书城经济出纳必读
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第32章 出纳的日常管理(4)

(1)核对凭证与账簿记录、账簿与账簿记录(总账与明细账)、账与报表记录、账与卡、账与实之间的数额是否相符。

(2)核对总分类账借方余额账户的合计数同贷方余额账户的合计数是否相符。

(3)核对账外账单,如银行对账单、客户往来清单等同本单位有关账目的数据是否相符。

(4)核对原定的预算、指标、定额、承包基数等同实际用以考核的预算、指标、定额和承包基数是否相符。

(5)核对生产记录、发货托运记录、原材料消耗记录、产成品入库记录、废次品记录、考勤记录等同相应的账簿记录所反映的内容、数额是否相等。

(6)核对销售合同、外加工合同、联营合同等所记载的内容与金额,同有关账簿记录所反映的内容、金额是否相符。

4.核实法

它是核对法的特例,指将账簿资料与实际情况进行对照,用以验证账实之间是否相符,并取得书面证据的一种方法。核实法主要用以核对账户记录,并结合盘点方法所获取的实物证据,进行账簿资料与现实物资之间的对照。核实的重点是盘存类账户,如现金、原材料、燃料、产成品等,此外,还有盘存类账户中银行存款、其他货币资金及其结算类账户中的应收、应付、暂收、暂付等也可以用此法核对分析。

5.调节法

它是指为了检查账簿中某些业务,而事先对其中某些因素进行增减调节,以使其相关可比的一种查账方法。因为在被查单位各类账簿中记录着各种业务,由于其记录业务的角度和方式不同,账簿与账簿之间、业务与业务之问可能存在着差异,有时不具有可比性。另外,查账人员检查账簿的时点与被查单位做账的时点不同,两者面对的资料数据也可能存在差异,这些都影响着账项的比较查对,因此需要采用调节法对此进行处理,以使其对口且具有可比性。

6.各种查账分析方法

它包括账户分析法、比较分析法、比率分析法、相关分析法、平衡分析法、分组分析法、因素分析法、推理分析法、图表分析法、差额分析法、量本利分析法、价值分析法、预测分析法等。

查证应收账款舞弊

1.查证企业在销售环节中的内部控制

(1)企业销售商品或提供劳务后,将债权转入应收账款的批准程序。

(2)为购货方代垫费用支付现金或银行存款的批准程序。

(3)与购货方对账制度及对账单签发手续等等。

2.查证有关销货发票

了解有无销售折扣与折让情况,看其与“应收账款”、“产品销售收入”等账户记录是否一致,以弄清是否存在以净价法入账而导致应收账款入账金额不实等问题。

3.查证应收账款平均余额

分析应收账款账龄,计算应收账款周转率,并同该行业平均周转率比较,看是否存在周转太慢、回收期过长的问题,并进一步调查是否因款项收回后挂账或私分所致。

4.查阅明细账及凭证

看是否存在列作应收账款的经济事项不真实、不合理、不合法的情况。问题发生后,其线索或疑点表现在以下几个方面:

(1)反映在“商品销售收入”和“应收账款”账户中的虚假金额,与正常的经济业务金额比较可能表现为异常,如金额过大、精确度过大等。

(2)会计凭证可能只有记账凭证,没有原始凭证;或虽有原始凭证,但内容不全、不真实等,表现为账证不符。

(3)所虚设的应收账款,可能只记入了“应收账款”总账,未虚设虚记明细账或未在其他明细账中虚记,表现为应收账款与所属明细账不相符。

(4)所虚设的应收账款,可能既记入了总账,也记入了虚设的或其他的明细账中。这样尽管总账与明细账是平衡的,但该企业所记录的这些内容与实际或对方客户“应付账款”账上的对应内容不相符,表现为两个单位间的账账不符。

5.查证企业备抵法运用是否正确

应运用审阅法、复核法检查被查单位坏账准备计提是否正确、合规,有无多提、少提或人为地调节利润水平的问题。

审阅“坏账准备”账户借方记录,来发现和查证有无发生坏账损失后多冲或少冲坏账准备,以此调节“应收账款”账户内的内容,从而达到利用“应收账款”账户舞弊的目的的问题。根据发票、收据的号码不连续和调查询问所掌握的情况,审阅核对“坏账准备”账户的贷方记录内容,来查证收回已经核销的坏账未入账而将其私分或存入“小金库”的问题。

出纳工作交接

《会计基础工作规范》规定,企业的出纳人员在调动或离职时,必须将有关的工作和资料票证移交给继任出纳人员。出纳人员在进行工作交接时,必须遵循一定的程序和规则。

出纳工作的交接手续

出纳人员交接要按照会计人员交接的要求进行。出纳人员调动工作或者离职时,与接管人员办清交接手续,是出纳人员应尽的职责,也是分清移交人员责任的重大措施。办好交接工作,可以使出纳工作前后衔接,可以防止账目不清、财务混乱。

出纳工作交接要做到两点:

(1)移交人员与接管人员要办清手续;

(2)交接过程中要有专人负责监交。交接要求进行财产清理,做到账账核对、账款核对,交接清理后要填写移交表,将所有移交的票、款、物编制详细的移交清册,按册向接交人点清,然后由交、接、监三方签字盖章。移交表应存入会计档案。

出纳人员交接一般分三个阶段进行。

(1)做好交接准备。它主要包括以下几个方面:

将出纳账登记完毕,并在最后一笔余额后加盖名章。

出纳账与现金、银行存款总账核对相符,现金账面余额与实际库存现金核对一致,银行存款账面余额与银行对账单核对无误。

在出纳账启用表上填写移交日期,并加盖名章。

整理应移交的各种资料,对未了事项要写出书面说明。

编制“移交清册”,填明移交的账簿、凭证、现金、有价证券、支票簿、文件资料、印鉴和其他物品的具体名称和数量。

(2)出纳人员的离职交接,必须在规定的期限内,向接交人员移交清楚。接交人员应认真按移交清册当面点收。

现金、有价证券要根据出纳账和备查账簿余额进行点收。接交人发现不一致时,移交人要负责查清。

出纳账和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,由移交人查明原因,在移交清册中注明,由移交人负责。

接交人应核对出纳账与总账、出纳账与库存现金和银行对账单的余额是否相符,如有不符,应由移交人查明原因,在移交清册中注明,并负责处理。

接交人按移交清册点收公章(主要包括财务号用章、支票专用章和领导人名章)和其他实物。

接交人办理接收后,应在出纳账启用表上填写接收时间,并签名盖章。

(3)交接完毕后,交接双方和监交人,要在移交清册上签名或盖章。

移交清册必须具备:

单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务及姓名,以及移交清册页数、份数和其他需要说明的问题和意见。移交清册一般一式三份,交双方各执一份,存档一份。

出纳人员工作交接书范例

出纳人员在交接工作过程中怎样写好工作交接书也是出纳人员必须掌握的,它是保证出纳工作的延续性的重要手段,下面我们要学习的是E公司出纳人员王英与刘小兵之间的工作交接书。

出纳人员王英,因工作调动,财务处已决定将出纳工作移交给刘小兵接管。现办理如下交接:

1.交接日期

2004年8月15日

2.具体业务的移交

库存现金:8月15日账面余额85元,实存相符,月记账余额与总账相符。

库存国库券:478000元,经核对无误。

银行存款余额650万元,经编制“银行存款余额调节表”核对相符。

3.移交的会计凭证、账簿、文件

本年度现金日记账一本。

本年度银行存款日记账两本。

空白现金支票60张(××号至××号)。

空白转账支票50张(××号至××号)。

托收承付登记簿一本。

付款委托书一本。

信汇登记簿一本。

暂存物品明细表一份,与实物核对相符。

银行对账单1—10月份10本;10月份未达账项说明一份。

4.印鉴

E公司财务处转讫印章一枚。

E公司财务处现金收讫印章一枚。

E公司财务处现金付讫印章一枚。

5.交接前后工作责任的划分

2004年8月15日前的出纳责任事项由王英负责;

2004年8月15日起的出纳工作由刘小兵负责。

以上移交事项均经交接双方认定无误。

6.本交接书一式三份,双方各执一份,存档一份。

移交人:王英(签名盖章)

接管人:刘小兵(签名盖章)

监交人:崔成(签名盖章)

E公司财务处(公章)

2004年8月15日

工作移交手续后的责任确定

在出纳人员之间办理完工作移交手续之后,在出纳工作中出现的问题的责任应该如何确定呢?

我国《会计基础工作规范》第三十五条已经做出明确的规定:“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后,交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内所发生的,应当对这些会计资料的合法性、真实性负责,即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题,如事后发现,仍应由原移交人员负责,原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。

我们学习一下流传在网络上和出纳工作者之间的出纳人员守则。可以说这篇简洁实用的出纳人员守则涵盖了出纳日常管理工作的方方面面。

1.出纳人员,很关键;静头脑,清杂念。

2.业务忙,莫慌乱;情绪好,态度谦。

3.取现金,当面点;高警惕,保安全。

4.收现金,点两遍;辨真假,免赔款。

5.支现金,先审单;内容全,要会签。

6.收单据,要规范;不合规,担风险。

7.账外账,甭保管;违法纪,又罚款。

8.长短款,不用乱;平下心,细查点。

9.借贷方,要分清:清单据,查现款。

10.月凭证,要规整;张数明,金额清。

11.库现金,勤查点:不压库,不挪欠。

12.现金账,要记全:账款符,心坦然。

出纳的交接应注意的事项

1.出纳人员进行交接时,一般应由会计主管人员监交,必要时,还可请上级领导监交。

2.监交过程中,如果移交人交代不清,或者接交人故意为难,监交人员应及时处理裁决。移交人不作交代,或者交代不清的,不得离职,否则,监交人和单位领导人均应负连带责任。

3.移交时,交接双方人员一定要当面看清、点数、核对,不得由别人代替。

4.交接后,接管的出纳人员应及时向开立账户的银行办理更换出纳人员印鉴的手续,检查保险柜的使用是否正常、妥善,保管现金、有价证券、贵重物品、公章等的条件和周围环境是否齐全,如不够妥善、安全,要立即采取改善措施。

5.接管的出纳人员应继续使用移交的账簿,不得自行另立新账,以保持会计记录的连续性。对于移交的银行存折和未用的支票,应继续使用,不要把它搁置、浪费,以免单位遭到损失。

6.交接后,移交人应对自己经办的已经移交的资料的合法性、真实性承担法律责任,不能因为资料已经移交而推脱责任。

总而言之,出纳交接要做到两点:

(1)移交人与接管人要办清手续。

(2)交接过程中要有专人负责监交,交接要求进行财产清理,做到账账核对、账款核对,交接清楚后填妥移交清册,由交、接、监三方签字盖章。