（2）时机必须适当。当一个人心平气和较能以客观立场发言时，就是谈话的适当时机。假若你心中充满不平，随时可能大发脾气，那么最好先让自己冷静下来，因为过分情绪化的表现，不仅无济于事，反而有害。
掌握事情发生的时效，在人们记忆犹新之时提出批评。假如你在事情发生几个月以后才提出来，这时人们的记忆已经模糊，你的批评反容易使对方留下“偏颇不公”的印象。
除了个人的心理状况外，也要把对方的心理状况考虑在内。你应该在对方事先已有心理准备，并且愿意聆听的情况下，提出批评。假若对方情绪低落，那么就等到他恢复冷静时再说出你的看法，假若对方向你寻求帮助时，你也应该尽可能把事实告诉他。
3.用词要恰当
批评不是冲人发火，用词恰当就是要使用礼貌的语言。“你是骗子”、“你太没有信用”等话会刺伤对方。只要评论事实即可，即使是对方没有信用也不能如此当面斥责。此外，千万不要否定部属的将来。“你这人以后不会有多大出息”，“你这样做没有人敢娶你”，“你实在不行”。领导是不该说出这样的话的。须以事实为根据，就事说事，就部下目前情形而论，不要否定部属的将来。
应该用具体的事实作例子，最好从最近发生的事情说起。避免做人身攻击，例如开门见山地说：“你工作不力。”这类批评容易引起对方的不满，甚至导致冲突；妥当的方法是举出具体的事实说：“你的报告，比预计的进度慢了两天。”
4.加入适度的赞美
欧美一些企业家主张使用“三明治”批评方法，即在批评别人时，先找出对方的长处赞美一番，然后再提出批评，而且力图使谈话在友好的气氛中结束，同时再使用一些赞扬的词语。这种两头赞扬、中间批评的方式，很像三明治这种中间夹馅儿的食品，故以此为名。用这种方式处理问题，对方可能不会太难为情。减少了因被激怒而引起的冲突。这种方法在很多情况下是比较有效的，其优点就在于由批评者讲对方的长处，起到了替对方辩护的作用。对方的能力、为人、工作是否努力等方面，有很多可以肯定的地方，批评者如果视而不见，对方可能会觉得不公平，认为自己多方面的成绩或长期的努力没有得到应有的重视，而一次失误就被抓住，大概是对方专门和自己作对。而批评者首先赞扬对方，就是避免对方的误会，表明领导对他的工作的承认，使他知道批评是对具体事而不是对人的，自然也就放弃了用辩解来维护自尊心的做法。
老百姓们常说：打一巴掌给个甜枣吃，说得就是先批后赞的道理。总之批评加赞扬与“大棒”加“金元”的效应是同等的。美国麦金尼1896年竞选总统时，也曾采用过这种方法。那时，共和党有一位重要人物替麦金尼写了一篇竞选演说，他自以为写得高明，便大声地念给麦金尼听，语调铿锵，声情并茂。可是，麦金尼听后，却觉得有些观点很不妥当，可能会引起批评的风暴。显然，这篇讲稿不能用。但是，麦金尼把这件事处理得十分巧妙。他说：“我的朋友，这是一篇精彩而有力的演说。我听了很兴奋。在许多场合中，这些话都可以说是完全正确的。不过用在目前这种特殊的场合，是不是也很合适呢？我不能不以党的观点来考虑它将带来的影响。请你根据我的提示再写一篇演说稿吧，然后送给我一份副本，怎么样？”
那个重要的人物立刻照办了。此后，这个人在竞选活动中成了一名出色的演说家。
有的领导认为先讲赞扬的话，再批评，带有操纵人的意味，用意过于明显，所以不喜欢用。这种说法也有一定道理，因为当你找到某人就表扬他，他根本听不进你的表扬，他只是想知道，另一棒会在什么时候打下来——表扬之后有什么坏消息降临。所以在更多的时候，许多领导同志把表扬放在批评之后，当我们用表扬结束批评时，人们考虑的是自己的行为，而不是你的态度。以下是正确、错误的两种说法：
正确：“我相信你会从中得到窍门——只要坚持试一试。”
错误：“你最好马上就改进，要不然就别干了。”
在批评结束时对下属表示鼓励，让他把对这次批评的回忆当成是促使他上进的力量，而不是一次意外的打击。此外，还应该让对方知道，虽然他屡次在某件事上处理不当，然而你却尊重他的人格。为了把你的尊重传达给对方，适度的赞美和工作上的认同是必要的，否则光是针对对方的某项缺失提出批评，容易让对方感到不受尊重，因而心怀不平。
5.批评必须能达到一定的目的
你所批评的事项，最好是对方可能再犯，而实际上又可以纠正的错误。假若同样的事件或错误不太可能再发生，那么在批评之前，最好先三思而行。另外，假若对方所犯的错误，是他个人所无法纠正或弥补的，那么你的批评反而有害。
此外，在某些特殊情况下，你不能批评你的下属：
（1）对方已有悔意，并主动承认错误及保证不再犯，你发觉他态度诚恳，而且一向表现良好，你只有向他勉励几句，因为你的责备对他起不了作用。
（2）对方因犯错给自己带来不少麻烦，他正在沮丧和忙于补救中，已经有点筋疲力尽时，你再加倍指责他的不是，是很残忍的行为。
（3）对方用意不善，犯错纯粹为泄心中不快，旨在激怒你并向你挑衅。倘若你立刻指出他的错误，实际正中他下怀，他会把早就预备好的骂词一并骂出来，不求胜利，只求使你在其他员工前出洋相。
（4）因私人问题，如家庭发生事故时，往往使人无法集中精神工作。在这种情况下，如果强迫下属履行“公而忘私”的宗旨，也会使人觉得不尽人情。很多自杀例子中，因工作压力而自毁的人占的比率颇高。家庭发生变故，加上领导的压迫及指责，很容易令人精神崩溃，一旦他因此走上自毁的道路，你便是间接凶手。
批评是与人为善的行为，不可与人为恶。
——郭沫若
13.迂回盘旋，灵活机动
不论是求职，演说还是其他，运用迂回盘旋并简洁明快的说话方式回答问题，都能轻易地感染别人。
吉林皮鞋一厂公开向社会选聘厂长，三位投标人参加了这场竞职答辩，其中两位是很有魅力的男士，另一位是张吉荣。开始似乎没有人注意到有位女士的存在。出人意料的是38岁的女干部张吉荣（原吉林市委政策研究室副处长，两个孩子的母亲），以她勇于开拓、目标明确的改革精神和情感交融、简洁明快的答辩技巧感染着群众，赢得了绝大多数职工的信任和拥护，成了皮鞋一厂的新任厂长。让我们来看看她是怎样通过答辩获胜的。
张吉荣刚讲述完自己的方案，一位年轻人立刻站起来问：“你是个外行，到皮鞋一厂靠什么治厂，怎样调动起大家的积极性？”她毫不犹豫地说：“论做皮鞋我确实外行，论管理企业我并不认为自己是外行，何况我们厂还有那么多懂管理的干部和技术高明的老工人，有占全厂职工70％多朝气蓬勃、勇于上进的年轻人。我上任以后，把老师傅请回来，把年轻人的工作、学习和生活安排好，让每个人都干得有劲，玩得舒畅，把工厂当成自己的家。”
张吉荣没有避实就虚地躲躲闪闪，而是就实论实，承认自己“做皮鞋我确实外行”，给自己树立了一个坦诚的形象。但话锋继而一转，离开了“做皮鞋”这一表面性话题，把问题主动引向深入，在本质性的企业管理上做了文章，利用回答，抓住了一次透露自己上任后打算的机会，自然、亲切，让人感到这位领导是把自己立身于群众基础上的，工厂这个“家”一定能管理好！
紧接着，一位中年妇女问未来的厂长：“咱们厂不景气，去年一年没发奖金，我要求调走，厂长还卡住不放，你上任后能放我走吗？”张吉荣反问：“你要求调走，不就是因为厂子办得不好么，如果把工厂办好了，我相信你就不走了。如果我来当厂长，请你留下来看半年再说。”她的挽留亲切、诚恳，话音刚落，立即在全场爆起了掌声。
这位妇女因为工厂不景气要调走，张吉荣没有资本挽留人家。“如果我来当厂长，请你留下来看半年再说。”回答没有慷慨激昂的“表决心”式的保证，但她的弦外之音是明白的：半年之内工厂就会有起色！这对工人来说无疑是最振奋人心的消息了。半年，多么短暂，希望即现！难怪厂长的话音刚落，全场立即爆发起掌声。张吉荣的回答是巧妙的，若含若露。
这时，一位干部代表提问：“现在都在议论党政分开，机构和人员精简，你来了以后要减多少人？”张吉荣回答说：“党政分开，调整干部结构是大势所趋，但这首先是党政职能的改变。现在科室的干部显得人多，原因是事少，如果事情多了人手就不够了。我来以后，第一位的不是减人，而是扩大业务、发展事业。我们要干的事很多，许多部门可以层层承包，自负盈亏，还可以对外承揽加工，增加服务项目，有的变成相对独立的公司，需要人的地方多着呢！至于说党群干部，他们的素质很好，这些年做了大量工作，今后的思想政治工作还得依靠他们！谁有一技之长，都会有用武之地的。”
这可是个对厂里干部极敏感的问题，回答不慎，定会引火烧身，因为每个干部都担心自己有被精简的可能。一个新来的厂长对原厂的机构实行精简，可谓牵一发而动全身，人人关注。我们看张吉荣是怎么回答的。她首先指出“干部多”是相对“事情少”而言的，随着企业发展“我们要干的事很多”，“需要人的地方多着呢”！真正有才干的干部即刻会消除自己“英雄无用武之地”的顾虑，而那些碌碌无为整日混事的干部是不是也该想想自己将适合什么样的“需要”呢？张吉荣说了“谁有一技之长，都会有用武之地的。”言外之意当然也有：你若无一技之长呢？真是引而不发！
这位干部刚问完，一位女工随即站起来问：“我都怀孕七个多月了，还让在车间里站着干活，你说这合理吗？”张吉荣回答：“我也是女人，也怀孕生过孩子，知道哪个合理、哪个不合理，合理的要坚持，不合理的一定要改正！”女工们当即活跃起来，一位年纪大的妇女竟在答辩会上激动地谈起了感想：“我们厂百分之七八十是女工，多么需要一位体贴、关心我们疾苦的厂长啊！”
妇女的“五期”保护，《中华人民共和国妇女权益保障法》以及《劳动法》等法律法规均有明文规定。但长期以来，不少企业领导由于种种原因，常常忽视，很少按法律的规定办事，使得女职工们怨声载道。这是一个女职工们最感忧虑的问题。皮鞋一厂是一个女职工占百分之七十以上的企业，回答这个问题就更具有普遍意义了。孙吉荣没有就“合理或不合理”来藏否过去厂里的规定，而是说“我也是女人，也怀孕生过孩子，知道哪个合理、哪个不合理，合理的要坚持，不合理的一定要改正！”把自身置于设身处地的地位来回答女工的问题，既有体贴感，又有说服力，产生了强烈的感情相融效果。
30分钟的答辩以张吉荣的成功宣告结束。
张吉荣的竞职成功，是她敏捷善变的口才助她走向成功。职工提出的问题虽是老问题，却也是关键问题。回答的好坏，决定了皮鞋厂全体职工对张吉荣能否胜任厂长工作持有的信心。张吉荣的四问四答，如同一把快剪，剪掉了全厂职工的顾虑，当然也赢得了他们的爱戴。
善于从问话者的立场揣摩其提问的动机，并设身处地站在对方立场考虑解决问题的办法，言谈富于机变、委婉、含蓄，定会促使事业成功。