5.3.1 公文筐测验概述
1）公文筐测验的含义
公文筐测验，又叫文件筐测验，是评价中心用得最多、也是最重要的测评方法之一。公文筐测验是模拟实际工作中管理人员分析资料、处理各种信息，以及做出决策的一系列活动。例如，某测验描述了某公司所发生的实际业务、管理环境，提供给被试的信息包括涉及财务、人事备忘录、市场信息、政府的法令公文、客户关系等十几份甚至更多的材料。测验要求被试以管理者的身份，模拟真实工作中的想法，在规定条件下（通常是较紧迫困难的条件，如时间与信息有限、独立无援、初履新任等），对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告。
通过观察被试在规定条件下处理公文的行为表现和书面作答，评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。这些呈现的材料通常是放在公文筐中的，因此得名公文筐测验。
2）公文筐测验的特点
公文筐测验把被试置于模拟的工作情境中去完成一系列工作，与通常的纸笔测验相比，显得生动而不呆板，较能反映被试的真实能力水平。与其他情境模拟测验，如无领导小组讨论相比，它提供给被试的背景信息、测验材料（文件材料及问题）和被试的作业（答题）都是以书面形式完成、实现的，这样，一方面考虑到被试要在日常工作中接触和处理大量文件的需要，另一方面也使测验便于操作和控制。
公文筐测验的特点在于：
（1）具有灵活性，可以因不同的工作特性和所要评估的能力而设计题目；
（2）作为一种情境模拟测验，它可以对个体的行为做直接的观察；
（3）由于把人置于模拟的工作情境中去完成一系列工作，为每一个被试都提供了条件和机会相等的情境；
（4）它能预测一种潜能，这种潜能可使人在管理上获得成功；
（5）由于公文筐测验能从多个维度评定一个人的管理能力，它不仅能挑选出有潜力的管理人才，还能训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始。
在实践中，公文筐测验除用作评价、选拔管理人员外，还可用于培训，提高管理人员的管理技巧、解决人际冲突和组织内各部门间的摩擦的技巧，以及为人力资源计划和组织设计提供信息。
3）公文筐测验考察的维度
公文筐测验所要测评的能力，定位于管理人员从事管理活动时，正确处理管理问题、有效进行管理决策所具备的能力。具体来说，要考察以下五个维度：
（1）工作条理性。公文筐测验是要处理一系列没有次序的文件，所以需要被试能系统地事先安排和分配工作，不能毫无章法地处理。
（2）计划能力。表现好的被试能非常有效地提出处理工作的切实可行的方案。
（3）预测能力。该维度考察的内容包括：预测的质量、所依据的因素、可行性分析。
（4）决策能力。该维度考察的内容包括：决策的质量、实施的方案、影响因素。
（5）沟通能力。考察被试的思路清晰度、意见连贯性、措辞恰当性。
4）公文筐测验的取材
在测验材料的设计上，主要围绕管理人员的实际工作要素取材。公文筐测验考察的是实际解决工作中问题的能力，只是这种能力表现是通过笔试方式，而不是具体行为方法表现。所以，在公文筐测验中避免纯管理技术知识和业务性知识的测试，这也符合管理人员的管理能力主要取决于自身素质基础、社会实践经验、所掌握的有关知识三方面交互作用和整合的认识，故如以偏重知识性的或经验性的具体能力为主要测评内容，则很难以保证较好的评价效果。
“知识链接5—1”
公文筐测验样例
认真细致、逐字逐句地审读卷首的情境介绍与答题要求。
在处理每份文件时：
是否全面掌握事件的各种有用的信息；是否弄清了事件所涉及的人、事、物及其发生的时间和地点；是否依据文件所提供的事实，对存在的问题做出正确的判断，抓住了事件的主线；是否能提出解决问题的基本思路，分清轻重缓急，做出正确的决策；是否能恰当授权，提出解决问题的具体的方式和方法。
纸笔公文筐测验举例背景信息：今天是2007年11月28日，恭喜你有机会在以后的1个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，你将在他回来之前，全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处——人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。
问题情境：现在是上午9点，在听取了下属的工作汇报、做好今天的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。
文件示例：
刘经理：
您好！
我是某某软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。按照合同规定，我们曾商定过，9月份之前完成对贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。
分析提示：公文处理的几种可能性：
1）先做如下处理，再考虑约见乙方。
（1）授权下属进行详细情况的调查；
（2）了解软件的实践运行情况；
（3）了解培训未能进行的原因；
（4）要求下属提供详细的书面调查报告，围绕合同内容，做好与乙方沟通前的准备；
（5）建议财务等相关部门做好实施准备，注意该项目实施对公司整体计划的影响；
（6）要求下属完成项目合同中未尽事宜，如做好项目培训实施准备、完善系统等；
（7）遵守合同条款，同时也为本公司不能履行合同提出具体对策或做好谈判的准备；
（8）注意公司形象，考虑到与该公司长期合作的可能性，与对方保持良好的合作关系。
2）回信中道歉并承诺立即解决。
3）暂时不予处理。
4）回信指责对方，坚持培训完成后再付款。
5.3.2 公文筐测验的组织与实施
公文筐测验能考察管理人员的综合性管理技能，尤其是能考察管理人员的胜任能力，也就是针对高层管理者的胜任要求，通过公文筐测验了解其在计划、授权、预测、决策、沟通等方面的管理能力，特别是表现在处理综合各类业务信息、审时度势、处变不惊、运筹自如等方面的素质。
1）公文筐测验的实施对象
公文筐测验考察的能力定位于管理人员从事管理活动时，正确处理相关的管理问题、有效地履行管理职责（包括计划、组织、预测、决策、沟通等）所具备的能力。因此，它需要被试具有对多方面管理业务的整体运作能力，包括对人、财、物、信息等多方面的控制和把握。基于以上要求，公文筐测验的适用对象为企业的中、高层管理者。利用公文筐测验可为企业有效地选拔中高层管理人员，或考核现有管理人员。
2）公文筐测验的构成
测验由两部分（测验材料和答题册）组成，以纸笔方式作答。
（1）测验材料。提供给被试的资料、信息，是以各种形式出现的，包括信函、备忘录、投诉信、财务报表、市场动态分析报告、政府公函、账单等。测验中所用的材料一般共有10份，每份材料上均标有材料编号，材料是随机排放在公文筐中的，被试在测验的各个部分都要用到这些材料。
（2）答题册。答题册供被试对材料写处理意见或回答指定问题，是被试唯一能在其上写答案的地方，评分时只对答题册上的内容进行计分。答题册包含总指导语和各分测验的指导语。它提供了完成测验所需的全部指导信息，完成各分测验所需的指导语在各部分开始时给出。
3）公文筐测验的实施过程
（1）依据预定的被试人数选择好适宜的测验地点，布置考场。考场环境应安静整洁，无干扰，采光照明良好。由于要处理大量公文，桌面要比较大。如有多人参加，相互之间距离要远一些，以免相互干扰。
（2）准备好测验所用的材料，如测验材料、答题册等，保证每位被试有完整的测验材料及用品。允许被试自带计算器。
（3）安排被试入场，并宣布测验注意事项。指导语如下：“请大家注意，为了不影响考试，请大家关闭通讯工具，暂停使用。”
（4）正式实施测验。被试开始作答，计时。
（5）测验时间到，回收测验材料和答题册，测验结束。
4）公文筐测验需要特别注意的事项
（1）公文筐测验的适用对象为中高级管理人员。它可以帮助企业选拔优秀的管理人才或考核现有管理人员，常作为选拔和考核的较后使用的环节。
（2）公文筐测验主要从技能角度对管理人员进行测查，主要考察管理者的计划、预测、决策和沟通能力，所以，在测验处理设计上一定要体现技能操作性任务，避免出现纯知识性问题。
（3）公文筐测验对评价者的要求较高，有必要的话要对公文筐评价者进行培训，让他们能熟练掌握评分尺度，保证测验的效度和信度。
“案例分析5—1”
背景信息：从现在开始，你就是某某集团公司纺织品公司的副总经理。你的正职吴总经理是一位专业造诣颇深、严谨负责的领导，但他最近身体状况不太好，从前天开始在医院接受身体检查，如果情况比较好，估计下周一能够回来上班。所以现在，你需要主持总经理的工作。
问题情境：现在是上午9点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，你来到办公室，总经理秘书已经将需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，总经理秘书会为你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由总经理秘书负责传达。
文件示例：
吴总：
您好！最近我在工作上遇到了一个麻烦。上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题？
分析提示：有几种可能处理方法。
1）回信不谈个人意见，希望下属谨慎处理。
（1）肯定下属的工作，肯定其所得到的奖励；（2）了解是否存在其他原因，并授权下属独立处理该问题；（3）提示下属采取必要措施，不要因此影响当前的工作；（4）建议下属采取合适的沟通方法，使问题明朗化；（5）建议下属公开表扬当事员工，采取必要的激励措施；（6）建议下属在其团队分享自己的培训成果；（7）注意此举对团队其他成员的影响；（8）承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩；（9）建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。
2）回信中不谈看法，回避或拖延问题。
3）不予处理。
4）回信，或建议面谈。肯定下属的工作，肯定其所得到的奖励，自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解。