2.定期以成员单位会议、联席会议、情况通报会和座谈会等形式，通报交流社区矫正工作开展情况、对比核实社区服刑人员有关数据、商讨解决工作中遇到的困难问题。司法行政机关应将接收社区服刑人员和法律文书等情况，经常性地向法院、检察院和公安机关通报，与其他部门掌握的信息进行比对，查漏补缺。
3.加强对社区矫正各有关部门参与社区矫正工作情况的监督考核，通畅法律监督、行政监督、社会监督和舆论监督渠道，健全和完善社区矫正责任追究和查处机制。
4.在社区矫正各有关部门之间建立联络员（信息员）制度，安排专人担任联络员（信息员），履行本部门社区矫正工作职责。联络员（信息员）作为各成员单位社区矫正工作的直接责任人，在本部门职责范围内开展社区矫正工作，及时向其他部门通报有关信息、向本部门负责人汇报、反映社区矫正工作。联络员（信息员）应及时接收和传递社区服刑人员法律文书材料。
（二）完善社区矫正工作指导机制，纵向上加强各级部门对下级社区矫正工作的业务督导
社区矫正各有关部门要在加强部门间的协调、履行社区矫正工作职责的同时，监督和指导下级部门做好社区矫正相关工作。一是要将社区矫正工作有关知识作为工作人员业务培训的重要内容，让工作人员都能知道、了解社区矫正工作，明确本部门在社区矫正工作中的职责；二是将社区矫正工作纳入对下级单位和部门的整体业务考核；三是在本系统内部建立顺畅的社区矫正信息沟通机制，确保相关政策文件精神能准确全面地贯彻、社区服刑人员法律文书能及时完整地传递、社区矫正工作中的重大信息能及时逐级上报，避免层级之间出现社区矫正信息不对称问题。
（三）创新部门衔接形式，实现社区矫正职能部门之间的无缝对接
1.在法院和公安机关建立社区矫正工作室。法院是社区服刑人员法律文书的最初和最主要来源。如，目前，缓刑类社区服刑人员占社区服刑人员总数的70%左右，缓刑类社区服刑人员的法律文书完全来自于法院。因此，在法院建立社区矫正工作室，就能抓住社区服刑人员法律文书的源头和主流，实现社区服刑人员法律文书在法院和司法行政机关的无缝对接，从而减少传递环节、压缩传递时间，有效地解决了社区服刑人员法律文书滞后的问题。以浙江省杭州市萧山区为例，该区司法局于2009年1月在区法院建立了全国首个法院社区矫正工作室，截至3月底，累计接收、发送82名社区服刑人员的法律文书。工作室成立以来，经萧山区法院判处的社区服刑人员的法律文书全部及时送到了执行地司法所。条件成熟的地方还可以在公安机关建立社区矫正工作室。工作室如果能与社区矫正联络员（信息员）制度相结合，整合资源，实际效果会更好。
2.建立社区服刑人员前馈控制机制。将社区服刑人员接收的“关口”向前延伸到法院（监狱、看守所），从“上游”把好社区服刑人员的“入口”。一是判决（裁定、决定）作出前可委托基层司法所对对象进行全面深入的调查，出具书面评估报告和是否适用社区矫正的意见，作为判决（裁定、决定）的重要参考依据。二是建立社区矫正担保制度，由刑事被告人家属缴纳一定的担保金或做出书面保证书，作为法院判处管制、宣告缓刑的条件。三是实行重点对象直接接收。由司法所到法庭（监狱）现场接收，或者由法院（监狱）直接送到执行地司法所。
3.在监狱、看守所与基层司法行政机关之间建立沟通长效机制。监狱和看守所的管理机关，要根据在押人员的地域分布，按照就近原则，督促监狱和看守所与基层司法行政机关结对共建，从而整合资源，确保司法所接收的社区服刑人员文书材料及时、充分，为矫正方案的制订创造有利条件。
二、完善接收内容，增强接收的权威性和科学性
社区服刑人员接收过程中出现的不到司法所报到、漏管和矫正方案缺乏针对性等问题，在很大程度上是因为具体接收内容存在某些缺陷。因此，必须改进接收的具体内容。
（一）将是否愿意接受社区矫正，作为判决（裁定、决定）的重要条件
法院在作出判决时、监狱在为服刑人员办理假释和暂予监外执行时，应该要求刑事被告人（服刑人员）承诺认真接受社区矫正，并填写《接受社区矫正保证书》。
（二）将社区矫正有关要求作为庭审诫勉和出监教育的重要内容
法院在对刑事被告人作出判决后、监狱在释放假释和暂予监外执行服刑人员时，特别是主刑执行完毕但尚未执行剥夺政治权利的服刑人员时，要告知社区矫正的有关要求、工作部门、基本程序以及其接受社区矫正的义务、权利、时间要求和违反社区矫正监管规定将受到的处罚。
（三）将到监狱（劳教所）进行警示教育作为入矫教育的基本内容
浙江省杭州市余杭区曾先后两次组织社区服刑人员到杭州市西郊监狱接受警示教育，内容包括观看入监队新犯接收、听服刑人员“现身说法”和参观服刑人员劳动生活场所。根据对接受警示教育的社区服刑人员的跟踪调查，他们接受社区矫正的主动性都有提高，对司法所工作人员及其监管教育措施的态度普遍较好。从他们思想汇报的内容和用语上看，都有了正确的服刑意识和罪犯意识。到监狱（劳教所）进行警示教育可以克服社区矫正威慑力和强制力不足的缺陷，彰显非监禁刑罚执行的严肃性和权威性，应该制度化、长效化，作为社区服刑人员入矫教育的一项基本内容。在实际工作中，一是警示教育的对象要进一步限定。缓刑和管制类没有进监狱服过刑的社区服刑人员，接受警示教育后内心受到的震撼会很大，效果也最明显。二是警示教育的时间要确定。警示教育越早就越能尽快使社区服刑人员摆正位置、端正态度、自觉接受监管教育，而且社区服刑人员的矫正期一般都不太长，因此，警示教育应该在社区服刑人员入矫后一个月内完成。三是警示教育的关系要固定。社区服刑人员警示教育是一项复杂的活动，涉及基层司法行政机关和监狱（劳教所）。如果二者的沟通和衔接渠道不顺畅，警示教育活动就难以收到预期效果，既达不到警示、教育社区服刑人员的目的，又会给监狱（劳教所）带来不必要的麻烦。因此，应该由省级司法行政机关（有监狱、劳教所的城市，也可以由市一级司法行政机关）来整合辖区基层司法行政和监狱（劳教所）资源，通过结对或建立社区服刑人员警示教育基地的形式，建立相对固定的警示教育合作关系。
（四）将社区服刑人员个人综合评估报告作为其法律文书、档案材料的基本内容
监狱应在及时、完整、准确移送社区服刑人员法律文书的基础上，对其服刑期间的表现进行分析、心理状况进行诊断、重新犯罪的可能性进行评估，并出具综合评估报告，为社区服刑人员的初始定级和司法所制订矫正方案提供有价值的建议。
司法所应该在研究监狱评估报告的基础上，结合走访和谈话了解的情况，运用一定的科学技术手段，对社区服刑人员的心理状况进行分析，建立社区服刑人员心理档案，作为其矫正方案的重要内容。
三、强基固本，提高接收工作的保障水平
（一）突出重点，分类建设社区矫正“三支队伍”
要根据这“三支队伍”在社区矫正工作中的身份、作用和任务的定位，采取相应的人力资源开发、使用和管理思路。对各级司法行政机关专职从事社区矫正工作的国家公职人员，要根据其行使公权力、开展执法工作的要求，增强其权威性和威慑力。对司法行政机关，特别是司法所专门从事社区矫正工作的聘用人员，要根据社区矫正工作对专业知识的需求，有针对性的选聘人员，并进行有针对性的培训、更新知识。其中档案管理的有关知识应作为培训的基本内容之一。对社区矫正志愿者，要按照社会化的要求和社区服刑人员特点，扩大数量，实行分类结对帮教，同时要大力吸收专业技术人才，为社区矫正工作引入“外脑”。只有“三支队伍”都得到了加强，才能确保社区服刑人员法律文书接收后得到及时正确处理，人员的接收依法规范，矫正方案的制订科学合理。
（二）理顺体制，加强司法所建设
司法所具体负责实施社区矫正工作，是开展社区矫正工作的基层基础。只有建设好司法所，充分发挥其职能作用，才能确保社区服刑人员监管帮教措施切实落实，社区矫正各项工作有效开展。加强司法所建设，首先要大力加强县级司法行政机关直属司法所建设，实行条块结合、以条为主的司法所建设和管理体制。其次要充实司法所人员队伍。最后要保证司法所必需的人员配备、办公用房、办公设备和工作经费。
（三）多管齐下，加强社区矫正工作物质投入
社区矫正相对于监禁矫正能大大降低成本，但社区矫正也需要一定的投入。
社区矫正工作对司法行政机关的硬件条件提出了更高要求。如直接接收重点社区服刑人员、处理社区矫正工作中的突发事件的专用车辆、社区服刑人员档案设施、社区服刑人员开展心理矫正相关的软件和设备等，都需要资金支持。