科技档案信息资源开发是一项以脑力劳动为主的智力型劳动，它能创造出社会效益和经济效益，这已是众所周知的事实。在科技档案信息资源开发过程中，如何使投入的人力、物力、财力和时间产生最大限度的社会效益和经济效益，如何衡量社会效益的高低、计算经济效益的大小，这都必须运用效益原理，对科技档案信息资源开发效益进行客观的分析。
20.1科技档案信息资源开发效益概述
现代管理学关于效益的一般公式是：
效益＝产出-投入
或效益＝产出/投入
其中的第一个公式为绝对式，用两者之差表示某次收益的净值，单位为货币单位“元”；第二个公式为相对式，用两者之比表示，结果通常以百分数表示。这里的“产出”是符合社会需要的产品（包括劳务）总量；“投入”是指社会所耗费、占用的劳动总量（包括活劳动和物化劳动）。所谓“效益”，就是以尽量少的活劳动消耗和物质消耗，生产更多符合社会需要的产品。
由于科技档案信息资源开发与社会的联系是多方面的，因此，科技档案信息资源开发的“产品”也能满足社会多方面的需要，既包括物质文明建设的需要，也包括精神文明建设的需要。自然而然地，科技档案信息资源开发所创造的效益，也就包括经济效益和社会效益。
20.1.1科技档案信息资源开发的经济效益
经济效益一般是指人们在科技生产活动中所取得的经济利益，它是与满足人们物质文明的需要相对应的。具体地讲，是指人们在从事经济活动过程中，用尽可能少的劳动消耗，取得尽可能多的劳动成果。开发科技档案信息资源能产生丰厚的经济效益，这既有坚实的理论依据作基础，也有不胜枚举的实例做佐证。环顾常见的领域，开发科技档案信息资源，产生经济效益的例子随处可见。
---在基本建设方面，从基建工程的勘测、设计、施工到竣工使用、维修以至改建、扩建等，开发利用科技档案信息资源能够获得可靠的技术依据，提高工作效率与工程质量，避免重复劳动、物资浪费，节约大量建设投资。
---在工业生产方面，从产品的研制、设备的使用维修、技术改造到提高产品质量都离不开科技档案信息资源的开发利用。
---在农业生产方面，开发工作也为促进科技进步、提高农业产量作出了贡献。
---在城市管理方面，随着管理现代化程度的日益提高，对科技档案信息的依赖程度也越来越高。
---在交通、运输、能源、电力、电信等领域，开发利用科技档案信息资源不仅可以为本部门直接创造经济效益，而且也可为整个社会创造经济效益。
开发科技档案信息资源，为什么能产生经济效益？科技档案是人们在科技生产活动中形成的原始记录，人们科技生产活动的结果不仅有实实在在的“硬成果”产生，而且也有反映其过程及结果的“软成果”形成，这就使得科技档案一方面具有一般档案的共性---原始记录性，另一方面也是更主要的，它是科学技术的一种存在形式。虽然我们不能将科技档案与科学技术划等号，但我们几乎完全可以断言：人类社会发展到今天，任何一项科学技术其最初的存在形式都是科技档案。
明确了这一点，我们再来分析科学技术与生产力之间的关系。科学技术是第一生产力，科学技术同生产力的基本要素之间是密切结合的关系，有人曾用一个简单的数学公式表示其两者之间的关系：
社会生产力＝科学技术×（劳动者+生产工具+劳动对象+……）
这就清楚地表明了科学技术处于第一生产力的位置，同时也说明科学技术应用于生产劳动过程，就能转化为生产力，参与创造新的价值，创造经济效益。作为科学技术主要存在形式的科技档案，自然在科学技术转化为现实生产力的过程中，起着十分重要的作用---中介作用。
20.1.2科技档案信息资源开发的社会效益
科技档案信息资源开发的社会效益，主要是指通过利用科技档案信息解决社会问题和促进社会进步。社会效益与经济效益不同，很难从数量的角度给予定量的描述，但我们又不能忽视社会效益的存在，而且有时社会效益也是非常重要而巨大的。下面我们列举几点，就很能说明问题：
---在编史修志方面，特别是编修诸如工业、交通、邮电、水利、电力等专业史志时，科技档案信息扮演着极其重要的角色。1991年全国各行各业利用馆藏档案编史修志占利用总量的45.5%，显然这里多数是科技档案信息。
---在宣传教育方面，科技档案信息可作为生动、形象的素材，在促进社会可持续发展过程中，为提高全民的素质、改变人们的精神面貌和道德面貌、协调人与自然的关系发挥重要作用。
---在科技生产领域，常常需要发挥科技档案的凭证作用，来解决个人之间、单位之间、地区之间、甚至国家之间的产权争执，来解决职称晋升、职务考核中的依据问题。
20.1.3社会效益与经济效益的关系
开发利用科技档案信息资源，既能创造经济效益，又能产生社会效益。
那么两者之间究竟是什么关系呢？
从理论上来看，社会效益是一个广泛的概念。就开发科技档案信息资源的社会效益而言，无论是编史修志效益、教育宣传效益、保护责任者权益，还是经济效益等，都包括在社会效益之内。换句话说，经济效益是社会效益的一部分，社会效益包含经济效益。因为，开发科技档案信息资源是通过科学技术和文化知识的传递，来提高劳动者的科学文化素质，改进生产工具，改变劳动数量和劳动质量，推动社会生产力的发展，创造出经济效益。经济效益本身，就是一种社会性的概念。所以，社会效益和经济效益的关系，就是总体与部分的关系。但通常我们总是把这两者看成是并列的，而且已约定俗成。要将这种观念改变过来，决非易事。在此情况下，正确处理好两者的关系就显得尤为重要。
第一，社会效益与经济效益并列，非两者对立。在特定的条件下，两者可以转化。如将开发的成果用于宣传教育，可提高劳动者的素质，从而导致经济效益的增长。
第二，开发科技档案信息资源所创效益，既包括经济效益，也包括社会效益，而这两者中又以经济效益为主。从某种意义上来说，档案工作的重点要转移到为经济建设服务上来，主要就是针对科技档案工作的，进一步讲就是针对科技档案信息资源开发的。
因此，我们在科技档案信息资源开发过程中要重点考虑经济效益，也不忽视社会效益。
20.1.4科技档案信息资源开发所创经济效益的特点
开发科技档案信息资源所创效益主要是经济效益，而所创经济效益又是有很多特点的。了解这些特点，有利于我们对其进行正确的分析和科学的计算。
I.广域性
经济效益广域性的特点，是由科技档案的形成规律和利用规律决定的。
由于科技档案形成的广域性，以及科技档案信息继承性、共享性的特点，使得科技档案信息资源开发的经济效益呈现出广域性的特点。从行业的广域性看，工农业生产对其开发可产生巨大的经济效益，交通运输、水利电力、矿山城建对其开发也可产生经济效益。从一个单位看，对内自然会产生很大的经济效益，对外也会产生经济效益，许多单位将开发“成品”拿到科技信息市场“挂牌”出售，就是例证。对此，科技档案工作者应当高起点、全方位地开发科技档案信息资源，计算其经济效益时也应考虑到各个方方面面。
2.条件性
在物质生产领域和非物质生产领域中，任何一个部门和单位，要获得经济效益都必须具备一定的条件。在物质生产领域中，如果没有劳动资料和劳动对象，只凭一双手，是不可能产生经济效益的；在非物质生产领域中，如果不寻求与经济建设的结合点，参与或服务于经济建设，也不可能有经济效益。所以，任何一个领域、单位的任何一项活动，产生经济效益都有一定的条件性。开发工作所创经济效益的条件性，具体表现在以下两个方面：
第一，需要一定的经费投入，支付管理、保护和开发的费用，确保科技档案齐全、完整，确保开发成品适销、对路。否则，经济效益就不可能产生。
第二，开发工作必须有用户的密切配合，离开了用户，开发成品只能束之高阁，而远离经济建设的主战场，当然也就谈不上经济效益。
3.隐含性
从科技档案形成及管理过程来看，人们所投入的劳动主要体现在两个方面：一方面是科技档案的内容记述、反映的科技生产活动成果，凝聚着科技生产人员的辛勤劳动；另一方面是围绕科技档案材料本身从收集到开发利用整个过程科技档案工作者的劳动。前者得到了大家的承认和赏识。后者尽管也包括大量而具体的内容，科技档案工作者也为之付出了脑力劳动和体力劳动，但由于与前者产生的效益合在一起，往往得不到人们的注意，得不到大家的承认。这便是科技档案信息资源开发所创经济效益隐含性的特点。这种隐含性，遮挡了人们的视线，影响了人们对科技档案作用的认识，更削弱了科技档案工作在经济建设中的地位。所以说，把这种隐含的经济效益给予明确的揭示，并加以量化，无疑有着重要的意义。
4.避损性
一般的经济效益都表现为创收多少、获利多少，开发科技档案信息资源所创经济效益当然也有这样表示的。例如：向外单位有偿提供科技档案复制件，获效益（转让费与成本之差）多少；开发利用科技档案增加产量、提高质量、扩大销售，获得效益多少，这种形式的效益用获利多少表示，而且获利是实实在在的。但在开发科技档案信息资源所创效益中，大部分并非如此，往往是用减少多少付出来体现的。如开发科技档案信息资源，节约原材料、能源多少，节约工作量多少，更有甚者是避免多少损失。这样的效益，我们不妨称之为避损效益。避损效益当然也属效益之范畴，但它与一般效益相比区别也十分明显：一是数值难以确定，二是往往不太容易引起人们的重视。
5.模糊性
开发科技档案信息资源产生经济效益，长期以来不被人们所重视、认识，还因其具有模糊性的特点。这种经济效益绝大多数情况下包含在整个经济活动所创造的经济效益中，所占的份额是大、是小，是轻、是重，由于人们观察问题的角度不同，认识水平也有差异，因此经常是仁者见仁，智者见智，差别甚大。有时甚至会出现几乎是两个极端的估价。
科技档案信息资源开发所创经济效益的上述特点，使其计算有很大的难度。现代管理科学，特别是模糊数学的出现，为我们科学地解决这一难题提供了可能，当然这需要有一个较长的过程。1994年国家档案局发布的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》，就是一个很好的尝试。
20.2科技档案信息资源开发效益计算
为了正确地评价科技档案信息资源开发的实际效果，科学合理地计算开发科技档案信息资源所创经济效益，国家档案局研究制定了《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》（以下简称《规定》），并在地质、海洋、冶金、机械等不同行业中进行了试点。结果表明：总体上《规定》中的方法可靠，公式合理，在一些具体的问题上尚需进一步完善。
20.2.1科技档案信息资源开发经济效益的计算公式
要回答开发科技档案信息资源所获得的经济效益有多少，就必须通过一定的公式来加以计算。尽管由于人类科技生产活动的丰富多彩，所创经济效益的形式也多种多样，各行业在计算经济效益时所采用的公式也千差万别，但我们仍可在众多的公式中，根据科技档案的特点和开发科技档案信息资源所创经济效益的类型，总结出通用和常用的计算公式。
I.通用计算公式
开发科技档案信息资源的经济效益具有隐含性的特征，因此它总是被包含在生产、建设、科研、设计的总效益中，从劳动成果的角度看，两者存在着下列关系：
劳动净成果≤劳动总成果
劳动总成果一般是我们可以直接获取的，而要说明科技档案信息资源开发的净成果，完全可以通过总成果“打折”获得，即乘上一个作用系数α，按此思路，我们可以获得计算开发科技档案信息资源经济效益的通用计算公式：
J＝α·Δs-C（通用式）
式中：J---开发科技档案信息资源的经济效益；
Δs---生产、建设、科研、设计等某项科技措施的总成果增量；
α---科技档案作用系数；
C---开发科技档案信息资源的劳动消耗。
通用计算公式既然称之为通用，那它对所有的开发科技档案信息资源经济效益的计算都是适用的。国家档案局曾于1992年选取了大庆石油管理局、鞍山钢铁公司、沈阳矿山机械厂、大连国家海洋环境监测中心、上海自行车三厂、上海溶剂厂、上海自来水公司、上海气象档案馆、上海市民用设计院、南通市农业科技档案馆、长江水利委员会档案中心、福建省测绘局资料中心、中国环球化学工程公司共13个单位进行试点，试点结果也说明了上述公式的普遍性。因此，我们要认真掌握通用计算公式。
使用通用计算公式，应注意以下几个问题：
（1）评价指标的一致性。通用公式中，所计算的开发经济效益实质上是“利润”，那么某项科技措施的劳动总成果也应是“利润”，两者必须严格一致。
（2）指标数据的客观性。这主要是指指标数据必须准确、可靠，其来源要严格按照规定的顺序：第一，财务资料（以总帐、明细帐、会计报表为主）；第二，统计资料及业务台帐；第三，人为估算资料。数据的最终确定还需得到财务部门、科技生产部门的认可。总之，要避免“王婆卖瓜，自卖自夸”。
（3）计算范围的明确性。每一次使用通用计算公式，都必须明确其范围，是一个项目、一次利用，还是综合效益，既不要重复，也不要遗漏。
（4）计算公式的间接性。通用计算公式一般不直接使用，而必须根据专业系统、科技生产活动的特点加以转换才能使用。下面所介绍的常用计算公式，便是其转换的结果。
2.常用计算公式
根据通用计算公式和工作实际，《规定》中列出了9个具体公式：
（1）利用科技档案起凭证作用，避免、减少损失或增加收入所获经济效益的计算方法，如公式J1所示。
J1＝α·B-C（凭证式）
其中，B为避免、减少损失数或增加收入数。
（2）技术转让或科技成果推广中，开发科技档案信息资源经济效益的计算方法，见公式J2。
J2＝α·Z-C（转让式）
其中，Z为技术转让或科技成果推广中取得的经济收入。
（3）设计工作中，复用科技档案所创经济效益的计算方法，分两种情况考虑：第一种情况，根据复用图纸的数量（即张数）确定经济效益，如公式J3所示。
J3＝α·F·T·D-C（复用式1）
其中，F---复用的图纸张数（折成A1图），单位：张；
T---设计每张A1图所需的标准工作日，单位：日/张；
D---标准工作日的单价，单位：元/日。