为了使决策的阐释取得良好的效果,在进行阐释时应注意以下问题:第一,坚持正面教育,通过摆事实,讲道理,对决策实施对象进行正面引导,以理服人,以事实服人。第二,进行个性化宣传。决策最终影响是某群体和个体的行为。因此,决策的阐释必然受到某群体或个体特点的制约。由于人们的社会地位、经历、受教育程度、职业差异,导致价值取向的不同。决策的宣传只有区别对待,各有侧重,才能收到良好效果。第三,要广泛利用一切传播形式和手段。对于决策的阐释既要通过新闻发布、讲演、对话等人际传播的方式进行,更要注意利用大众传播形式,如用报刊、广播、电视等手段广泛进行,从而达到相互配合,取得最终传播效果之目的。
(二)决策的执行计划
决策的执行要按步骤、有秩序地进行,必须有科学、具体、详细的执行计划作保证。执行计划是对决策方案的进一步展开落实,是决策的具体化,是对决策过程中的人、财、物诸资源的调配安排,也是对决策执行在时间上和空间上的统筹和规划。编制计划是一项科学性很强的工作,因此编制计划需注意以下几点。
1.计划既要积极可靠,又要留有余地所谓积极,就是凡经过努力可以办到的事情,要尽量安排,争取努力办到,使计划具有一定的挑战性。所谓可靠,就是计划必须具备可行性,计划要落到实处,确定计划的要求和指标,必须以现有资源条件为保证,不能留有缺口。留有余地,也就是计划中的要求和指标不能订得太高,不能超过客观实际水平。另外资源的安排和使用,要留有一定的后备力量,以防不测。2.计划既要系统全面,又要照顾重点在制定计划时,既要考虑到计划涉及到的所有部门及其相互之间的关系,顾及整体发展;又要分清主次,抓住主要矛盾,集中力量解决影响全局性的问题,分清轻重缓急,这样才能收到事半功倍的效果。
3.计划要有弹性一方面要求在人力、物力、财力的安排上不能满打满算,留有余地;另一方面要根据预测,可制定几套计划方案,以便一旦有某一环节出现问题,马上可以应变。
(三)组织落实决策方案和计划的执行,都是通过组织进行的,组织是决策实施的依据,没有组织的配合,方案和计划根本无法贯彻和执行,决策的目标自然无法实现。因此,组织是决策执行的关键环节。一般而言,组织落实涉及到以下诸方面的工作。
1.根据决策目标和管理实际的需要,明确指定或建立专门的组织部门负责决策的执行执行机构要完整统一,要统一指挥,统一领导;同时,职能机构设置要完整配套,功能齐全;执行机构内要职、权、责明确;机构要精简,执行结构最终要达到结构合理、功能齐全、运转灵活和有经济效率。
2.行政用人行政执行的先决条件就是人才的合理使用。无论组织如何健全,财力如何充足,工作计划和方法是如何精到,如果没有优秀的执行人员,无论如何决策的执行也不能获得最大的效率,因而人是实施决策的决定性力量。因此,在组织工作当中,关键的一个环节就是要选好人,用好人。
3.目标任务分解,层层落实在执行人员的配备完成之后,那么便要求将决策目标和决策方案规定的任务层层落实和分解。将总任务下达给有关组织的下属部门,帮助各部门依据决策方案的要求制定自己的分目标:各个部门的领导再帮助个人,依据分目标,制定出个人的分目标。这样,使各个机关、单位和执行人员都了解自己的任务和责任,了解自己的工作目标和决策目标、组织目标的关系以及个人利益和总体利益的关系。在目标分解和任务落实时,应注意上下级目标的协调;要尽可能把组织的需要同个人的志趣,把实现组织的目标和发挥个人的长处结合起来,这样才会产生一种内在动力。
4.要处理好组织内的基本关系和矛盾首先要处理好组织和个人之间的关系,包括领导和下属,个人目标和组织目标,关心人和关心工作的关系,调动大家的积极性;其次,要处理好正式组织和非正式组织之间的关系,重视非正式组织的存在和影响关系,诱导、教育和利用非正式组织;最后,要处理好稳定和变革之间的关系,在稳定的前提下,组织要有目的、有计划地进行改革,改革不适应的环节,以适应环境的发展和变化。
(四)决策执行的协调
所谓协调就是运用各种手段、方法,使决策执行中的各种要素之间协同一致,相互配合,建立和谐有序的协作关系,从而有效率地实现决策。众所周知,决策的执行涉及人、财、物、信息、时间、空间等诸多要素,具有参与人员多、分工细致、协作复杂、连续性强、相互制约的特点,这就要求诸多单位和人员彼此之间的配合。
在决策执行过程中,协调的途径和方法虽然是多种多样的,但主要有两大方面,即指挥和沟通。
1.指挥即指领导者和领导机关依照权威,通过安排、发令、指使、引导、调度等方式推动下属有效从事工作,从而实现既定目标的一种领导行为。
为了保证有效的指挥,消除混乱,指挥须注意下列问题:一是指挥要有方向性;二是指挥要坚定、果断;三是统一指挥,不能政出多门,多重领导,否则下属无所适从;四是指挥要具体、简明、扼要;最后,指挥在自己的权限范围内进行,不能越权指挥。
2.沟通就是指在执行系统之中,上下级之间,各部门、单位之间,人员之间为达成相互之间的理解、信任与合作,而进行的一种信息、情报、意见、情感的交流活动。沟通和协调之间存在着密不可分的关系。沟通在于谋求思想上的统一和相互之间的了解,协调更注意于行动上的一致。沟通是协调的基础,协调是沟通的必然结果。
有效的沟通应注意以下几个方面:一是沟通的目的要明确;二是沟通的内容要准确。三是沟通要采取双向式进行;四是信息沟通的渠道要畅通,广开言路。
了解指挥和沟通的详细内容,可考阅相应篇章,这里不作详述。
(五)决策执行中的控制
控制是指决策的执行过程中,执行机关和人员对执行的情况、效果进行测定,并依据一定的标准对决策执行过程中出现的偏差进行矫正的一种行为。
控制的需要直接源于决策执行本身。决策的目标作为执行要达到的结果和目的,它总是超越现实,面向未来的。在现实的管理与目标达成二者之间总存在着一定的差距和矛盾。加之,由于客观环境的变化和各种随机因素的存在,即使在决策计划完全正确的情况下,我们在每一阶段所取得的实际成效与相应目标要求之间,也总存在不同程度的偏差。因此,控制的作用在于不断检查控制实际情况与决策目标、行动方案、执行计划等是否吻合,以便觉察问题的苗头,纠正错误,保证计划目标的实现。
控制是一种具有特殊规律的发展过程。一般来讲,控制的实施需经历三个基本环节。
1.确立标准这是控制的起点。执行计划是控制的依据,但是由于计划内容细微详尽不同,因而需要建立专门的控制标准。控制标准来源于决策目标、方案和执行计划,也来自实际执行过程中实际反映对象变化的信息。控制标准要求达到质与量的统一,既要反映决策方案的性质,要求客观、公正,又要求具体、详尽,尽可能数量化,这样有利于控制有效进行。
2.衡量成效通过对实绩与执行标准之间进行比较,对执行进行客观评价。认真分析和研究实施结果与既定目标之间的偏差及原因。
3.纠正偏差在分析偏差及其原因的基础上,制定出切实、有效的办法和措施,来纠正偏差,进行调整或调节,以保证执行的正常进行。纠正偏差的具体方法和手段是多种多样的,最为主要的手段是调节。调节的主要作用是根据已经确定的偏差,采取相应的措施。如通过改变组织机构,重新委派人员,或者改善控制程序和方式等来维护目标的实现,或者在必要情况下,通过修改目标、调整计划来进行等等。