控制的目的是为了帮助下级认识情况、纠正错误,保证整体目标和要求的实现,不是为了培植个人势力,拉帮结伙,那么,我们在控制方法和手段上,就必须光明正大,坚持科学管理办法,彻底肃清旧的一套办法的影响。一是对下级不能搞权术,不能两面三刀,当面一套,背后一套。二是不能安置亲信,听信谮言。三是不要喜欢听“小报告”,否则不正派的人就会投其所好,说东道西,拔弄是非,形成对一部分人的不正确看法,进而采取不正确的措施。四是与人为善,态度要端正,言语要讲究分寸。这样,既可达到控制效果,又不挫伤积极性,避免消极待控情绪和反控行为。
2因人而异
正确有效的控制,是领导者从下属发展的各种可能性中,选择某种状态作为目标,并通过对其施加主动的、积极的影响,改变其行为状态,使之朝着既定的或新的目标努力。显然,对不同的人,要灵活采取不同的控制方式,方能实现优化控制的目的。
3合理适度
控制的要义和真谛在于合理和适度,控制方法得当,能产生好的用人绩效,但绝非控制越强越紧越好,而要看控制所产生的压力是否超过了下属的心理承受能力。至于下级心理所能承受的压力,并无什么模式可以计算,需要用人者在平时细心琢磨掌握。
4控制优化
群化动力理论说明,一个组织由许多个体组成,而每个个体都有自己的不同动力,诸如个体动力综合形成了群体动力。
注重使每个个体在方向上大体一致的条件下,愉快地工作,充分自由地发挥个体的能量,才是一种优化控制的理想状态。
所谓最优控制,就是设法尽量使被控制者乐于接受这种控制,并愿意把领导的意图变成自觉的行动。领导者在用人实践中,应该寻求和确立对下属的最优控制,在大方向一致的前提下,在不背离总体目标的原则下,允许和提倡下属“八仙过海,各显其能”,充分表现出各自的聪明才智。
5注重下级自我控制
有效地控制下级,不能光靠领导者,还要强调下级进行自我控制。要让下级能够按照其所承担的职责和工作目标、要求,经常对比检查自己的工作和行为,发现偏差和问题,自觉地主动地纠正和解决。要通过教育和制订一些规定,增强下级自我控制的意识和行动,使下级自我控制成为控制下级工作中的一个重要组成部分。这既需要领导具有依赖下级的思想意识,又要勤于在实践中去引导。
大多数人都不喜欢被控制。他们不喜欢别人告诉他们该如何做,当面临特殊的要求时他们会感到很难受。很少有人喜欢受批评或被纠正。然而批评或纠正都是控制中常发生的事情。当纠正意味着惩罚或解雇时,控制措施就显得非常苛刻。因此,领导者对控制的看法应该现实一些,有些控制措施对员工会产生消极的影响。领导者可采取措施,减少部属对控制的抵抗情绪。
①强调对部属实施控制的价值
留有余地的标准能够告知部属,他们的工作做得好还是不好。标准可把领导的干涉降到最低程度,并且只要符合标准就允许对工作方法进行选择。
②避免武断的或惩罚性的标准
部属们喜欢那些根据以往的记录确定的标准,“我们的记录显示一天完成150个是多数人都能实现的标准。”建立在分析尤其是时间研究基础上的标准更受欢迎。“让我们把这项工作定为一小时或两小时,以确保标准的合情合理”与“我们不得不把生产效率定在下一天175个标准上”这句话进行比较。
③控制标准要具体
尽可能用数字表示。要避免类似的解释“提高质量”、“增加出勤率”。相反,要把具体目标数字化,如在以后的六个月中缺勤“不得超过两天”或者“把浪费的比例从7%降到3%”。
④目标的作用是为了改进而不是惩罚
利用未达标准的事例来帮助部属们搞清如何改进工作。“上个月你的产量又低于标准,我们应该从头开始寻找一个影响你达标的原因,也许是我没有把具体的操作方法向你讲清楚。”
⑤对不符合目标要求的要惩罚明确
多数接受积极的鼓励,但也有的并非如此。然而,所有的部属,不论是好的还是不好的,都想知道如果他们不按要求工作会怎样。原则是你要尽量减少惩罚,但必须让所有人都清楚,标准必须达到,事先把不达标准将要受到何种处罚讲清楚。
⑥避免威胁部属说你不能让步
如果一个下属因未达到工艺标准要受到处罚,你要把处罚的原因和时间讲清楚。“如果4月1号前你不能把产量提高到一天150个,你将被处罚。”不能说,“如果你不能尽快符合标准,你将自讨苦吃。”如果你要提出具体的警告,事先要搞清楚公司是否会支持你。
⑦在控制措施的运用中要坚持一致性
如果已制定了适用于几个员工的工作标准,你就应严格按标准行事,而不能说你将使人人满意。如果觉得确有个别例外情况,那你一定要把例外情况解释清楚。对做同样工作的人,标准也应该是一样的;同样,对达到或没有达到标准的人的奖励或惩罚也应该一样。
⑧加强对员工的自律教育
自律即自我约束,自我控制。企业各类人才应通过学习企业政策和法规法律以及企业管理的实践,增强法制意识,增强政治责任心和使命感,经常自我反省,自觉遵守各种社会规范和企业各种规章制度,经常约束和检点自己的行为,使自己的行为符合企业规章制度的要求。并能自觉地接受群众的批评和监督,自觉反思和纠正自己行为的偏差。
好好看完了怎么控制,我们再强调一下前文的一句话,在“爱民如子”的同时,要树立起作为领导的威信,即体现控制能力,以利于团队事业的成功。也就是说,制度和情感的力量都要发挥出来。其实在我们论述的控制理论中,本身也包含一些情感方面的因素。如果只是对下属进行机械管理,则不仅没有“爱”,连“敬”都没有了。
要在下属之间搞平衡
作为上司,如何调解下属之间发生的纠纷,实在是个非常棘手的问题。如果处理不当,一旦因为公事变成私人恩怨,恐怕日后在工作上就会成为难解开的结。俗话说:“明枪易躲,暗箭难防”,其实在官场上,如果有人向你发一矢明箭,也足以叫你头痛的了。如果对下属间的矛盾处理不当的话,极有可能埋下一颗定时炸弹。比如,某个下属,平时没有什么特别之处,你对他印象平平。可就是他,在某一天竟向你的顶头上司提出对你的不满,尤其是指责你工作分配不均。
发生这种情况,很可能是由于你平时对下属间的纠纷处置不当造成的。身为上司,经常都会遇到一些十分棘手的问题,除了公事,还包括一些私事,比如下属闹情绪、不和……都需要你去调解。记住,在调解这些问题时一定要公正,不偏不倚,一碗水要端平。要学会“和稀泥”,当个“超级泥水匠”。没有必要去追查事情的来龙去脉,有些事情很可能是“公说公有理,婆说婆有理”。你所要做的只是将事情冻结,告诉双方“一切到此为止”。同时你还必须指出问题所在,例如某人的态度要改善,某人应该事事以公事为重。
在召见闹过纷争的双方之后,请不要在任何人面前再提此事,只须留意下属的表现是否有改进。要是两人都很强硬,那么你再考虑将两人分开吧。
“超级泥水匠”只是在下属产生矛盾时的应对方法。作为上司,要在任何时候都能维持下属之间的平衡,必须有一种遵循的原则。这一原则就是“等距”原则。
与下属交往,坚持“等距外交”原则,亦即要实施等距离接触,它有如下好处:
1有利于组织的团结
一个组织是否团结,首先取决于其内部因素。作为领导如果能够与下属保持“等距外交”,一视同仁,那么,本来团结的组织就会更加团结,就会减少出现不团结因素的可能性。而如果领导者对下属有近有疏,就可能使本来挺团结的组织出现不团结的因素,使本来就存在裂痕的组织加速分裂。可见从巩固和促进组织团结出发,也要保持“等距”。
2有利于工作
一个单位或部门的工作如何,在很大程度上取决于组织的协同效应和整体功能,取决于上下级能否形成合力。由非等距所促成或加速了的组织内部不团结现象,必然破坏组织的协同效应,削弱其整体功能,使上下级产生分力,从而给单位或部门的工作带来损失。因此,从工作角度看,我们也要保持“等距”。
3有利于与下属建立良好全面的关系
能洞察事物发展规律、具有远见卓识的人,在处理下属的关系问题上,无不努力追求下属群体对自己的认同,保持等距,它可以使领导者避免与下属的关系片面性、畸形化,可以建立良好关系又具有延续性。因此,要想争取良好的、全面的、具有延续性的下属关系,必须保持“等距”。
4有利于个人成长进步
一个人的成长进步,离不开组织的考察、指导和帮助。但不论哪一级组织,都是由若干人组成的,领导者的工作离不开上级指导,也离不开下属的支持。领导者同个别属下过“密”,必然导致与其他大多数下属的“疏”。这必然导致过密者的优越感,加剧过疏者的不平衡心态,从而影响其工作热情,影响其提高自身素质和岗位技能的积极性,于个人成长不利。这里有必要指出,我们强调处理与下属关系要保持“等距外交”,是就指导思想而言。某一具体工作联系,某一特定行为,则不在此列。只要是正常工作关系,其他下属都能理解,不会介意,不必因拘泥“等距”而不能同部属进行正常联系和接触。
遵循“等距外交”原则就是要求领导者在用人行为中,领导者应该凭理智控制和约束自己的行为,与所有的下属保持等距离接触,秉公办事,不徇私情,不分亲疏,一碗水端平,做到“公事以外才是朋友”。
秉公办事,不仅是每个领导者应具有的美德,而且是正常从事领导活动的必备条件。
为了避免引起下属之间不必要的猜疑和误解,为了避免在同下属的工作关系中掺杂进多余的私情,坚持“等距外交”原则,是精明的领导者自觉采取的一条处人良策,也是公正合理地使用下属的首要前提和重要保证。
“等距外交”包含的内容十分丰富,其中不乏富有哲理的深层含义。例如:
(1)感情上的距离,是不能以接触时间和接触次数的多少来衡量的,在法定的工作时间里,领导者只与下属发生工作接触,哪怕这种接触与某甲仅发生1次,而与某乙却发生了10次,那也是“正常”的等距接触!
(2)让“私情”到公事范围以外去发泄,去流露,去交融。当着众人的面,领导者在使用下属时,哪怕“显露”出半点“私情”,也会激起大家的嫉妒,也可能“启发”另一部分人对他的趋从;当着大家的面对某人“疏”,很可能激起一部分人对他的同情,又可能招致另外一些小人对他的蔑视……聪明的领导者,决不会因对下属的亲疏远近,影响人际关系,影响工作关系,甚至影响领导活动(包括用人选择)。
(3)在处理下属之间的纠葛和矛盾时,有时候,即使领导者严格按照原则办事,也难免遭到“吃亏”者的猜疑和不信任,假如领导者平时就违背了等距接触原则,对下属有亲疏之别,远近之分,就无法胸怀坦荡、从容不迫地去处理下属之间的纠葛与矛盾。