2.运输管理信息系统的基本功能
5.2.6配货管理信息系统
1.配货管理的概念
配送是整个物流业务的核心活动，企业90%以上的客户业务单据由配送部门接收、处理，并将信息通过网络传输到相关的业务部门，如运输部门、流通加工部门等。一般而言，配货活动是配送业务的起点，此后继续进行运输、流通加工等活动。现代配货管理大量使用条形码技术，依靠信息流来控制物流，真正实现精确、快捷、高效、灵活的配货管理，从而提高配送管理的水平。
2.业务需求
配送物流活动要求在接到系统的选货后，分批发出印有条形码的拣货标签；分拣人员根据计算机打印出的选货单，在仓库中进行拣选，并在商品上贴上拣货标签；将拣出的货物运到自动分类机，检验拣货有无差错，货物即分岔流向按分店分类的滑槽中；然后将不同分店的货物装入不同的货箱中，并在货箱上贴上印有条形码的送货地址卡，输送到不同的发货区。当发现拣货有错时，商品流入特定的滑槽内。条形码配合计算机应用于作业流程管理，使系统即时获得各个操作的信息。
3.主要数据
4.功能描述
（1）拣货预处理。操作员对照选货单，操作系统生成包含货址、发送地等条形码信息的拣货标签，打印出来供操作员进行作业。同时，选货单流转到仓储管理，形成出仓请求。
（2）拣货核对。拣货出仓结束后，系统首先根据拣货条形码查询出相应的需求货物，再与自动分类机扫描获得的货物信息进行核对，检查货物拣货是否正确，并将核对结果传输到自动分类机进行相应的操作。拣选正确的货物，直接进入分店装箱；拣货错误的货物，形成拣货错误通知单，流转到拣货差错处理模块。
（3）拣货差错处理。系统查询错误货物的货址和所需货物的货址，重新生成拣货标签并打印出来，流转到仓储管理功能模块，形成出仓请求和选错货物重新入仓要求。
（4）分店装箱跟踪。系统为货物对应的选货单记录货箱编号，为装好的货箱生成包含分店地址、货物件数等条码信息的货箱标签，打印出来供操作员进行作业。同时生成货箱清单和订车单传送到运输管理功能模块，形成运输请求。
（5）送发货区跟踪。系统扫描进入相应发货区的货箱标签，关联出相关的选货单记录并进行核对。对配货各环节发生的费用，分摊到各客户，并形成报账单传送到结算管理功能模块。
（6）配货查询。对配货查询，客户和企业可根据合同→子任务→工作流程的层次关系定位到需要查看的配货流程，也可以选择按执行时间、货物名称、流程状态、交易金额、分店查询配货流程。所得的查询结果是关于工作流程的进展报告，包括工作流程的路径全貌，各环节的名称、状态、操作时间和关键结论。
企业还可以进一步检索和查看订车单、货箱清单等内部信息，对其进行跟踪、监督、管理和控制。同时，也可以帮助企业了解配货业务的频度、自有资源的使用率和效率，便于进行资源管理和调配以及为运营决策提供辅助信息。
5.3物流管理信息系统的分析与设计
系统分析就是对现行系统运用系统的观点和方法，进行全面的、科学的分析和研究，在一定的限制条件下，优选出可能采取的方案，以达到系统预期的目标。
5.3.1系统分析的基本任务
系统分析的基本任务是彻底搞清用户的要求，详细地了解现行系统的状况和存在的问题，在此基础上再进行系统功能、用户需求和限制条件的分析，综合考虑各种因素，确定一个切实可行的新系统方案。系统分析阶段结束的标志是提交一个经审批通过了的“系统分析报告”。
系统分析是系统设计的前提，如果把系统分析和系统设计看成是要完成某项任务，那么系统分析就是要解决“做什么”的问题。
5.3.2系统分析主要内容
1.详细调查
一般来说，一个新的物流信息系统的开发，总是建立在现行物流系统的基础上的。因此，为了开发新系统，应对现行系统进行详细调查。
详细调查与初步调查不同，初步调查中调查的面广但不深入，是对用户单位及现行系统的概况进行一般性的调查，其目的是为开发新系统的可能性和必要性进行可行性分析提供依据。而详细调查则是要全面、深入、细致地调查和掌握现行系统的运行情况，为系统功能分析提供素材。调查的重点应该围绕人力、物力、财力和设备等资源的管理过程中所涉及的各种信息以及信息的流动情况等来进行的。
2.功能分析
功能分析就是在详细调查取得大量资料的基础上，抽象出物流信息系统所应该具有的功能。
具体实施中采用结构化的分析方法，即采用自顶向下逐层分解的分析方法，使用的工具主要是功能结构图。首先分析体现功能的各组织机构的层次关系，分析各功能、子功能及其活动的层次关系，再进一步深入分析各功能之间的信息联系，然后对各个单个功能、单个活动进行详细分析，同时画出功能结构图（通常把按功能从属关系画成的图表叫做功能结构图）。
3.管理业务流程分析
调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流方向、提供信息的时间和形态。描述管理业务流程的图表主要是管理业务流程图。
业务流程图（Transaction Flow Diagram，TFD）是用一些简单的符号表示某个具体业务处理过程，基本上按照业务的实际处理步骤来绘制，比较适合于事务处理类型的业务过程。业务流程图可以帮助系统分析人员发现问题，分析不足，理顺和优化业务过程。
4.数据流程分析
在进行数据流程分析的过程中，应该集中收集以下资料：
（1）全部单据、报表、账本等的典型格式（应包合实际数据）；
（2）各业务环节的处理方法和计算方法；
（3）注明单据、报表、账本等的制作单位、报送单位、存放地点、发生频率、发生的高峰期及发生量等；
（4）注明单据、报表、账本等上的各项数据的类型、长度、取值范围、约束条件等。
采用“自顶向下”的方法绘制出的业务流程图是对现行系统再认识的过程。
一方面使系统分析员快速了解现行系统的业务，并与广大的业务人员取得一致意见；另一方面可以在此基础上进行数据流程的分析。计算机信息系统完成的是数据处理和信息处理的工作，这项工作包含在大量的业务处理过程中，但并非所有的业务处理都能够由计算机来完成。因此，就有一个从现行业务中抽取能够由计算机系统自动或半自动完成的那一部分业务活动的过程。这个抽取过程也是对业务流程图的分析过程。
绘制数据流程图的主要步骤如下：
（1）确定系统的数据来源和输出去向以及系统的外部实体；
（2）确定系统的输入、输出数据流，确定系统的主要信息处理功能，从而画出数据流程图（DFD）的顶层图，简称TOP图；
（3）根据自上向下、逐层分解的原则，对上层图中全部或部分环节进行分解，直到逐层分解结束；
（4）检查草图，征询用户意见，修订草图。
5.数据字典
数据字典是关于数据的数据，是描述系统中数据流程图中全部组成部分的清单，它能弥补数据流程图对数据的具体内容不能详细说明的不足。在数据流程图中，包括数据流、数据存储、数据加工和外部实体，数据字典正是起到对这些组成部分进行说明、保存和维护的作用。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。
（1）数据项的定义：
数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：
①数据项的名称、编号、别名和简述；
②数据项的长度；
③数据项的取值范围。
（2）数据结构的定义：
数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。
数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：
①数据结构的名称和编号；
②简述；
③数据结构的组成。
（3）数据流：
数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。
（4）处理逻辑的定义：
处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。
（5）数据存储的定义：
数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。
（6）外部实体的定义：
外部实体的定义包括外部实体编号、名称、简述以及有关数据流的输入和输出。
6.编写系统分析报告
系统分析报告是系统分析阶段工作的总结，也是进行物流信息系统设计的依据。系统分析报告要请领导审批，批准后才可以开始进行系统的设计。
系统分析报告的内容主要包括：
（1）现行物流业务系统的状况及其存在的问题；
（2）新系统即物流信息系统的目标；
（3）新系统的逻辑模型；
（4）支持新系统方案的可行性分析。
5.3.3系统设计主要内容
系统分析报告被批准后，就可以开始信息系统即物流信息系统设计了。
系统设计又称新系统的物理设计，是根据系统分析报告确定的新系统的逻辑模型建立新系统的物理模型，也就是根据系统分析确定的新系统的逻辑功能的要求，考虑实际条件，进行各种具体设计，确定系统的实施方案，具体解决新系统应该“怎么做的问题”。
系统设计的指导思想是结构化的设计思想，就是用一组标准的准则和图表工具，如模块结构图、IPO 图等确定系统有哪些模块，用什么方式联系在一起，从而构成最优的系统结构。在这个基础上再进行各种输入、输出、处理和数据存储等的详细设计。
系统设计可分两步进行。
1.总体设计
总体设计又称概要设计，根据系统分析报告确定的系统目标、功能和逻辑模型，为系统设计一个基本结构，从总体上解决如何在计算机系统上实现新系统的问题。
总体设计不涉及物理设计细节，而是把着眼点放在系统结构和业务流程上。
总体设计的内容主要包括：
（1）确定系统的输出内容、输出方式及介质等；
（2）根据系统输出内容，确定系统数据的发生、采集、介质和输入形式；
（3）根据系统的规模、数据量、性能要求和技术条件等，确定数据的组织和存储形式、存储介质；
（4）运用结构化的设计方法，对新系统进行划分，即按功能划分子系统，明确子系统的子目标和子功能，按层次结构划分功能模块，画出系统结构图；
（5）根据系统的要求和资源条件，为信息选择计算机系统的硬件和软件；
（6）制定新系统的引进计划，用以确保系统详细设计和系统实施能按计划、有条不紊地进行。
2.详细设计
详细设计是对各个子系统更详细的设计，主要包括三方面的内容：数据存储设计、用户界面设计和处理设计。
（1）用户界面设计包括代码设计、输入校验设计、输出格式设计等。
（2）数据存储设计是对数据库物理结构、存储内容、存储数据的数量和流量等进行设计。
（3）处理设计是系统设计阶段耗时最多的工作。其中包括对各个模块内部处理过程的详细描述，通常用文字、图表等方法来描述对数据的核对、变换、分类、合并、检索、抽出、计算等详细步骤。
系统设计的结果是产生系统设计说明书或程序编写说明书。然后，就可以进入系统实施阶段。程序员开始根据系统设计说明书进行编程和调试。最后，新系统通过严格的调试、排错后，就可以开始投入使用，也就是进入了现行系统到新系统的转换阶段。最后，系统完全投入运行，进入了运行维护阶段。详细设计包括的主要内容是：
（1）代码设计。即对被处理的各种物流数据进行统一的分类编码，确定代码对象及编码方式，并为代码化对象设置具体代码、编制代码表及规定代码管理方法等。
简单地说，编码就是代码的编制过程，是物流信息管理，特别是自动识别系统的前提。物流信息编码应遵循一定的原则。
（2）输入、输出详细设计。进一步研究和设计输入数据以什么样的形式记录在介质上，以及输入数据的校验，输出信息的输出方式、内容和输出格式的设计。另外，还有人机对话的设计等。
（3）数据存储详细设计。对文件（或数据库）的设计，也就是对文件记录的格式、文件容量、物理空间的分配、文件的生成、维护以及管理等的设计。
（4）处理过程设计。对系统中各功能模块进行具体的物理设计，包括处理过程的描述，绘制处理流程图，与处理流程图相对应的输入、输出、文件的设计。
（5）编制程序设计说明书。程序设计说明书是程序员编写程序的依据，应当简明扼要、准确、规范化地表达处理过程的内容和要求。
系统设计阶段的主要成果就是物流信息系统设计说明书，它描述了要开发的物流信息系统的物理模型。