我们所要做的事，应该一想到就做；因为人的想法是会变化的，有多少舌头、多少手、多少意外，就会有多少犹豫、多少迟疑。
——莎士比亚
有一个管理学大师把一个鱼缸放在学生的面前。他先把几块大石头放进去，装满了鱼缸；然后放一些碎石填补空隙；再放沙。最后倒水填满鱼缸。他问学生：“你们从这里学到什么功课？”有个聪明的学生说：“不管你怎样忙，总可以挤出一点时间做别的事。”大师说：“不是！真正的功课是：我们先要做最重要的事（大石头），然后才做别的次要的事。”
我们都要明白这个原理。要重整生命里的优先次序，把生命中最大的石头先放进去，其次再放那些“碎石”。
我们身边的事情大致可分为四种：
把“很重要并很紧急”的事情排在第一位，自然合理。那第二位为什么是很重要但不紧急的事，而不是不重要但很紧急的事呢？
举个例子说明一下。比如有一天，你一个人在家，正在洗澡的时候，突然有人按门铃。你想，这大周末的谁会来呢？这时候门铃又被按了两次，那声音催得你心里着急，于是你赶紧洗掉身上的泡沫，这时门铃又被不耐烦的按了两次，你慌慌张张地胡乱团了条毛巾出来，匆匆忙忙地打开门，一看：敲错门了。
这种事就叫做不重要但很紧急的事，自从我们有了手机，这种事就越来越多。做事就要先做那些很重要并很紧急的事，然后再去做那些很重要但不紧急的事情。你不妨将你每天的工作列出这样一个表，如果你第一栏是空的，有两种情况：
第一，你大概是一个不重要的人，因为没有太重要的事情让你处理；
第二，你是个很厉害的人，因为把权力授予得很好，下属很卖力，你有资本什么都不用做。
想一下对你来说最重要并最紧急的事情是什么？
再日常生活中，事情的轻重缓急，不妨这样划分：
1.重要且急迫。约占5%，第一优先全力以赴去完成。
2.不重要但急迫。如订机票是小事，但未订到会耽误大事，故有时效性，约占10%，须在时效内完成。
3.例行工作。此乃时间管理的关键，每天、每周、每月、每季、每年都须做的工作，理当予以标准化，一切依章行事，免除思虑、协商、争议、等待、奔波等无效工时，约占20~60%，交由标准、制度管理、仅需花5~15%时间即可完成。
4.重要但不急迫。即无时效，实不必挂在心上，影响手上工作，待急迫时再处理即可。
5.不重要也不急迫。多数人喜欢做此类工作，而没时间做前3类工作，实于事无补也。
6.无效工作。喝茶、看报、聊天、闲逛、抽烟、蹲厕所……此其一；重工、检查、审核、盘点、搬运……此其二；若反客为主，过度为之，时间再多也不够。
许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：
（1）我需要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。
（2）什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。
（3）什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。
别让那些琐碎的事情“偷走”你的时间。如：承诺太多，贪多不烂；喜欢开会，夸夸其谈；门户大开，迎来送往；家务繁杂、应酬过多等等。