一个人是否能在自己的事业生涯中获得与众不同的成就，最重要的就在于他对自己所需要做的事情是否能够做到恰当的管理。在一个人的一生当中要做很多的事情，但是，无论是做什么事情都应有先有后，不能眉毛胡子一把抓，更要分轻重缓急。唯有这样，才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理，让自己达到优秀。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，首先你要去办哪一个呢？假如面临这样的一个问题，你又应该怎么去回答呢？
把重要的事情摆在第一位
在变化不断的今天，绝大部分的人都对自己需要先做怎样的事情感觉到迷茫。这一现象正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说的那样：“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”绝大部分的人都不幸被言中了，他们完全不知道把人生的任务和责任按重要性排列。在他们脑海中觉得工作本身就是成绩，但这其实是大谬不然，更非明智者的选择。
事实上，在把自己所需要做的事情先确定了以后，你一定要依照它们的轻重缓急开始有序行动。绝大部分的人是依据事情的紧迫感而不是事情的优先程度来安排先后顺序的，这些人往往会让自己陷入被动而不是主动的工作中。懂得怎样去过生活的人从来不会这样做，其实，如果你对做事的顺序有所困惑的话，你可以依照下面两个建议来按优先顺序开展工作：
第一条：在你的生活中每一天开始都有一张优先表
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾经会见效率专家艾维·利。在他们见面时，艾维·利说自己的公司可以帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他应该懂得怎样去管理，但事实上公司不尽如人意。可是自己需要的不是更多的知识，而需要更多、更有效的行动。他说：“我们非常清楚自己应该去干什么，如果你能告诉我们如何更好地执行计划，那么我们就听你的，在合理范围内，价钱由你决定。”
在他们交谈的过程中，艾维·利说，自己可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，并且还特意指出，这是一件非常珍贵的东西，它可以使他的公司业绩至少提高50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说道：“把你明天要做的六件最重要的事情写在这张纸上，这六件事要按先后顺序排列。”
当舒瓦普将这些事情写出来后，艾维·利说：“现在你用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。
艾维·利接着说：“现在把这张纸放进口袋。到明天一清早你第一件要做的事情就是将这张纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。然后开始办每一件事情，一直到完成为止。之后再用相同的办法去做第二件事情、第三件事情……一直到你下班了再停止。假如你只把一件事情做完了，那不要紧，因为你做的都是最重要的事情。”
“我建议，你可以在自己的生活中试行，每天都坚持如此去做。当你对这种方法的价值深信不疑后，再让在你公司上班的员工这样做。这个实验你喜欢做多长时间就做多长时间，然后给寄支票来，你认为值多少就给多少。”
他们的整个会面过程不到40分钟。没过多长时间，舒瓦普给艾维·利寄去了一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他的一生中最有价值的一课。
五年以后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，并使舒瓦普成为了世界最富有的人之一。在这其中，艾维·利提出的办法起到了很大的作用。
第二条：把事情按先后顺序写下来之后，再规划一个进度表
无论你是一个管理者或是领导，你都要首先将每天的事情安排好，这对你的将来而言是非常重要的。这样，你可以每时每刻集中精力处理重要的事。但是把一周、一个月、一年内的时间率先安排好也是一件非常重要的事情。这样做不仅会让你的明天拥有一个整体方向，更会让你看到前途的辉煌，令你产生极大的成就感，并能促进你的事业更上一层楼！
真正的高效人士都明白轻重缓急的道理，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是合情合理地来安排自己的时间。事实上，这样的做事准则也是他们能够成为竞争时代的优秀者的重要原因。如果一名管理者做不到这一点的话，那么，他所管理的公司也不会得到理想中的成果。
做事要抓事情的“本末”、“轻重”、“缓急”
不管做什么事情都要抓事情的“本末”、“轻重”、“缓急”，看起来这句话很容易理解，可是在真正处理事情的时候，又有几个人能领会其中的哲理呢？
有一天，动物园的管理员们发现袋鼠从笼子里跑了出来，所以就开会讨论。大家一致认为是笼子的高度太低了，所以袋鼠才会从笼子里跳出来，所以他们决定将笼子的高度由原来的10公尺加高到20公尺。谁也没有想到，到了第二天，他们发现袋鼠仍然可以跑到外面，于是他们又开会决定再把高度加高到30公尺。
意外的事情再次发生了，第三天，人们居然又看到袋鼠全跑到外面悠闲地散步！于是管理员们陷入了极度的紧张中，他们决定一不做二不休，索性把笼子的高度加高到100公尺：“看你还怎么能跑出来！”
加高笼子之后，管理员们满意地离开了。袋鼠却与长颈鹿聊起了天。
长颈鹿问道：“你们看看，这些人会不会再继续加高你们的笼子呢？”
“不好说，”袋鼠说：“假如他们再继续忘记关门的话！”
这个世间的每一件事情都有“本末”、“轻重”、“缓急”，关门是本，加高笼子是末，舍本而逐末，当然就不得要领了。管理到底是什么？管理就是要抓住每一件事情的“本末”、“轻重”以及“缓急”。
其实想要做好自己的事情，首先应该做到的就是界定问题，把每一件事情都简单化、明确化、重要化，如此一来，这件事情就等于是解决了一半。
假如一个官员刚到一个人生地不熟的新环境中就职，我们可想而知，在这样的状况下，最困难的莫过于要从种种拉拉杂杂、大大小小的事项中找出何者重要、何者紧迫，分个轻重缓急出来。此时，官员所应该做的就是虚心地向该单位原有的职员们请教，认真询问各种各样有关工作方面的信息以及问题，这是作为一个管理者必须具备的要素。
当你的上司问“你目前工作的最大问题是什么”的时候，最起码你可以简单扼要地抓出重点，这将对你的职业大有好处。在现在的这个社会里，并没有多少人能做到分析现状及因应对策，绝大部分的人还是习惯于东扯一些、西扯一些，这也说明了其个人的职业生涯毫无体系可言。
如果你是主管的话，千万不可因为下属无法给出适当的回答便对他们失去了信心，在此时就是你分析、了解每个人缺点在什么地方的大好时机。身为主管，在听部属们说明和回答时，你应该用自己的方式找出，他们之所以会如此是由于什么原因导致的。
俗话说，“新官上任三把火”，当被任命到新的职位时，他们往往也会有很多新的计划，干起活来信心十足，常常都想大刀阔斧地大肆改革一番，有可能会导致对某些人乱开炮。可是，原先便在公司的员工可能并不会欣赏你这种态度。因为，你的这一举动往往等于指责他们怠忽职守且能力不足。
在这样的情况下，管理者一定要注意，与其从正面攻击招致部属们的反感，倒不如采取迂回战术较易攻下这一城。推动改革并非单靠个人的力量就能够达成的，所以，我们必须要公司所有的成员都能够诚心实意地投入到改革事业中，而且必须有耐心地重复问他们问题，征求他们的意见，还要一边看他们的反应是怎样的，然后再给他们一些暗示，诱发他们自动地致力改革方案。唯有做到如此，改革与管理才能双管齐下、齐头并进。
事情要按“重要性”和“急迫性”
排列
最有效的做事方法，并非想起了什么就去做什么，而是需要做那些有价值的事情。有一些人之所以会感觉事情一辈子都做不完，往往都是因为“太贪心”而且“太用力”的原因，假如你每一天都依照“做事顺序表”去做工作，但自己的事还是做不完的话，何不转个弯，换一个方式试试看呢？
其实，在这个变化无端的时代中，没有一个人可以整天清闲地过日子。可以说生活中的每一个人都有着做不完的事情，从学生、上班族、公务员、大老板到家庭主妇（夫），几乎所有人的烦恼都是因为愿望太多、时间太少。
也正是因为我们每天需要完成的工作实在太多了，而时间往往非常有限，所以，假如你希望在有限的时间里面做完许多的事情，你不妨利用前一晚的睡前时间，或者每一天的早上，将自己在这一天所需要做的事情都列成一张表，并将事情按照“重要性”和“急迫性”来排列。
在执行的过程中往往出现这样的问题：很可能你原本预计一天要做十五件事，但是在做到第十件的时候，就已经没有时间了，剩下的五件事情只有等到第二天再做。可是，万一第二天有更重要的事情，或者有些事情延时而没有时间去做它们，应该怎么办呢？
有些人会选择长时间地拖延下去，反正不做也不会对自己有损害；有些人却会产生强烈的罪恶感，不顾一切地把这些事情做完；有一些人则会产生深深的沮丧感，认为肯定是自己的能力有限，才会导致这么多的事情没有做。生活中，你是否也曾经有过这样的想法？其实，不管你承认与否，只要你参加过工作，你就肯定有这样的感受。
在你刚参加工作时，由于一心只想得到老板的喜欢，往往会不顾一切地拼命工作，当努力是在无序的状态下进行的，你所面临的事情便会堆积如山；也许你会为了增强能力而拼命地加班，并抱定“勤能补拙”的想法；也许，在你当上主管以后，除了要把自己分内的工作做好之外，还要管理其他同事的工作，工作量呈倍数增长，为了证明自己是个“勇于负责”的优良主管，只有把自己变成拼命三郎；等到身心不胜负荷，干脆“睁一只眼闭一只眼”，对品质的要求降低一些。
其实，你完全可以摆脱这种让自己竭尽全力却依然无法应对的疲倦，你之所以会有很多的事情无法做完，并不是因为你的能力不足，而是因为自己太过于贪心、又太过用力的原因——当你无法将重要而急迫的事情从普通的事情中区分出来时，你的人生便会永远地陷入持续的迷茫中。实际上，有一些事情可以选择放弃，有一些事情可以想办法以别种方式来把它做完，有一些事情则要排在其他事情前面，而你因为无法找出它们的先后顺序，而让自己陷入努力却得不到应有的回报的悲剧下场。
如何安排处理事情的先后顺序
每个人每天都有许多的事情等待着我们去处理，而在这些等待处理的事情中，有许多是非常重要的，有些则是非常紧急的，有些是紧急但不重要的，有些则是重要但不紧急的。我们每一个人的时间与精力都是有限的，如何才能更好地将事情做好，需要我们将事情按照重要的程序与紧急的程度来划分，即重要且紧急的事；重要但不紧急的事；紧急但不重要的事；不紧急也不重要的事。
一、重要且紧急的事情
此类的事情对你而言是最重要、最急需解决的事情，它很可能是实现你的目标与事业的关键环节，也可能与你的个人生活品质息息相关。只有将这一部分的事情合理而高效地进行解决，你才有可能顺利地进行其他的工作。
二、重要但不紧急的事情
这类事情并非最重要的，但是它却关系着你的长远发展，有些与你的梦想有关，有些与你的工作、学习的长期规划有关。它可能是一次专业技能的培训课程，也有可能是你一直想要执行的锻炼身体计划，甚至有可能是你希望做的年度健康检查。
对于这些事情的处理好坏，从某一角度反映出了一个人对于进程与人生目标的判断能力。因为这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。
这些事情都有这样的特点：它们没有规定完成的期限，如果没有被其他人催促或者有现实因素的刺激，很有可能会被永远地拖延下去。
三、紧急但不重要事情
这类事情往往表面上看起来非常需要我们去完成，而且需要我们立即采取行动，但是，如果客观地对这些问题进行分析的话，我们就应该将它放入可以放弃的事情中去。
例如，你正在家中，一位老朋友却打了电话过来，很可能你正在忙于处理非常重要的事情，或者并不重要、但却在计划之中的事情。与朋友聊天可能会花费你很多的宝贵时间，不聊却又找不到适当的借口。与朋友聊完天之后，你才发现，自己应该做或者想做的事情却因此而没有完成。事实上，这样的处理方式是极端错误的。
四、即不紧急又不重要事情
在生活中，我们还会遇到许多这样的事情——不需要即时进行处理、甚至不需要处理的事情。比如，买一双新的鞋子，其实旧鞋子还可以穿，只不过，你想换一下感觉，但是如果将精力放在这些事情上面，便纯粹是在浪费时间。
在实际的生活中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也存在重要程度的不同。现实生活中，我们可以使用下面的乘式来解决做事的优先顺序：以重要性乘以紧迫性。即优先顺序重要性×紧迫性。