档案管理工作的专业性很强，属于企业管理工作的重要组成部分。
本章主要介绍档案管理所涉及的内容.包括档案管理工作流程、档案的安全检查及使用、档案的借阅手续以及档案的归档与销毁等诸多方面，行政经理对每个环节都要加以重视。
§§§第一节 档案管理概述
一、什么是档案管理
档案管理是指对文书、科技、经济、音像等各类档案的统一管理和监督、检查工作，是企业有效管理的组成部分，是企业生产建设、经营管理及领导决策的必要条件。企业行政管理的一项重要内容，就是搞好档案管理工作，充分发挥档案的作用，使其更好地为企业各项工作服务。
档案管理既是专业性很强的业务管理体系，也是以服务性为主的日常管理工作。为保证档案管理工作的顺利进行，在管理过程中应遵循以下几项管理原则：
（一）集中统一原则
企业生产活动中产生的各种档案，均应由档案管理机构集中统一管理，实行归口管理和统一领导，而不能分散保管。作为个人，无权将企业档案占为己有，在没有规定和批准手续时，个人也无权任意转移或销毁企业档案。
（二）完整原则
维护档案的完整性，包括数量和质量两个方面。在数量上，要保证档案的齐全，应归口的档案与实际保存的档案要相符，不能残缺不全；在质量上，要维护档案材料之间的有机联系和历史面目，不能人为分散、涂改而致使档案失真。
（三）安全原则
档案的安全维护主要包括：一是从物质上力求档案不受损害；二是严防盗窃、丢失、泄密，确保档案的安全。
（四）服务工作原则
档案管理各项业务的开展，都是为企业生产建设、经营管理及领导决策等各项工作服务，因此应遵循为企业服务的原则，便于企业和社会对企业档案的有效利用。
二、档案管理准则
档案管理准则
第一条档案管理员每天对欲存档的资料进行清理归档，以免资料堆积，要熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。
第二条档案每年清理一次，档案管理员要准确地做好文件索引，以便查找。
第三条归档要注意整洁，归档前先对资料进行分类，再把材料按类别分组装入一个待办卷宗，避免盲目查找。
第四条立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角，案卷目录打印4份，卷内目录打印5份。
第五条案卷厚度一般在1.5-2 cm为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查工作，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。
第六条根据卷内文件之间的联系，进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
第七条案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序号，注明存放案卷年号与卷号。
第八条注意做好保密工作，档案室的门窗要坚固，加强防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
第九条每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。
第十条对于已失去作用的档案，要进行销毁或用碎纸机进行处理。
销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送主管审批后销毁。
第十一条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
三、综合档案的归档管理
（一）归档范围
1.产品生产方面
有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作过程中形成的各种文件材料等。
2.经营销售方面
有企业经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
3.设备仪器方面
有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
4.技术管理方面
有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报等所形成的各种文件材料。
5.科技研究方面
有科技研究准备、研究实验、总结鉴定、成果奖励、推广应用等各阶段工作形成的计划、纪录、报告及技术性往来文件资料等。
6.物资供应方面
有物资、原材料外协件采购、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7.人事劳资方面
有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、安全生产、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
8.教育培训方面
有干部、职工教育和技术培训、人事的文件材料等。
9.财务管理方面
包括计划、财会、统计等方面，具体指财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。
10.工程建设方面
有工程基础性的文件材料，工程设计、施工、验收等文件材料。
11.声像实物方面
领导亲临检查指导工作等重大活动、集团公司重大活动所拍摄的照片、录像（底片）、录音、录像带以及奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。
12.综合、后勤方面
办公及生活用品、用房、保卫治安、通讯设备、环境绿化等文件材料。
（二）归档时间
（1）凡生产、经营、设备、技术、计划统计、物资、劳动工资、人事保卫、教育培训、行政等工作中形成的文件材料，由各部门、各公司（厂）兼职档案保管负责收集整理立卷，经部门公司（厂）负责人审定后，在次年第一季度向综合档案室归档；
（2）音像实物在各项活动后，由有关部门整理好随时归档；
（3）财务档案要在次年第二季度前由财务部门负责立卷，装订成册，随时归档；
（4）科研、工程建设在工程或项目通过鉴定投产后3个月内由部门指定专人负责，将档案材料整理立卷，由工程或项目负责人审定后向综合档案归档：
（5）统好案卷目录，财会部门保管一年后，由立卷人写好说明，再由部门负责人审定后，向综合档案室归档。
四、档案封面图式表
六、档案管理的工作流程
七、档案管理制度
档案管理制度
第一条管理部门
（1）文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影印件。如因业务处理需要，原稿需由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印件归档。
（2）各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制订，各部门档案可以自行编定并报送总管理处。
第二条文件点收结案移送归档时，根据以下原则点收：
（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；
（2）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办：
（3）有价证券或其他贵重物品应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理；
（4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门：
（5）文件如经过抽查，应由相关部门经理签认。
第三条文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
（1）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订时则对准左上角，理齐钉牢；
（2）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一；
（3）中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
第四条档案分类
（1）档号的表示方式如下：
A1A2-B182 C1C2 D1-E1E2其中AlA2为经办部门代号，B182为大类号，C1c2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
（2）档案分类应力求切合实用，知果因案件较多，三级分类不够应用时，需在第三级之后增设第四级“细类”；如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级：
（3）同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考；
（4）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类，先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
（5）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
第五条档案名称及编号
（1）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其使用位数视案件多少及增长情形斟酌决定；
（2）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；
（3）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆；
（4）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；
（5）档案各级分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时随时增补之用。
第六条档号编写
（1）档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列；
（2）档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号；
（3）对于新档案，应编制“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号；
（4）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第七条档案整理
（1）归档文件应依目次号顺序，以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；
（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定以外，依下列规定办理：
（一）一年保存
结案后无长期保存必要的。
（二）五年保存
（1）期满或已解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文书。
（三）十年保存
（1）会计凭证；
（2）事业计划资料；
（3）预算、决算书类；
（4）其他经核定需保存10年的文书。
（四）永久保存
（1）公司章程；
（2）股东名册；
（3）财务报表；
（4）组织规程及办事细则；
（5）董事会及股东会纪录；
（6）工程设计图；
（7）政府机关核准文件；
（8）不动产所有权及其他债权凭证；
（9）其他经核定需永久保存的文书。
（五）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门则视其有效期间予以保存
第九条档案的清理
（1）档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐蚀。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
第十条调卷程序
（1）各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门经理核准后向档案管理人员调阅。
（2）档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理，以备催还。
（3）在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
（4）归还档案时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。
“调卷单”由档案管理人员留存备查。
第十一条调卷管理
（1）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开需要时，必须报明原因，请档案管理人员负责处理。
（2）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自转授。
（3）“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
（4）调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
八、重要文件保管处理制度
重要文件保管处理制度
第一条范围
本公司所有重要文件的收藏、保管与处理，一律按本规定拟明事项执行。
第二条种类
重要文件分为以下四种，分别处理：
（1）一般重要文件（日常用）；
（2）一般重要文件（非日常用）；
（3）最重要文件（日常用）；
（4）最重要文件（非日常用）。
第三条保管场所
在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照以下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同也可作适当变更。
（1）各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
（2）地下室内贵重物品库应存放对于公司而言特别重要的材料。
（3）地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
（4）各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。