公务活动要做到善始善终。送别作为接待工作的最后一个环节,显得尤为重要。送别工作若是做不好,将会影响到整个接待工作,良好的送别不仅体现了待客者良好的素质,还表现了对于拜访者的尊重。
送别的形式大体分为道别、话别、饯别、送行等形式,公务员应该了解各个场合适用何种送别方式,遵循不同的礼仪规范。
一、道别
道别在公务工作中是最为常见的一种送别方式,一般用于送别登门拜访的客人。在道别过程中要注意一些细节以及道别的方式方法。
1提出道别
道别不应由主人提出,主人先提出道别是对客人的不尊重。主人应该在客人起身并准备离开时,适时提出挽留,不要客人一说要走,主人马上就站起相送,这会有逐客之嫌。有些客人本来还想与主人交谈,因怕打扰或想试探主人的态度,于是以“告辞”来观察主人的反应。所以,主人一定要婉言相留,如果客人执意要走,也要等客人起身后,主人再起身。
送客时,主人应主动与客人握手送别,并将其送出门外或送到楼下,不要在客人走时无动于衷,只点点头或摆摆手,这都是不礼貌的。
最后还要记得热情友好地欢迎客人下次再来。
2礼貌道别
道别时,客人往往会说“就此告别”、“后会有期”或客气地表示“不用送了”。此时主人应回复“一路顺风”、“旅途平安”等表示顺利的词语,以表示对客人的惜别之情。
3相送一程
在道别过程中,送客人一程,能够使得客人体会到主人的热情。通常主人可将客人送至门口、电梯或楼梯旁、大楼底下、大院门外等,主人若不便自己出门相送,可以委托他人相送,并向客人解释不能出门相送的理由,表达歉意。
二、话别
在接待远道而来的客人,或处于较高规格的接待工作中时,话别通常是一项重要工作。
1话别的时间、地点
话别时间的选择颇为讲究。
前去客人处话别,最好预先告知对方,一般发生在客人临别前一天。拜访最好不要影响到客人的休息,给客人带来不便,并且要注意话别过程的时间长度,不可耽误客人的行程安排,最好提前询问客人的离别时间。
前去与客人话别,最佳的地点应为客人入住的地方,除此也可遵循“主随客便”的原则,在客人安排的会客室等地话别。
2话别的人员
由于话别大多发生在客人安排的地点,所以也应妥善安排前去话别的人员。一般来说,应安排与客人身份、工作相仿的人员前去话别。如果由主要负责人亲自前去话别,更能让客人感到被重视。
3话别内容
话别过程中,主人应该表达出对客人来访的感谢以及客人将走的惋惜,也可询问客人是否还有未完成的事情,是否需要代劳。如果条件允许,还可以向客人赠送一些有特色且具有纪念性的礼品。
三、饯别
饯别又称饯行,一般发生在客人临走前一晚的晚饭时间,主方应专门为客人举办一次宴会,以便郑重其事地为对方送别。饯别晚宴的安排要尊重客人的喜好,注意晚宴的规模,不可铺张浪费。
四、送行
客人正式离开时,应安排专人送行,协助客人办理出境、机票(车票、船票)以及行李托运等手续,陪伴客人直到其登机(火车、船)。如果主人真的没有时间亲自送行,一定要提前告知客人并致歉,让客人带着一份欣喜与感动离开。最后时刻的这种周到,往往能给客人留下美好的印象,使合作顺利进行。
1送行的对象及需要
送行一般应由主方安排。对于正式来访的外国贵宾、远道而来的重要客人、关系密切的合作伙伴、年老体弱的来访者等,主人均应主动提出送行。但如果客人回绝,也不必强求。
2送行的时间和地点
送行时间的选择应该尊重客人的意愿,切不可耽误客人的行程安排,并且最好提前通知,做到双方默契,以免对客人的离去造成影响。送行地点一般选择在客人启程处,例如机场、车站等。
3送行人员的安排和组成
公务活动中的送行,一般不需要主方的主要领导出席,本着对口、相当的原则进行安排,最好是相关的业务科室负责人员、身份职位上相对等的平级人员。
送别人员的数量也要根据客方的情况酌情增减,最好不要让客人有被轻视的感觉,也不要由于人员太多造成客人的压力。
4送别时的细节
送别过程中,应热情地和客人交谈,表达期待下次见面的心情以及对于客人路途平安的祝福。
当客人人数较多时,也该做到面面俱到。最好的方法是与每个临行人员一一握手告别。如果时间允许,送别人员最好在客人乘坐的交通工具启动时挥手致意,并在交通工具离开视线后再转身离开。
1962年,西哈努克亲王结束访华准备离京。周总理率领包括众多将军在内的中方人员到西郊机场送行。
西哈努克亲王的座机刚一起飞,一些参加送行的人员便自行散开,准备返回。周总理这时却依然笔直地站在原地未动,并要求工作人员立即把那些离去的同志请回来。
这一次总理发了脾气,他非常严厉地批评了相关同志。
当天下午,周总理找到外交部礼宾司和国务院机关事务管理局的负责同志,要他们立即在《礼宾工作条例》上加一条,即今后到机场为贵宾送行,须等到飞机起飞,绕场一周,双翼摆动三次表示谢意后,送行者方可离开。