2．管理者被迫不断地"工作"，除非他们主动去改变他们生活和工作的处境。
在美国，人们普遍抱怨公司的总裁或其他高级主管仍然继续插手市场的供销和工厂的管理，尽管他们现在是负责整个企业而理应将他们的时间花在公司的指导上。有时人们责备这种事实：美国管理者经常是从职能工作部门和一般事务工作部门中提升上来的，而当他们进入总经理部门时仍摆脱不了过去长期形成的习惯。
在另一些国家中，虽然其晋升的阶梯是很不相同的，但也会听到与此相同的抱怨。例如在德国，通常通向最高管理部门的道路是从总秘书处开始的，因为在这个部门工作的职员完完全全就是干着总经理的工作的。但在德国、瑞典或者荷兰的公司中的高层管理人员，同样也会受到像在美国所受到的批评那样，过多地插手日常工作。
只要留心观察一下，就会发现这种趋向并不局限在高层管理层中，它遍及整个管理层。人们宁愿坚持做日常工作而不愿晋升，这种违反常理的做法，其中必有原因。
根本的问题还是管理者所处的环境。除非他用审慎的办法来改变它，不然事务就会像流水般向他冲来，并制约着他，使他穷于应付。
对医生来说，按照日常事务排列的流水线进行工作可能是合适的。当病人进来时，医生可能问："你今天感觉怎样？"于是病人可能会说："我失眠了，在过去的三个星期内我不能好好睡一觉。"这样，医生仍然要对他进行周密检查，即使失眠只是病人更为重要的病情中的次要症状，他仍然要进行某种治疗，使病人能安睡几个晚上。
但是，事件本身却很少能够告诉管理者任何情况，更不用说告诉实质问题了。对一个医生来说，病人的告诉便是问题的中心，因为对病人来说，那种病就是问题的中心。但是管理者却是和更为复杂的世界打交道。
事件本身不会表明，什么事件是重要的和有关系的，什么事件却仅仅是干扰的因素。它们甚至不像病人告诉医生的那种次要症状，虽然那种症状也只是作为诊断的线索。
假如管理者任由流水般的事务决定他该做什么，决定他对什么进行工作，决定他把什么摆在重要位置，那他就会使自己消磨在日常琐事中了。他可能是一个精力充沛的人。但他确实浪费了他的知识和能力，而且抛开了那可以使他有成就的那一点有效性。
管理者的准则是，要使自己在真正重要的事情上作出贡献和拿出成果，即使这些事情并没有在日常事务中出现。
3．第三种把管理者导向无成效的情况是，他是处在机构的范围内的。这就意味着，只有当别人应用他的贡献时，他的工作才是有成效的。
机构是增大个人力量的一种手段。机构采用他的知识并且使它成为其他管理者的资源、启示和动力，但管理者之间是很少能彼此协调的，这正因为他们是管理者的原故。每个管理者都有他自己的技能和他自己所关心的工作，比如说可能对税务感兴趣，或者热衷于细菌学，或者有志于训练市政府中明天的管理骨干，而他邻座的人可能对成本会计的精打细算感兴趣，或者热衷于研究理论经济学，或者有志于研究城市法律的合法性。于是，每个人都不得不利用其他人的成果。
一般说来，对管理者的有效性至关重要的人往往不是他直接控制的人，而是其他单位的人，按照组织来说，是旁系的人，也许是他的上级。除非管理者能够找到这些人，能够使自己的贡献对他们的工作产生效用，否则这个管理者就完全失去了有效性。
4．管理者毕竟属于某个机构中的一员。
作为一个管理者，无论他所服务的机构是企业、研究所、政府机关、大学还是军队，他都会将组织内部看作与他自身关系最为密切的和最为接近的现实。如果他要全面地掌握情况的话，也只是通过厚厚的和弯曲的透镜来观察世界。对外界正发生些什么，他了解到的也往往不是第一手材料，而是经过机构"过滤"的报告，也就是经过预先消化和高度抽象的报告，它将机构的关系准则强加于外部现实之上。
但是，机构本来就是一个抽象的概念。从纯数学的观点来看，它只是代表一个点，既无大小，亦无延伸。即使作为最大的机构，在与它所处的现实环境相比较时，它所占的范围也是微不足道的。
具体地说，在机构内是没有所谓成果的，所有成果都在机构外面。例如，企业的惟一成果是因顾客而产生的。通过他们的购买力交换企业的产品和服务意愿，将企业的成本和努力转化为收入和利润。顾客考虑的当然不会是体现某个公司的成果，而只是满足自己某一需求；有时某一成果还须以政府计划的方式得到体现。这样的政府基本上是以非经济价值的喜爱为基础，来调节供求关系的。在这两种情况中，作决定的因素都来自企业外的而不是企业内的。
同样，医院只有为病人诊病才会有成果。但是病人一般来说并不是医院机构的成员。对病人来说，只有当他在医院留医时，医院才是真正存在的。他的最大愿望，就是尽快回到医院以外的世界中去。
在任何机构内，只存在着成本和努力。像我们通常所说的那样，在机构内存在着"利润中心"，这是礼貌的委婉的说法。实际上，只有努力中心。机构为了取得成果而必须缩小战线，事情越少，职能工作就会做得越好。
为了生产市场上需要的汽车或钢铁而雇用十万人，这完全是技术上的落后。按照企业存在的惟一准则，为周围环境服务，企业的人数越少，内部的活动越少，活动规模越小，企业就越更接近于完善。
机构以外的世界才是真正的现实。而这个现实是不能从机构内部作有效控制的，充其量也只能由双方共同作用才能产生成果。以战争为例：战争的结局是敌对双方军队行动和决策的结果。一个企业，有可能作出努力通过推销商品和刊登广告的方式来影响顾客的喜爱和评价。除非是处于像战时经济那样的极为贫乏的情况中，否则顾客仍然有最后的决定权和否决权。
但是管理者最先看到的正是机构的内部，因为机构的内部和他有着最直接的关系。它的各种关系和各种联系，各种问题与各种挑战，它的各种逆流和闲言闲语等等都在各个环节上和他发生关系。除非他作出特别的努力以便直接看到外部的现实，否则他便会慢慢变成井底之蛙。他在机构中的地位升得越高，他的注意力便会越来越集中在内部的各种问题和各种挑战中，而失去注意外界事物的兴趣和机会。
尽管机构是一种完全人为创造出来的环境(或制成品)，与生物有机体是大不相同的，但它也要受到那些支配生物构造和大小的自然法则的支配：面积与半径的平方成正比，而质量则与其半径的立方成正比。生物长得越大，该生物体赖以维持其质量和内部的生理机能、循环和信息、神经系统等等的资源就需要得越多。
阿米巴(一种变形虫)的每一部分都是与环境保持恒定的、直接的接触，所以它不需要特别的器官去觉察外部环境或者使各部分结合在一起。而一个像人这样庞大复杂的生物体，就不得不需要一副骨骼来支持身体的各个部分。他需要各种器官来摄人食物和消化食物、吸气和呼气、将氧运送到身体的各个部分、生殖等等。为了充分协调好各种机能，因而也就需要脑和一些复杂的神经系统。较高级动物的大部分质量、资源、食物、能量供给、组织等都是用来克服和弥补其构造的复杂性及其与外界的隔离性的。
和生物不一样，机构本身并不是目的，也不能仅靠世代延续种属的行动来获得成功。机构是一个社会器官，能否对外部环境有所贡献才是它自己必须履行的义务。但是，当机构变得越大而且取得更大成就时，其内部的事务就会越来越多地占用管理者的兴趣、精力和能力，从而将他与外部世界逐渐隔离开来，使他失去对外部世界的有效性。
在今天，这种危险正随着电脑和信息技术的广泛运用而日益加深。
作为一种机械，电脑只能处理能够数字化的资料，尽管它的工作完成得如此迅速、准确而精密。它可以将迄今为止所能得到的大量的数字化信息处理出来。但是，一个人却只能将机构内正在进行的情况基本上数字化，例如成本、产品、医院中病人数字统计、训练报告等情况。而有关的外部事务是很少能够以数字化的形式加以利用的，当我们对它们加以数字化的时候，再对它们作出反应就已经是太迟了。
当然，这并不是说我们搜集与外界事务有关的信息的能力落在了电脑的技术能力之后了。因为如果我们只是担心这一点，那我们只须增加统计的努力就可以了。