3.1共青团工作项目
学习共青团工作项目管理，首先就要了解共青团工作项目的内涵和外延，区分共青团工作项目与其他项目的不同特征，明确其联系与区别，才能真正掌握共青团工作项目管理的方法。
3.1.1共青团工作项目的时代内涵
我们知道项目是指临时任务，是由一系列可管理的独特而相关的活动组成的。项目管理就是在一定的时间和资源约束条件下实现特定目标的过程。这一项目定义包括：它是一项有待完成的任务或努力；它是在一定的组织、时间内，利用有限资源完成的工作任务；它的任务要满足一定的质量、数量、技术指标要求。基于这个对项目的严格定义，分析我们在共青团工作中的很多工作任务，如组织一场演讲比赛、组织一次志愿者活动、召开团代会、“五四”系列活动等，都具有项目的基本特征。共青团的活动一般都有这样的特征：任务目标明确——具有任务特征；在一定时间内，以有限的资金、人力、物力去实现目标——具有约束条件；同时还要赢得领导、同事、团员、青年的满意——具有质量、数量、技术指标要求。与项目管理的内涵对照分析，这些工作任务就是项目。
项目可以是一个组织中各个层次任务的集合，它可以只涉及一个人，也可以涉及数人甚至数万人。有的项目可用很少的工时即可完成，而有的项目则需要很长时间才能完成。共青团工作活动的项目一般有主办一次团代会、筹备一个会议、组织一次活动、接待一个考察团、研究一个课题等等。我们可以把组建青年突击队的过程视为项目，但不可以把青年突击队本身称为项目。值得注意的是，共青团工作项目从开始到结束的整个过程，都处于动态变化中，这是共青团工作项目的重要特征。
3.1.2共青团工作项目的特征分析
以一次团的代表大会筹备工作为例说明其特征。这里以2002年共青团贵州省第十一次代表大会为例。2002年6月初，团贵州省委向中共贵州省委和团中央呈报召开“共青团贵州省第十一次代表大会”
的请示，从此时起，第十一次团代会项目就开始运行了，到2002年12月31日选举完成、代表返程、文件归档，整个项目才基本结束。就该项目来说，以前也开展过，但每次的时间、范围、费用、人力资源等都不相同。但作为一个项目，这些团代会的筹备却有许多项目的基本特征，如图3-1所示。
(1)一次性。项目有明确的开始时间和结束时间。项目在此之前从来没有在同样的条件下发生过，而且将来也不会再发生。
(2)独特性。每个项目都有自己的特点，都不同于其他的项目，不同的项目在操作过程中有时间、费用、质量等方面的不同要求。因此，项目的过程具有自身的独特性。
(3)目标明确性。每个项目都有自己明确的目标。为了在一定的约束条件下达到目标，项目负责人在项目实施以前必须进行周密的计划。事实上，项目实施过程中的各项工作都是为完成项目的预定目标而进行的。
(4)组织的临时性和开放性。项目开始时要建立项目组，项目结束时项目组就要解散，因此项目组织具有临时性。一个项目往往需要多个单位共同协作，它们通过合同、协议以及其他的社会关系组合在一起。项目组织没有严格的边界。
(5)后果的不可挽回性。不像有些事情可以试做，失败了可以重来，项目管理的后果不可逆。因此，项目管理要求有合理的计划、精心的制作和有效的控制，以保证预期目标完满实现。
项目不是日常工作，与日常工作有着本质的区别。一个团组织的工作和活动，可分为一次性的项目活动和重复性的日常工作。项目是一项独一无二的任务，而日常工作是连续不断、周而复始的重复活动。这两种不同类型的工作活动之间有许多本质的不同，见表3-1。
作为对项目特征分析的应用，我们对共青团贵州省委举行的“春晖行动”应用项目管理的基本特征进行分析判断举例。
团贵州省委为积极探索参与扶贫开发的新途径，构建了以“春晖行动”为载体的运作模式。发挥“亲情、友情、乡情”的情感纽带作用，以“亲缘、地缘、业缘”为社会网络，以“反哺故土”、“饮水思源”、“回报桑梓”等传统美德为理念，创造条件，组织广大离乡在外青年关注家乡的扶贫开发建设，以“志愿、公益、互动”的原则，发挥个人与团体优势，为促进农村经济社会发展提供智力、物力、财力支持。为推广这一活动，团贵州省委于2004年12月在北京民族饭店举办“春晖行动”形象大使及主题歌新闻发布会、清华大学召开“春晖行动”理论研讨会、北京大学举办“春晖行动，我与家乡共发展”座谈会。
为了保证这三个会的圆满召开，团贵州省委由青农部牵头，从各部门抽人组织了一个筹备组，从2004年10月15日开始准备，准备工作于2004年12月20日完成。活动成果体现在，青农部安排专人负责接咨询电话、接受捐赠等工作。那么，青农部牵头组织的北京三个活动和平时工作中接咨询电话、接受捐赠等，这两个任务哪个是项目呢？
北京的三个活动是一次性的吗？是！团省委不可能在北京同一时间开展第二次同样的活动。
是独特的吗？是！团省委在此之前没有开展过完全一样的同样活动。
有明确的目标吗？有！团省委要求青农部在规定时间内完成筹备工作，并保证三个活动顺利进行。
组织是临时性和开放性的吗？是！为了“春晖行动”在北京的三个活动顺利进行，团省委组织了一个团队，活动结束团队解散。
参考共青团贵州省委主办，《贵州共青团(合订本)》，2005年。
在筹备过程中有时需要团省委其他部门以及有关联的单位的合作。
后果是不可挽回的吗？是！要有周密的计划，在实施过程中任何环节出问题，都不能保证此项工作的顺利完成。
OK！这是个项目。
接咨询电话、接受捐赠等工作！
是一次性的吗？不是！青农部工作人员不定时地接咨询电话和接受捐赠，做这样一项重复的工作。
NO！这不是项目。
3.1.3共青团工作项目的分类
(1)大型项目(Program)。通常由若干个相互联系的或相似的项目组成，是以协调的方式管理以获得总体利益的一组项目，也称为项目群。
例：团贵州省委2005年推出的“手拉手，一起走”活动就是一个复杂的项目群。活动从“城乡青少年手拉手，同走富民兴黔路”、“山海青少年手拉手，同走全面小康路”、“华夏青少年手拉手，同走民族振兴路”、“国内外青少年手拉手，同走和平发展路”四个方面开展。涉及了“四个定位”(富民兴黔服务、为全面建设小康社会服务、为实现中华民族的伟大复兴服务、为我国和平发展创造良好的国际环境服务)，“四个和谐圈”(我省城乡之间的和谐社会、我国东西部之间的和谐社会、我国内地与港澳台和华人华侨之间的和谐社会、我国与其他国家之间的和谐社会)的构建，包括了“百千万工程”(百名少儿会亲会，千个中队在行动，万封书信大赛、十万学子来助学、百万图书进乡村)等项目。
通常大型项目的规模特别大，持续时间也相当长。大型项目或项“手拉手，一起走”活动是2005年共青团贵州省委推出的系列活动。
目群，具有与一般项目相同的特性。
(2)项目(Project)。它是本教材讨论的对象，是大型项目的组成部分。
(3)子项目(Sub-Projects)。它是一个项目中的更小的和更易于管理的部分，即某一项目阶段，子项目与项目的特性相同。例如，“城乡手拉手——百对少儿会亲会”活动、“城乡手拉手——万封书信大赛”活动，就是“百千万工程”项目中的子项目。
(4)大型项目、项目和子项目的关系。一个大型项目可以包括很多的项目，一个项目可以包括若干个子项目，子项目是项目的最小实施部分。大型项目、项目和子项目的关系，以“手拉手，一起走”活动为例，如图3-2所示。
图3-2中，“手拉手，一起走”活动大型项目，“城乡手拉手”是其中的一个项目，在“城乡手拉手”这个项目中，“万封书信大赛”又是其子项目，启动仪式是该子项目的一项任务，而落实场地、安装设备等活动则是任务中的子任务。
3.2共青团工作项目管理的特性
共青团工作项目的实施，涉及人力、物力、财力、时间等配置。管理就是合理配置人力、物力、财力、时间等各种资源，实现以最少的投入，争取最优的结果。项目管理贯穿了项目开始到项目结束的全过程。
3.2.1共青团工作项目管理的意义
1.机制建设的需要
在人类文明进步的今天，世界进入了科学管理时代。共青团工作涉及了政治、文化、经济、生产等社会各领域。我国各行各业都不同程度地引进了各种先进的管理技术，项目管理作为一种普遍受欢迎、具有很多共性管理特征的一门管理技术，近年来已在全国各行业大量被采用。共青团十四届六中全会指出：在新的历史条件下强化项目运作，应当成为创新团的活动方式的一个重要方向。共青团工作具体“做什么”靠载体，“怎么做”靠机制。只有创新共青团工作活动的运行机制，才能适应市场经济的客观要求，才能有效增强团组织的自身发展能力。就是在这样的大背景下，全国各省级团委纷纷在共青团工作中推行项目管理工作。共青团贵州省委也提出了，把项目管理作为非常重要的管理技术，在全省共青团工作中大力推广。共青团贵州省第十二次代表大会明确提出了“亮化品牌、优化环境、深化机制、强化服务”的“四化”工作思路，确定了贵州省共青团未来五年的发展方略。这为团内工作要以目标为载体，降低共青团事务的管理成本和运作成本，最大限度地提高团内资源的使用效益，创造了条件。对“春晖行动”、“希望工程”、“志愿者行动”等重要共青团工作项目，已经拥有了一定的工作知名度，对这些工作品牌要实行严格管理，进一步完善相关工作规范和流程，在共青团工作中逐步推行目标管理，为提高共青团的管理水平、完善工作机制、增强工作活力创造条件。
2.能力建设的需要
共青团工作是党的工作的一部分，共青团是党的助手和后备军。
共青团的工作对象是全体团员和青年，是各条战线的生力军，是各种新生事物的接受者、创造者、实践者，团的各级领导是他们的表率。因此，无论是团干部还是团员和青年，在各自的工作岗位上，都应该大力应用先进管理技术。在业务工作中践行先进管理技术，强化自身能力建设。通过学习应用项目管理技术，提高工作效率、保证工作质量、减少工作成本、节约利用资源。更好地担当起突击队、先锋队、后备军的重任。
3.工作管理的需要
就团的本职工作而言，团的活动是很多的，这些活动要适应青年的特点。很多活动具有动态性、复杂性、广泛性等特点。活动中，如何保证时间的衔接，保证经费不突破，保证抓住工作的关键环节，统筹各项活动的全面正常有序地开展，离不开项目管理技术。如一项活动，一般是先制订活动计划方案，然后自上而下逐级授权，组织实施，加以落实。由于层次比较多，有时工作容易脱节，导致下级参与活动的积极性不高。同时，自上而下的活动，环节多、目标点多，很多时候会出现目标飘移、弱化活动目标的一致性、活动难以达到预期的效果等情况。另一方面，团的活动经费往往比较拮据，活动中经费节约是重要的工作，如何找准关键，把钱“花在刀刃”上等，这些都需要项目管理技术来实现。
4.团干转行的需要
团干部基本上都要面临着转行从事新的工作的选择，随着我国社会主义市场经济体制逐渐建立完善，以经济建设为中心，我国在各行各业中都需要大量的生产建设经济管理人才。共青团干部作为党的助手和后备军，要为我国社会主义建设事业输送大量的合格人才。项目管理作为一项比较具体的管理技术，在各种管理工作中的应用，有利于培养广大团员青年管理方面的知识，使其转行后在各种生产建设经济管理工作岗位上，发挥重要的作用。正因为如此，无论是青年、团员或团的各级干部，无论是在现在工作岗位，或是面向未来的工作，都要学好项目管理。
3.2.2项目管理及项目化运作
共青团工作项目管理，就是对共青团工作的各项活动进行项目管理或项目化运作。在项目管理全过程中，以项目及其资源为管理对象，对项目进行充分论证，合理调配资源，组建临时性的项目团队，运用项目管理的知识、技能、工具和方法，对项目进行有效的计划、组织、协调和控制，以实现费用、进度和质量目标。
1.正确认识共青团工作项目管理
(1)共青团工作项目管理的主体是项目负责人，项目负责人是受团组织的委托，在时间有限、资金约束的情况下完成项目目标的。项目负责人有权进行计划、资源调配、协调和控制，并且使项目组成为一个配合默契、具有积极性和责任心的高效群体。
(2)共青团工作项目管理的客体是项目本身，更多的时候是消耗资金、人力、物力等的活动，项目管理是针对共青团工作项目的特点而形成的一种管理方式。