别人为什么会提这样的意见？按照他的意见会不会做得更好？自己有没有可能做得更好？如果这样想，那你一定能进步。
3.不要寻找替罪羊
不要试图争辩、迁怒他人或是矢口否认，解释往往会被看成借口。保持职业化的姿态，说：“我会认真考虑大家的意见。”
4.清楚自己的局限性
或许人们指责的事和你并不相干，你却因它而受到批评。也可能真正要讨伐的对象是公司的政策，或是整个部门对某个项目的努力程度，那就别让自己委曲承担责任，努力把事情澄清。
小细节 好人生
如何向上级提出批评，是很要讲究批评的技巧的。
1.把握批评的时间。如果当时上级领导的情绪比较激动、心情不太好，自己就要忍耐一下，待到他头脑冷静、心情舒畅时，再在心平气和的气氛中阐述意见。
2.选择批评的场合。首先应当尽量选非正式场合，这样上级领导的回旋余地大。其次要尽量使气氛轻松一些。气氛严肃容易使上级领导产生戒备和反感心理。
3.注意批评的方式。一要尽量以个人身份而不是以工作身份去进行。当你以晚辈、熟人、朋友的身份去向上级领导提出批评时，上级领导一般比较容易接受。二要尽量以间接方式而不是以直接方式去进行，对于那些容易发生冲突或容易让上级领导失面子的事情，采用这种方式，效果较好。
详细记录会谈内容
会议进行中，需要进行会议记录。在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。
会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录，就要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种。对会议记录而言，音录、影像录通常只是手段，最终还是将录下的内容还原成文字。
会议记录的要求归纳起来主要有两个方面：一是速度要求，快速是对记录的基本要求；二是真实性要求，纪实性是会议记录的重要特征，确保真实是对记录稿的必然要求。真实性的具体要求有：准确——不添加，不遗漏，依实而记；清楚——首先是书写要清楚，其次是记录要有条理，突出重点。
会议记录应该突出的重点有：会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动，会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解，权威人士或代表人物的言论，会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论，会议已议决的或议而未决的事项，对会议产生较大影响的其他言论或活动。
虽然会议记录应当由会议秘书来做，但是如果有一天上司决定由你来负责会议记录时，你应该知晓以下的一些细则：
1.记录讨论的要点
在会议的进行中，经常要进行许多讨论。会议记录并不是要逐字记录会议内容，一般只要记录下讨论的要点即可。
具体来说，你应当记录会议的时间和地点、与会者姓名（如果适当）、提出的全部项目（但不必包括讨论的细节）以及作出的全部决定、协议和任命。在会议过程中要做笔记，然后再据其写出完整的备忘录。备忘录必须公正、风格简明、清晰准确。准确是很重要的，特别是当会议记录可能作为以后辩论的依据时。
2.逐字录音和修改
会议进行中，可以借助录音设备对会议的内容进行录音，特别是决议和修正案，一定要一字不漏地进行录音，这样在会后整理记录时，可以有充分的依据，便于逐字修改。
要注意录音机摆放的位置，不要离发言人太远，以免录出的声音太小；也不要离发言人太近，以免声音过大听不清楚。
3.会议记录的宣读和修正
在会务进程中的适当时间内，会议主持人会请秘书宣读会议记录，有时也可延期或取消宣读会议记录。但延期宣读记录会使错误难以发现。
秘书宣读记录后，主持人问：“对记录有什么修正吗？”问后应稍等一下。如有修正，修正意见又经过全体一致通过，主持人应说：“如无反对，×先生所指出的错误将予改正。”
如果所提修正未获一致通过，主持人不需等待别人动议即可诉请投票，以决定是否应该修正。
如有小修正，秘书应立即用笔在会议记录原本旁边加以注明，并附上签名。如有大修正，要作为附录插在会议记录有错的那一页。修正声明要在会议记录上记下来作为批准的证明。如果会议记录的错误在以后才被发现，则由大会修正。修正和最后批准会议记录是大会的任务。
如果由常务委员会办理会议记录，通常在修正后要在会议间歇期间向组织报告。在证明记录无误的委员会会议上，可以一致同意或多数票批准会议记录。
会议记录归档后，只能修正错别字和标点符号，其他修正要得到大会的批准。
有些组织在每次会议后把会议记录复本分发给公众研读，以便下次会议时修正。
4.会议记录的批准
会议记录如无修正，或已修正好了，可由会员提出议案，批准这份修正稿；或者由主持人请大家投票通过；或者由主持人声明：“如无其他修正，已修正的记录将获批准。”
会议记录获得大会批准前只是秘书的记录稿，但批准后的记录，秘书要在记录最后写上“批准”两字，再签名及注明日期，这样才能成为会议的正式记录。有些组织要求会长也签名，有些则要求会长和秘书在记录的每一页上都标注他们的签名。
5.打印批准后的会议记录，发至会议成员过目这方面的工作任务主要有：
（1）整理并制发会议纪要
许多公司在会议结束之后要印发会议纪要，使与会者对于贯彻会议精神有个依据。会议纪要若能在会议结束前写出初稿来，向到会代表征求意见，当然很好。如果不能这样做，在会后整理也是可以的。整理会议纪要的主要依据是会议工作报告及其讨论情况。
（2）整理会议全套文件归卷
会议全套文件，指会议通知，会议上发放的文件资料，会议记录和简报，会议总结，会议纪要，会议现场照片和录音、录像等。
（3）检查会议精神的贯彻执行情况
这方面应包括会议精神的传达情况，执行会议精神的实际活动情况和效果等。发现问题或者发现效果明显，都要及时向领导人汇报，并要采取措施解决出现的问题或推广经验。
小细节 好人生
会议记录有两种方法：一种是摘要记录，一种是详细记录。
一些日常性的工作会议多采用摘要记录，摘录要意，如发言要点、结论、会议通过的决议、决定等。会议的重点一般都是领导的发言、会议的决定、决议。
重要的会议多采用详细记录的方法。详细记录要求有言必录，不仅要记录要点，而且要按照原话记录下论述要点的材料和论证。为了快速准确和全面详细，记录中可采用速记符号或借助录音机，会后再进行整理，但原始记录和录音磁带应做原始资料保存。
能否做好会议记录，不仅要求记录人员有认真、负责的精神，而且记录人员还必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨，否则不可能迅速地对会议内容做出完整准确的记录。
§§§第五章 有效沟通，畅通无阻的电话细节
在职场中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者自己和所在的单位塑造一个电话形象。所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等的集合。这些细节不仅能真实地反映出个人的整体素质，而且往往决定着许多重要事情的成败。
充分运用声音的感染力
在打电话时，对一个人形象影响最大的，当首推自己的声音。在电话中声音具有很强的感染力。
一般所谓的“美丽的声音”，大多是指声音清脆响亮。当然，低沉的声音也自有其魅力，如果与词语明确和口齿清晰比较的话，响亮的声音是比较占优势的。
值得注意的是：在电话中过高的声音会使人觉得好似鸡鸣，而过低的声调又让人感觉像含了一个鸡蛋在嘴里似的，含糊不清。音调要恰到好处，才会给人悦耳的感觉。
有些人一讲起电话，分贝就无形中提高了，像打雷一样，不知道对方早已把听筒拿到离耳朵十几二十厘米远，否则耳膜都将被吼破。而有些人的声音又如猫叫，总是让人不断地反问：“什么？再说一次！”这将引起对方的厌烦。所以声音太大太小都不好。
适中的声音要比过高、过低的声音更容易让人接受，容易留给对方好印象。因此，接听电话时，声音要比平常高一点，音量适中，大概是与距离1米左右的人所交谈的音量，咬字尽量清楚，千万不要让对方听起来劳心费神。
另外，在打电话时，要注意自己所使用的语言和语气。在这个方面，漫不经心、随随便便、过分放任自己，都是不好的。在接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定之规。接电话时所讲的第一句话，常见的有三种形式：
第一种是以问候语加上单位、部门的名称以及个人姓名。它最为正式。
第二种是以问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。
第三种是以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是，不允许接电话时以“喂喂”或“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀”，这样一来，别人在厌恶之余就不会轻易接受你。
因此，在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然。嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。这样就不会使对方接听电话时因话音过高或过低而感到不便了。
让电话传递你的微笑
每个人都希望别人用微笑来迎接他，即使在电话中，在看不见彼此的情况下，微笑也有巨大的作用。
美国的联合航空公司曾有一个世界纪录，那就是在1977年载运了数量最多的旅客，总人数是5566782。
联合航空公司宣称，他们的天空是一个友善的天空、微笑的天空。的确如此，他们的微笑不仅仅在天上，而是从地面便已开始了。
有一位叫珍妮的小姐去参加联合航空公司的招聘，最后她被录取了，你知道原因是什么吗？那就是因为珍妮小姐脸上总带着微笑。
令珍妮惊讶的是，面试的时候，主试者在讲话时总是故意把身体转过去背对着她。你不要误会这位主试者不懂礼貌，而是他在体会珍妮的微笑，因为珍妮应聘的职位是通过电话工作的，是有关预约、取消、更换或确定飞机航行班次的事情。
那位主试者微笑着对珍妮说：“小姐，你被录取了，你最大的资本是你脸上的微笑，你要在将来的工作中充分运用它，让每一位顾客都能从电话中体会出你的微笑。”
人们常说“伸手不打笑脸人”“相逢一笑泯恩仇”，可见这一笑的威力有多大。打电话也是一样，即使在电话里对方看不见你，但是愉悦的笑语会使声音自然且轻快悦耳，因而会给对方极佳的印象；相反若是板着脸，声音自然沉闷，无法让对方产生好感。因此，在给客户打电话时一定要笑出声来，否则就会像在黑暗中给绝世佳人暗送秋波一样，自作多情、徒劳无益。在声音中带有笑意，并且笑出声来，这是一招很有杀伤力的自我推销技巧。因为人是追求美和快乐的动物，笑声则传达了你的快乐，电话那端的客户当然愿意和一个快乐的人交谈。
微笑确实可以改变我们的声音，同时也可以感染在电话线另一端的人。你的微笑不仅可以使自己充满自信，同时也将欢乐带给了客户。
小细节 好人生
要在通电话时展现你的微笑，首先要认识到每个电话都是一个友好的访问，而不是对你私人空间的侵犯。
你对待每个电话必须就像是对待你最好的朋友和喜欢的客户，无论打电话还是接电话，拿起话筒，你就应该面带微笑，用柔和的语气清楚地说：“您好！”或者在接听电话之前就微笑，先笑笑再接听电话，以便通过声音让对方感觉到你友好的态度。
在电话中，要常抱着“对方能看到我”的心态去应对。不管何时，只要笑容可掬地接听电话，声音自然会把明朗的表情传达给你的客户。
用你的热情让对方喜欢上你
让每一个与你通话的人都感受到你的亲切与热忱，这是一名卓越员工应必备的素质，它体现的是整个公司的形象和魅力。
请记住：想要让通话的人对你和你的公司有一个良好的印象，你首先要在自己身上注入热情的血液，试想，一个连自己都不能打动的人，又如何能打动别人的心？我们可能会因为电话中对方无情的拒绝而顿生沮丧，但我们绝不能因此而放弃热情。
如果你没有足够的热情，下面的乔·吉拉德热忱训练四部曲，将会对你有所帮助：
1.要对某件事十分在乎，这其实是在为培养热忱而暖身。
2.把你的兴奋大声地表现出来。早晨醒来，告诉自己：“要快乐哟！”你就会真的变得很快乐。因为上天给了你一个很棒的礼物——全新的一天，你要让今天过得比昨天更好。
3.利用“充电器”。找一个能让你充电的对象，他必须是天生的赢家，是个强者。在你能量不够时，他能给你力量。
4.以童心看世界。不管你年纪有多大，都要用充满好奇的童心看待整个世界，要随时保持热切期待的心态。孩子们总是抱着渴望、好奇的态度，觉得这个世界充满了惊奇和未知。每一天对他们来说都是探险，所以，他们总是全身心地投入到每一天。这种态度值得成年人学习。保持孩童般的热忱，学着全身心投入到每一天。
要锻炼你的热忱，它和你每天的体能运动一样重要。你想尝到成功的滋味，想让别人喜欢你、尊敬你、接受你，关键因素只有一个——热忱。
如果你在电话中缺乏热情，你就该警惕，到底是哪个环节出现了问题，然后努力去克服它，保持高度的热情。
小细节 好人生
如何让你的电话充满“热情”呢？这首先取决于你对对方的兴趣和感情。
心理学家亚得格认为：“对别人不感兴趣的人，生活中遇到的困难最大，对别人的损害也最大，所有人类的失败，都在这些人中发生。”
被誉为魔术之王的塞斯顿认为自己成功的经验有两条：首先懂得人情，其次对人有真实的感情。每次他上台演讲前，他都反复地对自己说：“我爱我的听众，我将尽力把最好的给他们。”
注意，如果你在电话中对客户没有太大兴趣，那么客户就不会购买你的产品。热情在某种意义上来说，相当于一种载体，它在传递你对所推销产品的信心和满意度。
在铃声响起的5秒钟内接起电话
“世界级的电话政策”规定：必须在铃声响起的5秒钟内接听电话！
这一“政策”能够一直得以保留，其实是令人悲哀的，因为这恰恰说明在众多公司里，人们仍然没有认识到尽快接听电话的重要意义。