第3章第1节时间的价值 (2)
最后8小时虽然是你的休息时间，但是，你仍然必须小心支配，我们常会把这段时间花在处
理家里的琐事，或其他没有收获的事情上。
以上我们介绍了一天的时间分配方式，接下来介绍林肯和温斯顿关于支配时间的建议。
列出你今天、这一周和这个月要处理的工作，在一张纸上划出四栏，并在左上角贴上“重要
而且紧急”的标签，你应在这一栏内填入必须立即处理的工作，并依次写下每项工作的处理
日期和时间。
在右上角贴上“重要但不紧急”的标签，并填入必须做，但不必立即处理的工作。如果你认
为这一栏的工作最重要时，则可以不必填写左上角的栏位，同样依次写下每项工作的处理日
期和
时间，你应每天审查一下这一栏的工作，以确保不会有工作变成“重要而且紧急”的项目。
左下角贴上“不重要但却紧急”的标签，在这一栏中所填写的，都是一些必须立即处理的琐
事，诸如某人需要你的建议，有人要你马上去买一些小东西，等等。当然你也能把这些事情
记在“重要而且紧急”一栏中，但本栏的目的在于使你了解“紧急”并不等于“重要”。
最后，在右下角贴上“不重要也不紧急”的标签，你当然可以让这一栏一直空着，反正写在
这一栏的工作，都是你可以不必在意的，但本栏的目的在于告诉你事实上有许多事情是属于
“不重要也不紧急”的项目。
在你的办公桌上通常会放着两种纸张：一种是有用的，一种是没有用的。你应赶快把没有用
的纸都丢掉，并且绝对不要在桌上再看到任何没有用的纸张。
你用来处理那些有用资料的时间，要尽可能的少。如果可能的话，应该立即处理资料、阅读
最新资料、签署授权书、写回函，等等。至于像杂志类的阅读资料，应留在特定的时间再来
阅读。
如果你无法一次处理完文件时，就应在文件的上方角落点一个点，当再度处理该文件时，再
一个点，如此一来，你就可清楚地了解分成几次来处理相同的文件，并可趁此机会做一番改
进。
依照下列方法每天花一点时间安静地思考下列事项，可确保你能做所有你应该做的事情：
①你为明确目标所制定的计划。
②和无穷的智慧进行沟通，并表现你对目前幸福的感激之情。
③分析自己，确定你必须控制的恐惧心情，并且制定克服这些恐惧的计划。
④加强和谐关系的方法。
⑤你希望得到的东西。
行事须按日程表
为了更好地实施你的计划，建议你每天制定两种工作表，而且最好在同一张纸上。这样一目
了然，也便于比较。
在纸的一边列出你“待做”的事项——把你计划要在一天内完成的每一件事情都列出来。然
后再审视
一番，排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。在纸的另一边或在你的记事本上列
出某几段特定时间要做的事情，如开会、约会等，你要排出一、二段特定的时
间来办理。如果时间允许，再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间
，同时你要留有足够的时间来弹性处理突发事件，否则你会因小失大，因完不成主要工作而
泄气。
但是，“待做事项表”有一项很大的缺点，那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它
包括需
要立刻加以注意的事项，其中有些事项很重要，有些并不重要。但是，它通常不包括那些重
要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。
因此，在列出每天“待做事项表”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你
现在所做的事情是不是有利于你要达到的主要目标，二者是否相一致。
在结束每一天工作的时候，你很可能没有做完“待做事项表”中的事项，但是你不要因此而
心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作，那么这正是时间管制所要求的
。
不过这里有一项忠告：如果你把一项并不十分重要的工作从一天的“待做事项表”上
移到另一天的工作表上，且不只是一两次，这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己坦
白，你是在打马虎眼，你就不能再拖延下去了，而应立即想出处理办法并着手去办。
你最好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。对于那些成功者来讲，这种时间管理
计划是最常用的一个方法。如果拖到第二天上午再列工作计划表，那就容易做得很草率，因
为那时
又面临新的一天的工作压力，这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务，而漏掉
了重要却不一定是最紧急的事项。帕金森教授说：纷繁的工作会占满所有的时间。
我们要为某一工作定出较短的时间，也就是说，不要将工作战线拉得太长，这样你就会很
快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样 募苹愣源?
那些困难或者轻松的工作就会产生惰性，因为没有期限或者由于期限较长，你感觉可以放到
以后再说。如果你只从工作而不是从可用的时间上去着想，就会陷入一种过度追求完美的危
机之
中。你会轻重不分，且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美，这样做的结果只能使主
要的目标落空。
计划表要定期检查
拿破仑?希尔认为，要定期检查计划表。
早晨起床的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事情全都列在计划表上，而且每天
固定检查计划表，你就不会“忘记”这个计划当中还有事情没有完成。
福布斯二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每
当我踌躇、犹豫的时候，我就会看着这张表，思考这件事情是否需要着手去办。”
通常在福布斯二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏
文章。他说过：如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远搁置在那
里。当然，他这样讲有些片面，不过这是管理事情时十分有用的技巧。
每当你分配工作给下属时，应要求他们把你所交代的事情记在工作计划表上；在随后的会议
中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据。只有这样，你才会放心而不
至于遗漏工作中的某些环节。
限制计划表上的项目
你计划表的范围要广泛，但也不要事无巨细地罗列，否则你会觉得力不从心。
企管顾问艾?维?李对施瓦布说：“我可以帮你提高公司的效率。”施瓦布问：“费用
是多少?”李说：“如果无效，则免费；如果有效，希望你支付我因此为您省下的费用的1%
即可。”
施瓦布同意：“这很公平，那怎么做?”李说：“我需要与每一位高级主管会面，面谈10分
钟。”
李于是开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“请在下班离开办公室之前，写下6
件你今天尚未做完、而在明天却必须做完的事。”
主管们都同意这种观点，并把这一计划付诸实施。这样一来大家做事都十分专心，正是由于
有了这张计划表，并按计划表努力完成了工作。
这样实施不久，公司的效益明显得到改善。几个月后，施瓦布开了张35 000美元的支票。
玛丽?凯从这条经验中得到了启示：开始每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且
也鼓励业务员这样去做。
今天，玛丽?凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了百万份粉红色小便条本，每一张便
条纸上都写着：“我明天有6件重要事情必须要做。”
在计划表旁加注日期
时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下定决心完成计划表上的事，时间日记才能发挥作用
。而要下定决心完成计划表上的事，最好的办法莫过于限定完成计划表上每项工作的时间。
大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会的，而拿破仑?希尔则是利用它来规划会议和
约会的。重
要的工作和访客、会议都是一样的，应全部记录下来。
制作日程表
《菁华》杂志的主编苏珊?泰勒不但规划了自己的计划表，还给她的属下制作了
日程表。
在通常情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报纸、杂
志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给
每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应该第一优先要做的事情则有两个记号
。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。
有一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情发展
变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重
要性。
能善于利用时间的成功人士都会制定一份长期计划表。
在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员说：“在你看来，最重要的销售策略
是什么?”他回答道：“我的每月日程表。”他必须事先知道下一个月即将拜访哪些客户，
并为此要预先做准备。
另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再
利用周计划或月计划或年计划制定日计划。
《薪水阶级》月刊的主编黛博拉?沙蓝，她以归档方式规划每年、每月的时间安排。每月的
前两周固定是写评论时间；在第三、四周则为其他活动时间，例如演讲，回复谢函，做公关
联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写
本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。
沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，并且在同行中获得了众多的拥护者和支持者
。