现今高速发展的社会中,工作紧张,预约通常是会见对方的确保手段,想要拜会一方,应提前将自己的姓名、职务通知对方。接到要求的一方应尽早予以答复,无故拖延,置之不理是欠妥的,是不礼貌的。如不能如期会见,应向对方解释,会谈亦如此。
在接到要求方同意对方要求时,可主动将会见或会谈时、地、人通知对方。会见与会谈地点一般都设在会客室或办公室。
会见中座位的安排是这样的:主人坐在左边,主宾坐在右边,译员和记录员坐在主人和主宾的后面。双方其他人员各自按一定的顺序分别坐在左右两侧,主方为左,客方为右。座位不够可在后排加座。
双方会谈时一般使用长方形的桌子,宾主相对而坐,各自坐在桌子的一一边,以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。主人与主宾应坐在正中间,译员坐在交谈人右侧,其他人按礼宾顺序左右排列,记录员可安排在后面。有的国家把译员也安排在后面。
如会谈桌的一端对着正门,应以进门的方向为准。右为客方,左为主方。
小范围的会谈可不摆放会谈桌,按照会见时座位的排列摆放沙发即可。举行多边会谈时,可把座位摆成圆形或正方形,使其无尊卑可言。
会见、会谈座位的排列十分重要,所以要提前在现场预备好中外文的座位标签。
主人应在会见或会谈开始之前到达,可以在正门门口迎候客人,也可以在会客室的门口迎候,由工作人员负责把客人引入会客室,待宾主双方进入会客室后,工作人员负责关好门并退出现场。若安排会见或会谈的双方合影留念,应在宾主见面握手之后。合影完毕,主人请客人首先入座或双方一起就座,主人不可以自己抢先坐下。会谈或会见结束时,主人应将客人送至车前或门口握别,目送客人离去后再退回室内。
在会见或会谈中,旁人不要随意进出。主谈人交谈时,其他人员不得交头接耳,或翻看与此无关的材料。不允许打断他人的发言,或使用人身攻击的语言。
11.迎接送礼仪
迎接和送别是常见的社交礼节。在商务往来中,对于如约而来的客人,特别是贵客或远道而来的客人,表示热情、友好的最佳方法,就是要指派专人出面,提前到达双方约定的或者是适当的地点,恭候客人的到来。
若客人来自外地或海外,接待人员应专程提前赶往机场、码头或火车站,迎接客人的到来。对外国来访的客人,通常应视其身份和访问性质,以及两国关系等因素安排相应的迎送活动,无论是个人还是团体均应首先确定接待规格。按照国际惯例,主要负责迎送人通常都要同来宾的身份相当,主人身份总要与客人相差不大,同客人对口、对等为宜,也有从发展两国关系或从当前政治需要出发,破格接待,安排较大的迎送场面。
迎接人员应准确掌握来宾抵达的时间,提前到达机场、码头或车站的站台,以表示对来宾的尊重。对外国的国家元首、政府首脑和军方领导人的来访,通常要安排盛大的欢迎仪式,而对一般身份的个人或团体则不必如此。
如果是身份较高的客人,应事前在机场(车站、码头)安排好休息室、备好饮料。最好在客人到达前就把房间和乘车表告知客人。若做不到,应在客人到达后立即将住房和乘车表告诉客人,或请对方联络人转达。如有必要,应指派专人按规定协助客人办理入境手续及机(车、船)票和行李提取等事宜。在迎候地点人声嘈杂或客人甚多,可事先准备好一块牌子,上书“欢迎××××来访!”也可以准备一些小旗子,这样可以使客人一目了然,便于寻找主人。
客人抵达后,若宾主早已认识,双方直接行见面礼;若是初次见面,一般由礼宾人员或我方迎候人员中身份最高者,率先将我方迎候人员按一定顺序一一介绍给客人,然后再由客人中身份最高者,将客人按一定顺序一一介绍给主人。若来宾系贵宾,可安排献花仪式。宾主相互介绍后,可进入机场、港口、车站的贵宾接待室,请客人休息一会儿,也可以陪同他们直接坐专车前往住宿处。若来宾系一般身份,主人可主动帮助客人提取行李,但是不要主动要求帮助男宾拿公文包、帮助女宾拿手提包。如果主人陪车,应请客人坐在主人的右侧;如果是三排座的轿车,译员坐在主人前面;如果是二徘座,译员坐在司机旁边。上车时最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。到达后,不要马上安排活动,要给外宾留下充足的洗澡、更衣、休息的时间。迎候人员可暂时离去,走前应告诉外宾下一步的活动计划,并征得同意。应当为外宾留下联系的电话号码,以便及时提供帮助。
在迎接外宾的整个过程中,迎候人员应始终面带微笑,以表示欢迎之意,不要故作矜持一语不发。
对于来自本地的客人,接待人员一般应提前在本单位住地的大门口或办公楼下迎候客人。待客人的车辆驶近时,应面带微笑,挥起右臂轻轻地晃动几下,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临”之意。若来宾德高望重或是一位长者的话,接待人员则应在对方的车子停稳之后,疾步上前,为之拉开车门,并同时伸出另一只手挡住车门的上框,以协助对方下车。在来宾下车之后,迎候人员应按照身份的高低,依次上前,与对方人员一一握手,并同时道一声:“欢迎光临!”或是“欢迎,欢迎!”若对方此刻到场的人员较多,则应有专人出面,按照有关礼仪规范,为双方人员引见、介绍。接待来宾时介绍的顺序是先介绍主人,后介绍客人。若宾主双方需要介绍的人员较多,则应依照身份的高低顺序,先将己方人员的姓名、职务一一介绍给来宾,再将来宾一一介绍给己方人员。彼此见面后,即由接待人员引导到预定的会客室。
送别客人是接待工作最后的也是非常重要的一个环节。当客人告辞时,应起身与客人握手道别。对于本地客人,一般应陪同送行至本单位楼下或大门口,待客人远去后再回单位。如果是乘车离去的客人,一般应走至车前,接待人员帮客人拉开车门,待其上车后轻轻关门,挥手道别,目送车远去后再离开。
对于外来的客人,应提前为之预订返程的车票、船票或机票。送别外宾,要按照迎接的规格来确定送别的规格,主要迎候人应参加送别活动。一般情况下送行人员可前往外宾住宿处,陪同外宾一同前往机场、码头或车站,也可直接前往机场、码头或车站恭候外宾,必要时可在贵宾室与外宾稍叙友谊,或举行专门的欢送仪式。
在外宾临上飞机、轮船或火车之前,送行人员应按一定顺序同外宾一一握手话别,祝愿客人旅途平安并欢迎再次光临。飞机起飞或轮船、火车开动之后,送行人员应向外宾挥手致意,直至飞机、轮船或火车在视野里消失,送行人员方可离去。不可以在外宾刚登上飞机、轮船或火车时,送行人员就立即离去。
当客人准备告辞的时候,一般都应真诚的挽留。不论是朋友来访,还是业务上的往来,当对方走时,作为东道主,一定要热情相送,不要一出门,对方请留步,就不送了。刚才谈得再热情再友好,你一关门就把对方推出去了,他会从心里感到不自在。所以无论是谁来访。无论对方多客气地不让送,都要送对方一程,并且要在客人的身影完全消失以后才能返回;否则,当客人走完一程再回头致意时,发现主人不在,心里会很不是滋味,同时,送客返身回屋后,应将房门轻轻关上,不要使其发出响声,那种等客人刚出门时,就砰地关上大门的做法是极不礼貌的,并且很有可能因此而葬送在客人来访时你精心培植起来的所有感情。对远道而来的客人,则要事前为他买好车票、船票,并送客至车站、码头并等车、船开动并消失在视野以外后再返回。尤其不要表现得心神不宁或频频看表,以免客人误解成你催他快快离开。
如果有话想与对方单独说,那你此时更要送一程。如果对方来访时还带着另一个人,那就更要相送了,这会使你的客人很高兴,因为你在他人面前表达了对客人的尊重。
为了表达对客人及客人的同事、亲人的友好感情,给他们以一定的精神扶助,临别时,别忘了告诉客人代表你向他们问好,可以这样说:“请代向令尊令堂大人问好!”“请代向其他同事问好!”等等。必要时还就应为客人或客人的亲友赠送一份土特产或纪念品,请客人笑纳。