一、概述
交易条件磋商函是指企业就对方提出的交易条件进行磋商的信函。
二、格式与写作要点
（1）品名。
（2）规格。
（3）数量。
（4）结算方式。
（5）交货日期。
（6）地点。
（7）争议解决的方式等。
三、典型范例
交易条件磋商函
××公司：
贵公司×月×日来信收悉。对贵公司要求与我公司建立业务关系的愿望，我们表示欢迎。从来信中获悉贵方对我公司生产的真丝绢花很感兴趣，并希望了解该商品的有关情况及我方的贸易方式。现将我公司销售绢花的一般交易条款介绍如下：
1.质地规格：真丝绢花以绫、绸、绢、缎等高级丝绸为原料，品种有月季、寒冬菊、杜鹃、凤尾兰等千余种，式样有瓶插花、盆景、花篮等。质地轻盈，不褪色，耐温耐压。彩色样本将提供每样产品的具体规格。
2.包装规格：纸箱装。大花每箱装20盒，每盒装一打；小花每箱装30打、40打或80打不等，根据货号决定。纸箱内衬蜡纸，外捆塑料打包带。每箱体积长×厘米，宽×厘米，高×厘米。每箱毛重×公斤，净重×公斤。
3.成交数量：为便于安排装运，卖方有权多交或少交50%的货物，其多交、少交部分按合同价格结算。
4.货款交付：买方应通过卖方所接受的银行开具全部货款。不可撤销的、准许转船、准许分期装运的即期信用证必须于装运月份前15天送达卖方。其中装船货物的数量和金额允许增减5%，信用证有效期应规定在最后装运日期后15天在中国到期。
5.保险金额：保险金额以中国人民保险公司的有关海洋运输货物保险条款为准。如按CIF价格条件成交，卖方概按发票金额110%投保综合险。
6.非人为性事故：如因战争、地震、严重的灾害以及其他人力不可抗拒事故而致延期交货或无法交货时，卖方不负任何责任。
7.索赔条款：凡有对装运货物质量提出索赔者，必须在货到目的港后30天内提出。货物质地、重量、尺寸、花型、颜色均允许有合理差异，卖方概不受理对在合理差异范围内提出的索赔。
8.仲裁：凡发生的与合同有关的一切事宜，双方应通过友好协商解决。如协商不能解决，应按有关仲裁机构的暂行规则进行仲裁，仲裁裁决对双方都有约束力。
我们负责解释以上条款中的任何疑问。
近来各地对我公司生产的真丝绢花需求很大，如贵公司有意购买，请即询价。我们相信，在双方良好的配合下，首笔交易必将能很快达成。
恭候佳音。
××公司
20××年×月×日
（郭庆、思奎主编：《实用商务文书写作》，第16页，华南理工大学出版社，2004年）