（1）本人接听电话。
①接电话时要遵照“铃响不过三”的原则，就是说接电话以铃响3次左右为宜。电话铃一响，应立即放下其他工作，及时接听电话。
②拿起话筒后，要主动问好并自报家门。问候对方是礼貌的表示；自报家门则是为了让对方验证一下是否拨错了电话，找错了人。
③接听电话时，要积极应答，态度热情友好。通话结束时，要主动说“再见”，做到客气、礼貌。如遇重要内容，要认真做好笔录。
④如果对方拨错电话号码，要耐心向对方说明，不要不耐烦甚至恶语相加。
⑤通话时电话突然中断，要等待对方再次拨进来，不要远离电话或者接起电话后责备对方。
⑥按照电话礼仪的惯例，一般要由打电话者先挂断电话。所以在对方没挂断电话时，接电话一方不应主动挂断。尤其在与尊者或女士通电话时，一定要等对方先挂断电话后自己再挂，以示尊重。
（2）代接电话。
①接电话时，如果对方不是找自己，应该问清楚找谁，若对方找的人在场，则应用手轻捂话筒，请对方要找的人接听电话。若对方要找的人不在场，不要拒绝为对方代找他人的请求，更不能以“他不在”为由终止电话。
②如果要找的人不在，对方请求转达有关事项，代接电话的人一定要认真记录，重要事项待对方讲完之后，还应该重复一遍，以验证记录是否准确，同时将自己的姓名告诉对方，让对方放心。电话记录应包括通话者的姓名、单位、通话时间、内容、是否要回电话等内容。代接的电话要及时传达转告，不要耽误。
③不应问清楚对方的姓名和要办的事后再告诉对方他要找的人不在，这样很容易让人产生误会，亦有探听别人隐私的嫌疑。