技能要求
●对信息进行系统整理
●对信息进行有效传递
●对信息进行有序存储
知识要求
●信息工作程序
●信息整理、传递、存储的基本知识
第一节信息整理
学习目标
本节内容实用性较强，采用理论教学与实践教学相结合的方式，通过仿真模拟操作使学生掌握对信息进行科学的分类、筛选、校核的基本能力。
案例分析
王萍到办公室做秘书后，工作非常认真，凡是工作活动中产生、形成的信息材料都会收集起来，存放在抽屉里。日积月累，信息材料已经充满了王萍的好几个抽屉。一天，上司要查阅一份市场调查报告，王萍望着几抽屉的信息真有些不知所措，翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。看到这情景，上司对王萍说：信息要收集，但也要妥善处理，不然你很快就会被“文山”所淹没。王萍点点头。从此，王萍十分重视对积累信息的整理工作。
[分析]
办公室每天都会产生形成信息，秘书应根据工作性质或内容对信息进行分类，以便信息的查找利用，使信息发挥更大的作用。要对信息材料进行选择，只有具有价值的、对日后工作活动有凭证参考作用的信息材料才保存。实际上，有些信息在完成一项工作之后就失去了它的价值，可以销毁。王萍注意了信息的收集，但忽视了对信息的整理。
理论知识
一、信息整理的含义
信息整理是决定信息命运与价值的关键环节。信息在未加工整理之前，往往是一种处于自然状态的原始信息。这些信息一般是感性的、零散的、无序的和不系统的，并且难免夹杂一些不真实的和不正确的因素。因此，对获取的原始信息材料，必须根据一定的要求，按照科学的程序进行整理。
信息整理是指对收集到的大量的原始信息进行鉴别、筛选、综合分析、编写等。
二、信息整理的方法
信息整理的目的是把原始信息变换成为便于使用的信息，这样就有利于领导决策或为经营管理提出服务。在电子技术高度发展的今天，计算机已经可以模拟人的思维功能，进行逻辑推理和判断，从而为信息的加工处理提供了广阔的前景。
但在许多情况下，信息的加工整理依然要靠人的大脑和手来完成。这里介绍的信息整理的方法主要包括分类、鉴别、筛选、校核和编写。
（一）分类
信息分类方法很多，采用何种分类方式，应根据单位业务工作的需要确定。秘书要按信息的不同内容、来源、时间、性质和作用，根据一定的规范要求，进行分门别类，使信息条理化。
1.字母分类法
字母分类法是按照字母的排列顺序分类。通常是按作者姓名、单位名称、信息标题等的字母顺序分类组合。
按字母排列的规则是：按第一个字母顺序排列前后次序；第一个字母相同则按第二个字母顺序排列，以此类推。第一个字母表示文档在文件柜是存放位置最初的索引，第一个字母以后的字母决定文档的准确位置。
数量太少的信息可以放在一起组成综合卷，写清卷内信息的目录。各综合卷存放于字母表中相应字母其他信息前面。
（1）优点
①不需要索引卡片；
②分类规则容易掌握，操作简单；
③能与地理或主题分类法结合运用。
（2）缺点
①查找信息须知道姓名或单位名称、标题；②某个字母下排列的信息较多时，查找费时；③大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。
2.地区分类法
地区分类法又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。这种分类方法适合于企业信息往来多的工作特性。信息按国家、省份、城市、区、县名称的字母顺序排列，使有关地区的所有信息集中存放，然后再按其他问题分别立卷。
（1）优点
①便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的有关公司信息、销售信息；②分类方法容易掌握。
（2）缺点
①采用地区分类需要有一定的地理知识；
②只适用于某些单位或部门。
3.主题分类法
主题分类法是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。
为了全面、准确地反映主题，便于利用，可以按多级主题分类。信息最重要的主题名称作为分类的首要因素，次要的主题作为第二个因素，以此类推。可用最基本的分类导片标示出各类信息的主题内容，这些主题都是与单位的业务相关的，各主题之间根据字母顺序进行排列。
（1）优点
①相关内容信息材料集中存放；
②信息能按逻辑顺序排列；
③方便检索。
（2）缺点
①分类标准不好掌握；
②标题不能很好地反映主题时，归类不易准确。
4.数字分类法
数字分类法是指将信息以数字排列，每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。
索引卡按所标类目名称的字母顺序排列，用分隔卡片显示每一个字母。索引卡一般用卡片式索引盒存储，占空间少，能放在桌子上，处理电话查询时容易找到信息。有的单位使用计算机数据库保存索引。
当要查找某信息时，先从索引卡中按字母顺序找出通讯者名或专题名，得到信息的数字，再在相应的文件柜中找出标有该数字的文档。
（1）优点
①信息按数字从低到高顺序排列，规则简单；
②简便易行，适宜于电脑储存；
③适合于大型信息系统；
④通过在后面添加号码进行存储扩展。
（2）缺点
①查找信息需参照索引卡片，花费时间；
②如果分类号码有误，查找信息麻烦。
5.时间分类法
时间分类法是按信息形成日期先后顺序分类的方法，要以年月日的自然顺序排列。
如果信息的形成日期相同，则按信息形成单位级别大小排列。时间分类法可与其他方法结合运用。
（1）优点
①可用作大型信息系统的细分；
②一个案卷内部的信息可按时间排序。
（2）缺点
①需与索引系统配合使用；
②仅适合于时间特性强的信息，如每年的会员资格。
（二）鉴别
所谓鉴别，简单来讲就是辨别真伪。收集到的信息经过分类之后，就要对其真伪情况以及能否客观准确地反映事物运动变化的本质特征，进行一番鉴别。鉴别是信息加工整理的一个重要步骤。
信息中不真实的因素虽然都是以主观与客观相分离为特征，但具体的表现形式不尽相同。为了消除信息资料中不真实的因素，必须善于识别它们。信息中不真实的因素一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影、孤证、回避、假象等。
通常我们见到的信息资料缺陷主要有这八种，称之为“信息的八病”。进行信息鉴别，就是要找出病症，去伪存真。
鉴别有多种方法，最为常用的有以下三种。
1.分析法
分析法是对原始信息资料中所表述的事务和叙述论证方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而识别其真伪。例如，同一材料中前后矛盾，既是这样，又是那样，依据逻辑学中的“矛盾律”，就可以断定其中一个错了，或者两个都错了。
信息资料中表述的事实夸大其词，悖于情理，或者是不可能产生的，或者某些关键性的内容含糊笼统，等等，通过分析，就容易发现其中不真实的因素。分析法的好处，就在于它一般不需要借助于其他手段，从原始信息资料本身就能很快地发现某些差错。
2.核对法
核对法是指依据权威性的信息资料，包括权威性的书面材料或权威人士提供的口头材料，进行对照、比较，发现和纠正原始信息中的某些差错。所谓权威性的资料，是指它本身的正确性是毋庸置疑的。比如用《中国统计年鉴》来对照某一部门的年终统计资料，用国家颁布的标准化规定来对照某些产品的标准化程度，等等，就是核对法的具体运用。核对法的关键是要掌握直接的、最新的、权威的资料。
3.调查法
调查法就是对原始信息中所表述的事务的运动变化情况，通过直接的、现场的调查来检验它的真实性和准确性。这种方法需要花费较多的人力和时间，一般只对重要的原始信息进行调查鉴别。
以上三种方法实际上是可以相互补充的。采用分析法，发现原始信息的破绽和疑点，以便更好地消除不真实的因素。因此，在实践中这三种方法往往是结合使用的。
（三）筛选
筛选是信息整理的一个环节，也是一项基础性工作。筛选是对信息的再选择，表现为对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去粗取精，去伪存真，摒弃虚假和无效的信息，提取真实、有价值的信息。其具体方法有如下几种。
1.看来源
不同来源的信息，重要性不尽相同。上级形成的信息带有全局性、综合性和权威性，而同级和下级形成的信息主要起参考作用。秘书要从多种信息来源中把握重点单位、部门和人员的信息。
2.看标题
信息的标题一般可以反映信息的内容和价值，秘书要认真分析标题，把握信息的主题，根据信息的标题确定信息价值的大小。
3.看正文
先浏览正文，了解其主要内容，初步确定是全部选用，还是部分选用，甚至不用，即初选。
初选后，对拟用信息再认真阅读，判断是否有价值。如果可用，再看有无内容不准确、不完整和表述不清楚的问题。
最后，对经过筛选的信息分别处理：对选中的，分轻重缓急进行信息的加工处理；对暂时不用但可以备查的信息，进行暂存；对不用的信息，按有关规定进行暂存、移交或销毁。
4.决定取舍
决定取舍就是对信息进行严格的选择，从中挑出能满足需求的信息以及对工作具有借鉴作用、参考作用的信息，舍去虽真实但无用的信息。要注意：一是要突出主题思想，凡是与反映信息主题无关的资料，要剔除；二是要注意典型性，从大量原始信息中挖掘出能揭示事物本质的典型信息；三是要富有新意，尽可能抓住反映客观事物新变化的信息；四是要具有特点，从各种事物的实际出发，有所侧重地开发信息。
决定取舍常常会遇到几份信息反映同一类问题的情况，在这种情况下信息取舍可采用两种方法：
（1）将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料。
（2）择优录用，选择宏观的，淘汰微观的；或是选用典型的，淘汰一般的。
（四）校核
为了消除信息资料中不真实的因素，必须善于识别，就是对收集到的信息所涉及的有关问题进行审核查对，这就是信息校核法。信息校核常用的方法有以下几种。
1.溯源法
首先要溯本求源，如尽量找到具有第一手资料的现场和掌握第一手资料的人；然后核对有关原书、原件等原始资料，并查对其主要参考文献；最后按信息内容所叙述的方法、步骤，自己重复一次试验或演算，这样可以从本质上找到错误所在。
2.比较法
比较就是对照事物，比勘材料。有些信息由于主观条件所限是难以溯源的，这时可采用比较法，即比较各种人的材料、各种时间的材料、各个方面的材料，在某一事实上，说法、结论是否一致。如果一致，则基本上可以得到证实。如果各种渠道的材料与所收集的信息相佐，就需要进一步核实。
3.核对法
核对法即依据直接的、最新的权威性材料，进行对照分析，发现并纠正信息中某些差错。比如用《中国统计年鉴》来对照某一部门的年终统计资料；用国家颁布的标准化规定来对照某些产品的标准化程度等，就是核对法的具体运用。一般来说，口头材料的可靠性不如文字材料，文字材料的可靠性不如物证材料。
4.逻辑法
逻辑法即对信息中所表达的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现问题和疑点，从而辨别真伪。例如，同一材料前后矛盾，依据逻辑学中的“矛盾律”，我们就可以断定其中一个错了，或者两个都错了。通过分析，就容易发现其中不真实的因素。
逻辑法的好处，就在于它一般不需要借助于其他手段，从原始信息资料本身就能很快地发现某些差错。
5.调查法
调查法即对信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场调查来验证它的真实性和准确性。应对要素不全、揭示事物本质不透彻的信息进行追踪调查，补充完善，深度挖掘，加工成具有一定深度的信息。
6.数理统计法
数理统计法即对原始信息资料中的数据进行定性分析，运用数理模式进行计算鉴定，看其数据计算是否准确，分类是否合理，是否和结论一致等。
（五）编写
信息资料的编写是信息整理的最后一道程序，经过这一道程序，信息就要以成品的面目出现，所以编写工作显得特别重要。信息资料的编写与公文写作的要领大同小异，所不同的是，信息资料的编写要更加言简意明、短小精悍，要能用极少的文字反映最大的信息量。编写一篇好的信息资料应做到以下几点。
1.主题集中
在编写信息资料时，要紧紧围绕主题加以提炼、浓缩，即信息表达要精练。在一般情况下，一篇信息资料只能有一个主题，表达一个中心思想，论述一个观点。
这样才能做到目的明确，重点突出，把事情说深说透。信息资料的编写切忌贪大求全，面面俱到，以致枝蔓横生，把主题淹没了。
2.标题鲜明
标题是信息内容的概括。信息资料的标题既要尽可能做到直截了当、言简意赅，又要力求形象、生动、鲜明、准确，起到画龙点睛的作用。信息的标题要以信息的具体事实为内容，通常是一个完整的句子，而且较少文学色彩。有些简讯之类的信息可以不设标题，但也应有导语，把内容概括地提示出来。导语应鲜明、简练。