第六节 宝龙商业物业管理企业其他风险防范
一、接管验收风险
商业物业的接管验收指的是物业管理企业对项目的主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验，同时接受图纸、说明文件等物业资料，从而着手实施物业管理。接管验收风险指的是物业管理企业在接管商业项目时验收中可能出现的对日后管理造成损害威胁的因素。目前大部分的商业物业项目都缺少早期介入，而是由地产公司投资建造项目后，成立子公司，由原先负责地产的人转而负责物业公司，可谓是“一套人马两块牌子”，这样的经营模式有利于物业管理者更好地了解项目信息，与业主商户提前做好情感交流，但在接管验收方面也存在一定的风险。
（一）根据对宝龙集团部分项目的调查，该风险存在以下表现形式
1.建筑主体或附属设备存在质量问题，造成后遗症和改造、增设工程，影响物业管理展开。
2.物业资料交接清，为认真审查材料，遗失部分业主资料。
3.接管验收流于形式，未与开发商明确责任界限。
4.开发商销售当承诺，物业管理企业承担风险。
（二）相关案例分析
不能正常供暖，应当由谁负责修理？
【案情】2000年6月，开发商在建设商业项目验收后，与物业管理企业办理了承接手续。但2000年11月，该商业项目的采暖系统出现问题，不能正常供暖。业主请求物业管理企业修理，但物业认为，该问题应有开发商负责，与自己无关。业主请求开发商修理，而开发商认为物业已经通过验收，交付物业公司管理，应由物业公司负责修理。
【分析】《建设工程质量管理条例》规定，在正常使用条件下，供热和供冷系统最低保修期为两个采暖期、供冷期。建设工程的保修期，自竣工验收合格之日起计算。就该案而言，物业交付到一个采暖期，因此，未超过法定保修期。建设工程在保修期内发生质量问题的，施工单位应当履行保修义务，并对造成的损失承担赔偿责任。对于业主来说，可以由开发商维修，也可以有物业公司维修，但费用应由开发商支付。
（三）相关法规规定
《物业管理条例》第28条规定：“物业服务企业承接物业时，应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验。”
第29条规定：“在办理物业承接验收手续时，建设单位应当向物业服务企业移交下列资料：（一）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（二）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；（三）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（四）物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会。”
第30条规定：“建设单位应当按照规定在物业管理区域内配置必要的物业管理用房。”
第31条规定：“建设单位应当按照国家规定的保修期限和保修范围，承担物业的保修责任。”
第59条规定：“违反本条例的规定，不移交有关资料的，由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正；逾期仍不移交有关资料的，对建设单位、物业服务企业予以通报，处1万元以上10万元以下的罚款。”
（四）接管验收风险防范措施
1.重视接管验收程序，提出完善和整改意见，对建筑质量、消防设备及项目内各种设备设施、公共物品、杂品等数量、类型清点造册，并由交接双方在验收报告签字后生效。
2.地产开发商与物业管理企业相互独立，对验收中发现的问题，书面报请建设施工单位返修，无法及时返修的项目确定维修期限，形成备案，明确开发商、建设施工单位、物业管理企业责任划分。
3.审查开发商所移交关于房屋及业主材料是否完备、真实，取得开发商的书面承诺书。
4.要求开发商对项目土建工程、消防工程、装饰工程、管线工程、设备安装工程等主题及配套工程的图纸、单位名称、工程项目合同、负责人电话、保修期限等内容列出清单和物业管理企业交接。
5.将施工未用完的建材包括各种瓷片、玻璃窗及配件等留存清点备用。
6.对于可能有争议的商业区域公共设备、广场、停车位等产权须界定并出具相关证明或特别承诺，避免日后纠纷。
二、业务外包风险
业务外包风险是指物业管理企业选择部分服务项目承包于专业服务公司，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。业务外包风险指的是在外包决策、实施过程中有可能造成企业损失的因素。
（一）根据对宝龙集团部分项目的调查，该风险存在一定的表现形式
1.外包决策阶段
（1）外包服务商的选择定：在外包决策阶段，企业受到大量市场信息的影响，其选择受到主客观的限制，即使是通过投标方式，也难以确保在性价比上选择的准确无误。
（2）服务需求的协商清：在签订业务外包合同时对具体服务需求，包括员工数量、服务频率、服务程度等约定明确，对因外包业务产生的纠纷责任约定明。
（3）对外包服务商过分依赖：服务商通过资产占有和已有经验的优势，在重新谈判中占据主动地位，一旦形成依赖，很难重新选择，除非投入大量新的转移成本。
2.外包实施阶段
（1）外包服务商的缺陷：包括服务商能力的有限性以及忠实度，即在服务质量、服务效率、服务需求的灵活掌握上，企业的内部资讯及费用控制上都存在风险。
（2）企业协同的冲突：发包方与承包方作为独立的经济实体，在战略目标、管理理念、企业文化方面的差异往往导致企业在合作上产生冲突。
（3）外包监督到位：由于外包企业丧失了对外包业务的控制权，也缺乏相应信息，为了促使承包方有效履行合同，就必须投入人力、物力、财力进行监督，而大部分的物业管理企业的监督明显到位。
（二）相关法规规定
《物业管理条例》第62条规定：“违反本条例的规定，物业服务企业将一个物业管理区域内的全部物业管理一并委托给他人的，由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正，处委托合同价款30%以上50%以下的罚款；情节严重的，由颁发资质证书的部门吊销资质证书。委托所得收益，用于物业管理区域内物业共用部位、共用设施设备的维修、养护，剩余部分按照业主大会的决定使用；给业主造成损失的，依法承担赔偿责任。”
（三）业务外包风险防范措施
1.提高物业管理者的外包认知能力，充分认识到决策人员在外包决策中的重要性，加强对外包运作与管理的学习。
2.在选择外包服务商时，加强对其的资质审查，包括市场信誉、项目管理能力、后续服务的保障性等。
3.明确外包业务合同，清晰定义外包服务需求，避免双方对外包认知上的差异性，对于可变因素订立灵活的条款，充分考虑未来变化，为条款变更留下空间，同时可以聘请有关专家对合同进行评审，发现漏洞及时完善。
4.建立有效的考评机制。包括建立对外包服务商的绩效评价机制、监督体系、信息共享机制。积极鼓励服务商向企业反馈意见，可以建立评价指标体系，将绩效分为同的等级，实行奖惩制度。
三、诉讼风险
诉讼风险是指当事人及其诉讼代理人在诉讼活动中可能遭遇的与争议事实无关的，可能影响案件审理和执行，致使合法权益无法实现的风险因素。企业在经营管理的过程中或多或少都会面对诉讼，而随着社会法制程度的断提高，能够合理认识诉讼风险并且规避诉讼风险往往可以帮助企业在运转中立于败之地。宝龙商业物业管理企业诉讼纠纷主要围绕催缴物业费、员工劳动纠纷、商品房买卖合同约定明纠纷、租赁合同纠纷。
第一类是起诉和应诉中的风险。
1.及时起诉的风险。诉讼时效一般为两年，法律另有规定的除外（有的为一年）。
及时起诉或超过诉讼时效起诉将承担利执行或丧失胜诉权的风险。
2.一方下落明的诉讼的风险。一方下落明，会导致审理时间过长，有可能导致没有财产可供执行的风险。
3.诉讼请求当的风险。诉讼请求完全，会导致未请求部分视为弃权而得到审理。诉讼请求的增加、变更或提出反诉，应在举证期限内提出，逾期则予审理，视为放弃权利。诉讼标的金额过高，要承担过高部分的诉讼费用。
4.诉讼主体当的风险。起诉时应确定好诉讼主体，特别是区分地产公司、物业公司与业主、商户诉讼主体当将承担诉讼利甚至败诉的后果。
5.诉讼保全当的风险。诉讼保全的财产必须是当事人依法所有或享有的财产。保全得当、申请及时，有利于案件的审理和执行，反之，将承担利甚至赔偿损失的后果。
6.按时缴纳诉讼费用的风险。原告起诉、增加诉讼请求或被告反诉，当事人申请保全，按时缴纳费用的将承担利甚至失去胜诉权的后果。
7.开庭按时出庭的风险。按时参加法庭审理活动的，原告承担起诉被视为撤诉的后果；被告承担缺席审理甚至举证能的后果。
第二类是涉及举证的风险。
1.即超时提供证据的风险。当事人应在人民法院举证通知书限定的举证时限内提供证据。超过期限的，能作为定案证据。举证方应承担所主张事实能认定或能提供原始证据的风险。向法院提供证据应当提供原件或原物；若证据系在域外，应履行相应的证明手续，否则会导致证据无效的后果。提供证人证言的，证人须亲自出庭作证（除证人确有困难），否则会导致证人证言予采信的后果。
2.能充分提供证据的风险。对自己提出或反驳他人的诉讼请求所依据的事实，有责任提供证据加以证明，没有证据或证据足的，由负有举证责任的当事人承担利甚至败诉的后果。
3.申请评估、鉴定的风险。申请评估、鉴定的各方当事人，按举证通知书的要求，在规定期限内提出申请或预交评估、鉴定费用或提供相关材料的将承担利后果。
4.申请法院调查收集证据的风险。申请法院调查收集证据的各方当事人，按举证通知书的要求，在规定期限内提出申请的将承担利后果。
第三类是上诉、申诉和执行能的风险。
1.对一审判决、裁定服，可在法定期间内向上一级法院提起上诉，逾期上诉的，将承担丧失上诉权的风险。需注意的是起算时间均是以最后收到判决书、裁定书为准，“之日”指的是判决书、裁定书送达的次日，对已生效的判决、裁定服，可以在法定期间内提出申诉，逾期提出申诉，将承担丧失申诉权的风险。
2.无足够财产可供执行的风险。被执行人虽有财产，但足以抵偿全部欠款，会导致剩余欠款能履行或对剩余欠款的执行要等待很长时间造成执行拖延的风险。
3.及时申请执行的风险。申请执行的期间为两年。上述期限，从法律文书规定的履行期间的最后一日起开始计算。法律文书规定分期履行的，从规定的每次履行期间的最后一日起计算。当事人超过申请执行期限将承担能立案执行的风险。
总之，法律保护那些通过证据能够证明和通过诉讼程序能够确认的权利，追求的是法律上的真实。因此，重视诉讼风险是每一个参加诉讼的当事人和诉讼代理人在为诉讼行为之前的首要任务。笔者在对宝龙集团部分项目调查后发现其存在以下足：
1.合同条款约定明确或明显利于己方。
2.未重视证据保存，书面证据缺乏。如：在履行告知义务时，往往只采用口头或电话通知的形式，未及时通过函件等书面材料得到被告知者的签收，或保存相关的快递送达凭证。如福州宝龙城市广场的交房通知函件在搬迁办公室时全部遗失最终导致损失较大。
3.档案保存当，交接清。物业管理人员流动性大，大量员工辞职后对经手纠纷未完整交接，导致诉讼时因材料缺失，情况了解而困难重重。
4.印章使用混乱。事实上在宝龙集团开发城市广场项目的过程中，往往有一段时间，宝龙地产与商业物业管理系两块牌子一套人马，故在印章的使用上常常混淆，导致诉讼主体当。
5.未及时行使合同权利和诉讼权利。因日常工作内容繁杂，正当权利常常未在合理期限内行使，时间一久，证据寻找困难，且可能承担被视为放弃权利的风险。
6.胜诉后执行困难。有些地方法院诉前财产保全申请困难，要求当事人自行提供相对人财产证明，转移财产情况时而存在，即使胜诉执行也成为一大难题。
诉讼风险防范措施：
1.加强员工风险意识，树立正确的诉讼观念。当事人之间发生纠纷后，应当先通过相互协商、仲裁、调解等方式解决，但在这些非诉讼方式能奏效时，在考虑到诉讼成本、诉讼必要、胜诉可能时进行诉讼。
2.公司设立固定风险控制或者法务专员岗位，选择合适的法律顾问单位和律师。公司法务人员和法律顾问律师是控制与防范诉讼风险的根本。由法务专员来负责小型案件的起诉代理、证据收集、卷宗管理、大型案件通过公司内部法务与外部法律顾问联合，通过此方式可减少律师代理费，培养企业独立法律操作技能，有利于案件处理的效率，责任的落实，减少诉讼风险。
3.加强对原始证据的保存，在纠纷过程中为自己创造“证据”。实践中有些案件，事实清晰且明显有利于物业管理者，但却由于证据上的缺失导致败诉。根据新的证据规则，民事诉讼中的证明标准是“高度盖然性”，即一方的证据的证明力是否明显大于另一方提供证据的证明力。这就要求物业管理企业，在民事活动发生过程中谨记“居安思危”，保管好证据材料，在有可能造成纠纷的风险点上利用书面函件履行告知配合义务，采用全程录像或无利害关系人见证等方式，为自己创造“证据”，为将来发生纠纷时提交证据做好准备。
4.证据和法律适用是任何一个民事案件的基石，只有代理人对案件事实充分了解、寻找有利证据、法律适用准确到位，才是制胜之道。对于庭审中需提交的证据，手中是否持有。若持有，应在庭前及时调取；如果自己确实能收集调取的证据材料，应依据有关规定申请人民法院依法调取；如果证据材料可能会出现毁损、灭失，以后难以取得之情形的，应当向法院申请证据保全。根据案情需要和诉讼请求，在举证期限内决定是否变更诉讼请求或反诉，并提交相应的证据材料。要牢记各项诉讼活动的期限，切勿因忘记期限而错过。同时要增强庭审应变能力，了解可能对本案导致利后果的各种因素并采取必要的措施。“知己知彼，百战殆”，针对对方的主张或抗辩，阐明自己的观点和法律依据，并根据对方的证据材料相应地调整自己的思路。
结语
为真正实现全面的商业物业管理风险防范，除了对风险因素进行识别、评估，设置防范措施，还要进一步落实、实施和监督处置方案的执行情况。在实施与监控过程中，应当经常检查是否有被遗漏的风险因素，并且断识别、分析新出现的风险因素对其进行合理处置。因此，只有形成风险识别、风险分析、风险处置和实施监控这几个环节连续反复、断循环的环形机制才能确保商业物业管理服务的良好运行，促进商业地产可持续性发展。
注释：
【1】佚名：《商业地产过热难掩过剩》，http：//finance.china.com.cn/roll/20130227/1302122.shtml，下载日期：2013年5月17日。