会工作的人能够做到事半功倍,不会工作的人只能是事倍功半,甚至徒劳无功。
这就是在工作中学会正确做事和做正确的事。
“做正确的事”是首先要决策正确,找对方向与目标,“正确地去做事”是指方法选择正确,要有效率。如何理解二者的关系是本命题的关键,应该是“做正确的事”是基础和前提,也就是说只有先找到了正确的事去做,然后才是选择正确的方法去做。比如,企业只有先找到适销对路的“正确产品”去生产,然后才是用正确的方法去生产。如果反过来,只有正确的方法而没有正确的目标和方向,只能是越走越偏。越正确地去做一件错事,就会错得越多。同时,做了正确的事但如果没有正确地去做,也不会取得较好的效果。所以“做正确的事”是“正确去做事”的前提和基础,“正确去做事”是“做正确的事”的方法和保障,我们应在“做正确的事”的基础上再“正确去做事”。
管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中简明扼要地指出:“效率是以正确的方式做事,而效能则是做正确的事。效率和效能不应偏废,但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能,但在效率与效能无法兼得时,我们首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。”
多么经典的论述!请注意,在这段论述中,彼得·德鲁克提出了两组并列的概念:效率和效能,正确地做事和做正确的事。在现实生活中,无论是企业的商业行为,还是个人的工作方法,人们关注的重点往往都在于前者:效率和正确地做事。但实际上,第一重要的却是效能而非效率,是做正确的事而非正确地做事。正如彼得·德鲁克所说:“对企业而言,不可缺少的是效能,而非效率。”
“正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说,效率重视的是做一件工作的最好方法,效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是,每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”。
“正确地做事”与“做正确的事”有着本质的区别。“正确地做事”是以“做正确的事”为前提的,如果没有这样的前提,“正确地做事”将变得毫无意义。首先要做正确的事,然后才存在正确地做事。试想,在一个工业企业里,员工在生产线上,按照要求生产产品,其质量、操作行为都达到了标准,他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主,没有用户,这就不是在做正确的事。这时无论做事的方式方法多么正确,其结果都是徒劳无益的。
正确做事,更要做正确的事,这不仅仅是一个重要的工作方法,更是一种很重要的管理思想。任何时候,对于任何人或者组织而言,“做正确的事”都远比“正确地做事”重要。对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略来解决的,“正确地做事”则是执行问题。如果做的是正确的事,即使执行中有一些偏差,其结果可能不会致命;但如果做的是错误的事情,即使执行得完美无缺,其结果对于企业来说也肯定是灾难。
对企业而言,倡导“正确地做事”的工作方法和培养“正确地做事”的人与倡导“做正确的事”的工作方法和培养“做正确的事”的人,其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动接受的,而后者是进取创新的、主动的。
麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔·格林绍曾指出:“我们不一定知道正确的道路是什么,但却不要在错误的道路上走得太远。”这是一条对所有人都具有重要意义的告诫,它告诉我们一个十分重要的工作方法,如果我们一时还弄不清楚“正确的道路”(正确的事)在哪里,那就先停下自己手头的工作吧!
首先,找出“正确的事”的过程就是解决一个个问题的过程。有时候,一个问题会摆到你的办公桌上让你去解决。问题本身已经相当清楚,解决问题的办法也很清楚。但是,不管你要冲向哪个方向,想先从哪个地方下手,正确的工作方法只能是:在此之前,请你确保自己正在解决的是正确的问题——很有可能,它并不是先前交给你的那个问题。
当黑白电视机处于成熟期,而彩色电视机正方兴未艾时,若仍选定黑白电视机为目标产品,则不论其生产效率有多高,这种产品肯定要滞销。虽然提高生产效率是在正确地做事,但因为做了不正确的事,终将导致损失巨大。
有一个被广泛传播的事例。我们走进一片丛林,开始清除矮灌木。当我们费尽千辛万苦,好不容易清除完这一片灌木林,直起腰来,准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时,却猛然发现,旁边还有一片丛林,那才是需要我们去清除的丛林!有多少人在工作中就如同这些砍伐矮灌木的工人,常常只是埋头砍伐矮灌木,甚至没有意识到要砍的并非是那片丛林。
大量研究表明,在工作中,人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序:
1.先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。
2.先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。
3.先做容易做的事,然后再做难做的事。
4.先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
5.先处理资料齐全的事,再处理资料不齐全的事。
6.先做已排定时间的事,再做未经排定时间的事。
7.先做经过筹划的事,然后再做未经筹划的事。
8.先做别人的事,然后再做自己的事。
9.先做紧迫的事,然后再做不紧迫的事。
10.先做有趣的事,然后再做枯燥的事。
11.先做易于完成的事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
12.先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
13.先做已发生的事,然后做未发生的事。
很显然,上述各种准则,都不符合高效工作方法的要求。
对于这个问题应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,越不重要,它们越应延后处理。简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。
在上述的13种决定优先次序的准则中,对我们最具支配力的恐怕是第9种——“先做紧迫的事,再做不紧迫的事”,大凡低效能的员工,他们每天80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说,人们的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照这种思维,他们经常把每天待处理的事区分为如下的三个层次:
1.今天“必须”做的事(即最为紧迫的事)。
2.今天“应该”做的事(即有点紧迫的事)。
3.今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。
但遗憾的是,在多数情况下,越是重要的事偏偏越不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划,甚至个人的身体检查等,往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事无限期地延迟了。所以,在不少公司,主管总会告诉新来的员工的第一个法宝就是:做要事,而不是做急事。
精心确定主次。做要事而不是做急事的观念如此重要,但常常为我们所遗忘。必须让这个重要的观念成为我们的工作习惯,在每开始一项工作时,都必须首先让自己明白什么是最重要的事,什么是我们最应该花最大精力去重点做的事。
精心确定事情的主次有助于我们养成这样的习惯。在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,你要问自己四个问题。
1.我从哪里来,要到哪里去?
我们每一个人都肩负着一个沉重的责任,虽然现在我们每天在做着一些平凡的事,但再过10年或20年,我们中的有些人,可能会成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己将来要干什么?只有这样,我们才能朝着这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。
2.我需要做什么?
要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责监督其完成。
3.什么能给我最高回报?
人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们用帕累托定律来引导自己:人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。
4.什么能给我最大的满足感?
有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何事情都是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能够带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。
明白了上述四个问题,并以此来判断我们即将面对的纷至沓来的事情,就不至于让我们陷入到事务性的泥潭中,我们可以很快地确定出事情的主次,以最有效率的工作方法去获得最大效能的收获。
工作是要有章法的,不能眉毛胡子一把抓,要分轻重缓急!这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理,达到良好结果。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间,你首先去办哪一个?面对这个问题你或许会很为难。
在现实生活中,许多人都是这样,这正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说:“把什么放在第一位,是人们最难懂得的。”许多人都不幸被这句话言中,他们完全不知道把人生的任务和责任按重要性排序。
在确定了应该做哪几件事情之后,你必须按它们的轻重缓急开始行动。大部分人是根据事情的紧迫感而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不能这样,而应按优先顺序开展工作。