第一节 执法文书概述
一、执法文书的概念
文书，是指记录国家机关、社团组织、企事业单位以及个人处理各类经济社会事务和交流信息等情况的文字材料。文书既是人类管理各种经济社会事务和信息交流的重要工具或手段，也是查考人类经济社会活动情况的重要依据。执法文书，是指执法机关依法定职权和程序制作发布的，具有法律效力或法律意义的文字材料。执法文书既包括具有法律约束力的法律文书，如立案报告、行政处罚决定书和送达回证等等，也包括虽无法律效力，但对法律的执行具有积极意义或保障作用的辅助性法律文书，如案件调查结终报告、听证报告等等。执法文书是具有特定格式的专用公文，从文体上讲属于应用文范围，从内容上讲属于法律文书的范畴，是法律精神、法律规定与个案相结合的产物。
二、执法文书的特征
（一）法定性
法定性，是指执法文书在制作程序、内容和效力等方面所具有的法律规定性。执法文书是执法机关将法律规定或法律精神适用于特定人或特定事件的结果，通常对国家、社会和当事人利益具有直接影响，因此，其重要事项必须由法律作出明确规定。
1.制作程序法定
制作程序法定，是指执法文书的制作主体、方法和时限都必须符合法律的具体规定。执法文书是执法机关对案件调查处理情况和结果的文字记载，必须依法定程序制作执法文书。如立案审批表必须由执法机关负责人签名并加盖执法机关公章，现场检查笔录必须由当事人确认等，否则，执法文书将没有法律效力。
2.内容法定
执法文书的重要性决定了其内容必须由法律作出明确规定。如《行政处罚法》第三十九规定：“行政机关依照本法第三十八条规定给予行政处罚，应当制作行政处罚决定书。行政处罚决定应当载明下列事项：（一）当事人的姓名或者名称、地址；（二）违反法律、法规或者规章的事实和证据；（三）行政处罚的种类和依据；（四）行政处罚的履行方式和期限；（五）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起诉讼的途径和期限；（六）作出行政处罚决定的行政机关的名称和作出决定的日期。行政处罚决定书必须盖有作出行政处罚决定的执法机关的印章”等等。执法文书缺少了法定内容，其法律效力将受到一定影响。
3.效力法定
效力法定是执法文书与一般文书的重要区别之一，也是执法文书具有权威性的内在保证。如行政处罚决定书一经送达，对当事人便依法产生约束力和强制力，其赋予当事人的行政法义务便进入履行期限，当事人行使复议权、诉讼权的期间开始计算。当事人在法定期限内既不提起复议或诉讼，又不执行行政处罚决定的，执法机关可以强制执行。
（二）规范性
执法文书的规范性主要体现在以下几个方面：一是形式统一。为了节约执法成本，提高执法效率，便于制作、识读、理解和执行，执法文书通常是格式化、制式化的，即便是打印式执法文书也有统一、严格的格式规定和限制。二是内容统一。只有内容统一才方便制作、识读和执行。三是结构和重要用语统一。执法文书的组织结构通常由首部、正文和尾部三部分组成，各部分的内容及次序排列也大体一致。而且，同类执法文书承接转合部分都有一些相对固定的用语，如行政处罚决定书首部关于当事人情况的介绍，尾部关于当事人权利和法律救济方式、期限的交代用语基本都是固定的和一致的。
（三）单一性
单一性，是指执法文书表达的意思只能有一种解释而不能有两种以上解释。执法文书的法律约束力决定了其语言表述必须准确、清晰，解释单一。如果用词不当或表述不清楚、不准确，执法机关与当事人对执法文书内容的理解和解释可能出现分歧，进而导致执行文书的执行困难或根本无法执行。
[案例37]行政处罚决定书用语模糊案
某市质量技术监督管理局接到王××销售假冒伪劣商品的举报后立即立案调查。经查：王××销售假冒伪劣商品的事实清楚，证据确实，王××对其销售假冒伪劣商品的违法事实也供认不讳。据此，该局对王××作出没收非法所得和依罚则下限处以罚款的处罚决定。处罚决定书中有这样一句话：“此前，王××因销售假冒伪劣商品两次被处罚”。
“王××因销售假冒伪劣商品两次被处罚”的表述语义严重两歧，至少可以作出以下两种解释：
解释一：王××因销售假冒伪劣商品两次被处罚；
解释二：王××因两次销售假冒伪劣商品被处罚；
依解释一，两次处罚基于一次销售假冒伪劣商品还是两次销售假冒伪劣商品的违法行为和是否重复处罚等情况不明确，因此，本次处罚是否适当便无从谈起。
依解释二，王××此前曾两次销售假冒伪劣商品，但仅受到一次处罚，现在又第三次销售假冒伪劣商品，因此，本案应当将王××此前两次销售假冒伪劣商品的前科一并予以考虑，认定其行为属于情节严重而从重处罚。据此可以认为，该局依罚则下限对王××处以罚款的行政处罚决定显然是不适当，不合理的。
三、执法文书的作用
（一）是实现执法目的的重要手段
执法机关调查处理违法行为的目的，是制止各类违法行为和制裁违法当事人，保护国家、社会和公民合法权益，维护正常的经济社会秩序，促进经济社会科学持续发展。只有通过执法文书表达国家意志或传达执法机关调查处理案件的命令、指令和决定，对各类违法行为的调查处理才能得以正常进行，执法目的才能得以实现。
（二）是案件调查处理活动是否合法的重要凭证
执法文书既是对执法机关法律适用过程和结果的真实记录，也是检验执法机关法律适用过程和结果是否合法、合理的唯一凭证。执法机关依法定程序调查处理案件与通过执法文书将依法定程序调查处理案件的客观事实转化为证据事实，是案件调查处理活动是否合法有效这一问题的两个方面，两者相辅相成，缺一不可。只有依法定程序调查处理案件的客观事实，没有通过执法文书的记载将客观事实转化为证据事实的案件调查处理活动不具有合法性和有效性。因此，可以说没有执法文书就没有合法有效的案件调查处理结果。
（三）是检验执法水平的重要依据
一份完整的案卷材料，不仅全面、客观地记载着案件调查处理的过程与结果，也能够全面、客观的体现出案件调查处理人员的职业能力、职业道德和法律适用水平。通过对执法文书的综合分析、研究和评估，可以对执法机关和案件调查处理人员的执法能力与水平作出基本准确的判断。
（四）是开展法治宣传教育的重要材料
执法文书在发挥查处违法行为工具和手段作用的同时，还具有不可忽视的法治宣传教育作用，是最生动、最具体、最有效的法制宣传教育材料。不仅可以帮助当事人了解法律，吸取教训，不再犯错，还可以通过执法文书的传播，影响、引导、教育企业和社会公众学习法律、了解法律，增强法治观念和守法意识。
（五）是建立案件档案和总结经验教训的基础材料
由于执法文书对个案调查处理的过程和结果作了全面、客观和详细记录，既是建立案件档案的基础材料，也是执法机关总结案件调查处理经验和教训的基础材料。
四、执法文书的分类
（一）报告类、决定类、笔录类、通知类和其他类
以性质为标准，可以将执法文书分为报告类、决定类、笔录类、通知类和其他类。
报告类文书，是指用于向本机关领导或上级机关报告案情或案件调查处理有关事项的法律文书，如立案审批表、强制措施审批表等。报告类文书的作用是向本机关领导或上级机关报告案情或与案件调查处理有关的重要事项，为本机关领导或上级机关了解案情，审查和决定与案件调查处理有关的事项提供方便或依据。有些执法文书既具有报告类文书的属性，又具有决定类文书的属性，如立案审批表和强制措施审批表既有向领导或上级报告有关事项的内容，又有请求领导或上级决定有关事项的内容，分类时通常将这类执法文书归属于报告类文书的范畴。
决定类文书，是指执法机关对调查结终的案件或与案件调查处理有关的重要事项作出的具有法律效力的处置性文书，如行政处罚决定书、行政复议决定书等。决定类文书是将法律规定适用于个案的结果和表现形式，是国家意志的具体体现，其效力具有法宝性、确定性和强制性，对案件调查处理过程和结果都具有重要影响。决定类文书决定的事项，对当事人和执法机关都具有约束力。
笔录类文书，是指在现场检查、询问调查和送达法律文书时制作的实录性文字材料，如现场检查笔录、询问笔录和送达笔录等。笔录类文书具有实录性和口语化特征，是法定证据形式之一，其主要作用是通过实录案件调查处理过程和内容而固定证据。
通知类文书，是指向当事人或其他调查对象告知有关事项的法律文书，如询问通知书、听证告知书等。通知类文书的作用主要是告知当事人或调查对象需要知晓的事项，如涉嫌违法行为被立案调查后，应当通知当事人接受调查，并告知其依法享有什么权利和承担什么义务；采取强制措施应当告知当事人依法享有复议、诉讼权利和行使复议、诉讼权利的期限等。
其他类文书，是指执法机关在案件调查处理过程使用的除前述几类文书以外的文书，如协查函、送达委托书等等。其他类文书范围广、种类多，其主要作用是协调处理与案件调查处理有关的具体事项，为顺利有效地调查处理案件创造方便。
（二）填写式与制作式
以制作方式为标准，可以将执法文书分为填写式与制作式。
填写式文书，是指仅在制式表格中填写内容便可完成制作的法律文书，如立案审批表、询问通知书和听证告知书等。填写式文书通常为制式表格，形式统一，内容简单，制作方便，在执法文书中占有较大比重，主要用于解决案件调查处理过程的一般事项。
制作式文书，是指依照法定程序和特定要求制作完成的法律文书。制作式文书主要用于解决案件调查处理的重大事项和决定性事项，因个案差异较大且内容丰富多样而不适用填写式。制作式文书又可以分为手写式与打印式。手写式如询问笔录、现场检查笔录等，原则上只能手写，不能打印；打印式如调查结终报告、行政处罚决定书等，既可以手写，也可以打印。与填写式文书相比，制作式文书的制作难度大，要求高。
（三）立案类、调查类和处理类
以执法文书的制作形成阶段为标准，可以将执法文书分为立案类、调查类和处理类。
立案类文书，是指在立案阶段制作形成的法律文书。立案类文书主要解决案件成立问题，包括立案所依据的证据材料（如举报、投诉材料和受理举报、投诉记录等）和立案审批材料等。
调查类文书，是指证据调查阶段制作形成的法律文书。调查类文书主要用于解决证据调查方面的问题，为证据调查创造条件和方便，形式多样，内容庞杂，如现场检查笔录、查扣（查封）财物通知书和调查结终报告等。
处理类文书，是指案件处理阶段制作形成的法律文书，如行政处罚决定审批表、行政处罚告知书和行政处罚决定书等。
第二节 执法文书的制作技能
一、执法文书的主旨
主旨，即宗旨，是指执法文书的中心思想。执法文书是解决个案调查处理的具体问题的，其主旨只能来源并服务于个案调查处理的现实需要，但仅有现实需要和主旨不能满足执法文书的制作条件，还必须以法律规定为依据。现实需要、主旨和依据是制作执法文书的三个重要条件。现实需要决定执法文书的主旨，主旨决定、统帅执法文书的内容，法律规定规范执法文书的制作，并要求执法文书的主旨和内容与法律规定相统一。
执法文书的主旨必须具备正确性和鲜明性。正确性，是指主旨必须切合现实需要和法律规定，即紧紧围绕现实需要和法律规定确立执法文书的主旨，有什么问题就依法解决什么问题，既不能脱离现实需要，也不能违背法律规定；鲜明性，是指执法文书的主旨必须明确、突出，一目了然。
二、执法文书的选材
选材，是指写作素材的选择。执法文书的素材主要包括两大部分，即证明案件事实和性质的证据材料与定性量罚的法律材料。证据材料主要是叙述案情和认定案件事实、性质时使用的，法律材料主要是定性量罚和阐明定性量罚理由时使用的。选材应当注意下列事项：
（一）主旨决定素材
主旨，是执法文书的灵魂，清楚表述主旨是执法文书的重要使命，因此，选材必须围绕主旨并有助于突出主旨，决不能淡化或冲击主旨。如调查终结报告的主旨是全面汇报案情和案件调查情况，提出调查人员关于案件事实认定和定性处罚的意见或建议，为案件核审和审批人员提供方便。为了清楚表述和实现这一宗旨，调查终结报告必须紧紧围绕案件调查情况、案件事实认定和定性量罚建议与理由等事项选材。
（二）选材应当公正客观
公正客观，是指选择材料不能以执法机关或当事人意志为标准，而应当以各类材料本身的客观性和关联性为标准。公正客观是执法文书与其他文学作品的根本区别，是材料选择是否成功的关键。只有实事求是、公正客观的选择材料，所选材料才能充分体现执法文书的主旨和全面、准确地反映案件事实。
（三）选材必须具有针对性
针对性是对选材的准确性要求，只有所选材料具有针对性，执法文书对案件事实和定性处罚理由的论证才能有根有据。
三、执法文书的结构
（一）结构的概念
结构，是指执法文书的内部构造或各部分内容的编排组合。结构安排是执法文书制作者对执法文书的谋篇布局，合理的结构安排，是正确、全面、有效表达主旨和内容的前提，也是执法文书思路清晰、条理清楚、容易识读和理解的基本保证。执法文书的最主要特征是结构固定，既方便制作，也有利于识读、理解和执行。结构固定主要表现为内容层次和起承转合形式、用语相对固定。
内容层次，是指执法文书的组织结构。一般情况下，执法文书都是由三大部分内容组成的，即首部、正文和尾部。首部主要是交代案由或提出问题，正文主要是叙述事实或说明解决问题的思路、方法和结论，尾部主要是执法文书的法定要件，如制作日期等。
起承转合，是指执法文书段落与段落、层次与层次之间转换衔接的写作手法。“启”，也称为“起”，是指执法文书的起始部分，如案由、背景介绍等；“承”，是指交代有关情况和叙述事实，是从起始部分承接而来的，没有起，就没有承；“转”，是指论证说理，阐述理由。案件事实和法律规定是定性处罚的依据，而不是定性处罚的结论，在依据与结论之间应当有内在的逻辑联系，这种逻辑联系不是外在的，而是通过执法文书的叙述、解释或说明（说理）展现出来的。对依据与结论之间内在逻辑联系的叙述、解释或说明就是“转”。“合”，是指判断处理，推出结论。结论应当与启、承、转过程中提出的问题、叙述的案件事实和说明的理由相吻合，所以将结论部分称为合。
（二）结构安排的原则
1.服从、服务于主旨
执法文书是解决现实问题的，其结构安排必须服从和服务于主旨，以提高执法文书解决现实问题的成功率和效率。从这个意义上讲，有利于正确表达主旨，有利于提高解决问题的成功率和效率的结构安排就是最好的结构安排。
2.准确反映客观规律
准确反映客观规律有两层含义，一是执法文书的结构安排必须符合事物发展的客观规律，不能相反；二是执法文书的结构安排必须符合人们认识客观事物的思维规律，不能违背。执法文书是要让当事人或社会公众识读、理解，并由当事人执行的，结构安排只有既符合事物发展的客观规律，又符合人们认识客观事物的思维规律才方便识读、理解和执行。随着经济社会的发展，执法文书在形式、内容和结构安排上也要有所改进，以适应发展了的经济社会形势，但执法文书毕竟不是学术论文，更不是文学作品，要有相对固定和符合事物发展客观规律与人类思维规律的形式结构。
3.与文种相适应
结构安排虽有一定之规，但不是僵化的和一成不变的，需要根据执法文书的不同种类和具体情况灵活设计，合理安排。如记叙类文书应当根据事物发展的客观规律或先后顺序安排结构，而议论类文书应当根据事物的内在逻辑关系安排结构。结构安排还应当具有灵活性，同一执法文书可以根据每一层次的内容要求设计不同的结构安排，如行政处罚决定书中叙述案件事实的部分可以根据案件事实发生发展的先后顺序安排结构，而论证定性量罚理由的部分可以根据案件事实和法律规定与定性处罚结果之间的内在逻辑关系安排结构。
（三）结构安排的方法
1.层次
层次，是指执法文书表述内容或思想观点的先后次序。层次安排是制作好执法文书的重要环节，是制作人员必须把握好的重要问题。层次安排合理的总体要求是条理清楚，重点突出，层次分明，既符合事物发展的客观规律，也符合人类思维的客观规律，有利于识读、理解和执行。实践中应当根据执法文书的种类和实际情况灵活掌握，合理安排。
（1）记叙类执法文书的层次安排。记叙类执法文书通常依据以下几种因素安排层次：一是时间顺序，即以案件事实发生、发展的先后顺序为主线安排层次。以时间顺序为依据安排层次既容易做到层次分明，重点突出，条理清楚，也更符合事物发展的客观规律和人类思维的一般规律。以时间顺序为依据的层次安排通常适合于案情简单的案件。二是空间顺序，即以案件事实中重大事项或主要事项为主线安排层次，通常适合案情重大复杂的案件。三是因果关系，即以违法行为与危害后果之间存在的内在、必然联系为主线安排层次，可以从违法行为（原因）叙述到危害后果，也可以从危害后果叙述到违法行为。
（2）议论类执法文书的层次安排。议论类执法文书的层次安排通常有总分式、并列式和递进式三种。
总分式，是指对执法文书的内容按“总说”与“分说”两部分安排层次的方式。总说部分是对主旨的概括性说明，即提出问题，明确宗旨；分说部分是对每一事项或每一层意思的具体说明，主要任务是分析、探讨问题及其原因，并提出解决问题的办法或建议。总说与分说的先后顺序没有一定之规，应当根据具体情况作出安排，可以先总说，后分说，也可以先分说，后总说。
并列式，是指对执法文书的内容按照并列关系安排层次的方式。从形式看，并列式安排似乎层次与层次之间没有先后、主次之分，但从内容看，层次与层次之间应当有必然、内在的逻辑联系，通过逻辑联系可以使执法文书构成一个严谨、统一的整体。
递进式，是指对执法文书的内容按照层层递进关系安排层次的方式。递进式结构层次之间应当形成前者是后者的基础或前提，后者是前者的必然结果的逻辑关系，内容的叙述要遵循事物发展的客观规律，不能前后颠倒。
2.段落
段落，是指执法文书内容的组成单位。层次主要着眼于执法文书内容的表述顺序，段落则主要着眼于执法文书的文字表达。通过合理的段落设计，更好地表达主旨和表述内容，使层次更加清楚，内容更加明确。段落设计要求单一、完整、连贯和统一。
单一，是指一层意思一个段落，不能将几层意思堆积到一个段落里。段落的意思越单一，越有利于制作、识读和理解，一看就明确其意。
完整，是指一个段落应当表达一层完整的意思，不能将一层完整的意思无故划分为几个段落。将几层意思堆积在一个段落不好，将一层意思划分为几个段落也不好。
连贯，是指段落与段落之间从形式上看是分开的，但从内容和内在逻辑关系上看是相互联系和衔接的。虽然每个段落记载的内容不同，但每段内容表达的意思与执法文书的主旨和总体内容相互贯通，不可分割。
统一，是指虽然执法文书通过结构安排将内容划分为段落，但段落与段落之间却有内在、必然的逻辑联系，通过这种逻辑联系统一执法文书的主旨。
3.过渡
过渡，是指层次与层次、段落与段落之间衔接配合或承上启下的方法。有层次，有段落，就必然需要通过层次与层次、段落与段落之间的过渡，使前后两个层次或段落之间上下衔接连贯，形成文脉畅通，文理如一的整体。过渡是执法文书的重要组成部分，任何一篇好的文章，都需要这样的过渡，只有合理、巧妙的过渡，才能保证内容与思想的连贯、完整和统一，保证执法文书内在的逻辑关系符合事物的客观规律。过渡应当顺畅自然，合情合理，不能有突然、生硬或莫明其妙的感觉。过渡的方法通常有关联词过渡、关联句过渡、段落过渡和小标题或序号过渡等。
关联词过渡，即在层次和段落的末尾或开头使用具有承上启下或转折、递进类含义的关联词语，使文字表述从上一个层次或段落顺利、自然地过渡到下一个层次或段落，如案件调查终结报告和行政处罚决定书中经常使用的“经查”、“综上所述”等等。
关联句过渡，即在层次和段落的末尾或开头使用具有交接递进类含义的提示、小结类语句，使文字表述从上一个层次或段落顺利、自然地过渡到下一个层次或段落，如“现场检查的具体情况如下”、“上述案件事实说明”等等。
段落过渡，即当层次与层次或段落与段落之间需要较大幅度的转换时，用一个较小段落来小结上文和提示下文，从而完成上下文之间的过渡，如某工商分局向市工商局提交的某重大案件调查终结报告中有这样一小段文字：我局受理市局交办的‘某某公司涉嫌不正当竞争案’调查任务后，及时召开专题会议，认真分析研究案情和安排部署调查工作。本案已调查终结，现将调查结果报告如下：“这一小段文字使案件调查终结报告的文字表述从案件来源顺利过渡到案情陈述。”
小标题或序号过渡，是指在层次和段落之前使用小标题或序号明确标示层次或段落的过渡方法。使用小标题或序号过渡是常见的一种过渡方法。使用小标题过渡时，应当将层次或段落的中心思想概括成一句话作为小标题；使用序号过渡时，在层次之间使用的序号，应当比段落之间使用的序号大一级，如层次之间使用的序号是“一”或“（一）”时，段落之间使用的序号应当是“（一）”或“1”。
4.照应
照应，是指执法文书前后内容之间的相互关照和对应。通过前后内容的相互关照和对应，使执法文书的内容更加全面，文脉更加连贯，文理更加清晰。照应的方法主要有首尾照应或前后照应，即开始部分提出问题的，结尾部分必须有解决问题的结果，使首尾关注的事项或解决的问题始终一贯，前后呼应。如果开始部分提出了问题，而结尾部分没有解决问题的结论，前有呼而后无应，将导致执法文书内容不全，意思不清。
四、执法文书的内容表述
（一）表述方法
执法文书的内容表述有叙述、议论和说明三种方法，选择何种表述方法取决于执法文书的主旨、种类和内容。如要介绍违法行为发生和发展的起因、过程和结果，应选择叙述；要对部分或全部案件事实作出判断或评价，或要阐述某一观点或主张应选择议论。表述方法通常不是单独运用而是综合运用的，通常会综合运用三种表述方法。
叙述，是将事情的前后经过说出来或记载下来的文字表述方法。叙述是议论说理和应用性文体用以介绍文书制作情况和交代事实材料的常用手法，有倒叙、插叙和补叙、平叙等方法。叙述的基本特征是陈述“过程”，即以时间、地点、人物、事件等要素为内容，将人物活动或事物发生发展变化的过程、前因后果和来龙去脉交代清楚。
议论，是执法文书评析或论证事理常用的文字表述方法。一段完整的议论通常由论点、论据和论证三要素组成，要求论点明确、论据充分、论证周密。论点，是作者的观点，既是文章的灵魂、统帅和选材的依据，也是论证的出发点和落脚点，因此，论点必须正确、鲜明和有现实意义。论据，是用来证明观点的证据。论点是在论据的基础上推论出来的，没有充分可靠的论据，论点就是一个空洞的口号，因此，论据必须真实、典型和充分。论证，是通过对论据的论证解析证明论点的方法和过程。
说明，是以说明为主要表达方式解说事物、阐明事理的文字表述方法。说明的特点是“说”，为了把事物说清楚，就必须把握事物的特征，揭示事物本质属性，不仅要说明“是什么”，还要说明“为什么”。说明要有条理，内容表述顺序应当按照事物发展的客观规律和人的认识规律安排，由表及里，由远及近，由浅入深，由分到合，逐步阐述。说明的方法通常有定义、诠释、比较、比方和举例、列数等。
（二）内容表述应当注意的事项
1.基本情况清楚
基本情况，是指制作发布执法文书的背景、案件来源、当事人基本情况，以及其他与制作发布执法文书有关的事项等等。基本情况清楚有助于读者明确执法文书要说明的问题和要达到的目的，便于对执法文书的理解和执行，否则，会给读者莫明其妙的感觉。
2.事理脉络清楚
事理脉络，是指执法文书涉及的人物、事件、时间、地点等各大要素以及相互之间的内在联系。事理脉络既是执法文书制作人员谋篇布局的主要依据，也是引领识读与理解的主要路径或依托，必须清晰明白。事理脉络清楚的关键是文脉清晰和人物叙述清楚。
文脉，应当是制作执法文书时选择、组织材料和安排结构层次的思路。文脉取决于执法文书的主旨，应当根据主旨确定文脉，且必须清晰明确。没有清晰明确的文脉，执法文书的内容或意思表述必然杂乱无章，头绪不清，事理不明，轻则导致识读和理解困难，重则因意思解释不一而导致执行困难。
人物，是指执法文书涉及的当事人、证人和受害人等。表述人物的关键是人物称谓准确、统一。执法文书中的人物称谓比较复杂，如询问笔录、证人证言不仅涉及第一人称和第二人称，也涉及第三人称，而案件调查终结报告、行政处罚决定书和通知、告知类文书却较少涉及第一人称、第二人称和第三人称，通常使用“当事人”、“证人”、“举报人”，或当事人、证人、举报人名称或姓名等称谓。称谓必须准确无误，前后统一，既不能混淆不清，也不能随意变换。否则，轻则造成内容混乱，事实不清，事理模糊，重则造成执法文书设定的法律责任无人承担的严重后果。执法文书中人物称谓存在的主要问题。
是同一执法文书中“当事人”、“当事人名称”和“‘当事人’加当事人名称”三种称谓使用混乱，如当事人刘某某、当事人某某公司等等。正确的表述是“当事人”或“当事人名称”都可以使用，但只能选择其中之一且必须前后统一，不能将“当事人”与“当事人名称”叠加使用（如当事人刘某某）。
3.形式要件清楚
形式要件，是指执法文书应当具备的法定条件，如签名或盖章，行政处罚决定书需要注明的调查人员姓名和执法证号等。形式要件既是执法文书的重要内容，更是执法文书具备合法性和有效性的前提条件，必须齐全、正确和清楚。
五、执法文书的语言文字要求
（一）准确
语言文字运用准确是天下文章的共同要求，执法文书作为具有法律效力或法律意义的特殊公文更应当追求语言文字的准确性。语言文字运用应当注意下列问题：
一要分清词性，避免误用。名词、动词、形容词、数词、代词等词语性质不同，作用不同，运用时要分清词性，明确其作用和意义，不能误用，以免误解。
二要辨明词义，用语贴切。用词准确的关键是同义词的选择而不是非同义词的选择，非同义词的选择只涉及是否正确的问题，不涉及是否准确的问题。汉语言文字非常丰富，可以表述同一事物或意思的同义词、近义词很多，且含义非常接近但又有细微差别，选择起来比较困难。如语义轻重不同的赞扬与赞成；语义范围不同的战斗、战役与战争；使用对象不同的爱护与爱戴等等。只有仔细识辨词义、感情和风格色彩之间的微妙差别，才能做到运用准确。
三要数据准确。执法文书中的数据涉及涉案物品数量、违法生产经营额和违法所得额等重要事实，与案件事实的认定和行政处罚结果关系重大，不仅必须准确，且必须有明确、合法、有效的来源和计算依据。
（二）明白
语言表述明白主要有两个标准：一是容易理解。执法文书应当选用词义通俗的常用词，既不能故作高深地使用一些晦涩生僻的词语，也不能将不同义的词拼凑起来使用或生造词语。将不同义的词拼凑起来使用和生造词语都会导致读起来生硬、别扭和语意不明，理解困难。二是语无歧义。执法文书所用语言只能有一种含义或解释，不能有第二种含义或解释，否则，不同的人会作出不同的解释，进而影响执法文书的效力。如“首犯不罚”，其本意是对首次实施违法行为的人不予处罚，但《现代汉语词典》将“首犯”定义为犯罪集团的“首要分子”，《刑法》将“首犯”定义为“组织、带领犯罪集团或团伙进行犯罪活动的首要分子”。由于没有认真细致地识辨“首犯”的词性和词义，使其表述的实际意思成为对“犯罪集团的首要分子”不予处罚。
（三）严谨
执法文书所具有的法律效力或意义决定了其语言文字的运用必须规范严谨，不能随意，以免产生歧义甚至不良后果。如某市工商局在某次市场专项整治方案中有这样的文字表述：“情节严重的，吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任。”工商部门没有追究“刑事责任”的权力，因此，在“依法追究刑事责任”之前应当加上“移送司法机关”，即“移送司法机关依法追究刑事责任”才是严谨的。
（四）直接
执法文书的实用性、针对性和时效性决定了其语言文字运用必须开门见山，一针见血，让读者一看就明白其意。直接有两层含义：一是不含蓄。不选用引申、象征含义的词语。二是不曲折。文学作品是用来欣赏的，有时需要“弦外之音”或“言外之意”等语境或意境，让读者有想象、回味的余地，而执法文书的意图应当直接表达出来，没有设置悬念或迂回表达的必要，更不能给读者留下想象的空间。
（五）简练
执法文书的语言文字必须简练、高效。简练，是语言表述明白、准确和直接的前提，有用则用，无用则弃，不能使用过多形容词，让读者眼花缭乱，扑朔迷离，以致影响执法文书真实意图的表达。语言结构要简单，单句多，复句少；短句多，长句少。只有语言结构简单才容易识读和理解，才能更好地发挥执法文书的作用。
第三节 常用执法文书的制作
现场检查笔录、询问笔录等笔录类文书的制作，在现场检查、询问调查等专门章节中有详细介绍，这里不再赘述。下面选择介绍几种常用执法文书的制作。
一、决定类文书
（一）行政处罚决定书
1.行政处罚决定书的概念
行政处罚决定书，是指行政处罚决定的书面表现形式。行政处罚决定书既是行政处罚决定具备法律效力的法定要件，也是全面叙述行政处罚决定以及作出行政处罚决定的事实依据、法律依据和理由的重要法律文书，具有画龙点睛的重要作用或意义。因此，制作行政处罚决定书既是案件调查处理工作的重要组成部分，也是案件调查处理人员必须熟练掌握的一项重要业务技能。
行政处罚决定书与调查终结报告的形式、内容和制作方法大同小异，但本质上却有很大区别。调查终结报告是执法机关内部运用的法律文书，其作用和意义是给案件核审和案件审批人员提供方便或参考，对外不具有法律效力，而行政处罚决定书是对外使用的法律文书，是行政处罚决定具有法律效力的法定要件，一经送达便产生法律约束力和强制力。
行政处罚决定书的正本份数应当根据个案的具体情况而定，通常应当一式两份，一份送达当事人，一份入卷。
2.行政处罚决定书的结构和内容
行政处罚决定书由首部、正文和尾部三部分组成。首部与尾部虽然没有实质内容，但却是行政处罚决定书必备的法定要件，对行政处罚决定书的法律效力具有重大影响。正文是行政处罚决定书的主体部分，是必备的内容要件。
（1）首部。首部主要包括文头、案件号、标题和当事人基本情况等内容。
文头，是指首页最上端用红色字体标明的执法机关名称和公文名称，如《××市地方税务局行政处罚决定书》。执法机关和公文名称必须使用全称或规范化通用简称。
案号，是指执法机关为了便于对案件进行分类管理，依据案件性质和调查处理时间等因素对案件进行的编号。案号由执法机关所在地简称、执法机关代字、案件调查机构代字、行政处罚决定书代字、年份和案件序号组成。年份和序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，并用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。如：某工商企处字〔2007〕100号。其中：
某，是执法机关所在地（如某某市）的简称；
工商，是执法机关（某某市工商行政管理局）的代字；
企，是案件调查机构（某某市工商局企业监管处）的代字；
处，是行政处罚决定书的代字；
〔2007〕，是年份，即2007年；
100号，是某某市工商局2007年度查处的第100号案件。
再如：某工商城经处字〔2007〕618号。这一案号表达的意思是：某某市工商局城关分局2007年度调查处理的第618号案件，案件调查机构是城关分局经济检查大队。
标题是执法文书的眼睛和灵魂，通过阅读标题，任何人一眼就可以看出执法文书的主旨和核心内容。标题位于行政处罚决定书首页横线以下的居中位置，由当事人名称（姓名）、案由和文种三个部分组成，字体应大于正文字体。如“关于对大漠房地产开发有限公司合同欺诈行为的处罚决定”。其中：当事人名称：大漠房地产开发有限公司；案由：合同欺诈；文种：行政处罚决定。
当事人基本情况，是指当事人登记注册事项和其他相关情况。载明当事人基本情况的意义在于确认违法主体和责任主体，使行政处罚决定设定的法律义务能够落到实处。当事人基本情况主要包括下列内容：一是名称或姓名；二是登记注册情况。当事人是法人或其他组织的，要载明法定代表（负责）人姓名、年龄、职务和组成形式、注册资本、经营范围等；当事人是自然人的，要载明姓名、性别、年龄（未年满18周岁的，应当用括号注明出生日期）和注册资本、经营范围等。三是生产经营规模和基本经营状况等。四是当事人的资信、社会信用状况和有无违法前科等等。
值得注意的是非法名称不能作为当事人名称。非法名称，是指当事人未经登记注册而擅自使用的名称。当事人擅自使用未经登记注册的名称开展经营活动的，不能将非法名称作为当事人名称，应当将实施违法行为的自然人、法人或其他组织的姓名或名称作为当事人名称。非法名称作为当事人名称将导致违法主体虚置和行政处罚决定设定的义务无人承担的法律后果。
[案例38]杨某无照经营案
杨某在没有办理登记注册，领取《营业执照》的情况下，擅自开办了“某某大酒店”，经营1个月后被工商所查获。行政处罚决定书对当事人名称的表述是：“当事人：某某大酒店；经营者姓名：杨某”。
“某某大酒店”虽然有名称、组织机构和财产，但因未经登记注册而属于非法经营组织，不能作为本案当事人，“某某大酒店”也不能作为当事人名称。根据“谁设立，谁担责”的原则，本案当事人应当是杨某，正确的表述是“当事人：杨某，某某大酒店经营者”。
（2）正文。正文是行政处罚决定书的主体部分，内容主要有以下几个方面：
一是叙述案件事实。案件事实是定性量罚的事实依据，能否叙述清楚、明白和准确，是制作行政处罚决定书的关键，也是正确定性处罚的基础。适用从重、从轻或减轻处罚的，应当详细叙述从重、从轻或减轻处罚的适用情节。案件事实的叙述应当把握以下几点：
第一，遵循两个原则，即查证属实和实事求是原则。查证属实，是指行政处罚决定书叙述的案件事实，必须是能够被证据充分证明的事实，证明案件事实的证据必须是查证属实的证据；实事求是，是指行政处罚决定书对案件事实的叙述必须客观、公正，不夸大，不缩小，不修饰；数据精确且有合法来源和计算依据。
第二，做到三个清楚，即案件事实、鉴定结论和因果关系清楚。
案件事实清楚主要指违法行为诸要素和四要件清楚。要素是构成和认定案件事实的基本条件，案件事实是定性量罚的事实依据，对定过量罚具有决定性影响；要件是认定当事人行为是否违法的法定条件，必须客观准确和清楚明白，既不能残缺不全，粗枝大叶，也不能杂乱无章，模棱两可。
鉴定结论清楚，是指行政处罚决定书引用鉴定结论的内容必须全面准确，必要时，应当对鉴定结论的专业术语等作出解释或说明。
因果关系清楚，是指行政处罚决定书对违法行为已经造成或可能造成的危害后果以及违法行为与危害后果之间的内在关系应当叙述清楚。违法行为的轻重程度与危害后果的轻重程度不必然成正比，危害后果的轻重程度与行政处罚的轻重程度也不必然成正比，相同程度的违法行为可能造成不同程度的危害后果，相同程度的危害后果可能受到不同程度的行政处罚，要充分说明“两个不同”的理由，使行政处罚决定更具有合理性和说服力。
第三，掌握三种叙述方法。①以时间顺序为主线叙述。凡当事人一次实施一种违法行为的，顺序性较强，通常应当以时间顺序为主线叙述案件事实。②以主要事实为主线叙述。当事人一次实施多种违法行为，或多次实施一种违法行为和多次实施多种违法行为的，有些违法行为交叉重叠，案情比较复杂，时间顺序不明显，因此，应当以主要事实为主线叙述案件事实。③以主犯为主线叙述。对共同作案或团伙作案的，应当以主犯为主线，按主、从犯的顺序叙述案件事实。
二是叙述定性及其理由。行政处罚决定涉及当事人的切身利益，而定性对行政处罚决定具有较大影响，因此，在准确定性的基础上，行政处罚决定书必须准确、明确表述并充分说明定性理由，以便当事人认识和理解案件事实、法律规定与定性之间的内在联系，明白执法机关为什么要这样定性而不那样定性的事理与法理所在。所谓准确表述，就是对案件性质的表述精准、确定而不含糊，如对引人误解的虚假宣传应当表述为“作引人误解的虚假宣传”，不能表述为“虚假宣传”，因为虚假宣传不必然引人误解；所谓明确表述，就是对案件性质的表述清楚、明白而不能笼统，如《产品质量法》第五十条对“掺杂、掺假，以假充真，以次充好，以不合格产品冒充合格产品”等行为作了禁止性规定，适用本条认定案件性质时，必须明确是掺杂、掺假，还是以假充真，以次充好，或以不合格产品冒充合格产品，不能笼统地表述为“销售假冒伪劣商品”。
[案例39]刘某欺诈消费者案
某工商所根据消费者举报，查获了刘某擅自印制和使用带有“绿色食品”字样的包装袋加工销售普通玉米面的违法行为。行政处罚决定书的正文部分内容如下：“经查：刘某自2005年3月，擅自印制带有‘绿色食品’标志的包装袋10000个，然后装入自己加工的普通玉米面，以每袋1.60元对外销售。至查获时共售出8600袋。当事人的上述行为违反了《欺诈消费者行为处罚办法》第三条第（五）项的规定，构成欺诈消费者的违法行为。根据……对当事人作出以下处罚”。
上述内容仅简单交代了刘某非法使用带有“绿色食品”标志的包装袋，装入自己加工的普通玉米面冒充“绿色食品”销售的事实，也认定其行为构成欺诈消费者的违法行为，但没有对定性理由予以说明，使定性处罚成为无源之水。因为“绿色食品”是个新概念，社会公众对什么是“绿色食品”？什么是“绿色食品”标志？刘某为什么不成擅自使用带有“绿色食品”标志的包装袋，使用了就是欺诈消费者等概念和问题不是十分了解，因此，难以将刘某擅自使用带有“绿色食品”标志包装袋的行为与欺诈消费者联系起来。由于行政处罚决定书没有说明定性理由，导致行政处罚决定难以让当事人心服口服，也难以发挥行政处罚决定书的法律宣传教育作用。
三是叙述行政处罚理由、依据和决定。行政处罚决定部分的叙述应当理由在前，依据次之，决定在后，给人一种顺理成章的感觉。
行政处罚理由，是指行政处罚决定与案件事实和法律依据之间内在、必然的逻辑关系。行政处罚决定涉及当事人的权利和义务，当事人不仅有权知道执法机关要给予自己什么种类和幅度的行政处罚，也有权知道执法机关为什么要这样处罚而不那样处罚的理由，因此，说明行政处罚决定的理由既是行政处罚决定书的必备内容，更是执法机关必须履行的法定义务，执法机关应当本着对当事人、国家和社会公共利益负责的精神，在正确作出行政处罚决定的基础上，从法理、事理和情理三个方面将行政处罚决定的理由说清楚，讲明白。
法理，是指法律、政策的内在本质或价值取向。依法理说理的过程，就是理解法律、解释法律和适用法律的过程。如果说事理是说理的外在依据或比照对象的话，那么，法理就是说理的内在依据，要在充分理解法理的基础上，对案件事实的认定和适用于该案件事实的法律规定全面系统的予以论证和解释，充分揭示案件事实与法律规定之间的内在联系，阐明违法行为之所以违法和当事人必须为违法行为承担法律责任的道理所在。
事理，是指事物与事物之间相互联系、相互作用的客观规律。和任何事物都不是孤立的一样，任何违法行为也不是孤立的，必然与其周围的事物相互联系、相互作用和相互影响。因此，行政处罚决定书要在解释法理并说明行政处罚决定合法性的基础上，通过对违法行为及其危害后果与各种利益相关因素之间内在、必然联系的分析论证，充分说明行政处罚决定的合理性。
情理，是指在经济社会交往中被广泛认同、接受或遵守的道德理念或价值取向。情理既是经济、社会、文化和法律制度内含的一种道德理念或价值取向，也是经济、社会、文化和法律制度建设与发展的深层基础。情理虽不是违法行为的直接侵害对象，但违法行为在违背法理、事理的同时，也必然违背情理，因此，行政处罚决定书在依法理、事理说理的基础上，必要时还可以进一步依情理说理，充分说明违法行为给健康的经济社会道德理念和价值取向造成的不良影响。特别是当法律规定不具体、不明确时更有必要依情理说理，以弥补法律规定不具体、不明确造成的疑惑。
[案例40]王某某和张某无照经营案
王某某在未办理登记注册，领取营业执照的情况下擅自开展食品经营活动，工商所曾两次责令其停止无照经营，且每次都给予15天办理登记注册的期限，但王某某对此置之不理。于是，工商所在第三次责令其停止无照经营，限期15日办理登记注册的同时，对王某某无照经营的违法行为立案调查。经查：王某某已经无照经营3个月零18天，非法经营额88000元，非法所得9500元。工商所依据《无照经营查处取缔办法》第十四条的规定，没收王某某非法获利9500元，处以罚款5000元。行政处罚决定书的表述是：“经查，王某某未办理注册登记，在没有领取营业执照的情况下擅自开展经营活动。根据……规定，王某某的上述行为构成无照经营行为。根据……规定，没收王某某非法所得9500元，处以罚款5000元。”
张某在未办理登记注册，领取营业执照的情况下擅自开展百货日杂经营活动，被工商所巡查人员查获。经查：张某无照经营5天，非法经营额3000元，没有非法所得。巡查人员在当场责令张某15日内办理注册登记的同时，当场处以罚款100元。当场处罚决定书的表述是：“经查，张某在未办理登记注册，领取营业执照的情况下无照开展百货日杂经营活动5天，非法经营额3000元，没有非法所得。根据……规定，张某的上述行为构成无照经营的违法行为。但张某1个月前下岗自谋职业，接受调查时张某坦承错误，配合调查，并当即停止违法经营行为，表示将抓紧办理登记注册，领取营业执照后再经营。张某下岗自谋职业，创业不易，应当予以鼓励，且张某无照经营的情节、后果轻微，构成从轻处罚的情节；在接受调查时认识到位，改正积极，构成减轻处罚的情节。因此，责令张某15日内办理注册登记，处以罚款100元。”
上述两个案例中，王某某无照经营情节严重，经营的商品又是涉及人身健康的食品，且对工商所两次责令停止经营和限期办理登记注册的指令置若罔闻，应当从重处罚。但由于行政处罚决定书仅交代了其无照经营的基本事实，对王某某无照经营时间较长，经营商品是涉及人身健康与安全并需要专项许可的食品，以及对工商所两次限期改正的指令“置之不理”等情节和从重处罚的理由没有充分论证说明，因此，依据行政处罚决定书的表述不仅很难判断对王某某的行政处罚决定是否适当，且与张某相比似有处罚过重之嫌。而对张某的当场处罚决定书不仅清楚表述了张某无照经营的事实和情节，且对张某的无照经营行为有较为客观、充分的评判和事理说明，因此，对张某的从轻、减轻处罚就显得顺理成章，合法、合情和合理。
行政处罚依据，是指行政处罚决定所依据的案件事实和法律规定。案件事实应当在定性及定性理由之前叙述，法律规定应当引用在行政处罚决定理由之后。
行政处罚决定，是指执法机关以案件事实为根据，以法律规定为准绳对当事人作出的处理结论。行政处罚决定是行政处罚决定书的核心内容，叙述时必须注意下列事项：一是语言必须规范。对行政处罚决定的表述应当使用专业或法律语言，计量单位必须使用法定计量单位，不得对专业语言、法律语言和计量单位随意变更或取舍，更不能用自造词句表述。二是处罚种类和罚款数额的表述必须准确清楚。一案多罚的应当分别表述处罚种类和幅度，并明确执行决定，防止对两个以上违法行为的处罚决定界限不清。
四是当事人权利行使情况的叙述。案件调查处理过程当事人依法享有陈述权、申辩权和听证权，当事人权利的行使情况不仅涉及其合法权益的维护，也涉及案件调查处理结果的法律效力，因此，执法机关不仅应当告知当事人上述权利，保证当事人充分行使权利的自由和机会，而且，行政处罚决定书对当事人行使权利和执法机关对当事人意见的处理情况应当有全面客观地叙述和说明。
（3）尾部。尾部内容虽然简单，但项目较多，既是行政处罚决定书必须具备的法定内容和要件，又是行政处罚决定具有法律效力的重要保证。
一是告知履行义务的期限和方式。当事人履行行政处罚决定设定义务的期限和方式通常是法定的，行政处罚决定书必须明确告知当事人。告知的表述模式如“当事人应当自收到行政处罚决定书之日起十五日内，到××银行（银行账户：×××；账号：……）缴纳罚款。根据《行政处罚法》第五十一条第（一）项的规定，逾期不缴纳罚款的，每日按罚款数额的3%加处罚款。”未告知当事人履行期限和方式的，行政处罚决定的履行期限和方式不受限制。
二是告知法律救济权利、途径和期限。法律救济权利，是指当事人不服行政处罚决定时，依法享有的复议权和诉讼权。行政处罚决定书必须明确告知当事人依法享有的复议、诉讼权利和行使权利的途径与期限。告知的表述模式为“当事人如不服本行政处罚决定，可在收到行政处罚决定书之日起××日内，向××（上一级执法机关）局申请复议，并将复议申请书抄送本局；也可以在三个月内依法直接向人民法院提起诉讼，并将起诉书副本抄送本局。”法律救济期限届满，当事人未行使权利的，视为放弃该权利。未告知法律救济权利和行使权利的途径与期限的，法律救济权利的行使不受时间限制。
三是落款。落款，是指执法机关署名和盖章。落款的具体方式是在行政处罚决定书最后一页的右下方，签署作出行政处罚决定的执法机关名称和行政处罚决定书的制作日期，并加盖执法机关公章。
四是注明执法证号。在行政处罚决定书落款的下方，注明作出行政处罚决定的执法机关的执法证号，以及调查人员姓名和执法证号。
3.行政处罚决定书的制作要求
（1）思路清晰。只有思路清晰，才能做到主旨、文脉明确和重点、难点突出，对案件事实和定性量罚及其理由的叙述也才能层层递进，步步深入。
（2）逻辑严谨。行政处罚决定书的主体内容可以概括为案件事实（前因）、法律规定、论证说理和定性处罚结论（后果）四个部分。案件事实是定性处罚的事实依据，法律规定是定性处罚的法律依据，定性处罚结论是案件事实与法律规定相结合的产物；论证说理就是揭示、说明隐含在案件事实和法律规定与定性处罚结论之间内在、必然的逻辑联系。只有逻辑严谨，才能将前因与后果之间内在、必然的逻辑联系叙述清楚，做到因果呼应，顺理成章。
（3）繁简适当。行政处罚决定书是实效性很强的法律文书，该繁则繁，该简则简，繁简适当；既要将重要事项和内容交代清楚，又不能事无巨细，长篇大论；既要说理充分，又不能无病呻吟，反复累赘。
（4）说理充分。执法机关不仅应当作出合法、合理的行政处罚决定，还必须在行政处罚决定书中将为什么这样定性而不哪样定性，为什么这样处罚而不哪样处罚的理由说清楚，让当事人心服口服，让读者受到法律宣传教育。当然，行政处罚决定书不是文学作品，容易受到文书格式、法言法语和专业语言的限制而给论证说理造成一些困难，但这些限制不是不说理或说理不充分的理由。