传真机号码；咨询日期；你们答复咨询的方式（邮寄图片和文字资料或者打业务电话）；寄出文献资料的日期；使用类型；潜在客户在什么时间范围内需要购买他所咨询的商品（马上？3个月？6个月？1年？）；潜在客户的素质和需要程度（如要急件，还是不太急，或只是为了收集产品简介）；随后你们与潜在客户了解联系的时间和内容；公司销售人员对这一生意成交可能性的评价（可以把可能性从小到大成分10个等级，并用从1到10共10个数字来表示可能性大小）；对潜在客户和业务的综合述评。
当你设计客户咨询处理系统时，你应该列出你们需要记录的信息清单，然后再把这份清单交给业务经理等人。
作为业务员把这一工作做好是十分重要的。当你刚利用计算机数据库处理客户信息资料时，可以很容易地把计算机程序设计完备，然后开始使用这一程序系统。反之，如果开始投入使用以后再回过头来修改程序和数据库，就困难得多了。所以，你应谦虚谨慎仔细考虑：除了以上列出的信息条目，还有哪些信息对你们的业务工作具有重要意义。譬如说，你们是保险公司，你们可以向潜在客户提问，是否已经投入人身保险。这种信息就应该输入客户的“档案文件库”中。
对客户的咨询及时答复作为业务员，你应该迅速对客户的咨询做出反应和答复，如寄去有关商品的情况说明书，其中包括你公司的商品目录、介绍每种具体情况的小册子和客户需要的其他情况资料以及你认为有助于促使客户购买、使用你公司的商品的资料。
一个有效的客户咨询答复邮件应该包括以下元素：
信封
信封上应该印上或者用图章戳上一句大写的揶揄性语句——“这就是你需要的全部信息。”没有这种揶揄性语言，收信的潜在客户就可能认为这是多而无用的直邮广告品，随手把它扔到一边，不予理睬。如果你提醒他们要注意到这是他们需要的东西，他们至少会打开信封，阅读里面的内容。
产品简介及其它图片或文字资料
邮包中最重要的东西是产品简介或客户请求你寄给他们的关于商品情况的其他图文资料。理想的情况是，这种说明书的内容应该是客户感兴趣的东西，如产品的结构、功能、型号，等等。
例如，你在“威吉特公司”上发布商品供应信息，最有效的答复客户的方式就是寄给客户一份专门发布你公司供货信息的“威吉特公司”，而不必寄所有的“威吉特公告”，或者你寄给客户一份完整的“威吉特公告”（其中还有其他公司的供货信息），在公告的封面上注一句话：“你想了解我们产品情况的信息载于第×面上。”
其他促销性的图文资料除了商品简介，你还可以选择一些其他的图片、文字资料寄给客户，也能促使客户购买你们提供的产品或者服务。这种资料的内容包括某些客户的亲身经历和感受，某一问题或者事件的来龙去脉，一些技术性资料，简明实用的说明书以及公司简介，等等。
你以经常向对你公司某一种商品或者服务感兴趣的客户推销你公司的其他种类产品或服务。办法是在一种产品简介中用一页篇幅印上你公司所有的产品目录。例如，当客户向你咨询你公司经营的计算机磁盘时，他们也可能采购计算机打印纸，打印色带和其他PC机用品，而你公司也经营这些东西，给这种客户寄去一份你公司的产品简介可以能促成更多的生意。
建立客户计算机资料库
设计计算机资料库的七个步骤首先是分析你们的问题所在。是咨询客户量吗？缺乏信息吗？找出你们的关键问题，因为你使用计算机工作时首先要注意的区域。
第二步是寻找解决问题的正确方法。你们准备怎样处理这些问题？计算机系统处理更多的事务吗、或它是你需要的报告吗？
同时，调查一下经济效益，这往往能公正地判断公司内部设置这一系统合不合算。
第三步是选择适当的计算机，它必须适应你们的工作的具体情形和需要，便于操作。
第四步是制定计划，把计算机系统引入你公司的客户咨询及管理工作（包括安装、调试等等）。
第五步是培训公司的有关人员（包括销售人员、秘书人员和经理人员）使用这一计算系统。
第六步是把你们目前拥有的情况资料输入计算机之中。
第七步是设计出（或者购买现成的）一套计算机软件，并保证这套软件既能胜任现在的工作，又能适应将来的需要。
建立资料中心的十大问题下面十个要点是你建立客户中心时应该牢记的问题：
（1）最好能把文字资料的存放和分发安排在一个完全独立的房间或者区域。不要在其日常的工作区域内进行资料处理工作，因为制作、整理、分发成堆的文字资料，很快就会把他们搞得焦头烂额，乱七八糟，迫使他们逃避这种环境。
（2）在资料中心配置存放产品简介，致客户的推销信等资料的专用架子。架子最好是用金属制作，高度也可以随意调整，并且要便于工作人员能够随时、迅速找到其中他们所需要的资料。千万不要把正在使用和马上就要使用的资料放在箱子里和柜子里，因为从箱子里和柜子里取拿东西不太方便。
（3）架子能够承受钓资料重量也是有一定限度的，因此架子上的资料不要堆放得过于拥挤，以免超重、压垮架子。你把目前暂不使用的资料留存在从印刷厂出来的携带的包装箱里。资料中心也要留出存放这些包装箱的足够空间。当然，最好能把包装箱放在宽大、开放式的房间，工作人员可以十分方便地进出取拿资料。把包装箱成堆地挤在狭小的房间内，就会妨碍工作人员取拿他们所需要的资料。
（4）在考虑资料中心需要占用多大的空间面积时，你应该考虑到各个方面的影响因素，总共有哪些需要。这其中包括其他工作人员的办公室位置，计算机的安装位置，资料架的摆放位置，邮寄资料计量器的摆放位置，在邮局工作人员的邮车到来之前，临时摆放马上要寄走邮件（可能积极很大）的位置。
（5）资料中心应该是保持空气干燥、光线良好、室温稳定的环境。潮湿和高温容易导致印刷品发霉、变色。
（6）在资料中心预留一些工作空间，以备客户量陡然增多时，你们需要临时多聘用一些工作人员，处理更多的图片、文字、资料。
（7）把资料中心建成一个高效、轻松的工作场所。工作人员可以身心愉快地进行工作。例如，资料需要装订成册，就需要在桌子上安装装订机，装订机旁要留出足够的空间，便于装订操作，要保证工作人员以最小的位置移动，完成每一个工作步骤（例如收集整理资料处理重要的计算机数据、打印与贴粘标条、分装打包，等等）。
（8）保证资料中心拥有充足的日常用品。除了图文资料以外，还有信封、邮票、邮寄品计量器、纸张、包装塑料带、邮包、人名地址标签、笔记簿、铅笔、钢笔和计算机用品，等等。
（9）为了使邮件顺利出入资料中心，你们应把资料中心设置在距离邮局人员搬运尽量方便的地方，减轻工作人员搬运邮件的工作量。
（10）最好是由一个或者几个在资料中心充当专职工作人员。
如果他们抱怨工作太枯燥单调，你可以安排几批人轮流上岗。
以上做法有助于业务员高效地处理客户咨询事务、寄发产品资料。你要始终明白一点：不管多么热情的潜在客户，都可能迅速“冷却”下来，处理他们咨询的时间越长，失去到手的业务也就越多。及时答复，是把咨询者变成真正客户的关键。
做好客户的服务工作
1．对客户要有耐心。每一位客户，当他们真正产生了购买的动机，都会仔细地去研究该项东西的好处，因为这将是自己的东西。如果客户因为过分的细心而令你不耐烦，你应该努力地去控制自己的情绪，因为他们已表现了购物的兴趣。你更应详细地和客户研究货物的特点、好处、效能、价钱和成本，务必令对方明白所买的东西，是合理的，物有所值的。因为你的耐心，客户必会被你所感动。虽然，或因时间的不适合，未必立即进行交易，但也会将你放在心里，一定会在适合时间，给予机会。
2．要时常设身处地的多为客户想想。在销售服务之前，一定要为客户的情况进行分析，研究所购买的东西，是否真的能为客户提供服务并且满足需要。如果客户没有一定的需要，切勿过分地强迫他人购买，应该采取悉听尊便的态度。如果逼人太甚，纵使将货物出售了，也只是赚了一次佣金，却从此失去一个客户，更失去了他的信任和口碑，客户是永远再不回头的。
3．切勿批评客户。客户在选购东西时，往往已经有了相当的东西。很多业务员，为了表示自己的知识或商品的优势，不惜过分批评行家的货物，例如客户戴了一副不合度数的眼镜，本想向你多配一副，你眼见他现在的一副不好，便过分地批评。这样，便失了自己风度，踩低别人是永远不能将自己提高的，何况你又不知道对手和客户的关系。过分批评而引起别人的反感，纵使你的货物很好，也会被客户一并退回。