光靠一个人，是不可能展现出这种能力。
——伊藤雅俊（伊藤洋华堂公司荣誉董事）
利用好最佳工作时间
最应该分析的就是时间。
——凯莉·奥菲丽娜（惠普公司总裁兼执行长）
职场上，总有一些人觉得每天都有做不完的事情，工作一件赶着一件，好像永远也做不完。一天的工作直到下班还没有完成，只得通过加班来完成，而长期加班必定又会导致疲惫，并且可能又带来了第二天的效率不高，从而进入恶性循环。这些人为什么这累，究其原因就在于不懂得有效地管理时间，从而导致的效率下降。当所需要做的事情少的时候，可能时间管理的重要性还不凸显，但是随着需要做的事情越来越多，对于一个人时间管理能力的要求也就随之变得越来越高，这就需要管理者科学地安排好工作时间，以期达到最高的工作效率。
下面我们来看一下管理专家就高效利用工作时间方面的一些建议。
第一，制订工作计划。时间对于任何人都是相同的，谁也无法获得比别人更多的时间，因此唯一的办法是如何充分的利用好属于你的时间。会不会利用时间，关键在于会不会制订完善合理的工作计划。而对于这一环节，实际工作中很多人是缺失的。或者有的虽然订立了工作计划，但是却只是把定计划也当成一个工作任务去完成，并不是为了让计划有效地指导工作，于是这样定出来的计划很有可能是没有经过仔细思考而缺乏实际指导意义的。因此，虽然做了这个环节，但没有好好去做，或者说没有足够重视它。
所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表，哪些事先做，哪些事后做，什么时间做什么事，每件事大约花费的时间有多久，规定目标何时达到等。但是，有计划地利用工作时间并不是要求管理人员把未来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间，主要是指合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。因此，真正会利用时间的管理者，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中。
聪明的管理者，用很多时间去周密地考虑工作计划，确定完成工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。不但在年初制订计划时这样做，在动手做每件事以前也这样做。就是说，在这些聪明的管理者看来，什么样的工作就要有什么样的计划。总之，大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。表面看来，做计划和考虑问题的时间占用得多了，但实际上，从总耗用时间量来计算，却节省了许多宝贵的时间，反而是充分利用了每个单位的时间，避免了其中不合理流程的反复。
第二，分清事情的轻重缓急。任何工作都有轻重缓急之分。随着工作业务的开展，大家手里面要做的事情会越来越多。但是所有事情都有轻重之分，主次之分，只有分清了主次轻重，我们的工作才会变得井井有条、卓有成效，否则我们就会觉得做了很多，累得不行，事情却没有达到预期那样。
第三，有效分派工作。对于管理者，一定要避免事必躬亲。如果凡事都要亲自处理，一定会被累死，还不利于下属的成长。对于管理者一定要学会分派任务的本领，把任务合理分派给合适的人去做。就要充分了解自己下属能力的实际情况，让能力强的做难度大的事情，能力弱的做一般能力要求的事情。
第四，尽量避免干扰。美国两家着名的管理顾问机构，管理工程师联合顾问所和史玫特顾问公司曾经就“管理者为什么都觉得时间不够用”这个问题做了一个调查，调查发现，企业经营者之所以感觉到时间不够，主要就是浪费太多时间在下列三方面：打电话、开会、处理信件。我们来分析一下以下三个问题。
首先，电话问题。作为一名公司的管理者，每天总要接到数个甚至数十个的电话，而这些电话通常都不能像其他公务一样，能够集中处理，究竟什么时候会来电根本无从得知，因此，许多工作常因接转电话而被干扰中断。而当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成，不要中途中断，因为受到中断的干扰之后，通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。据调查，电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。对于解决这个问题的建议是，选择一位能干的秘书，授予更大的权力，在某些范围之内的电话，直接交给他去处理，不必转接。如果非由经营者自行处理不可时，应简短扼要，不要在电话中扯些与主题无关的事情，养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。
其次，开会问题。每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间20分钟，多者持续3～4小时，这些会议有些是计划公司政事，有些是检讨业务成效，有些是协调工作。但调查发现，大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病，讲话者无的放矢，参会者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主席宣布散会，于是大家带着一脸的空白，打个哈欠。对于解决这个问题的建议是：没有思考不开会，没有总结不结会，没关系的人不参会。规定员工养成开会前事先准备思考，发言必须简短，内容必须充实，会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间；一方面使会议不流于形式。除此之外经营管理者应该视会议的性质与内容，尽量减少参加会议的人员和规模，有些会议没有必要参加，只要在会后批阅一下会议记录，了解全盘大要即可。
最后，信件问题。处理公私信件是一件挺浪费时间的事情，因为“写信”不比“说话”，总是相对要慢，再加上字句的斟酌，一封普通信件写下来，总要耗费一些时间，而越是工作繁忙的人需要处理的信件越多，在办公室的时间能有几个小时？能处理掉多少封信件呢？对于解决这个问题的建议是：能交由下级单位或秘书处理的信件，可直接交给他们去处理；必须自己回复或口授给助理，经记录整理后，再签字发出，这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。
当日事当日毕
日事日毕，日清日高。
——张瑞敏（海尔集团董事长）
人性本身是放纵、散漫的，表现在对目标的坚持、时间的控制等做得不到位，事情不能按时完成。如果拖延已开始影响工作的质量时，就会蜕变成一种自我怠误的形式。当你肆意拖延某个项目或者计划“一旦……”就开始某项工程时，你就为自我怠误落下基石。巧妙的借口，或有意忙些杂事来逃避某项任务，只能使你在这种坏习惯中愈陷愈深。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。延迟需要做的事情，会浪费工作时间，也会造成不必要的工作压力。清人文嘉有首着名的《今日歌》唱道：“今日复今日，今日何其少，今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。”任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己压力，到时才能完成。所以你最好制订每日的工作时间进度表，记下事情，定下期限。每天都有目标，也都有结果，日清日新。
美国有本畅销杂志做过一个关于时间运用调查，他们访问了14家公司的18名主管，结果发现，这些主管平均一天要花5个半小时在谈话上。结论是，主管们其实有充足的时间来完成他们的任务或达成目标，只是他们不善于利用它罢了。