会计电算化法规制度★★
会计核算软件的基本要求★★★★★
会计电算化岗位及其权限设置的基本要求★★★★
计算机替代手工记账的基本要求★★★★
会计电算化档案管理的基本要求★★★★
考点归纳解读
考点一会计电算化法规制度
1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。
考点二会计核算软件的基本要求
（一）会计核算软件的基本要求
1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定；
2.会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间；
3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照；
4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能；
5.会计核算软件应当符合《信息技术会计核算软件数据接口》（GB/T19581—2004）国家标准的要求；
6.会计核算软件在设计性能允许使用的范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况；
7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能；
8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续；
9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
（二）会计数据输入功能的基本要求
1.对初始数据输入的基本要求：①输入会计核算所必需的期初数据及有关资料；②输入需要在本期进行对账的未达账项；③选择会计核算方法；④定义自动转账凭证；⑤用户设置。
2.对记账凭证输入的基本要求：会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。
3.对记账凭证的控制功能：①正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存；②以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称；③借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存；④有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存；⑤正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存；⑥会计核算软件应提供对已经输入但尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能；⑦对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。
（三）会计数据输出功能的基本要求
1.屏幕查询的基本要求：①各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目；②本期输入的记账凭证、原始凭证；③本期和以前各期的总账和明细账；④往来项目的结算情况；⑤本期和以前各期的会计报表。
2.打印输出的基本要求：①应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能；②在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代；③在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少；④对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。
（四）会计数据处理功能的基本要求
1.会计核算软件应当具有记账功能；
2.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能；
3.会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能；
4.会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能；
5.会计核算软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。
考点三会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
（一）会计电算化岗位的划分及职责
会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分会计电算化岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：
1.电算主管，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作；
2.软件操作，负责会计核算软件具体使用操作；
3.审核记账，负责凭证的审核记账；
4.电算维护，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；
5.电算审查，对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊；
6.数据分析，负责对计算机内的会计数据进行分析；
7.会计档案保管，负责会计电算化数据和程序备份、打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管。
上述会计电算化岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应的调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
基本会计岗位和会计电算化岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。
（二）中小企业实行会计电算化的岗位设置
实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。这样不仅能够加强对会计电算化工作的管理，而且能够提高工作效率，节约人力。
小规模单位会计电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任软件操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。
考点四计算机替代手工记账的基本要求
（一）替代手工记账的任务和条件
1.替代手工记账是会计电算化的目标之一
会计电算化的发展过程主要分为会计核算电算化、会计管理电算化、会计辅助决策电算化三个阶段。因此，替代手工记账是会计核算电算化首先要达到的目标。主要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。
2.替代手工记账的条件
替代手工记账，一个大前提是计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，软件运行也安全可靠。
（1）配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；
（2）配备了相应的会计电算化工作人员；
（3）建立了严格的内部管理制度。
（二）替代手工记账的过程
1.整理手工会计业务数据：①重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符；②整理各账户余额；③清理往来账户和银行账户。
2.建立会计账户体系并确定编码：①符合财政部和有关管理部门的规定；②满足本单位会计核算与管理的要求；③满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应的科目；④保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目；⑤保持相对稳定；⑥要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。
（三）规范各类账、证、表的格式和会计核算方法与过程
在电算化方式下，部分会计资料的格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下进行处理。在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，是否重新确认会计账、证、表的格式更适合于电算化工作的特点。
（四）会计核算软件初始化
会计核算软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计核算软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计核算软件转化为适合本单位实际情况的专用会计核算软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。
（五）计算机与手工并行
1.计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。
在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应该进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
2.在试运行阶段，人工与计算机数据进行对比时，要进行如下工作：
（1）检验各种核算方法；
（2）检查会计科目体系的正确性和完整性；
（3）考查操作熟练程度；
（4）纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。
3.并行期间还要注意以下问题：
（1）适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查；
（2）实施复杂的系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路；
（3）做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。
4.在替代手工记账的过程中，一般会遇到以下一些问题：
（1）会计软件选用不当；
（2）认识和做法上有误区；
（3）难以建立严格的管理制度。
并行实施一个阶段后，应建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其是对上岗软件操作人员的权限分配，必须在申请替代手工记账前按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。
考点五会计电算化档案管理的基本要求
会计电算化档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书面形式的会计账簿、报表）相一致。
（一）保存打印出的纸质会计档案
1.现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结；
2.明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印；
3.会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用总分类科目余额、发生额对照表替代，总分类科目余额、发生额对照表一般要求每月打印一次；
4.会计报表每月打印一次进行保管。
（二）系统开发资料
系统开发资料（通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合的会计软件档案）和会计软件系统也应视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后5年。
（三）制定与实施会计电算化档案管理制度
1.存档的手续；
2.各种安全和保密措施；
3.档案管理员的岗位责任制度；
4.档案分类管理办法；
5.档案使用的各种审批手续；
6.各类文档的保管期限及销毁手续。
（四）会计电算化档案安全和保密措施
1.对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。
2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查、定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4℃~5℃，相对湿度8%~83%，磁场强度50奥斯特。
3.对于打印出的会计档案，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。
4.各种会计资料以及存储会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外借和拿出单位。
5.借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。
6.必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
7.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。
8.存储会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般来说，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。
典型真题详解
一、单项选择题
【真题1】电算化会计核算基本流程正确的是（）。（2013年真题题库）
A.编制记账凭证、审核计帐凭证、记账、结账、编制报表
B.编制记账凭证、审核计帐凭证、结账、记账、编制报表
C.编制报表、审核计帐凭证、记账、结账、编制记账凭证
D.编制报表、审核计帐凭证、结账、记账、编制记账凭证
【答案】C
【解析】电算化会计核算基本流程为编制报表、审核计帐凭证、记账、结账、编制记账凭证。
【真题2】《会计电算化工作规范》规定，会计电算化初期，选择（）会计软件。（2013年真题题库）
A.通用B.自行开发
C.委托开发D.联合开发
【答案】A