本章要点：
在PowerPoint2003中创建表格幻灯片时，可以复制Word和Excel中的表格到PowerPoint2003中，或在PowerPoint演示文稿与MicrosoftWord的文档之间建立链接，也可以在PowerPoint中直接利用自己的表格模块创建表格幻灯片。采用不同的方法插入表格时，编辑表格的方法也会有所不同。
在前一章中，介绍了在PowerPoint2003中如何添加和使用图形，在这一章里，将介绍如何添加表格，以及如何对表格幻灯片进行编辑和格式化。通过这一章的学习，读者能够学会如何使用表格来组织幻灯片的各种操作。既可以从MicrosoftWord或Excel中复制已存在的表格或工作表，也可以将新的Word表格或Excel工作表作为一个对象嵌入到演示文稿中。
本章内容包括：
1.插入表格；
2.编辑和格式化表格的基本操作；
3.引用Word中的表格；
4.引用Excel中的表格。
§§§第一节 插入表格
在PowerPoint2003中。可以用Word或Excel的表格模块来创建表格幻灯片。而PowerPoint2003也拥有自己的表格模块，可以直接用它制作表格幻灯片，使制作表格幻灯片变得更加方便、容易。
6．1．1利用表格占位符制作表格幻灯片
当需要将一个表格包含在演示文稿中时，可利用表格的自动版式制作一张纯表格幻灯片。为演示文稿制作纯表格幻灯片十分容易，按下列步骤进行即可。
1.在普通视图中，若想在某个幻灯片后面制作纯表格幻灯片，则要先移动到该幻灯片中。
2.单击【常用】工具栏上的【新幻灯片】按钮，出现【幻灯片版式】任务窗格。
3.在【幻灯片版式】任务窗格中，单击选择一种带有表格内容的版式。然后关闭【幻灯片版式】任务窗格，回到幻灯片视图中。
此时，在PowerPoint2003中就会出现一张新幻灯片。这张幻灯片有两个占位符，即标题占位符和带有表格内容的对象占位符。
4.单击对象占位符中的【插入表格】按钮，出现【插入表格】对话框，如图所示。在该对话框中的【行数】和【列数】微调框中调整或直接输入表格所需的行数和列数。其中行数和列数的最小值为1，最大值是25。若输入的值小于1，它会自动将该数值改为1；若输入的数值大于25，也会自动改为25。
一般情况下，表格的行数不要超过9行，否则表格的范围会超出幻灯片。当然用户可以做一个25行的表格，然后通过缩小单元格的行高来调整表格。但在幻灯片演示时，这样的表格效果会很差。
5.输入行数和列数之后（例如输入列数为6、行数为5。单击【确定】按钮。返回PowerPoint2003的窗口，就会发现5行6列的表格已经生成，并且出现在表格占位符中。
在出现有表格占位符的新幻灯片之后，除了可以用单击对象占位符中的【插入表格】按钮的方法添加表格之外。还可以使用下面的两种方法。
一种是执行【插入】菜单中的【表格】命令，出现【插入表格】对话框。在该对话框中的【行数】和【列数】微调框中输入表格所需的行数和列数。输入行数和列数之后，单击【确定】按钮。
另一种是单击【常用】工具栏上的【插入表格】按钮，此时显示一个4×5网格的下拉列表。然后将鼠标指针移动到列表上，向右下方拖动鼠标，选取一定的单元格范围（被选中的单元格颜色变为蓝色），从而确定要插入的表格的行数和列数。
同样，用这两种方法插入的表格也会自动出现在表格占位符中，并充满整个表格占位符。
6．1．2在表格中输入数据
不论是用哪种方法制作了一个新的表格幻灯片，光标都位于表格左上角第一个单元格内，此时即可在光标位置开始输入文本。
要将光标移到另一个单元格中，可按Tab键，或单击另一个单元格，按Shift+Tab组合键则往回移动一个单元格。
在编辑过程中。用户可用Tab键将光标跳转到下一个单元格，如果其后的单元格包含数据，则单元格中的数据将呈高亮显示，此时可以输入新的数据来替代原来的数据。向单元格输入文本时，可以按Enter键结束一个段落并开始一个新段落。在表格的最后，在单元格的末尾按Tab键，将在表格底部增加一个新行。
文本在单元格的宽度范围内自动换行，换句话说，当输入的文本超出单元格时，输入的下一个单词会自动移到该单元格的第二行。事实上，为容纳下最长的文本，表格中相应的行沿纵向而不是横向扩充。当然，用户还可以自己改变行的高度或列的宽度。
虽然一个单元格可以容纳很长的文本，但应尽量用短文本，这样可避免过多的文本拥挤在屏幕上。最好输入一两个单词，而不要输入长句。在表格中和在图表中一样，文字越简洁越好。
快捷键作用
Tab移动到下一个单元格中。
Shift+Tab移动到前一个单元格中。
→向后移动一个字符，在单元格末尾时移动到下一个单元格中。
←向前移动一个字符，在单元格开头时移动到前一个单元格中。
↑移动到同列的上一个单元格中。
↓移动到同列的下一个单元格中。
当然，在表格中还可以插入其他对象，和在占位符中插入和编辑图形的方法一样，比如图形等。在表格中插入和编辑图形的方法可以参阅第五章。
§§§第二节 编辑和格式化表格的基本操作
当制作完表格后，可以修改它的结构，例如增加、删除、移动和复制单元格、列和行，也可改变列的宽度、行的高度，合并和拆分单元格，以容纳表格的内容。
单击插入的表格，会出现一个【表格和边框】工具栏。
温馨提示：如果单击插入的表格时并未出现【表格和边框】工具栏，说明该工具栏并未被激活。可以在【常用】工具栏和【格式】工具栏上的空白处右击，在出现的工具栏列表中选择【表格和边框】选项。
在PowerPoint2003中，由于没有【表格】菜单，除了在【格式】菜单中执行【字体】和【设置表格格式】命令外。几乎所有的编辑和修改格式操作都由【表格和边框】上的 具栏和快捷菜单实现。
6．2．1绘制表格
在己绘制好的表格中，常常由于某些原因需要对表格中的某单元格进行拆分等操作。此时就可以使用【表格和边框】工具栏轻松实现。假如要把表格的第一个单元格拆分为两个单元格，并在该单元格中输入两栏文本，此时就必须将该单元格一分为二。为此，可以先将光标置于该单元格内，然后单击【表格和边框】工具栏上的【拆分单元格】按钮，此单元格就会一分为二。用拆分单元格的方法只能将一个单元格沿垂直或水平方向上一分为二（由单元格的长宽比决定，例如单元格的长度大于高度，则会沿垂直方向拆分单元格），成为两个单元格。如果要在别的方向将单元格分割开，就必须使用【绘制表格】按钮。
绘制表格的具体操作步骤如下：
1.单击【表格和边框】工具栏上的【边框线型】下拉列表框右边的三角按钮。然后在出现的下拉列表中选择一种线型，绘制的线条将使用该线型。
2.单击【表格和边框】工具栏上的【边框颜色】按钮，然后单击选择一种标准颜色；也可以选择【其他边界颜色】命令，然后在出现的【颜色】对话框中选择一种标准颜色或自定义一种颜色，选择的颜色将用在新绘制的线条上。
3.单击【表格和边框】工具栏上的【绘制表格】按钮，出现一个“铅笔”形状的鼠标指针，将该指针移到表格中要增加线条的一个端点。
4.按住鼠标左键不放，拖动到线条的另一个端点附近，此时会出现一条虚线。当出现的虚线与自己要画的线条相同时释放鼠标左键即可。
画完一条线后，“铅笔”形状的鼠标指针并不会消失，还可以接着画其他的线条。如果不需要再画其他线条，可以再次单击【表格和边框】工具栏上的【绘制表格】按钮或是按键盘上的Esc键，“铅笔”形状的鼠标指针就会消失。还可以在表格中右击，在出现的快捷菜单中，选择【绘制表格】命令，来结束表格的绘制。
将第一个单元格沿对角线方向一分为二后，就可以在该单元格中输入文本了。输入文本时可以用空格键和Enter键来控制文字的位置。
在表格中绘制了线条之后，如果线条画错了或是对线条不满意，还可以随时对线条进行修改。单击【常用】工具栏上的【撤消】按钮或按Ctrl+Z组合键，可以取消一次绘制。
如果并不想取消上一次绘制，只想对以前的某次绘制做一些修改，可以用【表格和边框】工具栏上的【擦除】按钮来擦除表格中的线条。
具体操作步骤如下：
1.单击【表格和边框】工具栏上的【擦除】按钮，出现一个“橡皮”形状的鼠标指针。
2.将“橡皮”形状的鼠标指针移到要擦除的线条上，按住鼠标左键并沿该线条移动，该线条就会变粗、变黑。
3.释放鼠标左键，该线条就会被擦去。
4.重复上面的2、3两步，依次擦去其他的线条。
5.再次单击【表格和边框】工具栏上的【擦除】按钮或按键盘上的Esc键，结束擦除操作。
温馨提示：用“拆分单元格”和“合并单元格”的方法，也可以将一个单元格一分为二
或将两个单元格合并成一个单元。
6．2．2选择单元格、行和列
在对表格进行修改之前，首先应该知道如何选择表格中的单元格、列、行和单元格范围。下面将介绍选择表格中的单元格、列、行和单元格范围的方法。
要选择同一列中相邻的若干单元格，先单击该列某个单元格中的任意位置，然后按住鼠标左键沿该列向上或向下拖动鼠标。
要选择同一行中相邻的若干单元格，先单击该行某个单元格中的任意位置，然后按住鼠标左键沿该行向左或向右拖动鼠标。
此外，也可以单击一个单元格，然后按住Shift键，再单击另一个单元格，这样即可选择这两个单元格以及它们之间的所有单元格。
当要选择整行或整列单元格时，可以采用上面的拖动鼠标的方法，也可以用【表格和边框】工具栏上的按钮来选择。可以先将光标置于该行或该列中的任意位置，单击【表格和边框】工具栏上的【表格】按钮。这时出现一个下拉菜单。然后执行该下拉单中的【选择行】或【选择列】命令，即可选择该行或该列；执行该下拉菜单中的【选择表格】命令，可以选择整个表格。
温馨技巧：有一种选择一列单元格的快速方法，先将鼠标指针置于该列的顶边界上，等
鼠标指针变为一个向下的黑色箭头后，单击鼠标左键，则可选择这一整列。
6．2．3插入、删除行和列
在PowerPoint2003中只能插入、删除行和列，删除单元格或单元格区域中的文本或数据，而不能插入、删除某个单元格或几个单元格（非整行或整列）。
如果要在表格中插入一行，可以先将光标置于某一行的任意位置，然后单击【表格和边框】工具栏上的【表格】按钮。在出现的下拉菜单中执行【在上方插入行】或【在下方插入行】命令，即可在现有的表格中插入一行。插入的一行与光标所在的行的格式完全相同。
如果插入了一行后的表格已经超出了幻灯片的范围，这时就必须调整表格的大小。在PowerPoint2003中没有用于调整行高和列宽的命令或工具栏按钮，要调整表格的大小，必须用鼠标拖动表格边缘上的控点来放大或缩小表格。
如果要在表格中插入连续的行，可以一行一行地依次插入，也可以一次直接插入多行。直接插入多行的操作步骤和插入一行的步骤类似，只不过在插入之前应该先选择一个单元格区域，该单元格区域包括的行数应与要插入的行数相同，但不要求该单元格区域包括一行中所有的单元格。
选择了一个单元格区域之后，单击【表格和边框】工具栏上的【表格】按钮，然后在出现的下拉菜单中执行【在上方插入行】命令，即可在选择的单元格区域的上面插入多行，插入行的格式与单元格区域最上面一行的格式相同。如果执行了【在下方插入行】命令，即可在单元格区域的下面插入多行，插入行的格式与单元格区域最下面一行的格式相同。
例如，如果要在第6行的下面插入2行。就要先先选择第5行和第6行的任意几个单元格，然后单击【表格和边框】工具栏上的【表格】按钮，在出现的下拉菜单中执行【在下方插入行】命令，即可在第6行的下面插入2行，并且这2行都采用了第6行的格式。
在表格中插入列的操作和插入行的操作类似，插入一列时可以将光标置于某个单元格内，插入多列时就要先选择一个单元格区域，然后执行【表格】下拉菜单中的【在左侧插入列】或【在右侧插入列】命令，即可插入一列或多列空白单元格。
当表格中有多余的行或列时，就要删除表格中的行或列。如果要删除的是一行或一列，就可以先将光标置于该行或该列中的任意位置，然后执行【表格】下拉菜单中的【删除行】或【删除列】命令，即可删除一行或一列。
删除行后，该行下边的行依次上移，各行的行高不变；删除列后，该列右边的列依次左移，各列的列宽不变。
如果要删除多行或多列，可以每次删除一行或一列，重复这样的操作。当要删除的行或列不连续时，只能使用这种方法。当要删除连续的几行或几列时，就可以一次将其全部删除。要删除多行，首先必须选择一个单元格区域，该单元格区域包括的行数应与要删除的行数相同，但不要求该单元格区域包括一行中所有的单元格。然后单击【表格和边框】工具栏上的【表格】按钮，在出现的下拉菜单中执行【删除行】命令，即可删除这几行。一次删除多列的操作与此类似。
6．2．4移动、复制行和列
在上文中，介绍了如何在表格中插入空行和空列，在表格中还可以移动、复制行和列。在移动、复制行和列之前也要先进行选择，具体的选择方法与前面介绍的相同。
在PowerP0int2003中只能复制单元格的内容。选择了一个单元格的内容后。可以用前面介绍的拖动的方法将该单元格中的内容移动或复制到另一个单元格中。也可利用【常用】工具栏中的【剪切】、【复制】、【粘贴】按钮或【编辑】菜单中的【剪切】、【复制】、【粘贴】命令移动或复制单元格的内容。【剪切】、【复制】、【粘贴】命令也可在快捷菜单中得到。当选择了单元格中的内容后，右击，即可打开快捷菜单。
要在表格中移动一列或一行，先选择该列或该行，然后将它拖动到其他空列或空行的位置。如果目标行或列中原来有内容，则被移动的行或列中的内容将覆盖目标行或列中的内容。也就是说，移动时只移动单元格内的内容。
例如，一个表格有几个空行，可以用拖动的方法将第2行的内容移动到第6行中。此时可以将鼠标指针置于第6行的任意一个单元格中，并不要求是第一个单元格。