（第一节 会前做好准备工作
什么时候适宜开会，选择什么样的讨论方法，通过什么样的流程设计能保证会议决策的落实，等等，这些细节都对会议这个耗时费力的工作至关重要。掌握这些会议细节，将帮助你攻克会议的顽疾。
其实要开好一个会议，准备工作是十分重要的。
小群在学校时就是个十足的“逍遥派”，什么会议都不愿参加，能躲的就躲，实在躲不了的就到最后一排打瞌睡。参加工作后，他发现与学校相比，现在不仅会多了，而且也没办法躲了，作为职场新人，会议室的布置基本上由他一个人承包了。布置一下会场，或者做做会议记录，小群虽然有点儿不情愿，但也毕竟不是什么难事，总能马马虎虎应付过去。
有一次，会计部门与销售部门的对接产生了问题，所以会计经理要召开一次会议，于是让小群去负责选择会议的场所。小群还是马马虎虎，没有认真地考察会场的具体情况，也没有认真地准备与会议相关的事宜。
结果开会那天，因为会议的房间太小，椅子不够，有些人得站着；空调坏了，窗也打不开，所以室内闷热；一扇门开着，办公室外面的噪声总是清晰地传进来。后来会计经理被电话叫走了，然后有几个人也生气地走了。等会计经理回来询问建议时，几乎没有什么响应。为此，会计经理感到非常不满，小群的脸上也灰灰的。
会前周密详尽的准备是会议圆满进行的基础。会议的准备工作包括以下几个方面：
1.建立组织
召开一个会议，要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工，各负其责。建立各种小组，可以使他们在统一领导之下，各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设：
（1）秘书组，负责会议的日程、人员安排和文件、简报、档案等文字性工作。
（2）总务组，负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。
（3）保卫组，负责大会的安全保卫工作。
根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。
2.明确任务
全体工作人员，应当明白本次会议的目的，主要解决什么问题，更要明确自己的工作任务及具体要求，以保证不出差错，不贻误工作。
3.安排议题和议程
秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来，列出议程表，提交领导确定。根据确定的议题安排日程，以保证会议有秩序地进行。
4.确定与会人员
确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的，一定要通知到；不应当到会的，就不应当通知参加。这里出现了差错，后果是很严重的。确定与会人员时可以采取以下方法：查找有关文件、档案资料；请人事部门提供，征求各部门意见，请示领导等。大型会议还要对与会人员进行分组，便于分头讨论，组织活动。
5.发出通知
名单确定后，即可向与会人发出通知，便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前，再发出开会的详细通知。
通知一般用书面形式。内容包括：会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。
与会人接到通知后，应向大会报名，告知是否参加会议，以便大会发证、排座、安排食宿等。
此外，会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄严肃穆，或郑重朴素，或明快大方，或热烈欢快，总之，会场的布置应与会议内容相协调。
小细节 好人生
要开好一个会议，准备工作是十分重要的。会前周密详尽的准备是会议圆满成功的基础，尤其要建立组织，明确任务，安排议题和议程并确定与会人员。
（第二节 参加会议的注意要点
不管是参加自己单位还是其他单位的会议，都必须遵守会议礼仪。一定要准时出席会议，最好是提前五分钟进入会场，这样一切都会从容应对。因为在这种重要的场合，稍有不慎，便会严重损害自己或单位的形象。
小刘刚来公司不久，他的公司应邀参加一个研讨会，该研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识见识大场面。
小刘早上睡过了头，等他赶到时，会议已经进行了二十分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。他刚坐下不到五分钟，安静的会场上又响起了摇篮曲，原来是小刘的手机响了。这下子，小刘又成了全会场的明星……
没过多久，小刘就“另谋高就”了。
作为职场新人，进入公司后，一定要养成顾全企业形象的习惯。因此，新人在参加会议之前，要做好准备。
在开会前，如果你临时有事不能出席，必须通知对方。
开会的时候，如果你需要发言，那你的发言应简明扼要。在听其他人发言时，如果有疑问，你要通过适当的方式提出来。在别人发言时，不要随便插话，破坏会议的气氛，开会时不要说悄悄话或打瞌睡，没有特别的情况不要中途退席，即使要退席。
其实，职场中任何一个人都要遵循会议纪律，具体表现为：
如果有工作装，应该穿工作装；早五分钟左右到会场，而不要开会时间到了，才不紧不慢地进会场。
开会期间，应该认真听讲。开会也是在工作，认真听讲不仅能表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。
在每个人发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。
小细节 好人生
不管是参加自己单位还是其他单位的会议，都必须遵守会议礼仪。一定要准时出席会议，最好是提前五分钟进入会场，这样才能从容应对一切。
（第三节 只谈论与会议有关的事
任何的会议都是公司的决策者们抱着明确的目的、为某个问题而召开的。作为一位参加会议的人来说，偏离会议主题而大肆谈论与会议无关之事，都是一件很不礼貌的行为，即使像下面这位老李一样，是公司元老级人物也不行。
老李是公司元老级的人物，业务精干，为人和善，可就是有一点不好，那就是嘴太“贫”。无论上班、下班，只要老李来到办公室，他所在办公室的同事都得听他谈天论地。有些同事想静下心来工作，可总被老李的长篇大论所干扰，他们心中总有些不悦，但障于面子，也不好意思提醒老李，只好这样忍着。
有一次，公司里因为要拓展一个新的销售领域，为此全公司的重量级人物都要参加一个由总经理亲自主持的会议，会议中当经理简要地介绍了新领域的发展前景以及公司在此项目上已经具备的实力和准备之后，请大家各抒己见，畅所欲言。
这时，老李开始发言了，一开始他还能围绕着主题展开论述，可他越说越兴奋，一会儿“老毛病”就犯了，开始像政治家一样煽情演讲。
慢慢地，大家都有些听不下去了，有的同事开始打瞌睡，有的则开始皱眉，有的则低着头想事情，很明显，大家都有些厌烦了，但是老李还是刹不住车，结果一个如此重要的会议让老李弄得大家都没有心情去展开讨论了。
对此，总经理很是不满，事后狠狠地指责了老李一通。从此之后，老李收敛了很多，大家对他的态度也随之改变了好多。
一般情况下，在会议中出现离题是因为议程设计不够紧密。议程设计是会议的开始，如果议程存在问题，讨论就无法按既定计划进行，或者在会议中出现了使与会者更感兴趣的话题。
如果会议议程设计不够紧密，在会议中的讨论就容易失去系统性。有时，即使会议议程设计得很紧密，若主持人及与会者对议程缺乏驾驭能力，讨论就很可能越扯越远。解决的办法应该是在每个议题讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论有计划地进行。
与会者常常无法专心讨论一个问题，以致徘徊在多个话题间而无结果，这样的情况也是很普遍的。研究发现，每个话题只维持一分半钟的讨论，就换讲别的话题，这种情况在成员间互动性高的会议里可说是非常平常的。当然，话题转变迅速，并不一定都不好，但若缺乏适当的控制，常会导致有讨论而无决议。那么，什么时候转换话题好呢？一般来讲，当一个议题有了结果，并确定了负责执行的人再转换话题，讨论下一个议题为好。
一个讨论议题往往包含许多子题。话题在各子题间转来转去，只要在合理的范围之内，都无可厚非。但若是在与议题完全不同的话题间转圈圈，讨论就会事倍功半。
在会中闲聊是造成讨论离题的又一个重要原因。因为闲聊绝对与议题无关，不管是自觉还是不自觉的闲聊都会影响会议质量。主持人发现这种情况后应立即制止，并设法引起与会人员对议题的兴趣，使话题转移到议题上来。
小细节 好人生
会议一般都是公司的决策者们抱着明确的目的而召开的，对一个参加会议的人来说，偏离会议主题而谈论与会议无关之事，是件不礼貌的行为。
（第四节 讨论问题时对事不对人
老张是公司的重量级人物，德高望重，业务精湛。但唯一的缺点就是听不得别人说他半句不好，哪怕是别人好心的提醒，他都要先用气焰把对方压下去再说。
一次，部门开季度总结大会，一位新来的同事不了解老张的性情，对他的策划案发表了一些自己的看法，话还没说完，老张立刻拍案而起：“你一个刚刚参加工作的，懂什么？我做这份策划有多辛苦，你知道吗？”
突如其来的呵斥把新同事弄懵了，以后他只能对老张敬而远之。
其实，对待批评首先是个心态问题。你可以不同意别人的观点，但要尊重别人说话的权利，否则大家表面上不给你提意见，但背地里的意见会更大。
开会或是讨论问题应该对事不对人，如果你不能保持公正而客观的态度，反而利用会议的时间来表达个人恩怨，别人也会这么对待你，把你当成攻击的目标。那么，即使你有很宝贵的意见也不会被大家接受。
其实，明智的做法应该是这样的，要知道在批评面前，反击、争辩都无济于事，乐于接受批评才是成熟和职业化的表现，对此，在会议中，可以采取以下四招来应对开会中别人对自己的批评。
1.保持清醒
当别人对你提出批评时，你要明白，他没有具体操作你的工作，你的难处他并不了解，而且有些人只是为了发言而发言，他们的意见有的对也有的不对。你要理智，其实，绝大部分的批评确实是建设性的。
2.先从自己身上找原因
别人为什么会提这样的意见？按照他的意见会不会做得更好？自己有没有可能做得更好？如果这样想，那你一定能进步。
3.不要寻找替罪羊
不要试图争辩、迁怒他人或是矢口否认，解释往往会被看成借口。保持职业化的姿态，说：“我会认真考虑大家的意见。”
4.清楚自己的局限性
或许人们指责的事和你并不相干，你却因它而受到批评。也可能真正要讨伐的对象是公司的政策，或是整个部门对某个项目的努力程度，那就别让自己委曲承担责任，努力把事情澄清。
对事不对人，是大多数管理者在批评人时常用的一句口头禅。但现实的情况是，很多管理者实际上在抱着这样一个良好的愿望和美妙的借口，在对人而不是对事。这些管理者听到这样的话也会觉得很冤枉，并且也往往能摆出很多的事实说明他们在对事不对人。那么如何评价一个管理者在处理问题时到底是在对事还是在对人呢？如果管理者最后把事情解决了，并且在以后不对当事人产生主观评价，那就是对事不对人；反之，则是对人不对事。
做人有方，做事有谋，做不好人，就成不了事。先做人，再做事，在做事中学会做人，在做人中把事做好。对上恭维，对下责难，对“圈内人”偏袒，对“圈外人”排挤，是做人之大忌。
高明的管理者总是善于做人做事，既坚持做事的原则，又不伤及别人的自尊。当代著名教育改革家魏书生曾要求一个迟到的学生唱一首歌，他说：“你迟到了，是要惩罚的。但是，你这个人我非常的喜欢，否则，我怎么会听你唱歌呢？”这其中就包涵了“对人对事”的精髓。
小细节 好人生
讨论问题应该对事不对人，如果你不能保持公正而客观的态度，利用讨论来发泄个人恩怨，别人也会这么对待你，把你当成攻击的目标。