为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制定日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。着名作家雨果说过：“有些人每天早上预订好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则。
①以重要活动为中心制定一天的工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
②以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天的工作日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
③把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
④使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情，所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。
除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边和厕所等必不可少的地方，时时提醒自己。
在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事。如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做着更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理，这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
进行合理的组织工作
工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”
组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合作用。
综合
即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。
结合
即把若干步骤结合起来，例如，有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
重新排列
即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如，一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者，白天不容你静下来构思作品，晚上又难以入睡，不妨在此时让思绪遨游一番。
变更
即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
穿插
尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究，等等。
代替
即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
标准化
即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。
工作要懂化繁为简
最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，结果只能陷在屋里走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率之高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”，即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下六个问题。
①为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
②这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
③如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗？
④什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
⑤谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
⑥这件工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果，还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤。
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位着名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟地计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我在晚上定出翌日的计划，定出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”
应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地利用时间。
拒绝拖延才能强化效率
富兰克林说：“把握今日等于拥有两倍的明日。”今天该做的事拖延到明天，然而明天也无法做好的人，占了大约一半以上。应该今日事今日毕，否则可能无法做大事，也不太可能成功。所以应该经常抱着“必须把握今日去做完它，一点也不可懒惰”的想法去努力才行。歌德说：“把握住现在的瞬间，把你想要完成的事物或理想，从现在开始做起。只有勇敢的人身上才会赋有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的历程当中，你的心态就会越来越成熟。能够有开始的话，那么，不久之后你的工作就可以顺利完成了。”
有些人在要开始工作时会产生不高兴的情绪，如果能把不高兴的心情压抑下来，心态就会愈来愈成熟。而当情况好转时，就会认真地去做，这时候就已经没有什么好怕的了，而工作完成的日子也就会愈来愈近。总之一句话，必须现在就马上开始去工作才是最好的方法。
虽然只是一天的时光，也不可白白浪费。曾有一位打工者在年尾受到老板忠告说：“希望明年开始，你能好好认真地做下去。”可是那位打工仔却回答说：“不！我要从今天开始就好好地认真工作。”虽然告诉你明年，其实就是要你现在开始的意思。不从今天而从明天才开始，好像也不错，然而还是要有“就从今天开始”的精神才是最重要的。
凡事都留待明天处理的态度就是拖延，这不但是阻碍进步的恶习，也会加深生活的压力。对某些人而言，拖延是一种心病，它使人生充满了挫折、不满与失落感。
虽然大多数人拖延的主要原因只有一个，如害怕失败，但是喜欢拖延的人总是有许多借口：工作太无聊、太辛苦、工作环境不好、老板脑筋有问题、完成期限太紧，等等。
所以，从现在起就下定决心、洗心革面。拿支笔来，将底下对你最有用的建议画条线，并且把这些建议写到另一张纸上，再将它放在你触目可及的地方，如此可有助你完成改革行动。
列出你立即可做的事
从最简单、用很少的时间就可完成的事开始。
持续五分钟的热度
要求自己针对已经拖延的事项不间断地做五分钟：把闹钟设定每五分钟响一次；然后，着手利用这五分钟；时间到时，停下来休息一下。休息时，可以做个深呼吸，喝口咖啡。之后，欣赏一下自己这五分钟的成绩。接下来重复这个过程，直到你不需要闹钟为止。
运用切香肠的技巧
所谓切香肠的技巧，就是不要一次吃完整条香肠，最好是把它切成小片，小口小口地慢慢品尝。
同样的道理也可以适用在你的工作上：先把工作分成几个小部分，分别详列在纸上，然后把每一部分再细分为几个步骤，使得每一个步骤都可在一个工作日之内完成。
每次开始一个新的步骤时，不到完成，绝不离开工作区域。如果一定要中断的话，最好是在工作告一个段落时，使得工作容易衔接。
不论你是完成一个步骤，或暂时中断工作，记住要为已完成的工作给自己一些奖励。
把工作的情况告诉别人
让关心这份工作的人知道你的进度和预定完成的期限。注意“预定”这个词汇，你要避免用类似“打算”、“希望”和“应该”等字眼来说明你的进度。这些字眼表示，就算你失败了，也不要别人为你沮丧。告诉别人的同时，除了会让你更能感受到期限的压力外，还能让你有听听别人看法的机会。
在行事历上记下所有的工作日期
把开始日期、预定完成日期，还有其间各阶段的完成期限记下来。不要忘了切香肠的原则：分成小步骤来完成。一方面能减轻压力，另一方面还能保留推动你前进的适当压力。
保持清醒