【查找】命令的操作过程也适用于【替换】命令，因为【替换】命令不过是【查找】命令的一个扩充而已。如果要用其他内容替换所找到的内容，可在【查找】对话框中单击
3．2．4．2替换
【替换】按钮；也可以先关闭【查找】对话框，然后执行【编辑】菜单中的【替换】命令，或按Ctrl+H组合键，都会出现如图所示的【替换】对话框。
替换文本的具体操作步骤如下：
1．替换为】文本框中输入替换内容，必要的话可选中【区分大小写】复选框，【区分大小写】复选框对【查找内容】文本框中的文本起作用。PowerPoint2003将精确地插入用户在【替换内容】文本框中输入的替换内容，并匹配大小写。
2．【全部替换】按钮，【替换】命令会自动完成全部替换操作。若要逐一核实替换内容，则逐次单击【查找下一个】按钮，核实后再单击【替换】按钮。
如果单击了【全部替换】按钮后，发现不该这样替换，可单击【常用】工具栏中的【撤消】按钮，或执行【编辑】菜单中的【撤消】命令，或按Ctrl+z组合键。如果单击的是【替换】而非【全部替换】按钮，则执行【撤消替换】命令只撤消最后一次替换。重复执行【撤消替换】命令可逐次撤消此前进行的替换。还可以单击【撤消】按钮右边的下三角按钮。会出现一个下拉列表，在该列表中可以有选择地撤消一次或多次操作。
在PowerPoint2003中，通过连续单击【撤消】按钮，最多可以撤消前面的20次操作（PowerPoint2003的默认次数）。若想将该数目提高（最高可达l50次）或降低，可执行【工具】菜单中的【选项】命令，然后在出现的【选项】对话框中选择【编辑】选项卡，如图所示。在该对话框中可以改变【最多可取消操作数】的设置值。
当使用【撤消】按钮或【撤消】命令取消所执行的操作后，【常用】工具栏中的【重复】按钮和【编辑】菜单中的【重复】命令分别变为【重做】按钮和【重做】命令，【重做】命令的名字随最后执行的操作而改变，如【重做输入】或【重做加粗】等。单击【重做】按钮或执行【重做】命令，可以快速恢复被撤消的操作。
例如，将“诺基亚”替换为“Nokia”后，单击【撤消】按钮可取消替换的操作，再单击【重做】按钮又恢复了替换的操作。如果执行的操作不能被重做，【重做】命令就会变为【无法重复】命令。相应地，【常用】工具栏中的【重做】按钮也会变为【无法重复】按钮，并呈低亮度显示。
3．2．5重组文本
在大纲视图中可以很方便地重新组织演示文稿的文本。可改变演示文稿中各主题的次序以及标题的次序，可以把一个主题下的层次标题移到另一个主题下面，以及删除主题、复制主题和插入新主题。
3.2.5.1题的次序
选择了一个主题或一个层次标题后，即可在演示文稿大纲中将它们上下移动，以改变其次序，使演示文稿大纲更符合论述的逻辑关系。
为移动整个主题，可按下列步骤进行操作。
1.将鼠标指针指向要选择的主题前面的幻灯片图标。
2.按住鼠标左键，上下拖动。拖动时，鼠标指针变为上下双向箭头。此时，会有一条水平线指示释放鼠标左键时，主题将定位于何处。
3.释放鼠标左键，该主题及其层次标题即被移动到新位置。
另外，还可以在【大纲】工具栏中，单击【上移】或【下移】按钮，上、下移动选择的主题。事实上，若是用户选择了多个主题，则用【上移】按钮或【下移】按钮可以很方便地上、下移动它们。
使用【上移】或【下移】按钮时，一次只能向上或向下移动一行。要想移动一个主题时，由于每个主题下还有几个层次标题，那么就要连续多次单击【上移】或【下移】按钮。这时，就可以利用【大纲】工具栏中的【折叠】按钮（可隐藏一个主题下的层次标题）或【全部折叠】按钮（隐藏所有主题下的层次标题），先将主题下的层次标题隐藏，可明显减少单击次数。同样-如果想让层次标题再次出现，可单击【大纲】工具栏中的【展开】按钮（可展开——个主题下的层次标题）或【全部展开】按钮（展开所有主题的层次标题）。
在大纲视图中，除可改变整个主题的次序外，还可改变一个主题下面的层次标题的次序，将层次标题从一个主题下移到另一个主题下，操作步骤与移动主题类似，只要先选中层次标题即可。还可以用键盘来组织演示文稿大纲，按Alt+Shift+↑（或↓）组合键，可将选择的文本上移或下移。
3.2.5.2左移或右移主题和层次标题
左移一个层次标题，它将成为一个新主题（即一张新幻灯片）；右移一个主题，它将成为一个层次标题；右移一个层次标题，它将成为下一级的层次标题。左移一个层次标题时，先选择它，然后单击【常用】工具栏中的【升级】按钮（←）；或单击层次标题的左侧，按住鼠标左键，将层次标题向左拖动；还可以按键盘上的Alt+Shift+一组合键或Shift+Tab组合键操作。
如果要右移一个主题或层次标题，也应先选择它，然后单击【降级】按钮；或单击主题或层次标题的左侧，按住鼠标左键，将其向右拖动；还可以按键盘上的Tab键或Alt+Shift+→组合键。
以上介绍的左移或右移方法，不但移动了被选择的文本，而且移动了它下面的层次标题。如果只想移动一行文本，而将它下面的文本保留在原来的层次上，只需在要移动的主题或层次标题文本行中任意位置单击，然后按Tab键则将该行右移，按Shift+Tab组合键则将该行左移，而其下面的层次标题不受影响。
3．2．6检查演示文稿
输入和修改完演示文稿后，在发布演示文稿之前还应检查一下演示文稿，看看是否有拼写错误及不合理的样式。
3.2.6.1拼写检查
PowerPoint2003有自动拼写检查的功能，单击【常用】工具栏中的【拼写】按钮、执行【工具】菜单中的【拼写】命令或按F7键都可以启动PowerPoint2003的【拼写检查】功能。当PowerPoint2003找到一个它认为拼写错误的单词时，就会出现【拼写和语法】对话框。
被认为错误的单词显示在【不在词典中】文本框中，在【建议】列表中列出了该单词的一些可能的正确拼法，其中第一个也是可能性最大的一个呈高亮显示，并出现在【更改为】文本框中。
如果系统查出的单词拼写实际上是正确的（例如，人名、公司名、地名等），只是PowerPoint2003不认识它，可以单击【忽略】按钮（忽略本次出现的单词）或单击【全部忽略】按钮（忽略文本中所有的该单词）。如果该单词拼写错了，用户想把它换成【更改为】文本框中的单词，只需单击【更改】按钮即可。单击【全部更改】按钮后，全篇演示文稿中的该单词都会被替换。
PowerPoint2003检查完全部演示文稿后，会在屏幕上给出提示信息，单击【确定】按钮，返回到演示文稿大纲中。
3.2.6.2样式检查
应用样式检查功能可以检查大小写与句尾标点和视觉清晰度。但PowerPoint2003的【工具】菜单中没有【样式检查】命令，如果要启动样式检查，可以执行【工具】菜单中的【选项】命令，弹出【选项】对话框，并在该对话框中选择【拼写检查和样式】选项卡。
在【拼写检查和样式】选项卡中单击【样式选项】按钮，出现默认的【样式选项】对话框，并选择其中的【大小写与句尾标点】选项卡。在该选项卡中可以更改演示文稿标题和正文的大小写以及标点符号。
选择【视觉清晰度】选项卡，就可以进行字体和可读性的选项设置。可读性检查能保证演示文稿的易读性，创建外观清晰、观点突出的幻灯片。当PowerPoint2003检查幻灯片时，它以这些设置为基本依据，不符合这些条件的幻灯片将出现样式检查结果提示。
§§§第三节 使用自动更正功能
在输入文本时，某些单词常发生字母位置颠倒、字母缺少或字母大小写的错误，使用自动更正功能能识别并自动改正这些错误。例如，输入abbout或abotu，会自动将其更正为about。
执行【工具】菜单中的【自动更正】命令，出现如图所示的【自动更正】对话框。在该对话框中，可以将某一单词加入自动更正列表或从自动更正列表中删除。例如，假设用户经常将make写成make，但PowerPoint2003的自动更正列表的错误中并没有amke这个词，所以，用户必须自己添加上这种更正功能。
先选中【键入时自动替换】复选框，然后在【替换】文本框中输入拼错的单词“amke”，在【替换为】文本框内输入正确的单词“make”，然后单击【添加】按钮。如果想删除自动更正列表中的单词，则先选择该单词，然后单击【删除】按钮。
【自动更正】对话框中还有一个【例外项】按钮，单击【例外项】按钮，会出现【“自动更正”例外项】对话框。在该对话框中可以设置某些单词或字符后的首字母不大写，或是允许某些单词的开头两个字母全都大写。
3．3．1普通视图
在第一章中，我们已经介绍了普通视图，普通视图中窗口的绝大部分用于显示单张幻灯片。在PowerPoint2003中，普通视图和大纲视图的窗口布局实际上是一样的，只不过是各个视图栏显示的内容有所不同罢了。
PowerPoint2003之所以有这么多的视图方式，是为了让用户在创建和编辑演示文稿时更加方便，用不同的视图编辑演示文稿的不同部分。大纲视图适合编辑演示文稿的大纲；普通视图适合编辑演示文稿的单张幻灯片；幻灯片浏览视图适合编辑演示文稿的整体效果；幻灯片放映视图可以查看幻灯片的放映效果。
3．3．2编辑单张幻灯片
在普通视图中编辑演示文稿文本时，可使用同大纲视图中一样的编辑方法和技巧。但是要注意以下两点：
1.在普通视图中，按Ctrl+↑组合键或Ctrl+↓组合键是把光标移到前一个或后一个段落；而在大纲视图中，则是将光标移到前一个或后一个主题。
2.在普通视图中，按Ctrl+Home组合键或Ctrl+End组合键是将光标移到当前文本对象（即单个占位符内的全部文本）的开头或末尾；而在大纲视图中，则是将光标移到整个演示文稿大纲的开始或末尾。但如果没有激活任何占位符，则按Ctrl+home组合键移到第一张幻灯片，按Ctrl十End组合键移到最后一张幻灯片。
定位光标之后，就可以输入文本了。同样，按BackSpace键删除光标左侧的字符，按Delete键删除光标右侧的字符。
3．3．3移动、复制和删除幻灯片
在PowerPoint2003的普通视图中，和PowerPoint2000／2002一样，不仅能删除幻灯片，也能很方便地移动和复制幻灯片。PowerPoint2003的普通视图窗口中的绝大部分用于显示一张幻灯片，但屏幕的左边也有很小的幻灯片略图窗口，用于显示演示文稿的主题（每个主题即代表一张幻灯片）。所以，在普通视图中能像在大纲视图中一样方便地移动和复制幻灯片，只不过如果要移动和复制层次标题时，就必须扩大屏幕左边的大纲视图窗口（实际上，此时的普通视图和大纲视图是一样的）。
另外，在普通视图、大纲视图和幻灯片浏览视图中都可以使用【剪贴板】任务窗格。
单击任务窗格右上角的按钮，就会出现下拉菜单。然后，在该下拉菜单中执行【剪贴板】命令，就会出现【剪贴板】任务窗格。
利用【剪贴板】任务窗格可以很方便地实现【粘贴】命令，并且可以选择粘贴的内容.单击【全部粘贴】按钮，可将【剪贴板】中所有的内容全部粘贴到演示文稿中；单击【全部清空】按钮，可以清除剪贴板中所有的内容。在该剪贴板中最多可以存储最近的24次【复制】和【剪切】命令的内容。
§§§第四节 使用文本框
要给幻灯片上的图形或其他对象做一些解释时，除了可以添加标注外，还可以在对象旁边添加文本框，输入一些文字作为文本注解，以便观众理解幻灯片的内容。
3．4．1绘制文本框
文本框的绘制方法与绘制自选图形并没有什么区别，可以按以下步骤操作：
1.在【绘图】工具栏上单击【文本框】按钮或【竖排文本框】按钮。
2.将鼠标指针指向要画文本框的一个角上。
3.按住鼠标左键，向所画文本框的对角位置拖动。
4.释放鼠标左键，所画的文本框就出现在幻灯片上。
拖动时按住Shift键，可以画出一个正方形的文本框；按住Ctrl键，然后拖动鼠标，可以画一个以第一个单击的点为中心的文本框；按住Shift+Ctrl组合键，然后拖动鼠标，可以画一个以第一个单击的点为中心的正方形文本框。