你对办事对象越是多一分了解，就越能知道该用什么方式沟通比较有效，如文字重于语言，或语言重于文字，用词遣句的程度等。了解沟通者的个性，如沟通者是沉默寡言型，你沟通的重点是如何鼓励沟通者讲出他心里的话；如果知道沟通者的兴趣，你可视情况谈谈他的兴趣，以便能缓冲一些气氛或增进沟通的乐趣。同样，你越是了解对方，就越能发现如何去关心他。关心是化解双方分离或对立的最好处方。
（3）决定办事的场所
场地对办事的进行有很大的影响。例如会议室、办公室、咖啡馆、高尔夫球场……等不同的地点，适合不同办事的主题，你该选择最适合的场所进行你的沟通。
（4）准备办事进行的程度与时间
虽然天南地北的闲聊也是一种沟通的方式，但是有效地沟通应该能得到办事对象的正面回应。那么，如何进行沟通以便能获得办事对象的回应呢？办事的程序安排及所需时间的估计是必要的。
办事的程序大致而言可分为二个阶段：
第一价段：开场白。
开场白的重点有介绍自己，建立自由交谈的气氛，说明办事的目的，建立彼此的信赖……等。
第二阶段：中间沟通。
中间沟通的重点是充分交换信息，注意聆听，找出双方共同的部分，如想法、目标、观念，并明确指出双方无法达成共识的地方。
第三阶段：结尾。
沟通结束时，汇总双方产生共识的地方，并对不能取得回应的地方，诚恳地表达再沟通的期望，并将沟通中可能发生需要再查明、再调查确认的项目，约定回复的时间，最后向对方表示感谢能进行沟通。
针对上面所说的每个阶段、你对需要准备好每个阶段所需要参考的资料，可能发生疑点的问题，安排沟通各项项目的顺序，估计所需花费的时间。
虽然办事是互动的行为，单方面很难也没有必要控制整个程序的进行。但是，若你心中已准备好腹案，相信你办事时会更有重点，更有效率。
（5）拟定办事的计划表
拟订办事计划的目的，是帮助你进行有效的办事，并能记住办事的过程。
也许你会认为，要怎么进行办事，在脑子里已有方案，不用那么麻烦，并且应该临场随机应变，计划表没有什么功效。
的确，并不是每次办事都要事前做好办事计划表，办事计划只是一个帮助你提高办事能力的一项工具。计划表能让你练习办事前先思考办事进行的方式及如何表达你想表达的重点，办事中帮你留意是否有所遗漏，沟通完后能让你回想反省办事过程中自己是否能依计划进行及为什么不能依计划进行，自己在办事时存在哪些缺点。经过多次的检讨，相信能提升你的沟通能力。
许多人都有这样的体会，一件事在心里已经想过多次，但在把它说出来之前，心里仍然是含糊不清的，而通过自己对他人的复述，这些想法不但突然间变得清晰起来，而且同时产生了许多更新奇的效果。
曾经有一位企业的总经理，每当公司在经营上碰到什么难题，他会把身边的部下或老朋友找来商量。不过，说起来是找人“商量”，可实际上基本上都是听他一个人唱“独脚戏”。
虽然在谈话的过程中他也会问：“你认为如何？”但往往还没等别人回答，他又马上说出了自己的意见，给人的感觉就好像他一个人在自问自答似的。因此，每次当他找部下去商量问题时，公司里的职员就会自嘲地说：“又要去听老板唱独角戏了”。
其实，对这位经理来说，只要有人听他说话就够了。换句话说，他根本不是想要对方提供什么好意见，也不是像他的职员们所说的有喜欢唱独角戏的嗜好。事实上，他是想找一个谈话的对象。
他找人来“商量”事情，滔滔不绝地独自发表意见，多半是为了整理自己的思绪。他真实的意图是借着把自己的想法向别人道来的过程，让自己思考当中模糊不清的地方明显地表现出来，好找到解决问题的对策。
某件事情还在脑子里打转，和要向外表达出来是有很大区别的。
在思考事情时，人的意志构造会在潜意识里回避对自己不利或不了解的部分。而此时的自我根本不会有所察觉，于是就作出了自以为是的判断。但是，到了要将它明确地表达出来时，那些本来尚未充分理解的部分马上就暴露出来。有不少人都有过这种体验，某个问题自认为在脑子里己经想得非常透彻了，但到了临时要把它用文字或语言表达出来时，却又觉得很不顺畅，甚至使人感到很窘迫。
像这样自以为已经考虑得很清楚的构想，到了要明确表达出来时却有含糊不清的地方，说明他并不是真正思考得很清楚了，而是对问题的理解或思考方式本身还存在着不妥之处。
前面提到的那位经理，就是为了找出自己在思考当中没能发现的问题点，所以才热心地找人来“商量”。也就是找一个自己可以相信的人来当听众，让自己可以从容地把想法说出来，在叙说的过程中检查自己的构想有无破绽。结果是，他不但在述说中能自圆其说，而且又增添了许多新的内容。所以，如果你对自己的想法有所顾虑，最好的方法是找人把它再述说一遍。
4、微笑是把开心锁
微笑可以解决问题，这是一个真理，任何有经验的成功人士都会明白。
所有的人都希望别人用微笑去迎接他，而不是横眉竖眼，横眉竖眼阻碍了心灵思想的交流。
所以，有的公司，在招聘职员时，以面带微笑为第一条件，他们希望自己的职员脸上挂着笑容，把自己的公司推销出去。
用微笑先把自己推销出去，最好的例子是美国联合航空公司。
联合航空公司有一个世界记录，那就是在1977年载运了最大数量的旅客，总人数是35566782人。
联合航空公司宣称，他们的天空是一个友善的天空，微笑的天空。的确如此，他们的微笑不仅仅在天上，在地面便已开始了。
有一位叫珍妮的小姐去参加联合航空公司的招聘，当然她没有关系，也没有熟人，也没有先去打点，完全是凭着自己的本领去争取。她被聘取了，你知道原因是什么吗？那就是因为珍妮小姐脸上总带着微笑。
令珍妮惊讶的是，面试的时候，主试者在讲话时总是故意把身体转过去背着她，你不要误会这位主试者不懂礼貌，而是他在体会珍妮的微笑，感觉珍妮的微笑，因为珍妮的工作是通过电话工作的，是有关预约、取消、更换或确定飞机航班次的事情。
那位主试者微笑着对珍妮说：“小姐，你被录取了，你最大的资本是你脸上的微笑，你要在将来的工作中充分运作它，让每一位顾客都能从电话中体会出你的微笑。”
虽然可能没有太多的人会看见她的微笑，但他们透过电话，可以知道珍妮的微笑一直伴随着他们。
肯罗是一位意大利人，他是伦敦着名的沙威馆的总经理，这家旅馆有100年的历史了。他每天都需要做很多事，如房间预约、床位安排、床单更换、食物供应等等问题，但他却能安排得很好，没有一点错误。
当人们问他有什么秘诀：作为一个总经理，每天要管理一大堆职员，从侍者到厨师，女仆到乐队，而且还要解决其他问题而有条有理时，他说他的办法很简单。
“我在问题还没有发生以前，就用微笑把它笑走了，至少可以避免将小问题变成大问题。微笑，是我性格的一部分，我就用微笑来避免遭遇问题。”
或许你会有疑问，有些事儿是不能用微笑来办理的。所以，你要解决问题，最好是一开始便避免事情的发生。也就是说，在问题发生以前，你就把它打败了，而一个真心的微笑，不管是从眼睛看到的或从声音里听到的，都是一个很好的开端。
另一个通过声音传达微笑的是奇宾·当斯。当斯是底特律地区最受欢迎的节目主持人之一。他的受欢迎并不仅仅在底特律而是遍及全国。有的听众写信给这位声音里带着微笑的主持人，说他们已经听到了他的声音及他可听的节目，并且告诉当斯说，他们透过他的声音看到了他的微笑。
观众经常给他说这样的话：“当斯，你的微笑跟我听你的广播时，所想象的完全一样。我本来害怕会失去你的微笑，但是并没有。”
有人问当斯，为什么总是那么高兴，他说他的秘诀是从来不把烦恼摆在睑上，而是深藏在心中。因为，他的工作是娱乐别人，他说：“为别人创造一个愉快的生活，这要从微笑开始，但必须是出自内心的微笑。”
当斯经常用“戴上一张快乐的脸”去工作，并不是偶尔，而是经常，他把微笑加进他的声音，配合上帝赋予他的演说水平，给观众以享受。
当斯说：“当你微笑的时候，别人会更喜欢你，而且，微笑会使你自己也感到快乐。它不会花掉你的任何东西，却可以让你赚到任何股票都付不出的红利。”
这是一位用微笑解决问题的切实例证。
在一个适当的时候、恰当的场合，一个简单的微笑可以创造奇迹。一个简单的微笑可以使陷入僵局的事情豁然开朗。
一两年以前，底特律的哥堡大厅举行了一次巨大的汽艇展览，在这展销会展览中，人们蜂拥而来参观，在展览会上人们可以选购各种船只，从小帆船到豪华的巡洋舰都可以买到。
在汽艇展览期间，有一宗巨大的生意差点跑掉了，但第二家汽艇厂用微笑又把顾客拉了回来。
在这次展览中，一位来自中东某一产油国的富翁，他站在一艘展览的大船面前，对站在他面前的推销员说：“我想买只价值2000万美元的汽船。”我们都可以想象，这对推销员来说，是求之不得的好事。可是，那位推销员只是直直地看着这位顾客，以为他是疯子，没加理睬，他认为这位富翁是在浪费他的宝贵时间，所以，脸上冷冰冰的，没有笑容。
这位富翁看看这位推销员，看着他那没有笑容的脸，然后走开了。
他继续参观，到了下一艘陈列的船前，这次他受到了一个年轻的推销员的热情招待。这位推销员脸上挂满了欢迎的微笑，那微笑就跟太阳一样灿烂。由于这位推锁员的脸上有了最可贵的微笑，使这位富翁有宾至如归的感觉，所以，他又一次说：“我想买只价值2000万美元的汽艇。”