美国丹纳公司负责人雷恩·麦克费森就常常这样做。他时常召集1 500多名员工在一个大厅开会,到会者都可以自由提问,每个人都可以亲自衡量一下“头头”的态度:他是不是想哄骗我们?是不是对我们讲真话?
(2)临时召开小型会议。即开会前一分钟才决定有些什么人出席会议。因为精心组织和预先选出的一组职工代表可能会使你只能听到他们的直接上司认为你喜欢听的话。
(3)和职工坐在同一张桌子上。当今国外许多大公司的总裁、经理都养成了在职工餐厅吃中饭或晚饭的习惯。领导者在职工餐厅里和职工一起就餐,谈话以聊天的方式进行,无拘无束。他们谈些什么事情呢?可能海阔天空、漫无边际地无所不聊;也可能什么事情都没谈,但领导坐在职工餐厅本身就表明了他希望倾听群众呼声,同群众保持接触,他要让每一个职工明白自己是这个整体中的一员。以餐桌作为每日交换意见的场所,气氛是生动、坦率和实事求是的。
(4)深入到各基层单位并设法同销售及维修服务员一起去访问顾客。这样的访问非常有效果,一方面会让一线员工感受到管理层对一线工作的关注和尊重,他们会乐于和管理层沟通自己对工作的看法和建议。另一方面,也会让顾客感受到公司对销售和维修工作的重视,从而树立起对公司产品和服务的信赖。
7.深入基层做教育
教育是“深入基层,到处走走”的第二号目标,与“倾听”同等重要。当你深入基层时,你提问的方式以及其中的点滴变化都会受到人们的注意,并被分析、解释,这是毫无疑问的。你所做的每一件事,如你的服装、你会见下属的先后顺序、你在提问时强调的重点以及没有强调的地方等,都会引起无穷无尽的猜测和议论。处在这种地位上的你只有两种选择:要么听其自然,不予理睬;要么有意识地寻找机会因势利导。而后一种态度才是可取的。
通过这种方式,你可以教给人们你所想教的道理,宣传你的价值观念。因为教育绝不意味着要直截了当地、严肃地告诉大家应该做什么,不应该做什么。在“深入基层,到处走走”的过程中,你的信息常常可以通过各种非正式的方式传达给大家,所以你必须对你的言谈举止全面负责,万不可游戏玩笑。
8.深入基层抓促进
“深入基层,到处走走”的第三个主要作用正是使领导者成为公仆与促进派,保护人们免受官僚主义之害。当你在下面关心地问大家遇到什么问题时,你会发现这些问题很少是大困难,通常只是一些小麻烦。比如,某个开发小组需要一台计算机,但是必须通过全部基建投资预算审批手续才能获准购买,而你在48小时以内就可以使他们得到。至于某个开发组需250平方米的工作场地制造样机,或某个推销部门需要增拨1 000元的交通费等,你都完全可以当场拍板解决。这对基层各部门工作的顺利展开无疑是有益的。
9.深入基层的注意事项
“深入基层,到处走走”,倾听、教育、促进这三方面的作用往往是同时发挥的,即使你只是顺路到一个小组、一个科室或其他什么地方去上20分钟,也能达到这个目的。
“深入基层,到处走走”,不是一件容易的事,因为这里面至少有上千种因素在起作用。“深入基层”会暴露自己,你倾听意见的能力、你的眼界和抱负、你是否诚实或正直以及你是否表里如一、前后一贯,你完全暴露在大家面前,经受那些最严格、最挑剔的观察家们——员工的检验。你很容易用胡说八道骗过一位副总裁,但要想骗过装卸平台上的工人们则几乎是不可能的。
倡导不拘形式的良好沟通气氛
沟通可以有很多形式,不同的环境下尽量用不同的沟通方法。
1.全方位、多途径的沟通
“沟通”的特点和用途在优秀公司中的表现明显与其在一般同业中的表现不同。优秀公司是信息和开放式沟通联络的一张庞大网络。其模式和密度,使员工彼此间沟通和联络的特权得以发展。系统内混乱的财产之所以能得到很好的管理,正是沟通的规律性和特性的反映。
优秀公司非常注重无拘束的非正式沟通。比如,迪斯尼公司的每名员工都佩戴一个写着自己名字的标签;惠普公司也非常注重员工的名字,此外还实行“门户开放政策”;拥有35万名员工的IBM公司绞尽脑汁地推行“门户开放政策”,受到全体雇员的推崇,该公司的董事长通过其雇员来答复顾客向他提出的所有抱怨;德尔塔航空公司也把它推行得颇具成效;在莱维·施特劳斯公司,自由沟通甚至被称为“第五种自由”。
使管理不再只是局限于办公室内,是不拘形式沟通意见的另一大创举。联合航空公司的爱德华·卡尔森称自由沟通为“有形的管理”和“走动管理”,而惠普公司则认为这是“惠普方式”的重要一环。
提供精简的环境有助于自由沟通的开展。康宁玻璃公司在新盖的工程大楼内安装升降扶梯,用以增加面对面沟通的机会;著名的矿务巨头3M公司协助任何申请者组成俱乐部,以便增加午餐时间意外解决问题的机会;花旗银行把意见分歧的不同部门的职员安排在同一幢楼上班后,意见分歧便很自然地被解决了。
是什么导致了这样的结果呢?答案是:全方位、多途径的沟通。惠普公司所有的金玉良言均与加强沟通有关,即使是惠普的环境设备和精神信条也都更多地强调了沟通。在旧金山附近的公司里,你稍微走动一下,就会看到许多人聚在一起讨论问题。这种专案小组的会议可能都会包括研究发展、制造、工程、市场与销售部门的员工。但是有许多大公司的经理从不与顾客或销售人员谈话,也从不瞧一眼或摸一下产品。一位惠普公司的员工在谈到该公司的核心组织经验时说:“我们也不清楚到底哪种组织结构最好,我们唯一明确的就是,先进行无拘无束的自由沟通,这是解决问题的关键所在,我们必须不惜任何代价来坚持!”
3M公司的信条同惠普公司的大同小异,该公司的一位主管说:“我们抛开繁文缛节,与每一位员工进行自由的交谈。”以上所有的例子都可以归纳为“无拘无束自由沟通的技巧”。
2.餐桌面谈沟通法
随着企业的发展壮大,企业中的雇员会大为增加,组织机构的设置也会越来越复杂。在这种情况下,经理人颇感头痛的问题就会增多,如各职能部门之间的协调与沟通问题。随着企业规模的扩大,为了便于管理,需要设立彼此独立的各个部门。但是企业要成为一个有机的整体,部门之间的沟通就显得十分重要。而在实际管理实践中,各部门之间的沟通往往会遇到很多障碍。有一家公司找到了一种极为简便的方法来增进各部门之间的沟通,这就是“餐桌面谈法”。
这家公司是西诺普提克斯通讯公司,专门生产配套计算机系统。在4年的时间内,这家公司的雇员由11人增至425人。企业的规模不断扩大,5个职能部门之间的彼此沟通就显得越来越重要。而在实际中,各部门之间的沟通存在不少的障碍。