其次，要均衡考虑采购费用和储存费用的大小。一般采购批量越大，采购的次数就越少，这样可减少采购涉及的费用，如采购员清查库存、订货的人工费、运输费等，但是，采购批量越大，会使原料在仓库里的储存量增加，这样会占用较大的储存面积，涉及较大的库存清点、盘存、清扫等人工费。采购费用与储存费用总和最小的采购量为最佳经济订货批量。
最后，尽管原料具有非易坏性，但储存时间长，食品、饮料的质量会或多或少地下降，同时，原料储存量大和储存时间长，原料丢失和变质的概率也在无形中增大，这些都是需要加以考量的因素。
非易坏性原料一般适用以下两种采购方法。
①定期采购法。非易坏性原料的采购一般采用定期采购法。
一方面，为便于对非易坏性原料的库存管理和采购管理，有必要对各项非易坏性原料确定标准储存量。标准储存量就是一种原料在库房中储存的最高存量。为此，店铺经营者要分别估计各种原料在规定时间内的总需要量，但由于对客源量的预测不可能十分精确，同时采购后供货单位发货也会因某些不可预测的因素而推迟，因而在所需原料的总量上还必须适当增加一定的保险储量。储存标准量是最高储量，而库存原料很少保持在标准量，因为每发出一次原料就会使库存量相应减少，如果马上补充，则既费力费时，又没有必要，所以店铺经营者要注意掌握原料采购的时机和数量，这也是管理水平高低的体现。
另一方面，因为餐饮原料的品种多，使用频繁，不易对各种原料逐项计算最佳经济订货批量，店铺经营者可根据库房的储存面积、原料的可得性和流动资金的情况，具体确定同类原料采购的间隔天数，再根据各项原料的预计日需量，算出各项原料的标准储存量。
标准储存量计算公式为
标准储存量=日需要量×定期采购间隔天数+保险储存量
店铺经营者要定期清点各种原料的存量，随时掌握各项原料的存量与标准存量的差额，计算出需要采购的数量。
原料需购量的计算公式为
原料需购量=标准储存量-现存量+日需要量×发货天数
上述方法的好处在于：同类的原料或同一供应商供应的原料，可定期在同一天采购，这样能够大大减少采购次数和人工；同时，每种原料确定标准储存量后，原料不会过量储存，采购数量容易决策。其缺点在于：有时某些原料的实际用量大大超过预计数，采用定期采购法不易发现原料短缺。为了避免这种缺陷，对每种货物订出最低储量，即警告储量，当原料减少到最低储量时，不管是不是定期采购的时间，也要去采购。最低储量也就是我们通常说的再订货点。其计算公式为
最低储量=日需要量×发货天数+保险储量
②订货点采购法。该方法是通过查阅库存卡上原料的结存量，对达到或接近订货点储量的原料进行采购的方法，同样有利于非易坏性原料的采购与管理。
使用订货点采购法的前提是，要在库房中对每种原料建立库存卡，原料收到后必须在卡片上登记准确的数量、单价和金额，发出的原料也要随时登记。同时，库房中还需要有一套检查制度，检查哪些原料已达到或接近订货点储量，对这些已经达到订货点储量的原料发出采购通知和确定采购数量。
通常情况下，原料的订货点储量也就是该原料的最低储量，当原料从库房发出使库存量减少到订货点储量时，该原料就必须采购补充了。原料订货点的库存量和上述的最低储存量的计算方法一样，也是原料发货期间消耗的数量和保险储量之和。
采用订货点采购法，原料的采购数量将会比较稳定，同时又减少了人工的浪费，但是该方法需要对原料进行不定期的采购，采购和运输的工作量比较大，而且库存卡上要正确标注库存的进货和发货量，卡片登记也是比较费时的。
在餐饮店铺的实际经营过程中，许多餐饮店都是将定期采购法和订货点采购法结合使用的。一方面对各项库存的原料建立库存卡，另一方面又对各类原料规定定期采购的日期。对一般的库存原料，定期进行采购，同时库存管理员经常查阅登记卡，随时注意对达到订货点储量的物资发出采购通知。采购前不用清点实物的结存量。这样既节省了采购和库存的清点时间，又能使库存原料及时得到补足和有效的控制。
4.采购价格管理
采购价格是利润的杠杆，以合理的价格购进原料，经过加工出来的产品才会带来合理的利润。对于餐饮业者来说，充分利用价格的杠杆作用尤其重要。那么，作为餐饮店铺的经营者和采购人员，如何对采购价格进行有效管理呢？
(1)多数最低价法
我们知道，餐饮店铺经营所需的原料品种很多，如果完全按最低价来选择供应商的话，需要多次采购，势必用很大工作量去采购、验收和处理账务。通常情况下，一些店铺会对同类食品饮料采取定期向同一供应商采购，因为向同一供应商购买的原料多，不仅节省了人力，而且容易得到长期的优惠。因此，餐饮店铺在得到各供应商对各种原料的报价后，不一定非要完全取其最低者，而是要对照各供应商的各种原料的报价，并考虑与其的长远关系等因素，选择多数原料价格最低的那家供应商，并与该供应商协商，尽量使其对价格偏高的品种给予优惠。
(2)最低报价法
由于餐饮原料品种多，采购次数频繁，许多原料的市场价格波动大，价格很难标准化。为了以最低的优惠价购得原料，餐饮经营者和采购员必须在确定价格前深入地对市场行情进行调查。采购员要多找几家供应商，比较他们的价格。在一般情况下，每种原料至少应取得三家供应商的报价，然后选择质量符合要求且价格最低的，即最低报价法。
5.餐饮店铺的验收管理
在餐饮店铺的经营管理过程中，如果只对餐饮原料的采购进行控制，而忽视了验收环节，往往会使对采购的各种控制前功尽弃。因为采购物资的订货数量适当、质量合格、价格优惠，并不能就保证实际发送的货物也是如此，所以验收也是餐饮管理和成本控制中必不可少的重要一环。
(1)验收员的基本素质
称职的验收员是验收管理的基础，合格的验收员应该是能严格把关、不徇私情，认真负责地按验收程序检查进货的人。同时，验收员又必须熟悉原料的产品知识，了解原料的采购规格，并且熟悉财务制度。
(2)验收控制程序
①验收员对进货数量进行验收时，应检查采购或发送原料的实物数量与订购单和账单上的数量是否相符，要检查账单上列出的品名是否都收到，数量是否正确、重量是否充足。
②验收员要检查实物原料的质量和规格是否与采购规格标准和订购单相符，账单上的规格是否与订购单上的一致。
③验收员要认真检查账单上的价格与订货单上的是否一致。
验收完毕后，验收员要填写验收日报表，最好对送入库房的原料填写标牌，填写清楚原料进货的日期、供货单位、原料的品名、数量、单价以及金额等，并在日报表上签章。
一般情况下，餐饮店采购的原料分为两大类：
第一类是直接送到厨房马上使用的原料，这类原料被称为直接采购原料；第二类是验收后被送到库房的原料，称为库房采购原料。
直接采购原料，是指验收时直接记入餐饮成本的原料。这类原料易坏性大，包括蔬菜、水果、新鲜面包、奶制品、新鲜的肉、鱼、家禽，等等。它们需要每日采购、当天使用，其理想的每日采购数量应控制在只足够一天使用的量。
库房采购原料，是指在领料时记入餐饮成本的原料。这类原料的特点是不立即使用，质量不会明显下降，它们可以储存起来，储存数天甚至数月。库房根据厨房的需要而发的原料，厨房向库房领取原料的价值记入该日的餐饮成本中，主要包括干货、调味品、各类罐头及冷冻食品，等等。
作为验收员的工作职责，在填写验收日报表时，应该分清直接采购原料与库房采购原料，分别填写，以便财务结算。
二、零售店进货
进货是零售店铺经营活动的起点，也是零售店铺商品流转的首要环节。因此，做好进货环节的工作是确保零售店可靠、稳定商品货源的前提条件，关系着零售店铺经营活动的正常运营。
1.进货的原则
零售店铺的进货是一项日常性的经营活动，必须建立一套科学的管理制度，来约束和规范其行为，在确保商品质量的前提下，及时为零售店采购到适销对路的商品，确保零售店经营活动的持续进行。为此，在进货过程中，应该遵循一些通用的、经过检验的原则。
(1)经济核算
经济核算的目的是要以尽可能少的劳动占用和劳动消耗，实现尽可能多的劳动成果，取得尽可能好的经济效益。零售店组织商品的进货和销售，涉及资金的合理运用问题，物质技术设备的充分利用及合理的商品储存、运输、人员安排等事项。购销差价包含着零售店经营商品的费用、税费和利润三者之间的此消彼长的关系。因此，零售店从进货开始，就要做到精打细算，加强经济核算，以收入抵补尽可能少的一切支出，以保证获得最大的经济效益。
(2)以需定进
发现需要并满足需要，这是对一切商业活动的最通俗的概括。我们知道，零售店铺进货的目的就是为了把它们销售出去，通过满足顾客的消费需要，获得一定的收益。以需定进，就是要根据目标市场的需求情况来决定采购，保证购进商品适合目标消费者的需要，能够尽快地销售出去。
坚持以需定进，能够避免盲目地采购，促进商品的销售。但这并非是说零售店铺的购销活动就是完全被动的，购销活动与市场需求之间的平衡应当是动态的、积极的。这就需要零售店在购销过程中，结合本店的实际和各种商品的不同特点，认真研究市场需求态势，分别采用不同的购、销策略，以求得购与销的动态平衡，即良性运转。因此，需要对各种商业的购销做到心中有数。
①对于消费需求比较稳定的日用品。调查发现，零售店经营商品的销售情况往往与消费需求的状况基本一致。在这种情况下，可以以销定购，即销售什么、采购什么，销售多少、采购多少。
②对于市场需求波动较大的商品。由于消费因素复杂、选择性较强等原因，消费需求常常呈波动状态。在这种情况下，零售店经营者必须不断地、认真地研究市场需求的变化趋势。当市场需求将呈上升趋势时，要及早积极组织采购；当市场需求呈下降趋势时，要少购，甚至不购。这就要求采购人员有一定的市场调研能力，并要承担一定的风险。
③对于季节性商品。对于一些季节性很强的商品，比如，季节生产、常年消费的商品或常年生产、季节消费的商品，采购员需要在认真研究市场环境的条件下，分析消费需求的变化趋势，预测商品的销售量，以此决定采购量、采购时机，防止过季积压和旺季断档情况的发生。
④对于刚投放市场的新、特商品。对于新、特商品投放市场，采购员应在研究市场需求的基础上决定购销活动。由于消费需求具有可引导性，零售店经营者也可积极运用各种促销手段来开拓市场，影响和刺激消费者，引导消费需求。
(3)信守合同
如今，在日益完善的市场经济条件下，运用经济合同，以法律形式确立商品买卖双方达成的交易，维护双方各自的经济权利和应承担的经济义务，以及各自的经济利益，保证零售店各项经营活动顺利开展，已经成为零售店经营过程中必须遵守的一项基本原则了。
信守合同，就是零售店在进货中要保证合同的合法性、严肃性、有效性，更好地发挥经济合同在零售店经营中的作用，树立零售店的良好形象，协调好零售店与商品供应商以及商品需求者之间的相互关系，协调好零售店与信息服务企业、金融企业之间的关系，保证购销活动的顺利进行。
(4)勤进快销
遵守勤进快销原则是加速店铺资金周转、避免商品积压的前提，也是促进零售店不断发展的根本性措施。要想生意良性运转，零售店必须利用自身有限的资金，来适应市场变化的需求，以勤进促快销，快销保勤进，力争以较少的资金占用，经营更多、更全的品种，加速商品周转。
当然，所谓的“勤”也并非越勤越好，这里面还有一个度的问题。它必须考虑零售店的条件以及商品的特点、货源状况、采购方式等多种因素，在保证商品销售不脱销的前提下，考虑采购批量；同时，所谓的“快”也是相对的，它必须在保证零售店经济利益与社会效益的前提下，加速销售，提高零售店流动资金的周转速度。
(5)文明经商
零售店不仅是专门从事商品交换活动的实体，而且还是社会物质文明的组织者和精神文明的传播者。在市场经济条件下，零售店要以为满足目标市场的需求为经营宗旨，以社会道德为规范，通过不断改善物质技术设施，强化科学管理，提高服务质量，为消费者提供舒适的购物环境、方便的购物条件、丰富的商品品种、优质的服务，以实现零售店的社会功能。
2.进货的步骤
一般情况下，零售店铺的进货可分为以下具体步骤：与供应商接洽、市场采价、议价、将商品导入卖场、跟踪管理商品。
(1)与供应商接洽
与供应商接洽是零售店进货的第一步，在此期间通常要进行以下一些具体工作。