书城管理团队制胜:打造高效能团队的关键力量
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第19章 勤于交流,善于沟通:让沟通成为上下和谐关系的纽带(1)

领导者与下属之间的沟通固然重要,但队员与队员们之间的沟通也不能忽视。矛盾化解需要沟通,工作交流需要沟通。沟通是一门艺术,培训你的队员,让他们娴熟地运用沟通技巧,这样必能省去很多不必要的麻烦。

力量之四十一、创造交流环境,鼓励沟通

【前沿理论】

在这样一个社会大背景下,我们已经没有必要再强调沟通的重要性,因为沟通的重要性已经是家喻户晓,良好沟通能解决很多不必要的麻烦,甚至能解决很多避不开的麻烦。但说的往往比做要容易得多,团队中,很多人或羞于与人沟通,或常以畸形的方式与人沟通,这些对于团队的发展都产生了极为不利的影响,身为领导者,必须要在团队内部创造良好的交流氛围。从自身做起,以建立良好的沟通机制,帮助员工之间进行良好有效的沟通,进而发展团队。

沟通其实说白了就是交流,曾经有一位飞行员去参加一个谈话节目的录像。一开始他只是在和主持人作问答游戏,甚至有些无话可说。

这时主持人机智地想到了一个问题:“当你在空中遇到敌人的时候,你会想什么?怎么做?”就是这样一个问题一下子就引起了谈话者的谈话兴趣,以至于节目都无法结束。

主持人的交流技巧我们可以总结为:让对方谈论自己是成功引发谈话者兴趣的重要手段之一。不管是内向还是外向的人,都有他自己所擅长的话题,而这些话题应该是他们所熟悉的事物,那么他们的工作和生活应该是他们最熟悉的了。

每个人擅长和关心的话题各有不同,在谈话的最初阶段,我们不可能一下子就找到谈话者的兴趣、爱好。但是有一种话题,也就是被称为社会的焦点问题,在某种程度上是可以激发谈话者的兴趣。很多时候这种热门话题,常常会很快地拉近与陌生人之间的距离,使交谈得以顺利进行。在沟通与交流中,成功交谈既可以达到一种目的,又可以进行心灵的交流,因此交谈中所涉及的内容应该非常广泛。为了避免交谈出现沟通中断的现象,我们必须从交谈一开始,就尽可能从对方谈话的细枝末节中,掌握各方面的基本情况。

【案例诠释】

最近公司很忙,董事长已经连续开会好几天了。尽管知道董事长在开会,但秘书还是不禁有些怀疑董事长是不是被人绑架了!其实这几天秘书也很烦,因为董事长的开会,所以很多事情都得需要她来处理,但没有经验的她又怎么能处理好呢?所以公司里现在已经堆积很多批文了!再加上处处小心出错,所以秘书也已经疲惫的想要什么都不去管,然后好好的睡上一觉了。

这天早上,秘书正在整理一个新的文件,这时电话响了起来。

“纯子,帮我查一下有多少人在华盛顿的博西工作。还有他们上层领导者的性格以及爱好等等。星期三董事长开会的时候要用到这些资料。我希望你能准备的充足一些。以应付不时之需。”

放下电话的纯子马上拿起电话。“是华盛顿分公司吗?我需要博西的资料,包括员工的名单,上层的性格、爱好,恩,最好是全方位的。董事长需要这些档案。另外时间有些紧迫,最好是在两天内整理好,然后发邮件过来。”

而远在华盛顿的分公司的秘书将纯子的话完完整整的转达给了经理,结果可想而知,整个分公司瞬间就忙碌了起来。

第三天的早上。从华盛顿发过来的航空邮件终于到达了。心急的纯子在领邮件的时候傻眼了,因为在她眼前整整有五大箱邮件,上面都写着“重要档案”。

团队没有默契,不能发挥团队绩效,而团队没有交流沟通,也不可能达成共识。身为领导者,要能善用任何沟通的机会,甚至创造出更多的沟通途径,与成员充分交流。惟有领导者从自身做起,秉持对话的精神,有方法、有层次地激发员工发表意见与讨论,汇集经验与知识,才能凝聚团队共识。团队有共识,才能激发成员的力量,让成员心甘情愿地倾力打造企业的通天塔。领导之间、领导与团队之间,沟通是形成领导力的基础。

【管理箴言】

成功领导者在团队建设的过程中非常注意沟通,认为沟通是永无止境的,企业成功源于沟通。团队成员要有强烈的沟通意识,沟通无极限,这是一种态度,而非一种技巧。一个好的团队肯定要经常交流,需要无时不在地沟通,从目标到具体的工作细节,甚至到人际关系等等,都在沟通的内容之列。

沟通的目的是为了达成共识,而实现沟通的前提就是让所有员工一起面对现实,共同参与,让大家都知道事实的真相。这样才能统一思想认识,从而解决问题。

沟通的行为和过程在团队建设中相当的重要。世界上所有的管理工作都是借助于沟通才得以顺利进行,沟通是实施各项管理职能的主要方式、方法、手段和途径。沟通不仅存在于横向的管理活动的全部过程,而且更存在于纵向的管理活动的各个层次。

可以说,沟通是管理的核心和灵魂。没有沟通,就没有管理上的创新,就没有良好的人际关系,没有沟通,管理就是空中阁楼、是呆板和迟疑的一个过程。显然,沟通是维持团队良好的状态,保证团队正常运行的关键过程与行为。当团队的运行或管理出现了新问题,部门之间,领导者之间,也就是广大职工之间必须通过良好有效的沟通,才能找准症结,通过分析、讨论、拿出方案,及时将问题解决。

建立一个鼓励交流和沟通的环境,就是让每个团队成员了解团队的现存问题、工作业务的进展情况等等,也就是信息共享。马斯诺理论早就告诉了我们,人有自我价值实现的需要、地位和受人尊敬的需要。只有让员工感觉自己得到了旁人的尊重和信任,他才会积极主动地努力工作,争取更好的成绩。

力量之四十二、沟通的前提必须是平等和信任

【前沿理论】

关于沟通,有这样一个小故事:一把坚实的大锁挂在铁门上,一根铁杆费了九牛二虎之力,还是无法将它撬开。钥匙来了,它瘦小的身子钻进锁孔,只轻轻一转,那大锁就啪地一声打开了。铁杆奇怪地问:为什么我费了那么大力气也打不开,而你却轻而易举地就把它打开了呢?钥匙说:因为我最了解他的心。

挡在领导者和员工心中的那把锁其实就是二者之间的矛盾。充分发挥沟通的作用,来解决团队内部的矛盾和问题。作为领导,要尽可能多与大家进行交流和沟通,最好是一对一,面对面的互动沟通,使员工能够及时了解管理者的所思所想,领会上级意图。

在团队中,员工们参与的越多、知道的越多,理解就越深,对团队也就越关心。一旦他们开始关心,就会爆发出以前没有的热情和积极性,形成强大的力量,任何艰难险阻也不能阻挡他们。这正是沟通的威力所在。如果领导不信任自己下属,不让他们知道团队的现状或工作的进展,不去告诉员工,甚至员工主动提问也不回答,那轻则员工会带着情绪工作,造成团队部门的工作效率下降;重则使管理者和被管理者,形成相互不信任的敌意,产生严重隔阂,无法达成共识,

在团队中,团队成员如何实现良好的和有效的沟通呢?其实,良好沟通的要点是真诚、理解、平等、尊重、认同和适应。任何一个人都不要以自我为中心,要换位思考,通过换位思考,站在对方的角度考虑问题,才会有了理解和认同以及适应来作为沟通基础,加上尊重、真诚、平等和大家的目标一致,顺利沟通有什么困难可言?

【案例诠释】

决策是领导做的,但有效的沟通才能顺利执行,沟通不到位只会让执行者按照自己的意思去执行,很难和原有的预想达到一致,如此走弯路的结果很有可能导致企业的内耗!长此以往,企业就会因为恶性循环而倒闭。其实执行是最繁琐的一件事,它所消耗的人力和物力都是最大的,也是最容易出现偏差的。面对这样的难题,我们只要做到公开的沟通,大胆交涉,坚决执行。这三步就完全可以了。

菲律宾有一家纤维厂产品很畅销,企业效益也很好。

一次主要领导通过国内外考察,惊愕的发现该产品两年后必然会因为加入WTO而面临国外产品冲击的危险!危机的意识让这名领导马上做出决定:立即引进新的生产线,生产新产品。

可惜的是,想法是好的,但资金根本没有那么多,如果靠时间累积的话,那么只能是徒劳的,领导者为此焦虑不安!

一天他在回家的路上碰上了一个现场捐助活动,这给了他灵感,资金不足可以要求全厂员工集资!人的想法一旦生成,就无法抑制了。

第二天,一项新的要求在厂里出现了,每个员工都必须为工厂集资,如果有不集资者,轻则扣除奖金,重则下岗。

面对这样的条款职工怨声载道,产生强烈的抵抗情绪,认为那是领导好大喜功,结果酿成大规模上访事件。

无奈之下,厂里只好取消了这个集资计划。两年后果然受到了市场冲击,全厂上下都很后悔。这就是因为厂领导事先没有跟员工深入地沟通所致。

如果这名领导能够将自己所发现的危机告诉员工,那么就不会出现这样的悲剧了,就因为领导者的不平等让公司承受了最大的冲击。

作为一名企业管理者,要尽可能地与员工们进行交流,使员工能够及时了解管理者的所思所想,领会上级意图,明确责权赏罚。避免推卸责任,彻底放弃“混日子”的想法。

而且,员工们知道的越多,理解就越深,对企业也就越关心。一旦他们开始关心,他们就会爆发出数倍于平时的热情和积极性,形成势不可挡的力量,任何困难也不能阻挡他们。这正是沟通的精髓所在。

沃尔玛公司的股东大会是全美最大的股东大会,每次大会公司都尽可能让更多的商店经理和员工参加,让他们看到公司全貌,做到心中有数。萨姆·沃尔顿在每次股东大会结束后,总会和妻子邀请所有出席会议的员工到自己的家里举办野餐会,在野餐会上与众多员工聊天,大家一起畅所欲言,讨论公司的现在和未来。

萨姆·沃尔顿认为让员工们了解公司业务进展情况,与员工共享信息,是让员工最大限度地干好其本职工作的重要途径,是与员工沟通和联络感情的核心。而沃尔玛也正是借用共享信息和分担责任,满足了员工的沟通与交流需求,达到了自己的目的:使员工产生责任感和参与感,意识到自己的工作在公司的重要性,感觉自己得到了公司的尊重和信任,积极主动地努力争取更好的成绩。

【管理箴言】

让大家畅所欲言:知无不言,因为我们大家拥有共同目标。言无不尽,还要保持良好的气氛,不要指责和伤害别人。

从人性的角度讲:良好的交流气氛不但可以提高员工情绪和工作质量,也能使团队有更多的创新精神。鼓励员工相互交流各自的见解、顾虑和情绪,确实是一项艰难的工作,因为员工们要考虑方方面面的利益问题。

为了赢得这个挑战,我们必须集中关注四个关键问题:使交流成为团队里的优先事项,领导和每个成员都重视交流;在团队内可以有不同的声音,但对外部都是一种声音;为员工提供同管理层交谈的机会,建立信任的氛围;本着对工作高度负责的态度和对事不对人的态度对待交流和沟通。

当然,要想突破沟通障碍,是团队所有成员特别是管理者将要用心去做的事。团队领导要在团队内部营造一种开放坦诚的沟通气氛,使员工之间能够充分沟通意见,每个员工不仅能自由地发表个人的意见,还能倾听和接受其他员工的意见,通过相互沟通,消除隔阂,增进了解,。在团体内部提倡心心相印、和睦相处、合作共事,反对彼此倾轧和内耗。

沟通是打造成功的团队和构建社会主义和谐社会的需要,笔者认为要掌握技巧,力求会谈气氛和谐融洽,保持双方平等互助的立场,赢取对方的尊重与承诺。态度应诚恳亲切,把握下属优点,适时巧妙地赞扬,在团队中少批评,多表扬,慎用惩罚。

沟通是一件艺术性的工作,在进行前要做好准备,熟悉注意事项;在进行中,既要遵循一定的程序和方式,又要掌握一定的技巧。其核心为:建立多途径和长期有效的沟通机制,上级要始终把自己放在平等、协助的位置上。下级要将自己的真实想法告诉上级。如果管理者能把管理的过程视为沟通的过程,视为相互间不断回旋交流的过程,把教训和命令转为留心与倾听,养成换位思考的习惯,学会使用多种沟通表达的路径,就可以鼓励和调动员工积极的心态,达成沟通平台,换来知无不言、言无不尽、以心换心、以诚换诚的好局面。良好沟通使团队建设更成功,事业更得到发展,同时也是对构建社会主义和谐社会,建设社会主义物质文明、政治文明、精神文明的支持。

力量之四十三、有效的机制才能保障沟通

【前沿理论】

企业的发展就像一个国家的发展史,当国家没有了道德和法律的约束就会被新的王朝代替。同理,一个企业如果没有健全的机制,就会显得混乱不堪。而在企业内部,有效的沟通就是一个建立健全机制的保障!是运行企业这个大机构的主要配置,那么,我们该如何去保证有效的沟通呢?所谓的有效沟通又是什么呢?

所谓有效的沟通,指通过听、说、读、写等思维的载体,通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式以准确、恰当地表达出来,以促使对方接受。通过这个定义我们可以了解到,想要沟通其实并不难,难的是,你的胆量和胸襟是不是可以承受住别人的沟通。

如果一个企业想要真正的发展起来,就必须要有一个实现沟通的承载物!无论是团队内的公开信箱还是建议奖励制度都必须要存在一个以达到随时了解企业动态的发展形势。

在团队里,要进行有效沟通,必须明确目标。对于团队领导来说,目标管理是进行有效沟通的一种解决办法。在目标管理中,团队领导和团队成员讨论目标、计划、对象、问题和解决方案。由于整个团队都着眼于完成目标,这就使沟通有了一个共同的基础,彼此能够更好地了解对方。即便团队领导不能接受下属成员的建议,他也能理解其观点,下属对上司的要求也会有进一步的了解,沟通的结果自然得以改善。如果绩效评估也采用类似办法的话,同样也能改善沟通。

【案例诠释】

一天晚上,索尼董事长盛田昭夫按照惯例走进职工餐厅与职工一起就餐、聊天。

他多年来一直保持着这个习惯,以培养员工的合作意识和与他们的良好关系。这天,盛田昭夫忽然发现一位年轻职工郁郁寡欢,满腹心事,闷头吃饭,谁也不理。