书城励志老板不告诉你的50件事儿:做自动自发型员工
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第25章 积极反馈,工作不走弯路

积极反馈工作是员工由行动通往成功的最佳模式,一名优秀的员工,要做到根据任务的特质,按照限定的时间积极地反馈工作。

反馈工作的过程实际上是一个上下级交流的过程,员工通过反馈,让领导了解自己的工作进度,有利于领导随时调整并作出决策;领导针对员工的反馈情况作出回复,让员工及时知晓自己的工作是对是错,充分提高任务执行的效率和质量。

积极反馈,畅通执行道路

企业运营的过程是由许许多多的任务连缀而成。接受任务,是每一名员工义不容辞的责任,同时,向上级及时反馈、及时汇报也是每个员工义不容辞的责任。

在工作中,我们随时会接到来自上司的命令,命令下达后,我们就成了任务的“终端”承担者。任务执行与否,执行好坏,有否延误,与企业的整体利益息息相关,因此,从公司的整体利益出发,我们应该做到高效汇报工作。

与高效汇报相反,很多员工根本就没有汇报工作的习惯,或者是即便汇报,他们也会拖延,这无论是从个人发展还是企业利益来说,都是非常不利的。

因此,在工作中,不管工作成效好坏,都不要在老板问起时才汇报,这样的态度很糟糕。工作汇报应该是随时进行的,尤其是发生变动和异常情况时更应及时主动地汇报,这是员工的职责,也是做好工作的必需。

【走进职场】

小崔是本田公司中国市场部的一名策划,向来工作努力,策划能力也强,上司也很器重他这样的人才。一次上司交给小崔一个项目,该项目大概要一个月左右才能完成,因为上头很重视,小崔不敢怠慢,接到后便埋头苦干了起来。

这期间上司找小崔了解情况就找了两次,不巧在工作快接近尾声时上司要出差,于是匆忙叮嘱两句就启程了。

小崔的工作进展很顺利,但中间有一处拿不准,他本来想打个电话给上司,但一想反正上司三两天就回来了,现在问上司他又不在身边,看不到样本也就不好说什么,就在焦急中等待上司的归来。谁知,在他踌躇之中,上司的电话来了:“小崔啊,那个项目现在完了吧?……什么?!还没完,那你怎么不早和我说一下情况呢?……行了,行了,别解释了,那交给小高做吧。”上司挂断了电话,小崔觉得满腹委屈,不开心极了。

作为一名员工,我们要尽量在老板提出问题之前就主动汇报工作,即便是要花费很长时间才能完成的工作,我们也应该在中途向老板汇报工作,让老板了解工作是不是依照计划进行了。有时老板会出差,这时我们应该通过电话或者是电子邮件主动向老板汇报工作的进度。这样一方面可以让上司了解自己的工作情况,另一方面也方便上司给出我们意见,防止自己做无用功,提高自己的工作质量。

【自动自发行动法则】

积极反馈或者说是积极汇报工作是执行过程中,上下沟通的有效方式。员工要做到及时、准确汇报工作,其实最受益的是员工,因为在汇报工作的过程中,员工可以及时得到老板的指点与支持,这样更利于自己工作的展开,否则,一个再能干的员工,只会埋头工作,而不问对与错,怎能让人放心?所以,要想成为老板要找的那个人,及时主动汇报工作是一个不得不重视的工作细节。

那么,在工作中,我们应该怎样做到有效汇报工作呢?

向上级汇报工作,不是简单的见面,而是要有所准备,即思路上的准备、内容上的准备及方法上的准备。以下几点应注意:

1、汇报不是写新闻,听众只有一个:老板。如果你是老板,你希望下属怎样向你介绍情况呢?首先,最基本的要求莫过于直接明了。汇报工作不是做公关,最忌讳绕弯子、耍小聪明,一开始就围绕工作展开,会给领导留下专业、精辟的印象。

2、为上级提供建设性、启发性的谈话,让他感到大有收获,并根据你的汇报及时调整战略构想。

3、汇报工作千万不要主观。比如你今天完成了三分之一的任务,千万不要为了获得老板的好评或者是害怕老板批评自己做得少,就虚假地汇报工作量,比如你只做了1/3,就不要说自己做了一半,这样不利于老板对你的工作进程进行宏观把握,不利于老板做出下一步的任务安排。

发挥“四小时复命制”的作用

对于及时复命,刘光起先生在《A管理模式》中提出了一项重要理念——“四小时复命制”,就是:对任何命令,不管完成与否,受令人都要在规定的时间内向下令人复命;完成任务后,受令人要及时向下令人复命。如果受令人在执行任务时发现有克服不了的困难或阻力,无法按时、按标准完成规定的任务,也要立即向下令者复命,并讲明不能完成任务的困难或原因,以便于下令人根据情况撤销原命令或更改命令的内容或者是及时帮助受命人解决问题。但无论是哪种,复命的时间都不要超过4个小时。

【走进职场】

王伟是一家公司的总经理助理,管理着办公室的工作。有一次,王伟安排文印员负责标书制作。当业务员拿回招标文件之后,王伟安排她在27号之前完成,因为招标将在30号进行。除了业务员的路上时间之外,王伟预留了一天的应急时间。结果呢,28号上午,王伟没有见到标书,他打电话给文印员,文印员说:“还没有做好呢!只余一个产品效果图了,正在处理。”王伟很着急地说:“那你抓紧时间,上午必须完成。”王伟努力地克制自己冷静,因为那个时候是不适宜批评人的,因为她正在工作。一个女孩子,如果受了批评,接受不了时,会严重影响工作情绪的。

事后,王伟与她就这一问题进行沟通时问她:“为什么没有在27号之前完成?你说时间太紧张,但我们的作业规程里边的标书的完成时间是你自己根据实际情况承诺的。就算这份标书内容多,比较特殊,那你为什么没有提前向我解释并寻求帮助呢?”刚开始,她还找着借口,但到最后,她还是认识到了自己的错误。

四小时复命制的核心是有命必复,只要任务布置下去,就必须复命。怎么复呢?有个时间限制,四小时复命,也就是在规定的时间内复命,也叫及时复命。也就是一件事不能无限制地拖延。四小时复命制并不是指四小时内完成任务,而是领导布置一项工作时,下属若不提出异议,就要按时完成,并在完成工作的四小时内给予领导答复。若在执行工作的过程中遇到突发、意外事件,应在四小时内汇报;若在做工作的过程中遇到困难,也应在四小时内向上级汇报,以便领导及时调动人力、物力、财力,协助克服困难,使工作顺利完成,而不是在没按时完成工作时再提出种种理由,这时已经违背了四小时复命制。

【自动自发行动法则】

要想让任何执行都得到一个良好的结果,我们就应自觉做到四小时复命,因为做到四小时复命无论是对我们个人的工作还是老板的工作安排都是非常有利的。

那么,在工作中,我们具体应该怎样做好四小时复命呢?这就需要我们员工把握复命过程中的两个关键点。

1.复命一定要有检查系统。

(1)要实现高效复命,一定要有检查系统。明确检查人,检查人也是责任人。检查人对他检查的复命项目必须有连带责任,这样才能够增强责任心,否则,检查就会流于形式。

(2)把复命内容写下来。美国宝洁公司提倡“书写的力量”,凡是涉及复命的内容,一定要有书面的东西,尤其是复命要求的结果、时间、地点、责任人、检查人等一定要写清楚,可以对账,不能抵赖,不能推脱。这样,人人往前,不敢落后,从而实现高效复命。

检查后要及时发出催促,并且记录在案,更要让复命者知道检查结果已经记录在案了。如果催促无效,检查者要及时上报,绝不能听之任之,一任公司的计划、目标往后推延,要采取果断的措施。

2.复命期限要严格遵守。

我们每天所从事的工作,很多都是四小时之内就可以完成的“小事”。很多需要几周完成的大事也是由一个个四小时就可以完结的“小事”组合而成。因此,要求员工四小时就要汇报结果也是很多成功企业普遍采用的高招。而作为一名执行工作的员工,我们也应该严格遵守这个期限,时刻提醒自己遵守四小时复命制度。