基于以上构成因素,工作设计可以通过以下几种形式和途径予以开展和实施:
(1)工作内容的扩大化。工作内容扩大化是为了减少员工对工作的厌烦、增加对工作的兴趣,通过增加工作的种类,扩大职务范围,使员工同时承担几项性质不同的工作,或者做周期更长的工作循环。
(2)工作时间的灵活选择。以此作为出发点进行工作设计,充分考虑员工对于可以自由支配的时间的需求,使员工可以将工作安排在最具有个人效率的时间段内进行,这不仅可以提高工作的满意度,而且还有利于创造性的发挥。在这方面,目前比较普遍的做法有:
①在工作时间量不变的前提下,压缩一周的工作日。
②实行在限定的范围内允许员工自由变更工作时间的弹性工作制。
③允许员工通过互联网在家里工作等。
在实际的工作设计中,存在着多方面的匹配问题:岗位与岗位之间的匹配;能力与岗位之间的匹配;员工之间的匹配;岗位与薪酬之间的匹配。
(3)在不同的岗位间进行工作轮换。不断重复的、常规化的工作很容易使员工感到单调乏味、缺乏新鲜感和挑战性。横向的工作轮换,即在水平方向上岗位的多样变化可以较好地解决这个问题。出于员工自愿的工作轮换可以拓宽员工的工作领域,增加工作体验,提高员工的满意感。
(4)使员工对工作内容有更大的控制能力。在以往的情形下,员工通常是被动地接受工作岗位以及任务的安排,因而没有自主权,积极性和独立性也都不高;而通过让员工对自己的工作有更大的控制能力,使其有机会参与工作的计划和设计,并得到信息反馈,以及有机会评价和改进自己的工作,就可以增强他们的责任感和成就感,从而使员工对工作本身产生兴趣。
3.工作设计要系统科学
为了提高工作设计的效果,在具体操作时,应该按照以下步骤科学、系统地进行(如图19所示):
总而言之,工作设计为员工的岗位有效匹配提供了基本保证,充分挖掘了员工潜力,可以使其发挥出最大的才干,提高了员工对于工作的满意程度,从而有利于其忠诚度的提升。
操作要点
进行工作设计以发挥员工的才干时要掌握的要点有:
明确工作设计的构成因素
工作内容的扩大化
工作时间的灵活选择
在不同的岗位间进行工作轮换
使员工的工作丰富起来
工作设计要系统科学
长期以来,华南蓝天航空油料有限公司直属基层单位--广州航空加油站一直沿用国有企业惯用的三班倒工作制,航班少时人员闲置,航班多时又人手不足。有的员工早上5点30分到位,要等三四个小时才有活干。为了保证所有到位人员在工作中有适度的紧张感和充实感,同时也便于指挥者合理调配员工体能,他们开始根据白云机场航班密度和飞机加油频度,对外场加油员实行弹性工作制。具体做法如下:
在航班密度的高峰期安排全体人员到位,在航班比较少时不要求全体人员到位。例如,早班分为早早班和早白班,晚班分为晚白班和晚晚班。除了留夜人员外,大部分人员可以在19点30分以后,随着航班的减少逐批下班。站领导的值班不安排坐班制,除了7点到21点必须在岗位上以外,其余时间可根据情况和需要决定是否进行跟班,但是其所配备的通讯工具必须保持通畅,而且不得离开机场范围,遇到特殊情况时能立即到场处理。
该制度实行之后,有效地减少了人员空耗的现象,提高了工作效率,受到了员工的普遍欢迎。
(第九节)科学对待员工流动
很多企业的管理者一提到员工流动就感到不安,甚至到了谈虎色变的地步。管理者的这种错误认识其实也在很大程度上影响着企业内部环境的稳定。如果管理者再采取遏制员工流动的强硬手段,则更会引起员工的反感,导致忠诚度下降。因此,要科学地对待员工流动,应该做好五个方面的工作。
1.明确“员工流动”与“员工流失”之间的区别
科学地对待员工流动首先就应该明确,员工流动是在一定范围内、在一定客观因素下、主动的、受控的流动,是正常且有意义的;而员工流失则是超出了企业控制范围的员工流动,它才是不正常的、有害的。
(1)员工流动广义上,是指员工从一种工作状态到另一种工作状态的变化;实质上是指,员工的任用要随时按照岗位的要求以及其他客观环境的变化而不断进行调整。
(2)员工流失则是一种超常规的员工流动,是员工非合理的流动。
2.依照法规来管理员工流动
人才流动是不可避免的,正常的、合理的流动应该予以支持和保证。但同时,企业又必须尽量防止优秀员工的流失,降低由此可能给企业带来的严重损失。这就需要企业依照法规来进行科学管理:用“法”来规范员工流动行为,保证流动员工与企业双方的利益,平衡双方的权利与义务;依靠法律的强制手段,使合理的人才流动得到有力的保障,使不合理的人才流动受到强制性的约束。具体的形式可以参考以下几种:
(1)企业与员工在自愿、坦诚的基础上签订劳动合同,规定在合同期内,企业不能无故辞退员工,员工也不能擅自离开企业,否则违约方将向另一方承担赔偿责任。
(2)对于接触、掌握企业机密的员工的流动,应规定这类员工在离开企业前一段相应的时间内必须与该机密脱离接触,亦可依法对其流动趋向、从事岗位、保密义务作出必要的限制。
(3)员工离开企业时,应根据投入-产出分析计算的结果,向企业交纳教育培训费。
3.通过人力资源规划把握员工流动的状况
制定人力资源规划,是一个企业进行人力资源管理的重要基础,是稳定人力资源,增强凝聚力,保证企业长远发展的“安人之道”。一般情况下,人力资源规划要把握以下几个环节:
(1)人力资源市场上的总体供求状况和发展趋势。
(2)同行业企业中人力资源的基本状况,如员工平均工作年限等。
(3)企业所在行业的发展趋势和人力资源供求趋势。
(4)企业的人力资源现状、人才流动率及原因。
所谓人力资源规划,是指为了使组织稳定地拥有一定质量和必要数量的人力资源,以实现包括个人利益在内的组织目标而拟订的一套措施,从而求得人员需求量和人员拥有量之间在企业未来发展过程中的相互匹配。
4.把握员工流动合理、系统、择优的原则
(1)员工的流动关键就在于“合理”,这就意味着企业找到所需的员工,而员工通过流动找到自己的恰当位置。
(2)员工流动作为人力资源管理系统的一个重要方面,需要从整体系统的观点出发,使人才流动的方向、结构、层次能够紧跟整个系统的变化。
(3)择优就意味着要正确地作出选择,使每一个员工都能发挥出最大的长处以及潜能。只要是有利于员工的成长和发展的、有利于选拔和使用员工的流动,都应该是可以接受的。
5.用“终生交往”代替“终生员工”
如果员工是优秀的,如果员工为了学习新事物、积累新的经验而选择离开企业,那么,竭力留住他们是不应该的,也是不值得的。合理的做法应该是保持一贯的良好关系,因为他们中许多人最后很可能会决定返回原来的企业,而且有过这样经历的员工将成为企业最忠心的员工,他们回来后会令人难以置信地投入。
我们吸引了最优秀和最聪明的人,而这些人往往是最难留住的。我们的工作是创造有价值的事业使他们多停留一天、一个月或一年。但如果你认为你最终能困住人才,那却是愚蠢的。应该在他们离职之后继续与他们保持联系,把他们变成拥护者、客户或者商业伙伴。
--Baim&co国际顾问公司全球执行董事汤姆·蒂尔尼
总之,科学地对待员工流动,保持一定的员工流动率,可以使员工的能力得到提高、潜力得到挖掘,并可在企业内部容易形成进取、创新、向上、稳定的氛围,从而保障员工忠诚度的巩固和提升。
操作要点
科学地对待员工流动要掌握的要点有:
“员工流动”与“员工流失”之间的区别
依照法规来管理员工流动
通过人力资源规划把握员工流动的状况
把握员工流动合理、系统、择优的原则
用“终生交往”代替“终生员工”
(第十节)在裁员后稳定内部环境
裁员,原意是规模缩减,包括人员缩减、成本缩减、资产缩减等,后特指人员缩减。日本企业的大举裁员使日本员工的忠诚度锐减,已经被挤出全球员工忠诚度最高的前10个国家的行列。可见,裁员会直接导致员工忠诚度的降低。为在裁员后稳定企业忠诚的内部环境,管理者应当采取六个方面的措施。
1.对裁员所导致的忠诚度下滑作好心理预期和准备
当企业计划采取裁员策略时,管理者就应该对可能导致的员工忠诚度下滑作好心理准备,要尽量全面地估计忠诚度危机所带来的困难,并就应对的举措进行详细规划。
2.及早采取措施重建留职员工对企业的信任
重建因裁员而严重受损的员工信任度,是裁员后维持和提升员工忠诚度的关键。具体措施有以下几点:
(1)在裁员前或者裁员期间应该与员工保持充分的交流,一定要让员工清楚地了解企业采取裁员手段的必要性和迫不得已的苦衷。
(2)向员工展示裁员对于企业发展前景将会产生的巨大作用。
(3)在裁员期间,要保证所有步骤的公开与公平,尽量维持员工对企业的信任感。
3.注意把握裁员的时间
把握宣布裁员消息的时间需要一定的技巧,不同国家和地区也有着各自的特点:
(1)在美国,企业宣布辞退员工的最佳时间是在星期五下午的5点。因为通常被裁的员工情绪都不是特别好,周五下班前宣布公司的裁员决定,可以让被裁的员工利用周末时间放松和调节自己的情绪,也可以避免被裁员工的消极情绪给公司带来一些不必要的损失,比如,可以避免这名员工消极的工作态度影响到别的员工的工作效率。
(2)在我国的企业中,最佳裁员的时间应该是在星期三。因为对中国企业的员工来说,公司人力资源部星期三宣布辞退员工的话,被裁的员工就有足够的时间与一起共事的同事倾诉、道别和从同事那里获得心理上的安抚,同时也能了解真实的裁员原因。只要做好被裁员工的离职管理,就可以通过他们来维持留职员工的稳定感。
无论具体的时间如何选择,关键是要在一周内做完裁员的工作,时间越短越好。如果裁员时间拖得太长,可能会在企业内部引起动荡。
如果企业因为财务等方面的问题,不与员工协商而单方面采取裁员措施,就会被员工认为是对心理契约的违背,这就严重损害了员工和公司之间的信任,从而导致忠诚度的下降。
4.裁员后通过沟通来激励留职员工
在裁员后,企业需要留职员工继续为公司的未来奋斗。要达到这样的目的,企业就必须:
(1)通过沟通,向留职员工进行明晰的说明,不避讳企业实际,传达公司新的发展战略。
(2)正面回答留职员工关于职位、工作任务和目标是否会发生变化的问题。
(3)给留职员工描绘出他们清晰的职业生涯路径,将企业对留职员工的信任和期待明确地告诉他们,让他们明白他们可以留任的原因就在于他们的自身价值,他们受到企业的重视。
(4)争取在尽可能短的时间内使他们恢复信心,使组织重新焕发出高昂的士气。
5.增强留职员工对工作环境的控制感
裁员后,企业直接面对的就是人员的短缺。让员工承担更多的工作或加大工作的挑战性是解决这个矛盾的可行办法,同时也能使留职员工在完成更多、难度更大的工作任务之后,增加他们的成就感、认同感、责任感和自信心。这样,留职员工会觉得对现有工作的控制力得到了加强,从而减轻了裁员所带来的压力。
6.对被裁员工进行妥善处理
善待被裁员工,在留职员工看来是对违背心理契约所做的补偿。留职员工可以通过了解企业妥善、考虑周全的做法,减小甚至消除对企业裁员的抵触情绪,最终使员工忠诚度得到维持。
总之,企业在裁员后应该以积极主动的态度,采取切实有效的措施来减小裁员对员工忠诚度的负面影响,稳定忠诚的内部环境。
操作要点
裁员后稳定忠诚的内部环境需要掌握的要点有:
对裁员所导致的忠诚度下滑作好心理预期和准备
及早采取措施重建留职员工对企业的信任
注意把握裁员的时间
裁员后通过沟通来激励留职员工
增强留职员工对工作环境的控制感
对被裁员工进行妥善处理
惠普和康柏两家公司合并后,为了削减成本以及处理众多的冗员,新管理层决定裁员15万人,占合并后员工总数的10%。裁员后,为了稳定军心和鼓舞士气,新惠普实施了有效的沟通和对话机制来重塑员工的信任感和忠诚度。事实证明,这项举措是积极的。虽然经过了大量裁员,新惠普的员工流失率仍维持在业内较低的水平。
另外,新惠普公司的被裁员工在接到通知后,仍有3个星期的时间可以在公司内部继续工作或是离开公司。离开公司的员工将根据其供职时间的长短得到4个月到12个月的工资补偿。此外,惠普还为那些被裁掉的员工提供3个月的失业救济支持。这些人性化的措施不仅给予了被裁员工在失业期间生活上的保证,也增强了留职员工对公司的信任感和忠诚度。