随着市场经济的迅速发展，竞争越来越激烈。人才是一个公司赢得竞争优势的重要因素。现代公司要想增强自身的竞争力，就必须更好地利用员工的聪明才智。科学的管理工作不仅能够整合员工的才智、技能和各种技术，而且能够激发员工的创造力和工作热情。想要提升员工的满意度和敬业精神，就请您从管理工作开始吧！
关键词工作分析岗位说明书工作规范工作分配工作设计灵活性舒适性趣味性
（第一节）进行工作分析
工作分析又称职务分析，是指对组织中各项工作职务的特征、规范、要求、流程以及对完成此工作的员工的素质、知识、技能要求等进行描述的过程。为了更科学地理解工作，就需要对工作进行分析。工作分析的信息将用于编写岗位说明书和工作规范。工作分析的对象可能是现有的工作，也可能是一个新的工作，但是不管怎样，都应该从工作本来应该是什么样的角度进行思考，而不是只从当前从事该工作的员工的角度出发。因此，管理者可以从以下方面着手进行工作分析。
1.明确工作分析的目的
不同的公司，或者同一公司的不同阶段，工作分析的目的会有所不同。有的公司进行工作分析是为了明确和合理调整现有的工作内容与要求，以便制定切合实际的奖励制度，调动员工的积极性；有的公司是为了对新工作的工作规范作出规定；还有的公司是因为遭遇了某种危机，要设法改善工作环境，提高组织的安全性和抗危机的能力。总之，要尽量避免出现单纯为了工作分析而进行工作分析的情况。
2.设计科学的工作分析问卷
工作分析问卷设计要从内容和形式上着眼，在内容上要尽量涵盖工作自然属性方面的各项内容，在形式上要考虑到填写的方便。一般来说，问卷内容都要包括工作中需要承担的职责、工作中的关系、工作设备、工作背景等，然后用合适的方式对各项内容进行界定。比如，通过描述完成每项职责的时间多少来界定每项职责的工作量，通过过失影响的大小来确定工作的重要性等。在问卷形式的设计上，尽量使用客观题，多设计成选择题形式，这样既可以减少给填写者带来的不便，也便于统计和分析。
3.收集整理工作信息
一般情况下，企业可以成立一个工作小组，由小组根据实际情况，在员工当中抽取一定数量的人员作为样本，但要保证样本具有较强的代表性。进行问卷调查之前，最好在恰当的时候，由工作小组成员向被调查者对问卷进行说明或者讲解。问卷调查完成后，根据既定要求对收集到的信息进行整理。
4.对工作信息进行分析
对收集到的工作信息进行分析，主要是为了弄清楚各项工作的具体情况。信息的分析可以从以下几个方面进行：
（1）职务名称分析。职务名称标准化，以求通过名称就能了解职务的性质和内容。
（2）工作规范分析。包括工作任务分析、工作关系分析、工作责任分析和劳动强度分析。
（3）工作环境分析。包括工作的物理环境分析、安全环境分析以及社会环境分析。
（4）工作执行人员必备条件分析。包括必备知识分析、必备经验分析、必备操作能力分析和必备心理素质分析。
总之，进行工作分析的时候，要注意工作分析的目的是为了了解工作的自然属性，因此需要进行科学的设计，并要有效地组织实施，尽量减少分析过程中的误差。
工作分析的一般方法简介：
职位分析问卷法，是一种结构严谨的工作分析问卷，是目前最普遍和最流行的人员导向职务分析系统。
职能工作分析法，是一种以工作为中心的分析方法，它是以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心，列出需加以收集与分析的信息类别，并规定职务分析的内容。
管理职位描述法，是一种以工作为中心的分析方法，它与PAQ法十分相似，包括197个用来描述管理者工作的问题。
工作日志法，又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容和工作过程，然后经过专业人员归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。
主管人员分析法，是由主管人员通过日常的管理来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素的一种方法。
访谈法，又称面谈法，指工作分析者就某一个职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等对工作的意见和看法的一种方法。
关键事件法，是指确定关键的工作任务以获得工作上的成功的工作分析方法。
能力要求法，指完成任何一项工作的技能都可以由更基本的能力来加以描述，共包括5个维度52种能力。
操作要点
进行工作分析要注意：
明确工作分析的目的
科学设计工作分析问卷
收集整理工作信息
对工作信息进行分析
（第二节）编写岗位说明书
岗位说明书是对工作有关任务、职责与责任的描述与说明，为工作分析后的书面摘要。典型的岗位说明书内容常包括工作基本资料(名称、类别、部门、日期)、工作摘要(目标、角色)、直属主管、监督范围、工作职责(每日、定期、不定期)等。进行工作分析后，往往要编写出相应的岗位说明书。可以说，岗位说明书是工作分析的一个结果。管理者可以按照下面的做法来编写岗位说明书。
1.确定关键职责
在岗位说明书中要明确相应工作的关键职责，对工作职责的描述要做到准确，同时要把一项工作的各项职责提炼完全，做到全面完整。这样一来，一项工作的整个面目就可以通过岗位说明书来体现了。新的员工一见到岗位说明书，就能够清楚地知道自己承担的工作需要干哪些事情。
2.提出可测量的期望绩效
岗位说明书不仅仅要对关键职责进行描述，还要对每项职责所要达到的期望绩效进行描述。对期望绩效的描述尽量要具体，对于每项职责至少要写出一种可测量的期望结果，使从事该项工作的员工对每项职责都有明确的了解，这样员工在进行工作的时候才能达到更高的绩效。
3.吸取反馈意见
在编写的过程中，还要通过反馈检查，看所编写的岗位说明书是否准确地描述了这项工作以及对这项工作的绩效期望。管理者可以请一些与该工作关系密切的员工阅读岗位说明书，记录其相关的反馈，然后对岗位说明书进行合理的修改和补充。特别是在编制本公司原来没有的新工作的岗位说明书时，就更要注意收集相关的信息和反馈。当然，随着工作的开展和对工作了解的加深，也可以不断对岗位说明书进行相应的修改。
4.增添适度的灵活性
有时，为了提高任务分配中的灵活性，需要在岗位说明书中加入一句一般性的陈述：在必要的情况下，上级主管可以委派其他的工作任务。这一点有时非常重要，它能够使工作不断地发展，给人足够的灵活性来处理公司一些应急或者新增的任务。
总之，在编写岗位说明书的时候，要对工作职责和相应的期望绩效进行准确完整的描述与说明，以便员工将之作为工作的“行动纲领”。
操作要点
编写岗位说明书要注意：
明确工作的关键职责
提出可测量的期望绩效
吸取反馈意见
增添适度的灵活性
某公司技术服务人员岗位说明书
工作名称：某公司技术服务人员
直接上级：服务部经理
工作概述：在现场或在公司为企业或个人电脑用户组装、维修设备，并提供计算机硬件系统的安装。
关键职责期望绩效
1.建立计算机硬件系统：
（1）根据具体要求组装零部件。
（2）调试、纠正偏差。
（3）拆卸机器、送货上门和并在现场安装。
确保在规定时间内按照客户提出的具体要求安装所有系统。
2.现场进行计算机系统演示：
（1）为客户介绍计算机系统，并回答客户提出的问题。
（2）演示软件如何安装。
（3）为客户提供研讨会和培训课程方面的信息。确保每一个新客户得到相应的客户手册，对系统有初步了解；为客户提供在软件和系统管理方面的培训信息。
(续表)
关键职责期望绩效
3.维修硬件系统：
（1）现场诊断故障所在。
（2）在公司或在现场维修硬件。
（3）根据需要提供临时的替代设备。以令人满意的方式及时处理所有客户的问题，只要有可能，为客户提供现场帮助。
4.跟上当前技术的发展：
（1）参加技术培训课程。
（2）阅读手册，训练设备维修和组装的技术。
（3）如果需要，向其他的技术服务人员咨询。对公司经营的所有设备有充分的了解；与其他技术服务人员交流经验；与服务小组成员密切合作，为客户提供满意的服务。
5.分配的其他任务。
直接下属：无，这是最基层的岗位。
工作条件：技术服务人员虽然属于公司服务中心，但他们经常在公司和个人电脑用户那里提供现场安装和维修服务。正常工作时间为星期一至星期五的上午8点至下午5点。服务小组轮流值班负责周六工作和紧急呼叫服务。
特殊要求或其他相关信息：技术服务人员必须持有效的驾驶执照。
（第三节）编写工作规范
工作规范是员工在执行工作上所需具备的知识、技术、能力和其他特征的清单，是工作分析的另一项成果，是人员招聘和甄选的基础。其内容以工作所需的知识、技术、能力为主。工作规范说明什么类型的人能够胜任该项工作，也就是某种工作从业人员的条件。工作规范对于招聘、甄选员工都有很重要的作用。管理者可以从以下方面着手编写工作规范。
1.明确必备的任职资格
必备的任职资格是一个人从事该项工作的必要条件。在甄选中，不具备必备资格的应聘者将会被淘汰。必备任职资格包括从事该工作至少要达到的教育水平、工作经历、技术能力和身体要求等。在编写的时候，要对这些指标进行明确的界定，而不是简单或泛泛的说明。必备任职资格要明确指出哪些工作技能和个人特征对完成这一岗位的工作是重要的，比如，考察应聘者工作经历时，不仅要看应聘者在某岗位上待过多少年，或者有什么冠冕堂皇的头衔，还要看是否取得过成绩以及取得过什么样的成绩。
2.提出理想的任职资格
理想的任职资格并非最高或最低的要求，而是相对于必备任职资格的额外要求。理想的任职资格好像冰淇淋上的小饰物，显得好看，但并不是一定需要的。这些理想的任职资格可能会引起人们的注意：那些具备这些理想资格的应聘者会因此增加竞争优势。有时，理想任职资格反映了公司未来的某种需要。
3.确定合理的个性特征要求
公司员工应该具备与公司的经营特点、管理哲学相一致的观点和价值观。无论员工所受教育程度有多高，工作经验有多么丰富，他们都是在公司自己的特点、文化和氛围中工作的，这样也就形成了对员工个性特点和工作态度方面的要求。如果员工的基本价值观与公司不同，对公司从事的事业及运作方式不认可，这样的员工是不适合公司的，对双方也是不利的。因此，在工作规范中也需要对相应的员工个性特征作出合理的规定。
4.遵守法律规定
编写时要切记，要注意相关的各种法律规定，避免触犯法律。同时，要保证工作规范所列出的任何任职资格都必须与工作有关，是切切实实的任职条件，而不是主观判断的随意结果。
操作要点
编写工作规范的要点：
明确必备任职资格
提出理想的任职资格
确定合理的个性特征要求
遵守法律规定
某公司技术服务人员工作规范
工作名称某公司技术服务人员
教育水平必备任职资格：高中毕业证书。
理想任职资格：计算机方面的一些技术培训。
工作经验必备任职资格：无(将接受公司的培训)。
理想任职资格：有组装、维修计算机硬件的工作经验；有阅读技术手册并根据手册进行操作的工作经验。
特殊技术和能力必备任职资格：具有独自或作为团队成员解决问题的能力；有效沟通和清晰表达思想的能力；具有学习技术的能力；有将所学知识应用于实际的能力和愿望。
理想任职资格：一定的计算机技能；对使用计算机感兴趣。
(续表)
工作名称某公司技术服务人员
个性品质必备任职资格：诚实正直；有上进心，愿意学习；愿意为高质量的客户服务作出奉献；开朗友好；灵活；愿意从事一些晚间或周末的工作。
理想任职资格：有组织纪律性；对计算机有浓厚兴趣；精力充沛。
体格要求：能负重32公斤；视力好，手指灵活；会驾驶并持有效驾驶执照。
（第四节）作好工作分配
分配工作并不是把一些令人不快的事情交给别人，而是给别人相应的职权，让其承担责任，或者是给别人一个机会。同时，不同的员工又有不同的才能和资质，而且有的工作吸引人，有的工作可能就不是那样吸引人。因此，在分配工作的时候，建议采用以下做法。
1.根据能力进行工作分配
在分配工作的时候，重要的是采取何种标准进行工作分配。每个人都希望在一个公平的环境中去竞争，去发挥自己的能力。在分配工作的时候，要重视员工在实际工作中的表现，根据员工在工作中表现出来的个人能力进行工作分配。这样才能调动员工的工作热情，使得他们的积极性得以保持，从而促进生产率的提高，同时也会促使员工不断地开发自己的个人能力，使员工个人素质和个体生产能力得到提升。
2.明确分配工作
在分配工作的时候要避免寥寥几句就将工作分配下去的情况，这样做节省了时间，但可能会造成这样的后果：首先，对于工作本身来说，员工可能并不清楚工作的具体要求和所期望的工作成绩是什么，所以员工在制订自己的工作计划时可能一头雾水；其次，很有可能一项工作以模糊不清的界线分配给了两个员工，这就导致在交叉的工作中极易产生矛盾，造成不和谐，浪费了人力资源；最后，还可能使员工怀疑工作的重要程度，影响积极性。有时，这种随意的分配方式甚至会被误认为是对员工本人的轻视。
想在分配工作时尽量让员工明确他们承担的是什么样的工作，建议管理者采取以下步骤：
（1）阐述问题。用最简单明了的语言向员工交代现在所面临的问题。一般就是将有关工作的意义、作用和相关背景情况告诉员工。这样会让员工认为自己的工作并不是那么可有可无。
（2）陈述需要的结果。对于员工来说，这也是至关重要的，这将是他们今后工作努力奋斗的目标。
（3）说明可能出现的问题。这些问题可以是工作中的，也可以是员工个人的，还可以是不愿意看见的，对其事先作个说明，能够起到提醒的作用或者明显的限制作用。
（4）必要的时候，列出清单，这可以把工作交代得更加详尽，并且可以长时间地保留。
（5）让员工提出问题，以消除员工一些不明白的地方。
3.适时激发员工的潜力