二、符合特定的职责事务或者特定的社会公共事务管理服务的目的这是目的明确原则在收集阶段上的直接反映，亦称特定目的要件。就国家机关而言，收集的特定目的是其履行的职责在实践中的具体表现。例如，２００３年５月１２日国务院公布的《突发公共卫生事件应急条例》第３９条规定，国务院卫生行政主管部门组织领导的医疗卫生机构应当对因突发事件致病的人员提供医疗救护和现场救援，对就诊病人必须接诊治疗，并书写详细、完整的病历记录；对需要转送的病人，应当按照规定将病人及其病历记录的复印件转送至接诊的或者指定的医疗机构。此时的医疗卫生机构是依据行政主管部门的授权对患病人员或疑似人员收集有关生理健康的个人资料，来完成其有效预防、及时控制和消除突发公共卫生事件的危害，保障公众身体健康与生命安全，维护正常的社会秩序的行政职责的履行。
国家机关参与的传输也必须符合上述特定目的。国家机关之间，或基于特定行政目的，或为特定的社会公共事务管理服务，彼此合作，常进行个人资料的传输。例如，我国实行户籍制，公安机关掌握常住居民的个人身份资料，记录包括姓名、性别、民族、出生日期、常住户口所在地住址、公民身份号码、本人相片、证件的有效期和签发机关等。当异地执法机关为查明犯罪嫌疑人身份等特定目的，需要该人所在地公安机关协助时，就会发生个人资料传输。在侦捕网络化的今天，这种个人资料的传输更为便捷。此外，国家机关间个人资料之传输还会出现于调查个人税收状况、国家机关人员的升迁任免、犯罪分子前科调查等情形。国家机关在特定情况下可基于法律的规定要求非国家机关向其传输个人资料。例如，国家安全部门基于工作需要调查某人，可依法要求该人所在单位向其提供调查对象的个人资料。非国家机关在某些情况下也可要求国家机关向其提供个人资料。例如，某慈善机构欲向某地区的低保人员提供资助，可请求掌握这些人员个人资料的当地民政部门传输资料，民政部门为了资料本人的利益应为传输。
特定目的要件同时蕴含着“必要性”要求的限制，即收集限于特定范围。
必要性要求源自“比例原则”，后者是西方学者研究公法所提出的一项基本原则，是指国家机关在履行自己的职责时，“应当全面衡量有关的公共利益和个人利益，采取对公民权益造成限制或者损害最小的方式和限度进行”，并使国家行为造成的损害与所追求的公共利益之间的比例稳定在社会所能承受的限度内。在我国行政法研究中，学者们提出内涵相似的行政法基本原则是适当行政原则或合理性原则。这些原则都表明国家机关在收集个人资料时，只能收集符合与履行自身职责关联之特定目的的个人资料，越界收集其他不相关的个人资料则丧失合法性。比如，人口普查工作人员在上门普查时，看到一居民清新独特的家居环境，遂询问其装饰艺术鉴赏的嗜好，即使出于好奇或心血来潮，也是超出特定范围的不当收集，是违法的，该居民有权拒绝回答。国家机关在收集个人资料时如何贯彻或体现必要性要求，有学者提出在收集前国家机关应按序进行下列审查：首先必须审查特定个人资料的收集是否因履行具体的当前任务而有必要；而后，在必要性的范围中再审查，收集对个人资料本人值得保护的利益是否会遭到不当之侵犯，若答案肯定，则国家机关欲为的收集也是其应完成的任务所不必要的，不得进行收集；最后，审查该收集行为所侵害的法益是否小于同一行为所保护的法益或抵销相当，只有得到肯定回答，该收集才符合比例原则，依法能够进行。此说颇为合理，可资采纳。
禁止目的不特定或者无特定目的的收集，否则个人资料的收集范围亦不能确定，对于本人资料权的侵害是显而易见的。至于为储存而收集个人资料，有学者认为并非当然构成非法，理由是每个资料储存均含有为将来运用而储存的概念，其可非议者乃为欠缺清楚明确之目的而已。此种观点值得商榷。我们认为，储存通常是个人资料收集、输入、整理后的结果，是个人资料得以利用的重要前提之一。而根据个人资料保护法目的明确原则，收集、储存、传输、利用个人资料必须有明确特定的目的，储存、传输、利用个人资料不得违反收集时之目的，即不得为收集时目的以外之目的而处理资料，若需目的变更，须有法律直接规定或资料本人同意。简言之，在收集、储存、利用等个人资料处理之间必须具有目的一致性，特定目的在收集之前就明确下来并在个人资料处理全程中有约束力。“欠缺清楚明确目的”的个人资料储存必然是没有特定目的之收集的结果，当然是非法的。同时要注意，“特定”不仅意味着具体的某一种或某一个，也指具体的多个的情形。如果法律规定某一国家机关同时担负两种以上职责，那么该国家机关就有可能在法律明文规定的前提下于相同的必要范围内为复数的特定目的而进行同一收集行为。其意义在于避免不必要的重复收集，对于国家机关来说节省收集成本、提高机关工作效率，同时个人资料本人也免于收集要求的重复骚扰，可称为单一收集与多重利用规则。比如国家计划生育委员会同时负责全国计划生育统计和制定人口发展战略的工作，其将抽样调查计生状况的个人资料用于分析研究全国人口统计数据和制定人口国策，即为适例。
三、告知或经个人资料本人书面同意
国家机关的管理性收集行为，必须通知个人资料本人，包括收集前告知和收集后告知。因为管理性的收集行为，是出于国家机关职责履行的需要，相对人有配合服从的义务而没有拒绝的权利，当相对人不同意或不愿提供个人资料或不配合收集时，基于国家利益优先个体私益，收集人员可依法定职权和程序径行收集而不受个人资料权作用的私益阻却。但为了正当透明地履行国家职责，提高公众对公权力行使的理解和配合，有必要建立告知收集情况的有关制度。收集前告知的情况，如立法咨询、法院审判业务、公共卫生、公共关系等；收集后告知的情形，主要是犯罪预防、刑事侦查、国家安全等。
国家机关的服务性收集行为，则必须经过资料本人同意。因为这种国家机关职责的履行更多地是为了单个私主体或特定私群体的利益，与国家或公共利益直接关系不大，故遵守私法意思自治、等价有偿等基本原则，个人的自主选择对收集合法性的品质有直接影响，更向契约靠拢。国家机关服务性收集行为要么因资料本人的同意而得以进行，要么因本人不同意而不得进行。本人的同意必须是书面同意，如签证护照的办理、就业安置的个人申请登记。
我们认为“经个人资料本人书面同意”包含以下几方面的意思：
（一）主体适格
首先，本人必须具有承诺能力。本人应该知道自己同意被收集个人资料的意义和效果，即知道收集对自己所造成的影响，并且此种认知能力是因本人的智力及心理上的成熟足以达到的，从而经自己分析、判断后方作出承诺。判断有无承诺能力之关键点，在于依当事人智力之成熟情况，有能力了解及判断对其法益受到侵害之本质、效果及其影响等。至于当事人是否要达一定之年龄，或者是否具有民法之行为能力，则均非所问。
其次，本人对其个人资料权益有处分权。个人资料的保护关系到人格尊严、人格完整及个人发展，本人资料权是专属绝对权，即本人是个人资料权益的单独所有者，故本人是其人格权益处分的当然主体，法律应认可这种处分的效力。
再次，本人的意思表示真实。民法的意思自治基本原则要求行为人的表示行为应与其内心的真实意思相一致，行为人受其意思表示的约束并对此负责，而不能言而无信或口是心非。在心中保留、虚伪表示、错误意思表示或诈欺、胁迫、乘人之危等意思表示瑕疵的情况下，则不能成立出自本人真实意愿的有效承诺，不产生阻却违法的效果。同时，同意原则上由本人亲自为之，例外仅限于法定代理，但同时要科以法定代理人善良管理人的注意义务，即处分被代理人的个人资料权益，都应达到与处分自己人格利益同一的注意程度。当本人具备承诺能力后应给予其判断选择的权利，要么承认法定代理人的处分，要么终止法定代理人的处分。此外，若公务机关或非公务机关以给付作为交换当事人同意之条件，亦不具同意之自愿性及自愿阐明之效果。当公务机关或非公务机关对个人资料之收集、处理或利用涉及限制或剥夺当事人基本权利时，当事人必须阐明其同意之自愿性。
（二）同意绝不意味着法律允许个人舍弃人格利益
公民人格利益的充分享有和维护事关人格独立、人格自由和人格尊严，是个人生存发展的必需。那种人格利益可以舍弃或者人格权可以转让、抛弃、继承的看法违反了现代社会以人为本的共识。同意他人收集个人资料，仅仅说明本人自愿放弃特定个人资料自我支配的专属状态，允许收集人对此个人资料为预定目的的正当知悉、控制和处理，同时在不当操作、侵犯其人格权益时寻求救济，包括删除收集人掌握的个人资料即收回同意。
（三）同意应以书面形式作出
传统民法历来把书面形式作为重要法律事实存在的证明，以发挥其有据可查、便于保存和举证的优点。由于收集个人资料对本人个人权益关系重大，原则上应以书面形式作出同意，但以特殊情况下的非书面形式为例外。如为继续职务的履行，或为追求特定研究目的，或情况急迫时而进行个人资料收集，同意可以是口头的。目前有疑虑的是，电子形式的同意如何对待。传统的书面形式以纸面为核心，人们似乎想不到还会有别的类型可对纸面形式提出挑战。随着网络的普及，人们以电子形式相互交流日渐平常，这对传统书面与口头的分类产生了巨大冲击。在合同法领域，这个问题已基本得到解决。其基本思路是采用“功能等同”的方法，以传统法中书面形式的基本功能为标准，一旦电子形式达到这些标准或者说具备了传统书面形式的功能，法律就确认电子形式的效力并给它以书面形式同等的保护。联合国《电子商务示范法》第６条规定：
“（１）如法律要求信息须采用书面形式，则假若一项电子意思表示所含信息可以调取以备日后查用，即满足了该项要求。（２）无论本条第（１）款所述要求是否采取一项义务的形式，也无论法律是不是仅仅规定了信息不采用书面的后果，该款均将适用。”我国《合同法》第１１条规定：“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”因此，电子形式与传统的纸面形式均属书面形式，以两者所为的同意都是有效的，相对人同样应妥善保存该电子形式的同意，以供日后审查。
需要注意的是，传输个人资料并非一概须经本人同意。美国隐私权法中规定９种例外情况，个人资料可以向本人以外的个人或机构传输，而且不需要征得其本人的同意。该９种例外情况如下：
１根据信息自由法而传输。公众根据信息自由法要求得到政府文件时，如果文件的内容不属于信息自由法中规定的９项免除传输规定中的任何一项时，行政机关有传输的义务，不能拒绝公众的请求。同时，信息自由法中也有保护隐私权的规定，即个人的、医疗的或类似的档案，如果传输后明显地不正当地侵犯个人的隐私权时，免除传输。传输个人资料还必须符合信息自由的有关规定。
２人口普查。保持个人资料的行政机关，向人口普查局提供个人资料时，不需要本人的同意，但这些资料必须被用于人口普查的目的。
３统计研究。保持个人资料的行政机关向其他机关提供个人资料作为统计研究资料时，不需要征得本人同意。接受资料的机关必须向提供资料的机关作出书面保证，保证该资料只用于统计研究和报告的目的。
４执法目的。为了执法目的而向其他机关提供个人资料，不需要本人同意。法律还同时规定了此种情况下必须符合的条件。
５紧急情况。需要资料的机关或他人，如果能够证明存在非常紧急的情况，为了挽救某人的健康或安全必须得到某人的资料时，行政机关可以提供某人的资料，而不需要征得本人事先的同意。
６国会及其委员会。行政机关向国会两院及其委员会提供个人资料，不需要本人的同意。
７总审计长及其授权的代表。总审计长在履行职务的过程中，需要利用个人资料时，行政机关提供这项资料，不需要本人的同意。
８执行法院的命令。行政机关根据法院的命令提供个人的资料，不需要本人的同意。
９向消费者资信报道机构传输。消费者资信报道可以服务于行政上的或商业上的目的，就行政上的目的而言，例如政府收取债务就需要了解对方的资信能力。行政机关向消费者资信报道机关提供个人的资料，以供其他行政机关收取债务时参考，不需要征得本人的同意。
（第四节）国家机关个别领域个人资料收集与传输的保护问题
一、司法领域
公民个人权益与司法系统运作息息相关，国家司法机关在诉讼的各个阶段都不可避免地掌握大量的个人资料，从姓名、年龄、外貌特征等显性个人资料到财货能力、性格、爱好等隐性个人资料甚至生理、信仰、婚恋生活、犯罪记录等敏感个人资料，不一而足。国家司法机关如何在确保公民个人资料所体现的人格利益免受不当损害的同时，有效地发挥审判及检察打击犯罪、定纷止争、监督纠错的功能，本身就是一个复杂棘手的问题。加上刑事诉讼、民事诉讼及行政诉讼各自不同的禀性，又增加了处理具体问题时考虑因素的变数。但在执法过程中，对相关个人资料的保护，已逐渐成为人们关注的焦点。
（一）侦查阶段之保护