4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5.国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。
6.公司各部门的发文。
7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
8.外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
五、归档要求：
1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。
4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5.全部案卷组成后，要对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
六、档案借阅：
1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。
2.借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。
3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
4.借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主任批准。档案管理条例
一、管理部门：
1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。
2.各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制订，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。
二、文件点收、文件结案移送归档时，根据如下原则点收：
1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归人。
2.文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
三、文件整理：
点收文件后，应依下列方式整理：
1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
四、档案分类：
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4.每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5.档号的表示方式如下
A1A2—B182C1C2D1—E1E2
其中A1A2为经办部门代号，B182为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
五、档案名称及编号：
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。
3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
六、档号编写：
1.新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。
2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
3.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
4.档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
七、档案整理：
1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
八、保存期限文件：
保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：
（1）公司章程：
（2）股东名册：
（3）组织规程及办事细则：
（4）董事会及股东会纪录：
（5）财务报表：
（6）政府机关核准文件：
（7）不动产所有权及其他债权凭证：
（8）工程设计图：
（9）其他经核定须永久保存的文书。
2.10年保存：
（1）预算、决算书类：
（2）会计凭证：
（3）事业计划资料：
（4）其他经核定须保存10年的文书。
3.5年保存：
（1）期满或解除之合约：
（2）其他经核定保存5年的文书。
4.1年保存：结案后无长期保存必要者。
5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
九、档卷清理：
1.档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
十、调卷程序：
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”经其部门主管核准后向管档人员调阅。
2.档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理，以备催还。
3.在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归人档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。
十一、调卷管理：
1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。
4.调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
档案借阅管理办法
第一条为加强公司档案管理，特制定本办法。
第二条借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。
第三条案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
第四条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
第五条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反《保密法》追究当事人责任。
第六条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
第七条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
××公司资料室管理规定范本
总则
第一条目的
资料室的资料管理，按本规定执行。
第二条意义
本规定的目的在于通过有效管理资料室的资料，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的理解。
第三条阅读的责任
职工在利用资料室资料时，必须遵守规定，在本规定范围内承担相应的责任。
第四条资料的分类
一、图书资料（即单行本、辞书）
二、定期刊物（报刊、杂志等）
三、文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）
四、视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）
第五条公司内资料管理
公司内资料原则上按文书管理条例进行管理，文书管理条例规定外的事项，按本规定执行。
第六条资料的主管
资料室的资料一律由总务科统管。
资料室
第七条资料室
在总务科设资料室，并由资料室主任具体负责对资料的管理工作。
第八条主任的工作移交
资料室主任在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。
购买程序
第九条购买资料
购买资料原则上按下列程序与要领进行：
一、在希望购买资料时，首先填写购买申请书，经主管领导审批后，提交资料室主任；由资料室主任决定、发出订购单。
二、资料室主任在受理“资料购买申请书”之后，把受理要点填写在“资料购买整理簿”中。
第十条资料编号
资料室在购进资料后，对新进资料贴上标签、进行编号。
第十一条通知
资料购进并编号后，由资料员发出通知，告知申请购买者。
第十二条保管期
编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管一个月。
第十三条中止购买
在资料购买的申请期中，希望中止购买时，必须立即经所在部科主管，立即通知资料室主任。
第十四条把握购买开支
资料室的资料员必须经常就资料购买的情况，尤其是开支金额状况，作出统计：并且对计划内购买的资料、金额与数量作出调查，在月末及年末，向资料室主任作出报告，以便使资料室长把握资料购买的开支状况。
第十五条购买费的分配
资料室主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例：如果超支，立即经财务部长向总裁提出报告，按总裁指示办理。
资料的借出
第十六条资料的借出
一、职工如果业务工作上需要，可以申请借走资料，但必须填写“资料借出卡”；按借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。
二、资料保管员必须在“借出资料登记簿”上作好登记，并且经常检查借还状况。
第十七条退还
职工借阅完毕后，及时把所借出资料还给资料室，同时把“资料借出卡”退还借阅者本人。
第十八条阅读
一、资料原则上不外借，只允许在阅览室中阅读。
二、凡借阅资料、在阅览室进行阅读者，都必须登记，在“资料阅览表”上填写清楚阅读者姓名、所在部科，以及所阅览资料名称。
三、上班时间阅读，必须经部科长同意。
第十九条借出期限
一、一般资料借出期限为一周。期限一满，立即归还给资料室。
二、业务上常备资料，借出期限为三个月以内。如果必要，还可以按第十六条规定，办理手续，予以续借。
三、需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。
第二十条禁止转借
资料室借人的资料，禁止转借。
第二十一条借阅时间
资料借阅时间为上午九点至下午四点。
公文印章处理制度
××公司公文处理实施细则范本
总则
一、为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。
二、各部门的公文，是传达贯彻国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
三、各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
四、公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
五、各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。
公文种类
六、公文种类。
1.请示：
请上级指示和批准，用“请示”。
2.报告：
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
3.指示：
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告：
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复：
答复请示事项，用“批复”。
6.通知：
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7.通报：
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议：
对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9.函：
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要：