以理服人，主要指以符合规章制度、道德准则的规范行为疏导下属，治服下属。它主要不是通过语言去传递，而是通过行为来显示。
具体表现在用人行为上，就是领导凡是要求下属做到的，自己首先应该做到；凡是要求疏者做到的，首先要求亲者做到；即使下属冒犯自己，对他该怎么使用，还是怎么使用。需要记住的一点是，应该随时准备修正错误，适时接受下属的合理要求。
倘若下属要求和自己对话，作为领导，哪怕地位再高，工作再忙，也应安排时间予以接待。不要怕失身份，丢面子。对话，不只是上下级之间交流思想、增进了解的一种有益形式，更主要的，是群众监督领导、纠正失误的一种制衡机制。接见，充分显示了领导的明智和自信，首先在道义上得了分；不接见，则表现出领导的傲慢和无能，即使你本来很有理，这一来也就输理了。
“升职笔记”以理服人，就是对无理的下属要耐心疏导，晓之以理，促其醒悟。这就争取了大多数，打击了极少数。