观察是我们认识世界获取知识的一条重要途径。对于秘书而言，若要学习管理方法和技巧，就要以细心观察领导的日常工作为主要途径。
秘书只有学会细心地观察领导，才能更好地配合领导工作。比如，领导每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件都要了如指掌。再比如，领导在约见客人时，先后顺序的安排，谈话时间的长短，说话的口气，关注的问题，等等。
另外，秘书通过这种仔细的观察，还能慢慢地了解领导，知道他内心真正在想些什么，目前最关心哪些问题；哪些问题最让他头痛，有哪些事想急于实现，正在筹划什么项目或行动。掌握了这些情况，秘书才能清楚地知道自己应该做什么，不应该做什么，以及如何去做，怎么做好。
“升职笔记”具有一定的观察能力不仅有利于了解领导的想法和做事规律，而且还有利于更好地配合领导工作。