等,也可在姓氏后面加职称或职务,如“×工(工程师)”“×处长”等。

C.办公室内同事间多有固定的称呼,如果是新员工,请多留意别人的称谓,以便自己正确使用。如果不能肯定,就带上“先生”“小姐”“夫人”等称谓,或在礼貌地询问后再称呼。对于客人,最好加上“先生”“女士”等称谓。

D.称呼不熟悉的男性及女性时,可称“先生”“女士”,并加上姓氏,如“×先生”“×女士”;比较熟悉的男性及女性,可采用姓氏加职称的称呼,女“×编辑”

“×秘书”“×医生”等。面对不知姓名的服务行业的男性及女性,可在“先生”及“小姐”前面加上服务性质,如“门卫先生”“厨师先生”“服务员小姐”“售票员小姐”等。

六、寒暄礼仪

A.寒暄时应本着避免尴尬、消除紧张,让对方放松心情的原则,语言做到得体、自然、贴切。

B.对方为初次见面的人,可在不同场合,说些赞扬、俗套的话。如,在职场可说“您好”“幸会”“荣幸”“久仰”等话语。对于比较熟悉的人,可选择亲切一些的语言,如“好久不见了”“想念”等。

C.在出席社交场合时,对初次见面的人,可夸赞对方的某些作为,如“拜读大作”“听过报告”等。较熟悉的人,可夸赞对方的精神面貌、服饰发型等,如“脸色很好”“发型时尚”等。

D.彼此在公共场合见面寒暄时,语言内容可长可短,但要尊重、友好,把握好尺度,切忌媚俗,语言过于生涩。

七、会议礼仪

会议时,主持人及发言人应本着“简洁、正确、说明会议宗旨”的原则发言。

听众也应等别人发言完毕后,发表意见,不要随便打断别人的发言。

八、上下级谈话礼仪

A.上级与下级谈话时,语气应庄重,目光应平视,不要居高临下,态度傲慢。

表达应准确,语言要文明,不要涉及对方忌讳的话题,以免造成不愉快的后果。

B.下级与上级谈话时,应言简意赅,表达准确。忌谈话题以外的事情;上级布置工作,或对下级有关工作作出评价时,即使出现错误,也不应随便打断、插话,等上级讲完后,再作解释和陈述。

九、办公室礼仪禁忌

(1)把坏情绪带人工作在办公室内,同事间、上下级之间要懂得冷静与克制。如果在工作以外的时间产生了不良情绪,不要带人工作中,如果控制不了愤怒或悲伤等情绪,可以做一下深呼吸或到休息室等处,将情绪调整好后再进办公室。

(2)举止粗俗不雅切忌在办公室内大吵大嚷,指手画脚,出现双脚搭在桌上或坐在桌上等不雅动作。不要在办公室内吃东西,尤其是瓜子等有响声的食品。在办公室内切忌满口污言秽语,和同事开低级庸俗的玩笑。

(3)在背后议论别人隐私切忌在背后议论传播同事、上级的隐私,偶尔碰到别人的隐私时,要装作没看见以避嫌疑,尊重保护别人的隐私也就是尊重和保护自己。在单位以外也不要随便对同事谈论自己的过去和隐私。

(4)在同事间拉帮结派工作中与同事相处的原则就是一视同仁,不能厌恶谁就疏远谁,喜欢谁就接近谁。在同事间拉帮结派,形成小集团,造成矛盾冲突,极不利于职场的工作。

(5)向上司打小报告不要把同事告诉自己的事情告诉上司,更不能随便将同事的失误、缺点报告给上司,以达到自己的目的。从长远看,这种做法,不利于自己的发展。

(第二章 汇报礼仪

一、基本形式

(第一节 汇报方法

汇报的基本形式包括口头汇报、电话汇报和书面汇报三种。口头汇报常用于事务性的工作,因其直接向领导当面汇报,方便快捷;电话汇报是通过电话向领导汇报,虽然不影响工作,但不便于问题的进一步交流;书面汇报常用于政策性的工作,将汇报内容形成文字资料,请领导审批办理。

二、正确汇报

汇报时应根据汇报对象的不同而选择不同的汇报方式,从而达到正确汇报的目的。下级向上级汇报时,应直接找到分管部门的领导进行汇报,不要多方汇报或越级汇报。若在无法找到负责人的情况下,方可向上一级主管部门汇报。上级向下级汇报,如做工作总结等时要实事求是,不要搞形式主义,以得到下级的支持和拥护。

三、汇报时间

汇报分为例行汇报和特殊汇报,例行汇报时可根据本部门的相关规定向汇报对象定期定时地进行汇报;特殊汇报时可根据问题的轻重程度及时地向相关领导上报。通常情况下,汇报的时间应由汇报对象事先定好,汇报者要根据安排进行汇报。

四、汇报地点

例行汇报的地点常由汇报对象选择,特殊汇报地点常由汇报者选择,但无论谁选择汇报地点,都应以方便汇报为原则,并彼此尊重对方的选择。一般情况下,汇报的地点以会议室、办公室为宜,而不宜选择食堂、车内、电梯里、办公室走廊等地点进行汇报。

(第二节 汇报内容

一、准确真实

汇报工作时,汇报的内容应准确,实事求是地反映工作的实际情况,有一说一,有二说二,不可弄虚作假,只说好的方面,不说坏的方面,为了个人或单位的利益而欺上瞒下。

二、精练简要

准备汇报的内容应具有一个明确的主题,然后客观、公正、有理有据地展现所要汇报的内容。语言应简洁、精练,简单扼要地将事件的始末作以汇报。汇报内容切忌废话连篇,讲空话、大话,没有重点,使人看后不知所云。非书面汇报时应事先准备提纲,做到心中有数,以便顺利完成汇报。

(第三节 汇报者礼仪

一、汇报守时

汇报者在进行汇报时必须在规定的时间内到汇报地点进行汇报。若为书面汇报,应按时送到汇报对象的手中;若为口头汇报或电话汇报,要语言简练,抓紧时间汇报,不要说起没完,影响汇报对象工作。汇报时间一旦约定,汇报者必须在规定时间内完成。

二、态度诚实

汇报者在汇报时应本着诚实的态度,谦虚谨慎地完成汇报。应保守秘密,不要外泄,不声张,对汇报工作认真负责。在送交汇报材料时应准确送达,不可将汇报材料乱递。多人汇报时要听从安排,不要争抢,秩序混乱。

三、举止言谈得体

汇报时汇报者应自然、大方,语言流利,举止得体。不应紧张失色、张口结舌,前言不搭后语。或过于张扬、眉飞色舞、滔滔不绝,令人生厌。另外,汇报时如果有旁人在场,也不要低声耳语,故作神秘,而应大大方方将汇报工作完成。

(第四节 汇报对象礼仪

汇报对象在听取汇报者进行汇报时应认真、仔细地倾听,并随时与汇报者进行交流,尊重对方。切不可忙于他事,或面无表情,使汇报者受到冷遇。

汇报对象应及时回答汇报者所提出的问题,认真听取汇报者的意见和建议。对于书面汇报,汇报对象应抓紧时间认真阅读,经过认真研究办理之后,及时反馈给汇报者。

(第三章 会议礼仪

(第一节 主办会议礼仪

一、做好会前准备

主管部门应拟定好会议主题,然后据此确定其他相关内容,如会议内容、形式等;及时拟定会议通知,并分发给单位和个人,使其及早做好参加会议的准备工作;起草完成会议所需的各种文件,包括开幕词、闭幕词及主题报告等,并将主要文件发给与会人员;由专人负责会务工作,做好布置会场、安排座位及接待与会者的工作,使会议顺利进行。

二、确保会议顺利进行

为确保会议的顺利进行,主办单位应做好会间服务工作,如派专人接待、陪同与会人员,安排其生活、住宿及组织业余活动等;对于会期长的大中型会议,还应认真编写有关会议简报,方便与会者沟通、交流;在开会期间应做好会议记录,留作参考和备查,并要有主持人和记录人员的签名。

三、会议圆满结束