较长的文电分为几层、几段或若干条时，需“立片言以居要”，将每层、段、条的基本内容用精练的语言加以概括，置于层首或段首，形成层首句、段首句、条首句。有的可用小标题标明，如上述中共中央的《决定》，除揭示主旨外，另有8个小标题。这样不仅使观点鲜明，还有助于文电的条理清晰。有些公文开头喜欢“绕弯子”，“说了许多无须说的空话”，观点也就模糊起来了。
二、注意结构严谨
人体要有血肉相依的骨架子，否则就成了软体动物。公文也要有严谨的结构，否则就不能形成有机的整体。
要使公文结构严谨，首先要处理好“纲”与“目”的关系，以纲带目，纲举目张。其次，条目本身也不应停留在形式上分条列项，而要注意系统化，使之合乎事理。
例如《国务院关于1996年税收财务物价大检查的通知》，开头简要说明主旨之后，随即分9条展开，每条都有“条首句”：1.总体要求。2.检查时限。3.方法步骤。4.检查范围。5.检查内容。6.处理原则。7.继续发挥会计师事务所、审计事务所等社会中介机构的作用。8.组织领导。9.具体实施办法另外制定。这9条不是形式上的“甲乙丙丁，开中药铺”，而是严格按事物内部的联系列项。其中先说“总体要求”，阐明指导思想，后说“时限”、“步骤”等等，先主后次，形成“总分式”结构。在“分说”部分的8条之间也不是“乌合之众”，而是逐层递进的关系。例如先有检查的“时限”、“步骤”、“范围”、“内容”，然后再提出“处理原则”，这就顺理成章。像这样严谨有序，就使下级易于明白为什么要继续进行大检查，应该怎样检查。
此外，还要依据不同文种的要求，写好开头、结尾，注意过渡、照应，使全文前后连贯，首尾圆合。
（第三节）公文中数字的用法
当前在各级机关的公文中，不同程度地存在数字用法不规范的现象，这里按《办法》与《条例》的有关规定，作如下阐述：
一、党政公文中数字用法的不同点
1.表述成文时间的数字用法不同。《办法》第29条规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”
从上述规定可以看出，行政公文中表述成文时间“必须使用汉字”。
《条例》第16条第五款规定：公文中“计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。”
总的原则是：“凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。重排古籍、出版文字书刊等，依照传统体例。”
据此，党的机关公文成文时间（《条例》称成文日期）应使用“阿拉伯数字”。
2.《办法》对公文的结构层次序数作了具体规定，《条例》则无此规定。
《办法》第28条第四款规定：
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
对于层次序数较多的公文，统一使用上述“结构层次序数”，有助于文面清晰，增强文字的条理性。
二、党政公文中数字用法的共同点
1.涉及数字时用汉字书写的几种情况：
（1）由数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，其中的数字用汉字书写。例如：
词：一般四方形
词组：十月革命三资企业
惯用语：第三世界一个中心、两个基本点
缩略语：“九五”计划“一二·九”运动
具有修辞色彩的语句：十年寒窗相差十万八千里
类似这些词素中的数字，均不应用阿拉伯数字。
（2）邻近的两个数字（一、二、三……九）并列连用表示概数的时候，用汉字书写，中间不应用顿号隔开。
例如：四五天，不应写成四、五天或4、5天。三十五六岁，不应写成三十五、六岁或35、6岁。其余类推。
（3）个位数字（一、二、三……九）带有较强的口语化，如果不是表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数，可以用汉字。
例如：一个人两间屋读了三遍。
（4）夏历和中国清代以前的历史纪年用汉字。
例如：正月十五清咸丰十年九月二十日。
（5）星期几一律用汉字书写。
例如：星期一。其余类推。
2.涉及数字时用阿拉伯数字书写的几种情况。
（1）一般的年、月、日、时刻。
例如：1998年3月8日下午4时3刻。
年份不能简写。如，1998年不能写作98年。
邓小平（1904.8.22~1997.2.19）
民国38年。
（2）统计数字。
4位数以下，直接按数字表述，400克，3200元。
5位数以上，尾数零多的，按实际需要用万或亿作单位，如55000元，应写作5.5万元。432000000公里，应写作4.32亿公里，不能写成4亿3200万公里。
用阿拉伯数字书写的多位数不能转行。
此外，分数、小数、百分比等，党政公文中的用法相同。如1/52、5倍、34.3%。
总之，除《办法》中的上述具体规定外，党政公文中数字用法与出版物上数字用法基本上趋同了，这对我国数字用法的规范化是个有力的促进。
此外，《条例》、《办法》规定，公文必须使用国家法定计量单位，即《中华人民共和国法定计量单位》。
例如质量（重量）单位：千克（kg）、吨（t）、克（g）。不用斤、市斤、两、钱。
长度单位：千米（km）、米（m）、厘米（cm）、毫米（mm）。不用里、尺、寸、分。
还有功率、电量、面积单位等，也要按规范用法。
（第四节）公文的校核与签发
一、公文的校核
公文的初稿出来之后，撰稿人员要以谦虚谨慎的态度，征求有关方面的意见，认真进行修改。修改之后可以说起草任务基本完成，但不是最后完成，接着还需要经过校核。
《条例》第18条规定：“公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅（室）进行校核。”公文校核的基本任务是：“协助机关领导保证公文的质量。”有的文秘部门不是在文稿送领导人签发之前认真细致地校核，而是在领导签发时发现问题之后再作修改，这样既延误了办文时间，又增加了领导同志的负担。
校核要安排具有较高政策水平、文字水平并有高度责任心的人员负责。根据《条例》和《办法》的有关规定，校核要把好以下四道“关”：
1.报批、行文关
即看撰制公文的“报批程序是否符合规定”，“是否确需行文”，坚持“可发可不发的公文不发”的原则。
2.法规、政策关
看是否符合党的路线、国家的法律、法规和有关的方针、政策以及上级机关的指示精神；并看其同现行有关公文是否相衔接，避免前后矛盾；同时要注意推敲文稿中“所提措施和办法是否切实可行”。
3.协商、会签关
涉及有关部门业务的事项，要看“是否经过协调并取得一致意见”。必要时会同撰稿人员找有关部门磋商，共同修改文稿。
4.文字、格式关
校核党政公文时，要注意“文字表述、文种使用、公文格式”等是否符合《条例》或《办法》中的有关规定。
另外，校核过程中如发现文稿“需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改”。
《条例》还强调，“已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。”“经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审”（第20条）。
校核修正后，公文稿子送办公厅（室）有关负责人复审，按其批注意见送有关领导同志签发。
二、公文的签发
签发是领导人、负责人行使机关职权的一种表现，也是形成文件并批准印发的关键环节。
《条例》第21条，《办法》第30条至第32条，对签发的职权与签发的要求作了明确的规定。
1.签发的职权
“公文须经本机关领导人审批签发”，这是前提和总则。
公文要分不同情况签发：
（1）重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。
（2）联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。
（3）经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。
2.签发的要求。
（1）领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。
姓名要写全称，不应只签一个姓，时间应写具体的年、月、日，不应略写，以备查考。
“其他审批人圈阅，应视为同意。”
（2）同起草，修改公文一样，“签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。”而应写发文较高的“签发”栏内。
一经签发，即成定稿，随即进入缮印、校对、用印、登记、封发、存档等公文处理的后续阶段。