个别谈话是领导干部进行思想工作的一个重要方法，也是一门重要的领导艺术。群众当中或领导干部之间的许多具体问题，都适宜通过个别谈话来加以解决。运用好个别谈话，不仅可以了解情况、沟通思想、交换意见、提高认识、解决问题，还可以畅通言路、集思广益、凝聚人心、增进友谊。因此，一名合格的领导者必须练好这项基本功，掌握好这门领导艺术。
1.有情
“感人心者，莫先乎情”。感情真挚、态度诚恳、平等待人、亲切交心，是开展好个别谈话的重要前提。我们常说开展思想工作要“动之以情”，个别谈话也是这样，需要用尊重、关心、爱护谈话对象的真切态度去吸引人、感染人、打动人。
有情，是说领导者要有“爱人之心”，对自己的下属有真诚的感情。感情本身就是一种教育力量，领导者平时要主动接近谈话对象，与他们建立深厚的同志间友情，做他们的知心朋友。
感情体现在关心谈话对象的学习、工作、思想、生活等方面，平时要掌握对方的家庭情况、社会交往，以及影响工作、学习、情绪等各方面的因素，同时，还要了解他们有什么特点，甚至犯了什么错误，错误产生的始末根由。在这种情况下与对方进行个别谈话，才能使对方愿意敞开心扉，进而更好地解开对方的思想疙瘩，收到良好的谈话效果。
感情体现在信任的态度上，要尊重对方的感情，给予对方充分信任，消除隔阂，减少对方恐惧、紧张和戒备心理。个别谈话时，要耐心地、细心地听取他人意见，对他们讲得好的地方要点头承认，给予鼓励，并通过插话和提问启发对方讲话，使对方在轻松的气氛中把话讲完，理解领导意图。只有相互间建立了感情和信任，才能使自己所要表达的内容及谈话主题通过感情的“催化”变成他们自身的思想和要求，提高他们自己的觉悟和决心，进而推动他们主动地做好工作。
2.适时
常言道：打铁看火候，穿衣看气候。领导同下属个别谈话，自然也要看时候。谈早了，条件不成熟，达不到预期目的；谈晚了，就会时过境迁，于事无补，不利问题的解决，甚至给工作造成损失。因此，领导找下属个别谈话一定要注意“适时”。因此，选择恰当谈话时机，是开展好个别谈话的重要基础。谈话的时机应根据谈话目的、问题性质、迫切程度以及谈话对象的思想水平、觉悟高低、心理素质、当时心境及环境气氛等因素确定。
（1）要判断是否具备了谈话成功的条件
构成谈话时机成熟的条件是多方面的，并且，随着谈话对象的不同，对谈话时机成熟的条件的要求也不同。如果谈话对象的情绪比较平和，能听得进意见，并能按照谈话的意图去做，那么，可以立即与其交谈；如果谈话对象的情绪比较激动，对谈话意图充满反感，则宜暂缓，待下属的思想趋于稳定以后，再选择时间进行交谈。比如，某人受到批评、处分、表扬、奖励或工作变动、接受新任务时，可及时与之进行个别谈话；某人责任心不强，工作出现失误，也应及时与之谈话，进行批评教育，帮助分析原因，总结经验，使之吸取教训。如果某人不讲团结，与同事之间有矛盾时，就应该进行“冷处理”，待该同志情绪稳定、自我反省后，再进行教育帮助，切忌“火上浇油”，扩大事态、加深矛盾。总之，选定个别谈话的适宜时机，要掌握好“火候”，既不要“坐等时机”，也不要“错失良机”。
（2）要正确实施被动选择与主动选择
当有的下属突如其来地提出某个问题，而领导者因情况不明或不便回答时，除非必须马上谈的问题，一般都应暂时回避，待把情况了解清楚或由他人做工作后再与其交谈。这样，谈话就会由被动变主动，效果也往往比较理想。而有些问题，则应主动选择时机做工作。如下属在工作、生活中遇到困难时，领导者应及时了解情况，主动与之交谈，并努力加以解决。
（3）要积极创造谈话时机成熟的条件
选择时机不能光是坐等时机到来，而应创造条件，促进谈话时机的到来。比如，领导者与下属有了矛盾，如果立即谈话解决不了问题，就不应急于谈话，但也不应坐等，要积极创造谈话成熟的条件。一方面可以通过对方较信任的领导和同事去调解，另一方面，可以通过个人之间循序渐进的交往缓解紧张关系，逐渐感化对方，待对方对领导有所信任时再与之交谈。这样，谈话才能融洽，领导者的意见才会被下属接受，否则，即使用心良苦也将难以奏效。
3.对症
个别谈话要因人而异、“对症下药”，也就是说谈话要有较强的针对性。如何“对症”？一是要考虑对象。对象不同，基础、需要、爱好不同，谈话的内容、方式、语言等也就有所不同，尽可能从对方熟悉的、感兴趣的话题入手。二是要及时消除对方的各种心理障碍。谈话对象的心理活动大都分为揣测心理、防御心理、恐惧心理、对立心理、懊丧心理和喜悦心理等。个别谈话过程中，根据对象的主要心理状态，及时消除影响谈话的心理因素，使谈话卓有成效地进行。三是从实际出发，因人而异。区别不同对象，提出不同层次的要求。要有分析、有区别，因人而异地讲道理、做工作、尽量调动各类人员的积极性。
4.讲理
做思想工作要讲道理，以理服人，个别谈话也同样需要“讲真理、讲实话”。说话要服从于事实，不能只讲虚理，要从事实中引出道理。理是以事实为基础的，如果与某人个别谈话时不注意根据事实讲道理，不仅不能服人，还可能讲出一些主观片面之理，甚至是歪理，就会使人反感。要实事求是，尊重客观实际，对待谈话人应该实事求是地进行评价。对人对事一分为二，不要说人家好，就什么都好；说人家坏，就一无是处；也不要一表扬，就都是成绩；一批评，就新老账一齐算，甚至抓住一点，不及其余，全面否定。更不要采取“木匠斧子一边砍”、“我一讲，你就得服”的态度。这样做，往往会事与愿违。因此，讲理，首先要讲辩证法，具体问题具体分析，做到“两点论”，做到入情、入理、入心、使别人真正服气。
5.灵活
个别谈话的方式应该灵活多样。谈话目的、对象不同，谈话的方式也应有所不同。实践中，我们可以灵活采取以下几种谈话方式。
一是询问型交谈。这种方式关键是要掌握“问”的技巧，在提问的过程中注意消除对方的疑虑。对有的人可以直接问，而对另一些人则可委婉地问。
二是批评型交谈。对有的人可以进行单刀直入地批评，而对有的人则需要启发其进行自我批评，批评者应先肯定其成绩，然后对被批评的人的缺点和错误应尽力引导，使之能主动地认识到自己的问题。
三是商量型交谈。可用商量的口吻进行交谈。谈话人要心平气和、平等待人，以关心、信任的态度对待谈话对象，不能自视特殊、“好为人师”，也不能“连珠炮”似地发问，或中间打断对方的话头，应允许人家解释，谈不同看法，对的要肯定，错的予以指出，在友好的气氛中，协商解决问题。