第一节公文写作基础知识
一、公文的含义和特点
公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业单位处理公务时使用的正式文字材料。其特点有四：
政治性：从公文产生的历史看，公文随着阶级、国家的产生而产生，从它产生之日起就打上了阶级的政治的烙印：从公文的旨意看，它要体现统治阶级的意志，为维护统治阶级的利益服务；从公文所起的作用看，它是国家机关行使行政管理职能的重要工具。
权威性：法定作者具有权威性；公文内容具有权威性。
严肃性：从制发过程来看，公文的拟制是一件十分严肃的事情；从写作来看，拟制公文有严格要求。规定性：名称、种类具有规定性；行文关系具有规定性；公文格式具有规定性；书写、用纸、装订具有规定性。
二、公文的种类
公文包括党的机关公文和行政机关公文。1996年5月3日中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)规定中国共产党机关公文为14种：公报、决议、决定、指示、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、条例、规定、会议纪要；2000年8月24日******发布从2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定国家行政机关公文为13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。综合党政机关公文，共计18种。
三、公文的格式
公文格式是指公文的整体格局和外部组织形式，是公文内容的严肃性、权威性在形式上的表现。《条例》和《办法》均在第三章作了专章论述。
公文格式的具体项目及制作规范，党政系统的规定大同小异，一般分眉首、主体、版记三大部分。眉首部分位于公文首页上部，包括发文机关标识、发文字号、签发人、秘密等级和保密期限、紧急程度、份号；主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名(党的机关公文用)、成文日期、印章、附注、附件；版记部分位于公文末页(封四)下端，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。
第二节常用公文写作
一、通知
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构及写法如下：
标题通知标题的写作一般要求发文机关、发文事由、文种三要素俱全。如《****中央办公厅关于做好人民日报发行工作的通知》、《******关于制止商品流通中不正之风的通知》。
受文机关即通知的收受办理机关，在标题之下顶格书写，末尾用冒号。
正文通知的正文一般由三个内容构成：通知原由——即通知的根据、目的。告知性通知写告知事项的根据、目的；任免通知写任免的根据、目的；指示性通知写作出指示的根据、目的；批示性通知写批转、转发、发布文件的根据、目的(这类通知亦可省略此项内容)；会议通知写召开会议的根据、目的、主办单位及会议名称。
通知事项——即该通知欲让人知的主要内容。告知性通知写意欲告诉人们的事项；任免通知写任命谁担任什么职务或免去谁什么职务；指示性通知写要人们做什么、怎么做；批示性通知写批转、转发或发布什么；会议通知写会议的起止日期、具体地点、会议内容、参会人员(及携带材料)、报到的时间地点、交通食宿如何解决等。
通知要求——指示性通知、批示性通知、会议通知常常提出具体要求，一般为全文的最后一点或最后一个自然段；告知性通知和任免通告常常略去此项内容，于正文之后提行写“特此通知”(亦可省略)。
落款党的机关公文的落款包括发文机关署名、成文日期、印章；国家行政机关公文的落款包括成文日期和印章。
［例文］
******关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，******各部委、各直属机构：
现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日******办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时作废。
(中华人民共和国******印)
二年八月二十四日
通知的写作要求有三：其一，通告的事项应明确具体。不管哪一类通知的写作，向受文机关告知什么或要受文机关做什么，必须明确；要受文机关怎么做，必须具体。只有这样，通知才能发挥其作用，通知的制发才有意义。其二，通知的要求应切实可行。多数通知都要提出办理或执行的要求(尤其是指示性通知，要提出工作活动的主要原则等)，这些执行要求必须切合实际，是通过努力可以完成的，可望而不可及的执行要求不但无法贯彻，而且影响公文本身的庄重性。其三，颁转性通知的写作要有针对性。颁转性通知即用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关公文、发布本机关行政法规或规章的通知，这类通知必须针对所批转、所转发或所发布的文稿写作，且“批转”既要“转”还要“批”，“转发”只“转”不“批”，“发布”不“批”不“转”只是“发”。
二、通报
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报的结构及写法如下：
标题通报的标题一般由发文机关、发文事由、文种三要素构成，如《××市人民政府办公厅关于2000年全市物价情况的通报》。值得注意的是表彰性通报和批评性通报应在标题中明确标注其性质，如《****××区委关于表彰李明同志秉公办事不受礼的通报》、《××公司关于处理汽修工王刚违章驾车造成事故的通报》。
受文机关即通报的收受办理机关，在标题之下顶格书写，末尾用冒号。
正文表彰先进的通报的正文包括四部分内容：概述先进事迹；分析评议先进事迹的意义、影响；作出表彰决定；提出希望要求。批评错误的通报的正文相应地也包括四部分内容：概述错误事实；分析评议其经验教训；作出处理决定；提出希望要求。传达重要精神或者情况通报的正文一般包括三部分内容：通报的原由；通报的情况；希望要求。
落款同“通知”。
［例文］
××市××储运公司关于××仓库严重火灾事故的批评通报司属各单位：
2001年11月12日，××市××仓库保管员李同在112库房值夜班时，违反规定，私自燃火煮食品后，又因私离岗，以致酿成火灾。事发后在慌乱中未能及时报警，失去抢救良机，给国家造成8万元的巨大经济损失。
为此，公安机关已将李同拘留审查。
这次事故的发生，说明我公司管理上存在漏洞，以致员工有令不行，有禁不止。各单位应以此为鉴，强化员工安全意识教育，强化管理，防止类似事故再度发生。
(××市××储运公司印)
二一年十一月十二日
通报的写作要求有三：其一，事实可靠。通报靠准确无误的事实(时、地、人、事、因、果)说话，切忌无中生有、合理想象或夸大、缩小事实。其二，材料典型。典型材料更具说服力，更能起到教育作用。其三，表述严谨。通报涉及对人对事的定性问题，因此遣词造句必须慎重严谨，讲究分寸。
三、报告
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
报告的结构及写法如下：
标题报告的标题可以由发文机关、发文事由、文种构成，如《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》；也可由发文事由和文种构成，如《关于治理××河水质污染问题的报告》。
主送机关报告的主送机关为上一级领导机关或上一级主管部门。《办法》规定：一般不得越级报告；报告不得夹带请示事项；除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人送报告。
正文报告正文一般由报告原由(有时可以省略)、报告事项(这一部分是报告的主要内容)、报告结语(一般为“特此报告”或“以上报告，请审阅。”)三部分构成。
落款同“通知”。
［例文］
××市人民政府
贯彻******关于加强国有资产管理工作的通知的报告******：
现将我市贯彻《******关于加强国有资产管理工作的通知》的情况报告如下：
一、开展对国有资产的调查统计工作……
二、对“撤、并”的公司做好国有资产的清理、评估、划转和收缴工作……三、加强企业的国有资产管理……四、纠正损害国有资产主权的行为……五、逐步建立资产评估机构……六、研究成立国有资产管理机构…………以上报告请审阅。
(××市人民政府印)
××××年×月×日
报告的写作要求有二：一是内容真实准确，即报告中涉及的内容必须真实准确；二是汇报及时迅速，即向上级机关汇报工作反映情况必须及时迅速。
四、请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的结构及写法如下：
标题请示的标题可以由发文机关、发文事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》；也可由发文事由和文种构成，如《关于购买小轿车的请示》。
主送机关请示的主送机关为上一级领导机关或上一级主管部门。
正文请示正文一般由三部分构成：请示原由(写请求指示的原因或请示批准的理由)、请示事项(请求对什么作出指示或请求批准什么)、请示结语(一般为“请予指示”、“请予审批”、“妥否，请批复。”、“以上内容如无不妥，请批准。”)落款同“通知”。
附注《办法》要求：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
［例文］
××市统计局关于拨款修复车库的请示
××市人民政府：
我局原有160m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金40万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。
请予审批。
附件：1.车库维修图纸
2车库维修预算表
(联系人××，联系电话××××××××)
(××市统计局印)
二一年八月二十八日
请示的写作要求是：内容上，一事一请，即一份请示只写一个问题；行文关系上，不可多头请示，避免越级请示，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示；写作上，依据真实准确，理由充分合理，要求明确具体；语言上，要用上行文之体。
写作请示还应注意：在本机关职权范围内可以处理的问题或上级的方针政策条文早已明确规定的事项，不必再行请示；请示不能抄送下级机关。
五、函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函包括发函和复函——发函是主动发出的函，复函则用于回复不相隶属机关的函件。函的结构及写法如下：
标题函的标题一般为“发函机关+发函事由+文种”或“发函事由+文种”，如《××省科技委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》、《关于批准××市节约能源中心编制的复函》。值得注意的是，“文种”必须写明是“函”(发函)还是“复函”。
主送机关函的主送机关一般是不相隶属机关；复函的主送机关必须是发函机关。
正文发函正文一般包括发函原由，告知、商洽、询问或请示批准的事项，发函结语；复函正文一般包括复函依据(引用来函标题、文号)，答复事项(具体答复来函要求)，复函结语(可省略)。
落款同“通知”。
［例文1］
××行政学院：
关于商洽代培文秘人员的函
获悉贵院将于今年9月份开办秘书业务培训班，系统讲授有关秘书业务以及公文写作的基础理论和方法。近几年来，我厅各部门的文秘人员调整较大，不少新的文秘人员由于没有经过系统的专业学习，工作起来有一定困难。现在你们开办这个培训班，为这些同志提供了一个非常难得的学习机会，我厅拟派10名文秘人员随班学习，委托你们代培。代培所需一切费用，我厅将如数拨付。
可否，盼予函复。
(××厅人事处印)
二一年七月五日
［例文2］
******办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函中国气象局：
你局《关于加强发布天气预报归口管理的请示》(国气发〔××××〕13号)收悉。经******同意，现将有关问题函复如下：一、为保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气预报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务，国家对公开发布天气预报和灾害性天气预报实行统一发布制度。由中国气象局管辖的各级气象台(站)负责发布，其他部门、单位及个人未经省级或省级以上气象部门同意，均不得向社会公开发布天气预报和灾害性天气预报。
二、其他部门所属的气象台(站)或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。
三、通过广播、电视、报刊、电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气预报一定要利用气象部门提供的适时气象信息。
(******办公厅印)
××××年七月一日
函的写作要求有三：其一，一函一事，即函的内容应专一集中，中心突出：其二，语言要有分寸，即要给不相隶属机关以应有的尊重；其三，复函要有针对性，即复函必须针对来函内容写作。