书城经济手把手教你制单、记账、报表、报税
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第23章 原始凭证的填制和审核

1.原始凭证的填制

(1)原始凭证的基本要素。会计实务中,由于各种经济业务的内容和经济管理的要求不同,原始凭证的名称、格式和内容多种多样。但是,原始凭证作为经济业务已经发生或已经完成的原始证据,必须反映经济业务发生或完成的情况,并明确有关经济人的责任,所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容,具有一些基本要素,这些基本要素主要包括以下7个方面:

①凭证的名称。标明原始凭证所记录业务内容的种类,反映原始凭证的用途,如“发货票”、“入库单”等。

②填制凭证的日期。如果在业务发生或完成时,因各种原因未能及时填制原始凭证的,应以实际填制日期为准;销售商品、产品时未能及时开出发货票的,补开发货票的日期应为实际填制时的日期。

③填制凭证单位或填制人姓名。

④经办人员的签名和盖章。经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。

⑤接受凭证单位的名称。将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系,标明经济业务的来龙去脉。

⑥经济业务内容。经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。

⑦数量、单价和金额。主要表明经济业务的计量。这是原始凭证的核心。

(2)原始凭证的填制方式

①按照实际发生或完成的经济业务,由经办人员直接填列,如“入库单”、“出库单”。

【例】向天宇公司销售甲产品50件,每件80元,开出增值税发票,货已发出,款未收,出库单:

出库单应当列明发出存货的品名、提货单位、售货发票或领用凭单的号码、发出存货的数量、单价与金额,此外,出库单位必须有库管员与主管人员的签名,以明确责任,加强监督。

②已经入账的有关经济业务,由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列,如“产品成本计算单”。

(3)原始凭证的填制要求

原始凭证是具有法律效力的证明文件,是会计核算的依据,应该符合下列基本要求:

①记录要真实。必须实事求是地填写经济业务,原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实况完全符合,确保凭证内容真实可靠。

②内容要完整。原始凭证必须按规定的格式和内容填写齐全,不得有任何遗漏,同时必须由经办业务的人员签字盖章,对凭证的真实性和正确性负完全的责任。如果内容不齐备,则不能作为经济业务的合法证明也不能作为有效的会计凭证。

③填制要及时。应当根据经济业务的执行和完成情况及时填制原始凭证。

④书写要清楚。原始凭证上的文字和数字都要认真填写,要求字迹清楚,易于辨认,不得任意涂改、刮擦或删改。一般凭证如果发现错误,须划线更正,即将写错的文字或数字,用红线划掉,再将正确的数字或文字写在划红线的上方,并加盖经手人印章。

⑤格式要规范。原始凭证要用蓝色或黑色笔书写,书写要清楚、规范。填写支票必须使用碳素笔,属于需要套写的凭证,必须一次套写清楚,合计的小写金额前应加注货币符号,如“¥”“HK”“US”等。大写金额有“分”的,后面不加“整”字,其余一律在末尾加“整”字,大写金额前还应加注币值单位,注明“人民币”、“美元”、“港币”等字样,且币值单位与金额数字之间以及各金额数字之间不得留有空隙。

特殊情况:对于遗失的原始凭证而又无法取得证明,如火车票等,可由当事人写出详细情况,由单位负责人批准后代作原始凭证。

2.原始凭证的审核

对原始凭证进行审核,是确保会计资料质量的重要措施之一,也是会计机构、会计人员的重要职责。

(1)《会计法》对审核原始凭证规定包括:

①会计机构、会计人员必须审核原始凭证,这是法定职责。

②会计机构、会计人员审核原始凭证应当按照国家统一的会计制度的规定进行,也就是说,会计机构、会计人员审核原始凭证的具体程序、要求,应当由国家统一的会计制度规定,会计机构、会计人员应当据此执行。

③会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证,有权不予受理,并向单位负责人报告,请求查明原因,追究有关当事人的责任;对记载不准备、不完整的原始凭证予以退回,并要求经办人员按照国家统一的会计制度的规定进行更正、补充,从而既明确了会计机构、会计人员的职责和要求,也明确了单位负责人、填制或取得原始凭证的经办人员的职责和要求。

(2)具体来说,审核原始凭证主要是以下两方面:

①审核原始凭证的真实性。即原始凭证上所有项目是否填全,有关人员或部门是否签章,摘要、金额是否填写清楚,金额计算是否正确,金额大、小写是否一致等。

②审核原始凭证的合法性、合规性和合理性。即原始凭证所反映的经济业务是否符合国家颁发的有关财经法规、财会制度,是否有违法乱纪等行为。

(3)经审核的原始凭证应根据不同情况处理:

①对于完全符合要求的原始凭证,应及时据以编制记账凭证入账。

②对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员,由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后,再办理正式会计手续。

③对于不真实、不合法的原始凭证,会计机构、会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。