第二，如果一份文件的内容是关于公司的职员或者部门之间可能或者即将发生的某种冲突，你需要把这份文件保存下来。对文件中提到的冲突，你要及时分析，尽快解决这些矛盾。有时候，这些矛盾可能还只是隐患。如果是这样的话，你就要把这份文件保存下来，等到条件成熟、问题发生的时候，再回过头来处理这个问题。
第三，如果一份文件涉及有关未解决的遗留问题，你也需要把它保存下来。如果你对该文件陈述的情况怀有疑问的话，最好亲自解决，而不是转交给别人处理。既然是遗留问题，就肯定有不好解决的原因，只有弄清这些，才能完美地解决，避免引发冲突和摩擦。
当然，从办公桌上拿开目前不需要的文件后，也不能随意乱放。有些事情虽然现在不用去做，但总是要去做的。所以，应把现在不需要的文件按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”、“暂时靠后处理的”、“以后处理的”以及“留作资料保存的”，分别放好。
“应立即处理的”是一些紧急信件或者其他必须马上做决定的事，这些通常是放在桌面上的；“暂时靠后处理的”是一些需要处理但不着急的事，在采取适当的行动之前，不用太过注意；“以后处理的”一般不是真正重要的工作，还有待研究，可以先不理会；“留作资料保存的”一般包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等。
有些人处理文件极有效率，他们的办公桌通常整洁干净，没有那种文件堆放得凌乱不堪的情况。这是因为他们总知道哪些文件应该保留下来，而哪些文件应该及时清理。对于保留下来的文件，他们也总能在最短的时间内给予处理，这就使他们永远不会被文件所淹没。
做好准备工作
俗话说：“磨刀不误砍柴工。”想要砍柴快，就要先磨刀。同样，在开始做事之前，把一切准备就绪，就能提高效率。如果准备得很充分，你就像弦上之箭，蓄势待发。只有做好准备工作，才能事半功倍。
在有些公司里，一些员工看似很聪明，却效率不高；而一些员工做起事来很有条理，有极高的执行力。实际上，那些总是能够出色完成任务的员工，无一不是善做准备的人。很多人整天都在忙碌，效率却极其低下，他们不仅没有弄清要怎样去完成任务，而且没有做足够的准备。
在工作中，我们一定要重视准备工作。如果没有准备好，接下来的工作就难以顺利地进行下去。这就好像没有打地基的房子，谁也不知道会在什么时候坍塌。要做一个受公司欢迎的员工，就一定要具备准备意识。当一切准备就绪时，工作中的问题一个个被你解决掉。
准备工作做好了，剩下的事情就简单了。那些做事更有效率、执行力更强的人，总是善于先做好准备，再以效率胜出。
张志强与李磊都在销售部做销售助理，两个刚来到新岗位上的年轻人工作都很积极。但是，他们做事的方式却大不相同。
一天，张志强预约的一个客户来到公司，找到正在忙碌的张志强。此时的他正埋头于一大堆客户资料中，焦头烂额地进行分类。看到已经到来的客户，他才想起这宗早已预约好的签单业务。
张志强满怀歉意地请客户来到接待室，却发现应该复印的文件和资料以及产品的说明书都未准备好，不禁大惊失色，连声道歉，匆忙跑去复印。等一切准备就绪，客户已经很不耐烦了。
当张志强满怀歉意地向客户介绍产品的性能时，又发现在慌乱中，他把产品说明书复印错了。这一次，客户没有接受他的道歉，而是转身离去，直接取消了这笔生意。张志强非常懊恼。但经理没有过多地批评他，只是告诉他，明天李磊也有一个签单业务，让他去看看李磊是怎样做的。
第二天，李磊按照预约的时间，在公司门口等待客户的到来。客户并没有迟到，但对李磊的等待多少有些意外。显而易见，这种被重视的感觉让客户心里很满意。进入接待室，李磊不慌不忙地打开文件夹，里面的产品资料、使用说明、文本合同一应俱全。李磊有条不紊地一项一项地向客户介绍产品的情况，并把近期公司举行的优惠活动详细地告诉了客户，并站在客户的角度上提出了一些有益的建议。
最后，李磊对客户说：“听说贵公司最近又要开设一个分公司，我想，贵公司一定在短期内还要引进我们公司的设备。如果您愿意的话，可以在这次订货中一起购置所需设备。这样一来，不仅可以因数量多而有更多的优惠，而且可以省去一些不必要的装运费用，您看怎么样？”客户觉得这个主意不错，马上与总公司的负责人联系，将最初要订100万美元的货物增加到200万美元。
由于工作出色，李磊没多久就被提升为部门经理，并得到公司的嘉奖。而张志强还是经常被他准备不足的习惯弄得焦头烂额。
许多人常因为做事没有准备，而造成不必要的麻烦。其实，只有准备充分，后面的工作才能真正达到时至花开、水到渠成的效果。也许你只不过在每次会见客户前，把所有可能用到的资料准备好，并提前了解对方公司的实际情况以及最新的动态。但是，当一切准备就绪，在和客户谈生意时，就会给你增加很多的机会。
很多时候，忙是最容易找到的理由。似乎越忙就表明越能干，越容易受上司的赏识。其实不然，忙的真正原因，还是工作前缺乏准备，工作时缺乏条理，导致事倍功半，这样的人自然不会受到赏识。
做好充足的准备工作会占用一部分时间，但却能给我们带来更大的收获，让我们尽快进入正题，尽早把事情完成。实际上，没有准备的工作才是浪费时间，而且容易忙中出错。
在最有效率的时间里，做最重要的事
在每个人精力充沛、思路敏捷这个最有效率的时间，应当安排最重要的任务，往往能事半功倍。如果你把这段最有效率的时间浪费在琐事上了，可能你一天的工作也没有什么成果。
对于一位经常坐办公室的人来说，他的办事功效会比体力劳动者具有更大的波动性。他的旺盛精力不可能保持一整天，往往只有几个小时。如能抓住这几个小时，就能把一天的工作有条不紊地完成。
对大多数人来说，每次开始工作的头两个小时往往是精力最充沛的。不过，很多人习惯在工作刚开始的时候做一些例行事务，比如，阅读早晨来的信件、刊物、报纸，打几个例行的电话等。结果，这两个小时并没做什么有价值的大事。
我们应该把一天中精力最充沛的时间用在最重要的事情上，因为这些事情需要以最好的精力、最好的思维，以及最好的精神去做。做好这些最重要的事，你今天的工作就可以说基本完成了。而那些次要的事，可以放在精神不是很集中的时间去完成。
当然，在每个人的一天之中，最有效率的时间是有区别的，往往因人而异。有的人的精力充沛时段是在上午10时至下午3时，也有的人的精力充沛时段却是中午12时到下午6时，还有的人在深夜到凌晨的时候才精力充沛。
温杰特和妻子经营同一家商店，但他们从来不会一起在店里忙碌，多数人来店里买东西的时候，只能看到他们夫妇中的一个人。他们难道不会觉得人手太少吗？事实上，他们从来都觉得自己一个人就能做好所有的事情。一般来说，早晨五点的时候，温杰特已经精神饱满地睁开了眼睛，然后开始悄悄地穿衣起床，因为他的太太还在熟睡中，她大概要到八点才会醒来。
温杰特从早上到中午都能保持精力旺盛，但到下午却不喜欢做任何事。所以，他每天都是五点去商店，开始一天的生意。和温杰特相反，他的夫人却不喜欢上午做事，尤其不喜欢早起。上午，他的夫人往往悠闲地散步，然后悠闲地准备午餐。午餐过后，他的夫人会立即接手温杰特管理商店，温杰特则开始度过一个悠闲的下午。
温杰特和他的夫人总是在自己状态最好的时候管理商店，而他们的时间又恰好能够互补，令很多人非常羡慕。温杰特常说：“过去十五年来，我们俩几乎没有同时起过床。我一般上午的工作效率很高，而她则习惯于从午后开始工作，我们真是好搭档。”
1950年，医学家、生物学家霍尔堡医生在哈佛大学实验室中发现某些血细胞的数目并非整天一样，而是随着时间的不同而有所变化。细胞的数目会在一天中的某个时间比较高，而在12小时后则比较低。他还发现心脏、新陈代谢率和体温等也有同样的规律。
霍尔堡由此推论，我们体内的各个系统并非永远处于稳定而无变化的状态，而是有一个大概的周期。有时会加速，有时会减慢。也就是说，我们每天只有一段时间做事效率是最高的，而其他时候则会差一些。
在同一天中，不同的人做事的效率各不相同。如果按照一周来观察，也有类似的情况。日本成功学大师多湖辉曾提出“周一病”的观点，认为刚刚度过周末，周一肯定缺乏工作效率。再加上“今天开始，又要工作一周”的压力，通常周一的工作效率都不高。到了星期二，这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四，人会渐渐疲惫，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五，想到要周末了，心情开始兴奋，工作效率又会提高。
这就和爬山一样，在爬到半山腰的时候是感觉最累的时候，因为前面还有一半的路程。而等快到山顶时，又会陡然精神百倍，因为看到了盼望已久的目的地。同样，大部分人在工作接近结束时，效率都会提高。
要使一个星期的工作维持一定水准，就要合理安排一周的工作。周一最好去做擅长的事情，不擅长的工作最好安排在周末去做。
我们要找出自己每天的巅峰在哪里，低潮在哪里，并且好好地运用它。在精力最好的时候做最重要的事，对提高工作效率非常有效。在你的脑力低潮时间，可以做些简单的事。而在你的巅峰时间，就要抓紧一分一秒。